Volunteer management -_module_2_-_best_practices_part_1_traducido espaniol

1. Principios de la Administraciòn del Templo
Gestión de
Voluntarios Módulo 2 - Mejores prácticas,
parte 1

2. Gestiòn de Voluntarios
ISKCON es en principio una organización de voluntarios y, como
líderes, dependemos del apoyo de una comunidad de devotos que a
menudo dan su tiempo y experiencia sin ninguna remuneración
financiera.
Desde otra perspectiva, también es deber del líder involucrar al mayor
número posible de personas en el servicio del Señor para su propia
purificación personal y beneficio final.
Por lo tanto, es una gran responsabilidad cuidar a nuestros voluntarios
de la mejor manera posible

3. Servicio Voluntario
"Nuestros líderes deben
tener cuidado de no matar el
espíritu de servicio
entusiasta, que es
individual, espontáneo y
voluntario".
Srila Prabhupada - Carta a:
Karandhara - Bombay - 22
de diciembre de 19

4. ¿Qué es la gestión de Voluntarios?
La administración en general se puede describir como el
uso más eficaz y eficiente de los recursos para lograr
sus objetivos.
.La buena administraciòn de las personas garantiza que
todos los involucrados ayuden al Templo / Centro a lograr
sus objetivos de la manera más efectiva posible.

5. Resumen de Contenido
• Planificación de la Gestión de Voluntarios
• Rol del Gerente de Voluntarios
• Políticas y Procedimientos para Voluntarios
• Reclutamiento de Voluntarios

7. Planificación de la Gestión de Voluntarios
Antes de comenzar usted debe planear:
Necesitará desarrollar:
● Una declaración de misión que dice por qué los voluntarios están involucrados
● Una visión compartida de por qué existe la organización y qué aporta la
participación de los voluntarios.
● Metas y objetivos a corto y largo plazo que todos entienden.
● Una declaración que describe el alcance de la participación de voluntarios
● Reduzca los recursos humanos y financieros para apoyar el voluntariado.
● Monitoreo efectivo y evaluación de la participación de voluntarios.
Tener declaraciones claras y breves sobre cada uno de estos proporcionará una base
sólida para una buena gestión de los voluntarios.

8. Valores fundamentales:
● Una comprensión y compromiso con el espíritu del voluntariado; y
● Una comprensión de lo que motiva a cada voluntario.
Si un Templo / Centro con voluntarios y el gerente de voluntarios
aprecian estos valores fundamentales, entonces la experiencia para
los voluntarios y el Templo / Centro es más probable que sea positiva.
Planificación de la Gestión de Voluntarios

9. Saber qué motiva a alguien para ser voluntario es importante para
evaluar si puede cumplir con sus expectativas
Por ejemplo, si alguien dice que quiere ofrecerse como voluntario para
conocer gente, la oportunidad de voluntariado debe involucrar trabajar
con otros. A veces, las personas no pueden identificar exactamente lo
que los motivó, por lo que es posible que tenga que cavar un poco, así
que verifique su oportunidad.
La motivación original de un voluntario para unirse no siempre es la
razón para quedarse, por lo que siempre vale la pena preguntar qué
los motiva a quedarse. Esto ayudará a alertarlo sobre las nuevas
oportunidades que a estos voluntarios les gustaría probar.
Planificación de la Gestión de Voluntarios

10. Para poder administrar voluntarios de manera efectiva, usted debe:
● Entender por qué la organización involucra voluntarios.
● Saber cómo los voluntarios encajan en la estructura general de la organización.
● Comprometerse con la participación de voluntarios.
● Saber qué motiva a las personas a ser voluntarios y quedarse.
● Emparejar a los voluntarios adecuados con las oportunidades de voluntariado
● Validar la contribución que hacen los voluntarios.
● Construir un equipo que valore la contribución hecha por todos los miembros.
● Asegurar la eficiencia del servicio y satisfacer las necesidades de los voluntarios.
● Tratar los problemas que surjan.
Planificación de la Gestión de Voluntarios

11. Si tiene voluntarios existentes y desea reclutar nuevos, o si está reclutando voluntarios
por primera vez, debe tomarse el tiempo para reflexionar y responder las preguntas
planteadas en esta sección. Forman la base de un programa de voluntarios exitoso y
sostenible.
Las preguntas clave a responder son:
1. ¿Por qué tienes voluntarios?
1. ¿Cuál es su papel?
1. ¿Qué límites, si los hay, existen al rango de actividades en las que participan los
voluntarios?
2. ¿Qué puedes ofrecer a los voluntarios?
Estas son todas las preguntas clave que guían cómo trabaja con los voluntarios e
influirán a cambio en la experiencia del voluntario.
Planificación de la Gestión de Voluntarios

12. Planificación de la Gestión de Voluntarios
Lista de Verificación de Gestión de Voluntarios
Tarea - Tener en su lugar No ha tenido Le gustaria Tener Para cuando
Una declaración de la misión del voluntario
Un entendimiento claro de cómo los voluntarios encajan
en la estructura de la organización?
Tiene un presupuesto para los voluntarios?
Un gerente/persona para los voluntarios con la
responsabilidad para la participación de voluntarios
Personal remunerado, personal de administración y
planes que entienden el papel de los voluntarios
Papeles claros para los voluntarios que son significativos

13. Rol del Gerente de Voluntarios
La realidad en muchas organizaciones es que este rol se
agrega a un gerente que ya está extenuado. Es importante
cortar su ropa para que se adapte a su medida y no
comprometerse con voluntarios que no puede tener. Solo
recluta la cantidad de voluntarios que pueda manejar
efectivamente.

14. En un nivel muy informal, su instinto puede decirle cómo van las cosas. Sin embargo,
hay más indicadores cuantificables como:
1. ¿La contribución de cada voluntario hace una diferencia medible?
1. ¿La organización se beneficia de la contribución de los voluntarios?
1. ¿Los voluntarios son apoyados y valorados por esa contribución?
1. ¿Están apareciendo los voluntarios según lo acordado?
1. ¿Se quedan los voluntarios por el tiempo acordado?
La gestión de voluntarios consiste en garantizar que los voluntarios contribuyan a la
efectividad general de la organización y la ayuden a cumplir sus objetivos estratégicos,
al mismo tiempo que la encuentren como una experiencia gratificante.
Rol del Gerente de Voluntarios

15. Lista de Verificación del Gerente de
Voluntarios
● Asegurar que el rol de los voluntarios sea comprendido y valorado en la organización.
● Identificar oportunidades de voluntariado
● Definiendo roles de voluntariado.
● Reclutar y seleccionar voluntarios.
● Organizar inducción voluntaria.
● Desarrollar estrategias de formación de equipos.
● Mantener registros voluntarios
● Organizar lista de voluntarios
● Proporcionar apoyo one-2-one para voluntarios
● Realizar revisiones voluntarias.
● Diseñar políticas y procedimientos voluntarios.
● Planear programas de entrenamiento
● Enfrentar las dificultades que surjan.

16. Participación Exitosa de Voluntarios
El siguiente ejemplo refleja una organización que tiene voluntarios tanto en roles de
soporte como de administración.
● Los voluntarios hacen una contribución vital para ayudarnos a lograr nuestros
objetivos.
● Los voluntarios apoyan al personal pagado en la prestación de servicios y
administran nuestro trabajo neto de comités de recaudación de fondos.
● Los voluntarios se unen a equipos específicos y reciben capacitación y apoyo
continuo y de inducción para llevar a cabo sus funciones
● Los voluntarios participan en la prestación de servicios, la recaudación de fondos y
los consejos de administración. Nuestros voluntarios son apoyados para asumir
nuevos desafíos de voluntariado.
● Esperamos que los voluntarios se comprometan a un mínimo de 1 año y trabajen
el número de horas acordado.

17. Responsabilidades del Manejo de Voluntarios
Pregunta Si Parcialmente No
¿Tiene a alguien con responsabilidad para voluntarios?
¿Los voluntarios saben quién es esa persona y cuál es su papel?
¿Los voluntarios tienen descripciones de roles?
¿Se reúne esa persona con voluntarios para discutir su trabajo?
¿Asisten voluntarios a las reuniones?
¿Tiene un sistema para que los voluntarios se mantengan al tanto de lo que está
pasando?
¿Tiene entrenamiento de inducción?
¿Tiene formación continua?
¿Guarda un archivo de cada voluntario?
¿Tiene políticas y procedimientos establecidos para voluntarios ?

18. Políticas y Procedimientos
para Voluntarios
Una política de voluntarios establece su posición y / o su creencia
sobre algo. Da dirección y pautas para tomar decisiones. Las políticas
le dicen a la gente qué hacer. Por ejemplo, debe tener una política
sobre gastos de voluntarios que indique claramente en qué
circunstancias los voluntarios serán elegibles para presentar una
reclamación.
Un procedimiento de voluntariado describe los pasos y la secuencia
de actividades que respaldan una política. Los procedimientos le dicen
a la gente cómo hacerlo. Por ejemplo, su procedimiento de gastos le
dirá a sus voluntarios cómo solicitar los gastos y cuánto pueden
reclamar.

19. Gastos de Voluntariado
Se acepta como una buena práctica que los voluntarios no deben
incurrir en ningún costo financiero al ser voluntario y ese costo no
debe ser una barrera para el voluntariado.
.Sin embargo, la realidad es que muchas organizaciones no podrían
permitirse el lujo de tener voluntarios si adoptan esta guía.
Comente los costos que realmente puede pagar.
¿Estacionamiento, transporte público, kilometraje seguro de automóvil,
alimentos y cuidado de niños?
Y luego establecer un procedimiento para reclamar los gastos.

20. Reclutamiento de Voluntarios
Los siguientes pasos se aplican a todo el reclutamiento de voluntarios:
1. Escriba una descripción del rol que ofrezca una descripción general
de la oportunidad de voluntariado y cómo se ajusta al trabajo general
de la organización; un desglose de las tareas; a qué hora se requiere
compromiso; que entrenamiento se ofrece
2. Escriba una especificación de la persona que describa las
habilidades y los atributos que la persona necesita para cumplir ese rol
3. Acuerde quién es responsable de supervisar al voluntario y qué
nivel de apoyo tendrá el voluntario

23. Reclutamiento de Voluntarios
Diciendo "No"
No todos los que quieran ser voluntarios serán adecuados.
Como se mencionó, es aconsejable solo entrevistar a
personas que parezcan adecuadas. Si decide después de
la entrevista que no son adecuados, entonces tiene que
decir "no". Se lo debes a la persona, a tu equipo ya ti
mismo para tomar la decisión correcta. Póngase en
contacto con la persona por teléfono y tenga claro por qué
está rechazando la oferta.

24. Diciendo "No"
No hay una manera fácil de hacer esto, lo siguiente puede ayudarlo a mantenerse
enfocado.
● Anote su razon
● Anote cualquier parte positiva de la entrevista.
● ¿Hay otras opciones que realmente podría sugerir?
● Evite deletrear defectos obvios a menos que esté presionado
● No te dejes atrapar en largas explicaciones.
● No te dejes llevar por cosas que no son relevantes.
● Está bien que usted repita.
● Trate de terminar con una nota positiva.
Reclutamiento de Voluntarios

25. Resumen
● A estas alturas, puede estar empezando a reconocer lo
que está haciendo bien o posiblemente las cosas que
puede mejorar.
● El último módulo finalizará el Ciclo de Gestión de
Voluntarios con el objetivo de ayudar a tratar e inspirar a
sus voluntarios.