Avance practica excel ivett

ESCUELA PUERIOR POLITECNICA DE
CHIMBORAZO
FACULTAD DE SALUD PÚBLICA
ESCUELA DE MEDICINA
IVETT PAOLA SAMANIEGO FLORES
Ing. Miguel Ángel Ávalos
CUARTO SEMESTRE “A”
Microsoft Excel
ABRIL - AGOSTO 2016

ESCUELA PUERIOR POLITECNICA DE CHIMBORAZO
ESCUELA DE MEDICINA
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TABLA DE CONTENIDO
Contenido
TABLA DE CONTENIDO................................................................................................................ i
INDICE DE ILUSTRACIONES........................................................................................................ iii
1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................. 1
2. OBJETIVOS......................................................................................................................... 1
2.1. Objetivo General ........................................................................................................ 1
2.2. Objetivos Específicos .................................................................................................. 1
3. MARCO TEORICO ............................................................................................................... 2
3.2. Ambiente de trabajo................................................................................................... 4
3.2.1. La ficha Archivo................................................................................................... 4
3.2.2. La barra de título................................................................................................. 5
3.2.3. La barra de acceso rápido .................................................................................... 6
......................................................................................................................................... 6
3.2.4. Barra de títulos ................................................................................................... 6
3.2.5. Barra de menús:.................................................................................................. 7
3.2.6. Barra de herramientas:........................................................................................ 7
3.2.7. Títulos de las columnas:....................................................................................... 7
3.2.8. Títulos de las filas................................................................................................ 7
3.2.9. Cuadro de nombres:............................................................................................ 7
3.2.10. Barra de fórmulas................................................................................................ 7
3.2.11. Celda.................................................................................................................. 8
3.3. Botones de navegación y etiquetas de las hojas............................................................ 8
3.4. Utiliza laslistas predeterminadas del programa............................................................ 8

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3.5. Validación de Datos...................................................................................................10
3.6. Tipos de datos...........................................................................................................11
3.6.1. Texto.................................................................................................................12
3.6.2. Números............................................................................................................13
3.6.3. Fechas...............................................................................................................13
3.6.4. Horas.................................................................................................................14
3.6.5. Valores Lógicos (Verdadero y Falso).....................................................................14
3.6.6. Fórmulas y funciones:.........................................................................................14
3.6.7. Valores de error.................................................................................................15
4. CONCLUSIONES.................................................................................................................16
5. RECOMENDACIONES.........................................................................................................17
6. Bibliografía.......................................................................................................................18

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INDICE DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1. Logo de Excel........................................................................................................ 3
Ilustración 2. Ficha de archivo.................................................................................................... 5
Ilustración 3. Barra de acceso rapido .......................................................................................... 6
Ilustración 4. Excel..................................................................................................................... 9
Ilustración 7. Texto...................................................................................................................10

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1. INTRODUCCIÓN
2. OBJETIVOS
2.1. Objetivo General
 Conocer Excel y sus funciones para utilizarlo de una manera correcta y
optimizar el tiempo.
2.2. Objetivos Específicos
 Reconocer cada parte de la pantalla de Excel y sus herramientas más útiles.
 Aprender sobre tipos de datos, validación de datos y listas personalizadas.

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3. MARCO TEORICO
3.1. Excel
Exceles un programa de hojas de cálculo de Microsoft Officesystem.Permite
crear y aplicar formato a libros (un conjunto de hojas de cálculo)para analizar
datos y tomar decisiones fundadas sobre aspectos de su negocio.
Concretamente, se puede usar para hacer un seguimiento de datos, crear
modelos para analizar datos, escribir fórmulas para realizar cálculos con
dichos datos, dinamizar los datos de diversas maneras y presentarlos en una
variedad de gráficos con aspecto profesional.
Entre los escenarios más comunes de uso de Excel se incluyen:
3.1.1. Contabilidad Se pueden usar las eficaces características de cálculo
de Excel en muchos informes contables y financieros (por ejemplo: estados
de flujo de efectivo, balances de ingresos o estados de resultados).
3.1.2. Definición de presupuestos Ya sea que sus necesidades sean
personales o empresariales, puede crear cualquier tipo de presupuesto en
Excel (por ejemplo: planes de presupuesto de marketing, presupuestos de
eventos o presupuestos de jubilación).
3.1.3. Facturación y ventas Excel también es útil para administrar datos
de ventas y facturación, y en éste se pueden crear fácilmente los formularios
que se necesiten (por ejemplo: facturas de ventas, albaranes u órdenes de
compra).
3.1.4. Informes Con Excel,sepueden crear diversos tipos de informes para
mostrar resúmenes o análisis de datos (por ejemplo: informes que miden el
rendimiento de los proyectos, que muestran la variación entre los resultados
reales y los proyectados, o que se pueden usar para pronosticar datos).
3.1.5. Planeación Excel es una gran herramienta para crear planes
profesionales u organizadores útiles (por ejemplo: planes semanales de
clases, planes de estudios de marketing, planes de impuestos para fin de año

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u organizadores para ayudarlo con la planificación de comidas semanales,
fiestas o vacaciones).
3.1.6. Seguimiento Se puede usar Excel para hacer el seguimiento de los
datos en una planilla de horas o en una lista (por ejemplo: planillas de horas
para hacer un seguimiento del trabajo o listas de inventario con las que se
hace un seguimiento al inventario).
3.1.7. Uso de calendarios Gracias a su área de trabajo con cuadrícula,
Excel se presta para crear cualquier tipo de calendario (por ejemplo:
calendarios académicos para hacer elseguimiento de las actividades durante
el año escolar o calendarios del año fiscal para hacer el seguimiento de
eventos empresariales e hitos). («Introducción a Excel 2010 - Excel», s. f.)
Ilustración 1. Logo de Excel
También puede dar formato al texto directamente utilizando otros controles
de la ficha Inicio. La mayoría de los controles ofrecen la posibilidad de utilizar
la apariencia del tema actual o un formato que especifique directamente.
Para cambiar la apariencia general de su documento, elija nuevos elementos
de Tema en la ficha Diseño de página. Para cambiar las apariencias

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disponibles en la galería Estilos rápidos, utilice el comando Cambiar conjunto
de estilos rápidos.
3.2. Ambiente de trabajo
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver
sus componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los
diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La
pantalla que se muestra acontinuación (y en general todas las de este curso)
puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada
usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento,
como veremos más adelante. («Manual-Microsoft-Office-Excel-2010.pdf»,
s. f.)
3.2.1. La ficha Archivo
Haciendo clic en la pestaña Archivo que se encuentra en la parte
superior izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú desde
donde podrás ver las acciones que puedes realizar sobre el
documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.
A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por
teclado tal y como veremos en la Cinta de opciones.
Contiene dos tipos básicos de elementos:
Los que muestran un panel justo a la derecha con más opciones,
ocupando toda la superficie de la ventana Excel. Como Información o
Imprimir. Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo
observarás que tienen un efecto verde oscuro. El color permanecerá
al hacer clic para que sepas qué panel está activo.
Los que abren un cuadro de diálogo. Como Abrir, o Guardar como.
Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo observarás que
tienen un efecto verde claro. El color sólo permanece mientras el
cursor está encima, ya que al hacer clic, el propio cuadro de diálogo
abierto muestra el nombre de la acción en su barra de título.

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Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento pulsamos ESC o
hacemos clic en otra pestaña.
Ilustración 2. Ficha de archivo
3.2.2. La barra de título
Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando
en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el
nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el
nombre que queramos. En el extremo de laderecha estánlos botones
para minimizar, maximizar y cerrar .
La barra de acceso rápido

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3.2.3. La barra de acceso rápido
Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que
quieras. Para ello haz clic en una opción y aparecerá marcada. De
igual forma, si vuelves a hacer clic sobre ella se eliminará de la barra.
Si no encuentras la opción en la lista que te propone, puedes
seleccionar Más comandos....
Ilustración 3. Barra de acceso rapido
3.2.4. Barra de títulos
La barra de títulos muestra el nombre de la aplicación y el nombre de
la hoja de cálculo.

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3.2.5. Barra de menús:
La barra de menús muestra todos los menús que se encuentran
disponibles en Excel 2003. El contenido de cualquier menú puede
verse al hacer clic en el nombre del menú con el botón izquierdo del
ratón.
3.2.6. Barra de herramientas:
Algunos comandos de los menús tienen imágenes o iconos asociados.
Estas imágenes también pueden aparecer como atajos en la barra de
herramientas.
3.2.7. Títulos de las columnas:
Una hoja de cálculo de Excel tiene 256 columnas en total, cada una
de las cuales está identificada por una letra o combinación de letras.
3.2.8. Títulos de las filas
Una hoja de cálculo de Excel tiene 65.536 filas en total, cada una de
las cuales está identificada por un número.
3.2.9. Cuadro de nombres:
Muestra la dirección de la selección actual o de la celda activa.
3.2.10. Barra de fórmulas
Muestra información ya ingresada, o a medida que se va ingresando,
en la celda activa o actual. En la barra de fórmulas también puede
editarse el contenido de una celda.

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3.2.11. Celda
Una celda es la intersección de una columna y una fila. Cada celda
tiene su propia dirección. En la figura anterior, la dirección de la celda
seleccionada es B3. El borde grueso que rodea a la celda seleccionada
se denomina indicador de la celda.
3.3. Botones de navegación y etiquetas de las hojas
Estos botones le permiten desplazarse fácilmente a otra hoja de cálculo
dentro de un libro de Excel. Se utilizan para ver laprimera, anterior, siguiente
o última hoja de cálculo de un libro.
Las etiquetas de las hojas separan un libro en hojas de cálculo específicas. El
libro viene con tres hojas de cálculo. Un libro debe tener por lo menos una
hoja de cálculo. (Bryan_i897, 2012)
3.4. Utiliza las listas predeterminadas del programa
La hoja de cálculo Excel incluye ya una seria de listas personalizadas
correspondientes a los meses del año y los días de la semana. La ventaja de
estas listas es que puedes introducir sus datos, de manera automática. Esto
te permite ahorrar mucho tiempo y evitarás tener que ir tecleando,
manualmente, cada uno de los elementos que forman estas series.
Para introducir en la hoja de cálculo una de estas listas predeterminadas,
sólo deberás introducir uno de sus términos. Por ejemplo, en el caso de los
meses del año, basta con que teclees el nombre de uno de ellos.En este caso,
el valor a introducir corresponde con elprimer mes, pero no tiene que ser así
siempre.

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Ilustración 4. Excel
Sin dejar se seleccionar esa celda, sitúa el puntero del ratón en el recuadro
de su esquina inferior derecha (el cursor tomará forma de cruz) y pincha y
arrastra hasta llegar a la última celda que deseas rellenar con la lista.
En este caso, necesitamos que parezcan los doce meses del año, así que
arrastramos hasta la celda A12.

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Nada más soltar el ratón, en eserango aparecerán ya escritos los doce meses
del año. Ten en cuenta que, si sigues arrastrando, se volverán a repetir los
valoresde la serie, es decir, después de diciembre, volverá a aparecer enero.
Ilustración 7. Texto
3.5. Validación de Datos
La validación de datos es una función de Excel que permite establecer
restricciones respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una
celda. La validación de datos puede configurarse para impedir que los
usuarios escriban datos no válidos. Si lo prefiere, puede permitir que los
usuarios escribandatos no válidos en una celday advertirles cuando intenten
hacerlo. También puede proporcionar mensajes para indicar qué tipo de
entradas se esperan en una celda, así como instrucciones para ayudar a los
usuarios a corregir los errores.
Por ejemplo, en un libro de marketing, puede configurar una celda para
permitir únicamente números de cuenta de tres caracteres. Cuando los

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usuarios seleccionan la celda, puede mostrarles un mensaje como el
siguiente:
Si los usuarios no tienen en cuenta este mensaje y escriben datos no válidos
en la celda, como un número de dos o de cinco dígitos, puede mostrarles un
mensaje de error específico.
En un escenario un poco más avanzado, podría usar la validación de datos
para calcular el valor máximo permitido en una celda según un valor que se
encuentra en otra parte del libro. En el siguiente ejemplo, el usuario ha
escrito 4.000 dólares en la celda E7, lo cual supera el límite máximo
especificado para comisiones y bonificaciones.
Si se aumentara o redujera el presupuesto de nómina, el máximo permitido
en E7 también aumentaría o se reduciría automáticamente.
Las opciones de validación de datos se encuentran en el grupo Herramientas
de datos.
La validación de datos se configura en el cuadro de diálogo Validación de
datos.(«Aplicar validación de datos a celdas - Excel», s. f.)
3.6. Tipos de datos
Existen dos tipos de valores para ingresar en las celdas:
* Valores constantes: Son datos que se ingresan directamente en una celda.
Pueden ser texto, numéricos, fechas, horas, signos, etc. Para cambiar el valor
constante se lo modifica manualmente.

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* Fórmulas: son referencias de celdas, nombres de celdas o rangos,
funciones u operadores que dan como resultado un valor a partir de otros
valores existentes.
Excel permite ingresar diferente tipos de datos:
 Texto
 Números
 Fechas
 Horas
 Valores Lógicos (Verdadero y Falso)
 Fórmulas y funciones
 Valores de error
 Mandatos u Órdenes.
3.6.1. Texto
Son aquellos textos donde se involucran letras, números y símbolos.
Los textos se acomodan, generalmente y en forma automática, a la
izquierda de la celda.
Para escribir el título de la columna solo debe posicionarseen lacelda
correspondiente y digitarlo.
Por ejemplo:
Posicionese en B4 y digite Descripción y en C4 Importe.
Esto indica que en la columna B escribirá las descripciones y en la C
los importes correspondientes a c/u de esas descripciones.
3.6.1.1. El títulode la planilla:
 Para escribir el titulo de la planilla solo debe posicionarse en
la fila donde desea que aparezca el mismo, y escribirlo.

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 Luego seleccione las celdas en las cuales desea que el mismo
quede centrado y pulsar el botón de centrado.
o (2007)
3.6.2. Números
Corresponden exclusivamente a números.
Para los números se pueden seleccionar formatos predefinidos o
existe la posibilidad de crear nuevos formatos.
Si selecciona una celda que contenga números, y pulsa el botón
derecho del Mouse, se desplegará un menú contextual; seleccione
FORMATO DE CELDAS. La opción “Números” traerá los formatos
predefinidos. También en esta opción podrá crear los nuevos
formatos.
El símbolo # significa que la cifra puede o no estar:
#.### miles con punto
#.##0,00 si no aparece ningún el número colocará 0,00 en caso
contrario colocará los decimales.
Para reemplazar al símbolo de moneda que trae predefinido el Excel,
ingrese en WINDOWS en el PANEL DE CONTROL y en el icono
Internacional lo podrá modificar.
Cuando en Excel pulse el botón Moneda, automáticamente coloca el
signo $ pero alineado a la izquierda.
3.6.3. Fechas
ej. 12/01/12. en La opción “Formato de las celdas” se presentas
distintas formas de visualizar las fechas.

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3.6.4. Horas
ej. 09:23 en La opción “Formato de las celdas” se presentas distintas
formas de visualizar la hora.
3.6.5. Valores Lógicos (Verdadero y Falso)
Para ingresar este tipo de datos simplemente tipee VERDADERO o
FALSO, según lo que necesite.
3.6.6. Fórmulas y funciones:
Una fórmula puede ser una operación matemática, una función o
una referencia a celdas de la hoja o de otra hoja y comienza con
un signo = (igual).
Ej. Obtener la suma total de los importes:
a) Con una operación matemática:
Posicionese en la celda C9 y escriba
=C5+C6+C7+C8
b) Con una función:
=SUMA (C5:C8)
Esta función calcula la suma de un conjunto de celdas o “RANGO
DE CELDAS”
identificado por c5:c8; esto indica que sumará las celdas c5,c6,c7 y
c8.
Digite esta función en la celda C11.
Verifique que el importe de la celda C9 es igual al de la celda C11

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c) Utilizando el botón de Auto suma (en
97) o (en 2007)
Posicionese en la celda C9, pulse la tecla SUPR o DEL para borrar el
contenido de la misma, pulse el botón de autosuma.
Para utilizar este botón debe posicionarse en la celda inferior de
la columna que desea sumar y Excel automáticamente reconocerá
cual es el rango de celda a sumar.
Para obtener totales de filas y de columnas y de la intersección de
ambas, seleccione todas las filas, todas las columnas, la primer fila
y columna en blanco que le sigue a las que tienen datos, luego
pulse el botón de autosuma
3.6.7. Valores de error
Excel al evaluar una fórmula si encuentra algún error, muestra un
valor de error.
Ej.: ##### el valor numérico introducido en la celda o el resultado
de la fórmula es demasiado ancho para poder visualizarlo
#¡REF!(#REF!) en la fórmula se está haciendo referencia a una celda
inexistente.(Center for History and New Media, s. f.)

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4. CONCLUSIONES
 Concluimos que Excel tiene numerosas funciones, las cuales pudimos conocer y
poner en práctica cada una de ellas.
 Concluimos también que las funciones de Excelpueden ayudar adisminuir el tiempo
de trabajo dentro de un documento estadístico.
 Concluimos que cada herramienta de trabajo es indispensable, por eso la
importancia de conocer la función de cada una.

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5. RECOMENDACIONES
 Es recomendable leer las instrucciones de Excel antes de abrir un documento, de
estamanera evitar cualquier inconveniente que pueda presentar durante un trabajo
de Excel.
 Es recomendable utilizar cada una de las funciones o formulas para optimizar el
tiempo de trabajo.

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6. Bibliografía
 Aplicar validación de datos a celdas - Excel. (s. f.). Recuperado 30 de junio de 2016,
a partir de https://support.office.com/es-es/article/Aplicar-validaci%C3%B3n-de-
datos-a-celdas-c743a24a-bc48-41f1-bd92-95b6aeeb73c9
 Bryan_i897. (2012, octubre 1). Excel - Guía de Uso y Funciones - Bryan 7-5.
Recuperado a partir de http://melasudamasivamentexd.blogspot.com/
 Center for History and New Media. (s. f.). Guía rápida. Recuperado a partir de
http://zotero.org/support/quick_start_guide
 Introducción a Excel 2010 - Excel. (s. f.). Recuperado 30 de junio de 2016, a partir de
https://support.office.com/es-es/article/Introducci%C3%B3n-a-Excel-2010-
d8708ff8-2fbd-4d1e-8bbb-5de3556210f7
 Manual-Microsoft-Office-Excel-2010.pdf. (s. f.). Recuperado a partir de
http://www.uv.mx/personal/llopez/files/2013/03/Manual-Microsoft-Office-Excel-
2010.pdf

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