SENA guía aprendizaje gestión documental

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
GUÍA DE APRENDIZAJE
Versión: 02
Código: GFPI-F-019
Página 1 de 20
Programa de Formación: Código: 122121
Versión: 2
Asistencia Administrativa
Nombre del Proyecto:
Código:746837
Propuesta de Organización en la Gestión
Administrativa y Contable a Mipymes en Procesos de
Fortalecimiento
Fase del proyecto: Ejecución
Actividad (es) del Proyecto:
Estructurar la propuesta de
organización a la Mipyme en
cada una de las gestiones afines
con el área administrativa y
contable.
Actividad (es) de
Aprendizaje:
Aplicar las normas
técnicas colombianas
vigentes y las técnicas
de digitación para la
transcripción de
documentos
organizacionales,
utilizando la tecnología
disponible.
Aplicar los
conocimientos en
gestión documental
para la operación y
preservación de
documentos físicos y
digitales que se reciben
y despachan con base a
la legislación vigente y
tecnologías disponibles.
Ambiente de
formación
ESCENARIO(Aula,
Laboratorio,
taller, unidad
productiva) y
elementos y
condiciones de
seguridad
industrial, salud
ocupacional y
medio ambiente
MATERIALES DE FORMACIÓN
DEVOLUTIVO
(Herramienta -
equipo)
CONSUMIBLE
(unidades
empleadas
durante el
programa)
Resultados de Aprendizaje:
Transcribir documentos
organizacionales utilizando la
tecnología disponible, aplicando
las técnicas de digitación, las
normas técnicas colombianas
vigentes para su presentación,
las de la organización, las de
gestión documental y de la
calidad.
Competencia:
21060100104
Producir los
documentos que se
origen de las funciones
administrativas,
siguiendo la norma
técnica y la legislación
vigente.
Sala de
informática.
Computadores
Resultados de Aprendizaje: Competencia: Aula, sala de Computadores Marcadores,
GUÍA DE APRENDIZAJE Nº
1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral
Versión: 02
Código: GFPI-F-019
Página 2 de 20
Querido aprendiz en esta guía fortalecerán sus
competencias sobre: Producir los documentos que se
origen de las funciones administrativas, siguiendo la
norma técnica y la legislación vigente. ,Organizar la
documentación teniendo en cuenta las normas legales y
de la organización , Operar los recursos tecnológicos
para el recibo, el despacho y la organización de
documentos, Preservar los documentos en soporte físico
o digital para el suministro de información de acuerdo
con las normas, las técnicas, la tecnología disponible y la legislación vigente, para ello aplicaremos
los conocimientos en gestión documental para la operación y preservación de documentos físicos
y digitales que se reciben y despachan con base a la legislación vigente, así como también , las
normas técnicas colombianas vigentes y las técnicas de digitación para la transcripción de
documentos organizacionales, utilizando la tecnología disponible. Aplicando estas actividades
estaremos en capacidad de desarrollar las labores administrativas de una organización.
Operar los recursos
tecnológicos requeridos para el
recibo, el despacho y la
organización de los
documentos, de acuerdo con las
políticas institucionales
210601008
Organizar la
documentación
teniendo en cuenta las
normas legales y de la
organización
informática,
unidad productiva
cartulinas,
guantes,
tapabocas,
cofias.
Resultados de Aprendizaje:
Preservar los documentos
(soporte físico o digital) para el
suministro de información de
acuerdo con las normas, las
técnicas, la tecnología
disponible y la legislación
vigente
Competencia:
210601008
Organizar la
documentación
normas legales y de la
organización
Aula, unidad
productiva
Computadores
Duración de la guía ( en horas): 70 horas
2. INTRODUCCIÓN

Versión: 02
Código: GFPI-F-019
Página 3 de 20
3.1 Actividades de Reflexión inicial.
En equipos de trabajo de 5
personas que no sea el mismo
grupo SENA presente la siguiente
actividad: Realice una simulación
con su grupo donde cada uno de
ustedes represente un rol.
El ejercicio consiste en enviar por
correo una encomienda que va desde Cali a San Andrés, usted deberá remitir, recibir, marcar el
paquete, radicar, generar la factura de pago, generar la constancia detallada de la radicación. Al final
de la actividad deberán recolectar todos los soportes y organizar la documentación.
3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.)
Con el objetivo de identificar sus conocimientos acerca de algunos conceptos básicos de la gestión
documental, realice la siguiente sopa de letras con los siguientes conceptos y defina cada uno de ellos de
acuerdo a lo aprendido.
ARCHIVO PUBLICO
FUELLE
NORMATIVIDAD
GESTION DOCUMENTAL
ARCHIVO
DOCUMENTO ORIGINAL ARCHIVAR
VALOR HISTORICO
ARCHIVO TOTAL
DOCUMENTO DE ARCHIVO
3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

Versión: 02
Código: GFPI-F-019
Página 4 de 20
FUNCION ARCHIVISTICA
PATRIMONIO DOCUMENTAL
TABLA DE RETENCION.
3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).
Aplicar las normas técnicas colombianas vigentes y las técnicas de digitación para la transcripción de documentos
organizacionales, utilizando la tecnología disponible
1. De acuerdo a las orientaciones dadas sobre elaboración de citas textuales, encabezados, notas y pie de
página, según la norma ICONTEC, elaborar a mano alzada un informe sobre la Formación Profesional SENA e
importancia del programa de formación en el que participa. Tenga en cuenta las orientaciones dadas por el
instructor y otras como márgenes, estructura del documento, presentación, ortografía, etc. Presentar para
revisión y corrección del informe según se indique.
Una vez revisado el documento, transcribir a medio digital el documento final aprobado. Una vez
digitalizado, realizar un ejercicio de co-evaluación con alguno de los compañeros sobre el proceso de
transcripción realizado.

Versión: 02
Código: GFPI-F-019
Página 5 de 20
2. En equipos no mayor a 5 personas conseguir dos (2) ejemplos de cada uno de los siguientes tipos de
documentos comerciales que se producen en una organización: carta, memorando, circular, acta y
certificado, sobre de manila tamaño oficio e imprimir por cada aprendiz dos (2) listas de chequeo que
aparece en el Anexo No. 4 de la guía de aprendizaje, al final de ésta.
En el ambiente de informática realizar la siguiente actividad con los insumos solicitados:
a. En cada uno de los grupos, tomar los diez (10) documentos solicitados y colocarlos en forma desordenada
dentro del sobre de manila.
b. Cada aprendiz debe tomar en forma aleatoria dos documentos cualesquiera.
c. Cada aprendiz tiene 30 minutos para realizar la transcripción de los documentos, teniendo en cuenta las
técnicas de digitación y condiciones para mantener la salud y seguridad en el trabajo. Cada aprendiz graba
en el escritorio del PC su trabajo, colocándolo dentro de una carpeta, la cual guarda con su nombre
completo.
d. Finalizado el tiempo, se orienta el ejercicio para que los aprendices del grupo cambien de equipos y se pueda
realizar un ejercicio de co-evaluación, aplicando las listas de chequeo.
Aplicar los conocimientos en gestión documental para la operación y preservación de documentos
físicos y digitales que se reciben y despachan con base a la legislación vigente y tecnologías disponibles.
A. Teniendo en cuenta los conceptos que se presentan en el anexo No. 1 : “Conservación
documental” organizar once (11) equipos de trabajo los cuales deberán realizar consulta sobre una
de las normas relacionadas a continuación (según le sea asignado por el docente) las cuales le
llevarán a profundizar sobre el tema revisado en el anexo:
1. Decreto 2150 de 1.995 – Conservación documental
2. Acuerdo AGN 007 de 1.994 Articulo 23
3. Ley 45 de 1.923
4. Ley 39 de 1.981
5. Código del Comercio Art. 48 y 60
6. Código de procedimiento civil Art. 251
7. Decreto 1798 de 1.990 Art. 31
8. Decreto 422 de 1.991 Art. 6
9. Decreto 2620 de 1.993
10. Acuerdo AGN 049 de 2.000
11. Acuerdo AGN 050 de 2.000
Cada equipo debe consultar sobre la norma correspondiente y preparar presentación en la cual
explique a qué hace referencia la norma, cuál es su mandato frente al tema de conservación
documental y presente tres situaciones que la ejemplifiquen claramente.

Versión: 02
Código: GFPI-F-019
Página 6 de 20
A partir de las socializaciones realizadas por los equipos, cada aprendiz deberá completar el
Normagrama que se encuentra en el Anexo No. 2, consignando en éste los aspectos más
relevantes de cada norma. Después de diligenciado el formato, usted deberá llevarlo al portafolio
de evidencias.
B. Teniendo en cuenta las orientaciones dadas por el docente sobre los recursos tecnológicos propios
de la gestión documental en cada uno de los procesos: Producción, recepción, distribución,
trámite, organización, consulta, conservación y disposición final, construir en forma tridimensional
los recursos tecnológicos que se utilizan en cada uno de éstos. Ejemplo: computador, fax, reloj
radicador, impresora, sellos radicador, etc.
Posteriormente estos deberán ser presentados al grupo y explicada su función dentro del proceso
que lo requiere para el cumplimiento de sus funciones.
C. Visita técnica
Organizar visita técnica a una empresa del sector privado o público que tenga estructurado el
proceso de gestión documental y cuente con una unidad de correspondencia, en la cual les
permitan observar el proceso de recibo, radicación, organización y despacho de la documentación.
Presentar el proyecto a las directivas de la Institución para su aprobación y respaldo. Tener en
cuenta definir dentro de la propuesta:
Descripción
Nombre de la salida Técnica
Objetivo general
Objetivos específicos
Actividades de Aprendizaje
Resultados esperados
Cronograma
Tiempo
Horario
Presupuesto
D. Taller práctico de organización documental
Para participar en el taller de organización documental se debe presentar los documentos
elaborados en el proceso de producción documental e incluir copias de certificados de estudios,
notas, incapacidades o exámenes médicos, recibos de servicios públicos, cartas familiares o

Versión: 02
Código: GFPI-F-019
Página 7 de 20
sociales, extractos bancarios, copias de pago de impuestos, facturas de compra, entre otros que
pueda tener.
3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.
Estructurar la propuesta de organización a la MIPYME en cada una de las gestiones afines con el área
administrativa y contable
Teniendo en cuenta la propuesta realizada a la MIPYME en las áreas de:
a. Gestión Administrativa: Constitución Legal, Estructura Organizacional, Proceso Documental,
Servicio al Cliente, Mercadeo y Publicidad, Talento Humano.
b. Gestión Contable: soportes contables, libros contables y nómina.
1. Diseñar cada una de las acciones de mejora que se le plantean a la Mipyme siguiendo lo
establecido en la ruta operativa y diagrama de Gantt.
2. Presentar las acciones de mejora, apoyado en el siguiente cuadro:
ACCIONES DE MEJORA
Área Operativa Aspecto Crítico
Estrategia de
Mejoramiento a
realizar
Acciones de Mejora
Propuestas
(con respectivos
soportes anexos)
3. Preparar socialización del informe. Tener en cuenta:
a. Uso de las tecnologías de Información y Comunicación.
b. Normas técnicas para presentación de diapositivas.
c. Uso de vocabulario técnico.
d. Presentación personal.
e. Dominio conceptual por parte de todo el equipo.
f. Entregar informe con el respectivo soporte en medio magnético al empresario.
g. Ingresar el informe a la carpeta de evidencias de la actividad “Estructurar la propuesta de
organización a la MIPYME en cada una de las gestiones afines con el área administrativa y
contable”, fase ejecución”.
3.5 Actividades de evaluación.

Versión: 02
Código: GFPI-F-019
Página 8 de 20
Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos
de Evaluación
Evidencias de Desempeño:
Actividad Práctica de
transcripción de documentos
Actividad Práctica sobre
organización de archivo.
Evidencia de Producto:
Propuesta acciones de mejora a
la MIPYME intervenida en las
áreas administrativa y contable
Transcribe textos con fluidez y exactitud,
aplicando las técnicas de digitación,
normas técnicas colombianas, las de
gestión de la calidad, institucionales y
legislación vigente.
Opera los equipos de digitación de
acuerdo con los manuales de usuario y
normas de seguridad.
Auto revisa y corrige los ejercicios
digitados de acuerdo con la guía
suministrada.
Interpreta las normas de conservación
para los diferentes soportes
documentales
Aplica las normas de conservación para
los diferentes soportes documentales,
siguiendo legislación vigente
Técnica de Evaluación:
Ejercicio práctico
Instrumento de
Evaluación: Lista de
chequeo
Técnica de Evaluación:
Valoración de producto.
Instrumento de
Evaluación: Lista de
chequeo

Versión: 02
Código: GFPI-F-019
Página 9 de 20
ACTIVIDADES DEL
PROYECTO
DURACIÓN
(Horas)
Materiales de formación devolutivos:
(Equipos/Herramientas)
Materiales de formación
(consumibles)
Talento Humano (Instructores)
AMBIENTES DE
APRENDIZAJE TIPIFICADOS
Descripción Cantidad Descripción Cantidad Especialidad Cantidad
ESCENARIO (Aula,
Laboratorio, taller, unidad
productiva)y elementos y
condiciones de seguridad
industrial, salud ocupacional
y medio ambiente
Estructurar la
propuesta de
organización a
la Mipyme en
cada una de las
gestiones
afines con el
área
administrativa
y contable.
70
Computadores
Video Beam
35
1
Marcadores -
cartulinas -
guantes,
tapabocas,
cofias.
35
Técnico en
Administración
2
Aula, sala de informática, biblioteca,
unidad productiva
4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

Versión: 02
Código: GFPI-F-019
Página 10 de 20
Elaborado por: Jacqueline Montoya, Miryam Martínez y Olga Lucía Cárdenas G. Mayo de 2015
Transcriptor
Preservar
Conservar
Pie de Pagina
Notas de texto
Digitar
Redactar
Reproducir
Transcribir
 Taller de Organización de archivo. Elaborado por equipo de Unidad Técnica en Gestión
Documental. SENA, CGTS, Cali. Ajustado por equipo de Articulación con la Ed. Media.
 Guía Técnica Colombiana 185
6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS
7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)
5. GLOSARIO DE TERMINOS

Versión: 02
Código: GFPI-F-019
Página 11 de 20
Anexo No. 1- Conservación Documental
52/69
Conjunto de medidas preventivas o correctivas,
adoptadas para garantizar la integridad física y
funcional de los documentos de archivo, sin
alterar su contenido
PROCESO DE CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS
1/69
PROCEDI
MIENTOS
ACTIVIDADES
Sistema
Integrado
de
Conserva
ción
Sensibilización y toma de conciencia
Reproducción, duplicación y migración
de información
Inspección y mantenimiento de
instalaciones
Control de condiciones ambientales
Limpieza
DOCUMENTOS

Versión: 02
Código: GFPI-F-019
Página 12 de 20
58/69
PROCEDI
MIENTOS
ACTIVIDADES
Sistema
Integrado
de
Conserva
ción
Control de plagas
Almacenamiento, realmacenamiento y
empaste
Primeros auxilios y reparaciones
menores
Prevención de desastres
Planes de contingencia (copias de
seguridad, protección en incendios,
robos, inundaciones, catástrofes
naturales, atentados)
DOCUMENTOS
59/69
ELIMINACIÓN DE
DOCUMENTOS
Decisión resultante de la valoración en cualquier
etapa del ciclo vital del documento
CONSERVACIÓN
TOTAL
PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE
DOCUMENTOS

Versión: 02
Código: GFPI-F-019
Página 13 de 20
60/69
SELECCIÓN
DOCUMENTALMICROFILMACIÓN
Y/O
DIGITALIZACIÓN
PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE
DOCUMENTOS

Versión: 02
Código: GFPI-F-019
Página 14 de 20
Anexo No. 2 - Norma-grama
No.
NORMA
(Ley, Decreto, Acuerdo, Código)
DESCRIPCION REFERENCIA NORMATIVA
Conservación
Documental
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11

Versión: 02
Código: GFPI-F-019
Página 15 de 20
Anexo No. 3: Taller de Organización de Archivo
INTRODUCCIÓN
“Equivocadamente se cree que la Gestión de la Información y el Conocimiento solo se da en las
organizaciones. No, el ser y el quehacer de cada persona se expresa, manifiesta y registra de
múltiples formas y en sinnúmero de relaciones similares a los que vamos a encontrar en las
empresas. Como personas en sociedad hacemos parte de una red de relaciones, interacciones, e
intercambios dinámicos, en mayor o menor escala. Cada uno de nosotros es una organización, con
una estructura y unas funciones que cumplimos, con derechos y deberes, anhelos, ilusiones,
fracasos, logros, lamentos y realizaciones, muchas de las cuales quedan registradas en diferentes
soportes.
Falta conciencia sobre el valor informativo, testimonial, legal y cultural que poseen la información
que conservamos en nuestra casa y en nuestras organizaciones. El propósito de este taller es
generalizar una cultura de la Gestión de la Información y el conocimiento y del orden en la vida
personal, los invito a partir de este taller a exaltar estas prácticas de tal manera que como sucede
en el juego del “dominó” se despliegue en todos los escenarios donde actuemos y nos
propongamos estimular la Gestión de la Información y el Conocimiento.” (Tomado del taller de archivo
personal. CGTS, SENA,)
 Taller Práctico
1. El orientador del taller presenta una propuesta de organigrama con tantas unidades
administrativas como grupos de 5 personas se pueda establecer; asigna nombre a cada unidad y
determina las funciones de cada una. (anexo 1: organigrama en papelógrafo)
2. El grupo debe nombrar un líder de la Unidad Central de Archivo y formar grupos que
corresponde a cada una de las unidades administrativas propuestas en el punto anterior.
Cada grupo debe asignar los siguientes cargos: coordinador, asistente administrativ@ y gestor
archivista, luego definir las funciones de los integrantes de la Unidad Administrativa, según rol
asignado. Diligenciar en papelógrafo el siguiente cuadro:
ASIGNACION DE FUNCIONES
No. Nombre Departamento Area/Funciones Código
1
2

Versión: 02
Código: GFPI-F-019
Página 16 de 20
3
4
5
6
No. = Número Dpto. = Departamento Cód. = Código
Elaborado por ________________________ Fecha __________________________
3. El orientador presenta a la empresa la relación de Series y Subseries Codificadas.
1. Identificación
2. Escolaridad
3. Laborales
4. Patrimoniales
5. Fiscales
6. Servicios Públicos
7. Salud
8. Afectivos
4. Cada unidad administrativa debe elaborar una relación de cuarenta (40) documentos
personales, seleccionando los documentos de los traídos por cada uno de los aprendices:
RELACION CODIFICADA DE SERIE Y SUBSERIES DE
La Empresa _____________________________
No. Nombre del documento Nombre de la Serie
1

Versión: 02
Código: GFPI-F-019
Página 17 de 20
5. Cada unidad administrativa debe elaborar una carta remisoria, relacionando los documentos
adjuntos, los cuales van codificados de la siguiente manera: serie-subserie-consecutivo del orden
en que se relaciona en la carta remisoria: Ejemplo: 1.2-1-01
6. El líder de Unidad de Correspondencia recibe la documentación de cada uno de las unidades
administrativas y lo registra en el formato “radicador de correspondencia” con mínimo 24 líneas
disponibles (anexar celdas al cuadro).
Relación de documentos y registros de ______________________________
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20

Versión: 02
Código: GFPI-F-019
Página 18 de 20
No.
Radicado
Fecha de
recibo
hora día
mes
REMITENTE (institución del
doc)
Tramite Fecha del trámite OBSERVACIONES
7. Cada Unidad administrativa debe marcar 8 carpetas con el código de la serie, subserie y nombre
de la serie.
8. El líder de la Unidad de Correspondencia mezcla la comunicación recibida por parte de todas las
unidades administrativas. Luego a cada unidad administrativa se le asigna una subserie, la cual es
responsable de reunir la documentación correspondiente a la misma, para posteriormente dentro
de la unidad administrativa realizar el proceso de clasificación por series documentales.
Finalmente la documentación organizada, se entrega al Líder de la Unidad de correspondencia.
9. Realizar la distribución de la documentación clasificada y organizada, teniendo en cuenta a la
codificación de los documentos. Se diligencia el formato para distribución de documentos
Relación de documentos y registros de ______________________________
No. Fecha radicador
hora – día - mes
DESTINATARIO REMITENTE ASUNTO
(Serie)
ANEXOS DISTRIBUIDO POR OBSERVACIONES

Versión: 02
Código: GFPI-F-019
Página 19 de 20
10. Cada unidad administrativa archiva dentro de las carpetas correspondientes, la
documentación recibida y luego elabora el inventario para relacionar carpeta por carpeta.
INVENTARIO DOCUMENTAL EN SU ESTADO NATURAL
No.
Orden
Nombre de
la carpeta
Contenido de
la carpeta
Fechas
extremas
No.
Folios
Estado
conservación
Ubicación Nueva
ubicación
Observaciones
11. Con el orientador del taller se elabora el formato de la Tabla de Retención documental
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL _________________________________________
Código SERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
ARCHIVO DE GESTION ARCHIVO CENTRAL Disposición final Procedimiento
Ct S E M
Ct= Conservación Total S= Seleccionar E= eliminar M= Microfilmar

Versión: 02
Código: GFPI-F-019
Página 20 de 20
Anexo No. 4: Lista de Chequeo para Transcripción de Documentos
No. INDICADORES
VALORACIÓN
OBSERVACIONES
Cumple
Aún NO
Cumple
No Cumple
1. Transcribe el documento
Normas Técnicas
Colombianas, sobre:
a. Margen
b. Estructura del documento
c. Texto justificado
d. Homogeneidad en el
tamaño de letra
e. Homogeneidad en el tipo
de letra
f. Ortografía
g. Pie de pagina
h. Cita Textual
i. Encabezado
j. Notas
2. Transcribe el texto con
exactitud, de acuerdo a la
política de la organización.

SENA guía aprendizaje gestión documental

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

Destacado

Destacado (18)

Similar a SENA guía aprendizaje gestión documental

Similar a SENA guía aprendizaje gestión documental (20)

Más de gatorrojo

Más de gatorrojo (20)

Último

Último (20)

SENA guía aprendizaje gestión documental