Material de inducción procesos

1. REINDUCCI
ÓN 2017

2. SEGURIDAD SOCIAL
INTERPRETACIÓN DE PLANILLAS INCAPACIDADES

3. DISEÑO DE SERVICIOS

4. Interpretación de planillas
Incapacidades
DISEÑO DE SERVICIOS
NOMBRE OBJETIVO
ESTRATÉGICO
DESCRIPCIÓN DEL OBJETIVO
INDICADOR
ESTRATÉGICO
PROYECTO
ESTRATÉGICO
2.1 DESARROLLO DE
MERCADO
Fortalecer las líneas de servicios
actuales y desarrollar nuevas Líneas
de Negocio
Cumplimiento Acumulado
Cronograma PE03
Desarrollo de nuevas
Líneas
PE03 Desarrollo de
Nuevas Líneas de
Servicios (2.1.1.)
2.2 ENFOQUE AL
CLIENTE
Fortalecer la estructura comercial y
estructura que atiende el servicio de
acuerdo a las necesidades
organizacionales para lograr la
fidelización de los clientes
Avance del Proyecto
PE06 Fidelización de
Clientes
PE06 Fidelización de
Clientes (2.2.2)
2.1 DESARROLLO DE
MERCADO
Fortalecer las líneas de servicios
actuales y desarrollar nuevas Líneas
de Negocio
Crecimiento en Ventas
Cumplimiento de
Presupuesto de ventas
PE04 Generación de
alianzas estratégicas
(2.1.2)
El proceso en los PE de la organización

5. Diseñar, estructurar y coordinar el desarrollo
de nuevas líneas de servicio establecidas en
la planeación estratégica, así como el ajuste
de las ya existentes, mediante la
estandarización de las mismas, con el fin de
asegurar la comercialización y prestación del
servicio
Coordinador Nacional
de Comunicaciones y
BSO
Coordinador Nacional
de Diseño de Servicios
Procedimientos
Proceso Diseño de
Servicios
Gestión de investigación de
mercados
Gestión de líneas de
servicio
Formatos y
documentos del
proceso
• Brief línea de servicio
• Ficha técnica línea de servicio
• Ficha técnica investigación de mercados
• Plantilla seguimiento de actividades
• Instructivo diseño de líneas de servicio
Gerencia Talento Humano
Proceso de Comunicaciones
Objetivo del proceso

6. Gestión de
apoyo comercial
Gestión de
apoyo GTH
Facilities
Management
Servicios
especializados
- BTL
- Trade
- Clima organizacional
- Evaluación de
desempeño
- Formación cierre de
brechas
- Estudios de seguridad
- Head hunter
- Payroll
- Aseo, aire
puro y
ambientes
saludables
- Aseo,
cafeterías y
mantenimient
o
- Interventoría
- Gestión
documental
Otros servicios identificados
* Selección y pruebas * Inspecciones a puesto de trabajo
* Reclutamiento * Radicación de correspondencia
* Assesment Center * Servicio apoyo productivo
* Verificación de títulos * servicio apoyo logístico
* Verificación laboral * Apoyo administrativo (riesgo psicosocial, visita domiciliaria,
exámenes alimentos, poligrafía, análisis de escala salarial)
Líneas de servicio identificadas

7. COMPRAS

8. COMPRAS
COM-FOR-001Se recuerda a todos los colaboradores el uso del COM-FOR-001 para la solicitudes de insumos maquinaria y equipo.

9. OBSERVACIONES
 Es importante aclarar que como se encuentra en la imagen de la diapositiva anterior,
deben ser muy explícitos con los requerimientos, especificar marcas, cantidades, tipo de
producto, unidad de empaque, si es posible describir el empleo que se le dará al mismo.
 Adicional a esto se recuerda que los pedidos de insumos a los clientes deben ser enviados
en día 20 de cada mes y máximo hasta el día 25, para contestar de manera oportuna al
cliente.
 Los pedidos de gastos internos como papelería y demás solicitudes son realizados la
última semana de cada mes.

10. SALUD Y SEGURIDAD EN EL
TRABAJO

11. SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO
RESOLUCION 1111 DE 2017
5 PASOS PARA EL DISEÑO DE UN SGSST

12. GESTIÓN AMBIENTAL

13. GESTIÓN AMBIENTAL
REINDUCCION GAM 2017 CAMBIOS TRANSICION ISO 14001 VERSION 2015
Ítem Aspecto literales OBSERVACIONES
1
OBJETO Y CAMPO DE
APLICACIÓN
N.A
Contempla un enfoque hacia:
- Mejora del desempeño
- Cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos (de otra índole RUC)
- Logro de los objetivos ambientales (programas)
3 TÉRMINOS Y DEFINICIONES N.A
Se debe ajustar glosario para términos y definición de acuerdo a los que trae
consigo la nueva version .
4.1
COMPRENSIÓN DE LA
ORGANIZACIÓN Y SU
CONTEXTO
N.A
Se debe determinar las cuestiones externas e internas pertinentes para la
Compañía
( matriz DOFA de GAM).
4.2
COMPRENSIÓN DE LAS
NECESIDADES Y
EXPECTATIVAS DE LAS
PARTES INTERESADAS
a, b, c
Respecto al Numeral 4,2 se debe establecer lo siguiente:
a- Identificación de las partes interesadas de la empresa.
b-Los requisitos de las partes interesadas se definen en el desarrollo del ítem (a)
c-Se debe identificar de que tipo es el requisito: Es decir si es legal, contractual o
de la organización.
5.2 POLÍTICA AMBIENTAL a,b,c,d,e
Para este numeral la política tendrá ajustes en : ( Letra en rojo).
a) sea apropiada al propósito y contexto de la organización, incluida la naturaleza,
magnitud e impactos ambientales de sus actividades, productos y servicios;
NOTA Otros compromisos específicos de protección del medio ambiente pueden
incluir el uso sostenible de recursos, la mitigación y adaptación al cambio climático
y la protección de la biodiversidad y de los ecosistemas.
6 PLANIFICACIÓN titulo
Matriz de riesgo inherente ( SARO , Sistema de adminsitracion de riesgos
operativos). Enfasis en riesgos y oprtunidades.

14. COMUNICACIONES Y
BIENESTAR

15. BIENESTAR

16. COMUNICACIONES

17. SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRAL

18. Cronogramas y Responsables de Ejecución : Los proyectos antes mencionados se lideran por
parte del proceso SGI y se ejecutan con el apoyo de los procesos GER, GAM, SST, GTH, JUR, COM en
mayor proporción y los demás que conforman nuestro mapa de procesos (ver mejoras en la
diapositiva “NUEVO MAPA DE PROCESOS”), basándonos en la NUEVA premisa:
“EL SGI SOMOS Y LO GESTIONAMOS ENTRE TODOS”
JUSTIFICACIÓN PROYECTOS
Los tres proyectos que se están ejecutando desde el proceso SGI, de S&A y SE,
permiten contribuir al logros de los objetivos estratégicos plasmados en el
documento llamado “Planeación Estratégica (PE) 2020, en consecuencia nos
permiten lograr el mejoramiento continuo y posicionarnos entre las empresas del
sector y el mercado en general. Los tres proyectos son:
1. Implementación del Sistema de Gestión de Riesgos (SGR) con enfoques SAGRLAFT Y SARO
2. Implementación del software DARUMA para la administración del SGI basado en 6
referentes: ISO 9001:2015, 14001:2015, OHSAS 18001:2007, SG-SST D.1072:2015 Y SGR
SAGRLAFT/SARO.
3. Implementación de los requisitos de la versión 2015 de la normas ISO 9001 y 14001.

19. Proyectos Planeación Estratégica (PE) 2020
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
PE11 Implementación del sistema de gestión del riesgo.
PE12 Implementación software para la administración del SGI.
FINANCIERO
LIQUIDEZ
PE02 Negociación de entidades financieras nuevos cupos de
crédito con tarifas adecuadas
CLIENTES
DESARROLLO DE MERCADO
PE03 Desarrollo de Nuevas Líneas
PE04 generación de Alianzas Estratégicas
PROCESOS
INNOVACIÓN TECNOLÓGICA
PE07 Desarrollo de Aplicativos con personal interno
PE08 Rediseño páginas Web Serviasesorias y Serviespeciales
PE09 Diseño e implementación de intranet para uso de todos
los aplicativos
PE10 Mejoramiento de Infraestructura informática del Data
Center
GESTIÓN
HUMANA
TALENTO HUMANO COMPETENTE
PE13 Desarrollo del modelo de Clima Organizacional.
PE14 Desarrollo del modelo Evaluación de Desempeño
CRECIMIENTO RENTABLE
PE01 Control del Costo de los Negocios que conforman el 80% de
los ingresos
ENFOQUE AL CLIENTE
PE05 Redefinición de la estrategia comercial
PE06 Fidelización de Clientes
“EL SGI SOMOS Y LO GESTIONAMOS ENTRE TODOS”

20. C
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S
MAPA DE PROCESOS S&A SERVICIOS Y ASESORIAS
Procesos Estratégicos
Procesos Misionales
Procesos de Apoyo
FECHA MODIFICACION: 17-10-2017:ARCHIVOS DE CONSULTA SGI0-DOCUMENTOS DEL SGISYASGIManual del SGI y Matrices
SISTEMA DE
GESTIÓN
INTEGRAL
COMPRAS
SERVICIO
AL
CLIENTE
SEGURIDAD
SOCIAL
INFORMA
TICA
TALENTO
HUMANO
BIENESTAR
SOCIAL
COMUNICA
CIONES
JURIDICO
TESORERIA
Y CARTERA
CONTABILI
DAD E
IMPUESTOS
GESTIÓN
GERENCIAL
SISTEMA DE
GESTIÓN
INTEGRADO
DISEÑO
DE
SERVICIOS

21. C
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MAPA DE PROCESOS SERVI ESPECIALES
Procesos Estratégicos
Procesos Misionales
FECHA MODIFICACION: 17-10-2017
:ARCHIVOS DE CONSULTA SGI0-DOCUMENTOS DEL SGISYASGIManual del SGI y Matrices
SISTEMA DE
GESTIÓN
INTEGRAL
GESTIÓN
GERENCIAL
SISTEMA DE
GESTIÓN
INTEGRADO
COMPRAS
SERVICIO
AL
CLIENTE
SEGURIDAD
SOCIAL
INFORMA
TICA
TALENTO
HUMANO
BIENESTAR
SOCIAL
COMUNICA
CIONES
JURIDICO
TESORERIA
Y CARTERA
CONTABILI
DAD E
IMPUESTOS
Procesos de Apoyo
SERVICIO AL
CLIENTE
COMPRASCOMERCIAL NOMINA Y
FACTURACION
DISEÑO DE
SERVICIOS

22. EJECUCIÓN Y ESTADO DE AVANCE PROYECTOS
1. Implementación del Sistema de Gestión de Riesgos (SGR) con enfoques
SAGRLAFT Y SARO
• Tiempo Planeado de Ejecución y Equipo de Trabajo : Sep. 2016 – Nov. 2017
• Medios de Comunicación y Divulgación: Los que el proceso CMU dispone, Campaña Concientizate,
capacitación presencial y espacio permanente en la intranet.
• Beneficios de Implementación: Asegurar la identificación, valoración de riesgos, determinación de controles,
evaluación de la gestión y mejoramiento, para reducir o eliminar la posibilidad de materialización e impacto
del riesgo SARO Y SAGRLAFT.
• Estado de Avances Actual: Cierre del proyecto a través de la entrega de Manuales SAGRLAFT Y SARO para
integración al SGI y su respectiva estandarización, 93% cumplido.
SAGRLAFT
• Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de Lavado de
Activos y Financiación del Terrorismo
SARO
• Sistema de Administración del Riesgo Operativo

23. EJECUCIÓN Y ESTADO DE AVANCE PROYECTOS
2. Implementación software DARUMA para administración del SGI
basado en 6 referentes: ISO 9001:2015, 14001:2015, OHSAS
18001:2007, SG-SST D.1072:2015 Y SGR SAGRLAFT/SARO.
• Tiempo Planeado de Ejecución y Equipo de
Trabajo : Jun. 2016 – Dic. 2017
• Medios de Comunicación y Divulgación: Los
que el proceso CMU dispone, Campaña
Concientízate, capacitación presencial y
espacio permanente en la intranet.
• Beneficios de Implementación: Gestión del
SGI mediante Software Daruma que facilita la
trazabilidad y el escalamiento de
responsabilidades, entre otras funciones.
• Estado de Avances Actual: Capacitación y
configuración en módulos del software
DARUMA, 74% cumplido.
SGI
ISO
9001:2015
ISO
14001:2015
OHSAS
18001:2007
SG-SST
D.1072:2015
SGR
SAGRLAFT
SGR SARO

24. EJECUCIÓN Y ESTADO DE AVANCE PROYECTOS
3. Implementación de los requisitos de la versión 2015 de la
normas ISO 9001 y 14001.
Planeación
(Jun. 2017)
Diagnóstico
(Sep. 2017)
Ajuste a la
Documentación
(Oct – Nov 2017)
Validación Mapa de
Procesos, Política
(Nov. 2017)
Implementación de
ajustes
(Dic 2017)
Auditoria Interna
(Ene 2018)
Definición de
Acciones
(Ene 2018)
Auditoria Externa-
BVQi
(May 2018)
Logro
Recertificación con
versión 2015
(Jun 2018)
• Tiempo Planeado de Ejecución y Equipo
de Trabajo : Jul. 2017 – Jun. 2018
• Medios de Comunicación y Divulgación:
Los que el proceso CMU dispone,
capacitación presencial, virtual,
ubicación en software DARUMA.
• Beneficios de Implementación:
Implementación nuevos requisitos
versión 2015 de las normas ISO 9001 Y
14001, logro de la renovación de la
certificación por parte de BVQi.
• Estado de Avance Actual: Ajuste a la
documentación por parte de los
procesos en nueva estructura
documental. 47% cumplido

25. GRACIAS