2. CREACION DE LA BASE DE
DATOS
ELEMENTOS A DEFINIR
▪ Nombre de las Tablas que
conforman la BD
▪ Nombre de los campos de
cada Tabla
▪ Tipo de datos de cada campo
▪ Claves Principales
▪ Claves Foráneas
▪ Restricciones
USO DEL
PSEUDOCODIGO
▪ Crear la Base de Datos USTA:
CREAR BASE_DATOS USTA;
▪ Creación de la tabla
Estudiante:
CREAR TABLA Estudiante(
Cedula char(12) NO NULO,
Nombre char(25),
Dirección char(30),
Facultad char(15),
Llave Primaria(cedula));
3. MS-ACCESS
▪ Microsoft Access es la propuesta de Microsoft para la
administración de las bases de datos.
▪ MS-Access permite implementar la base de datos
planteada a partir de los modelos de datos diseñados en
el estudio realizado.
Mapa de Datos
Modelo E-R
Modelo Relacional
Pseudocódigo
4. CON ACCESS PODRÁ:
Crear:
▪ Tablas para almacenar
los datos.
▪ informes para analizar
o imprimir datos
Diseñar
▪ Formularios para ver,
agregar y modificar
datos.
▪ Consultas de datos
▪ Páginas de acceso a los
datos desde Internet o
cualquier Intranet
7. CREAR TABLAS
▪ Para crear una tabla de datos
tenemos que hacer clic en la
pestaña Crear. En el grupo Tablas
podremos seleccionar estas
opciones:
Una tabla es el elemento principal de
cualquier base de datos ya que todos
los demás objetos se crean a partir
de éstas.
TABLAS
8. CREAR TABLAS
Vista Hoja de Datos (Tabla)
▪ Esta opción consiste en introducir
directamente los datos en la tabla
y según el valor que
introduzcamos en la columna
determinará el tipo de datos que
tiene la columna.
9. CREAR TABLAS
Vista Diseño
▪ Esta opción consiste en
crear las tablas de
acuerdo a las
características definidas
en el análisis de los
datos y el seudocódigo.
Crear Tabla Vista diseño
Campos de la Tabla
Propiedades del campo
11. TIPOS DE CAMPOS Y PROPIEDADES
▪ TEXTO: Este tipo de dato puede contener letras,
signos de puntuación o números que no vayan a ser
utilizados en operaciones matemáticas. Como
máximo se podrán introducir 255 caracteres en cada
campo. Por ejemplo un nombre, una dirección, un
cargo, una familia, un teléfono.
▪ MEMO: Se utiliza para almacenar en ellos gran
cantidad de información. Se pueden almacenar hasta
64.000 caracteres por cada campo. Por ejemplo unos
datos de interés, el argumento de una película...
▪ NUMÉRICO: En estos campos se almacenan datos de
tipo numérico. Con ellos se podrán realizar
operaciones matemáticas. Ejemplos de éste tipo
serían, el número de empleados de una empresa, el
número de hijos, los días de pago, los minutos de
duración de una película en una tabla de películas...
▪ AUTONUMERICO: Este campo almacena
datos numéricos que serán generados
automáticamente por Access al introducir un
nuevo registro, asignando a cada registro el
valor numérico del registro anterior
incrementado en una unidad. Se garantiza la
no repetición de valores para toda la tabla.
Únicamente puede haber un campo de estas
características en cada tabla. De existir,
siempre comienza con el valor 1. Se puede
aprovechar esta numeración para codificar
elementos de la tabla tales como códigos de
empleado, números de pedido, números de
orden...
▪ SÍ/NO: Este tipo de campos sólo admite
valores lógicos como son: Sí o No, Verdadero
o Falso y Activado o Desactivado. Se
establecerán como tales sólo aquellos
campos en los cuales únicamente se afirme
o niegue algo. Ejemplo moroso (Sí/No),
casado (Sí/No), pagado (Sí/No)...
12. TIPOS DE CAMPOS Y PROPIEDADES
▪ FECHA/HORA: Se utilizan para almacenar
datos de fechas y horas. Por ejemplo fecha de
alta, fecha de estreno, fecha de nacimiento,
hora de entrada...
▪ MONEDA: Se utilizan para almacenar datos
numéricos de tipo monetario. Admite hasta
cuatro decimales. Por ejemplo un saldo, un
precio de compra, un volumen de compras...
▪ OBJETO OLE: Contienen datos de diferente
naturaleza, hojas de cálculo de Excel, dibujos,
imágenes, ficheros de sonido, etc. Por
ejemplo, para el las fichas de los empleados,
introducir en un campo de éste tipo la foto
del empleado. Se asociará al campo un
archivo .jpg únicamente.
▪ HIPERVÍNCULO: Son campos de acceso
directo a objetos, documentos o
direcciones Web, estableciendo
hipervínculos con estos objetos. Por
ejemplo, la dirección URL que lleva a la
página web de la empresa, en registros
de pisos en una inmobiliaria, enlaces
con archivos documentales respecto a
cada piso.
13. TAMAÑO DEL CAMPO
▪ Byte: admite valores enteros comprendidos
entre 0 y 255. (Ej. número hijos, edad...). Ocupa
1 byte de espacio en el disco del ordenador.
▪ Entero: admite valores enteros comprendidos
entre -32.768 y 32.767. (Ej. plantilla, páginas
libro...). Ocupa 2 bytes de espacio en disco.
▪ Entero largo: admite valores enteros entre -
2.147.483.648 y 2.147.483.647. (Ej. horas vuelo
de un piloto...). Ocupa 4 bytes.
▪ Simple: admite valores comprendidos entre -3,4
x 1038 y 3.4 x 1038, permitiendo hasta siete
decimales. Ocupa 4 bytes.
▪ Doble: admite valores comprendidos entre -
1,797 x 10308 y 1,797 x 10308, permitiendo hasta
quince decimales. Ocupa 8 bytes.
(prácticamente cualquier número sería
admitido).
Tipo Numérico Formato
▪ Permite establecer la forma en que se verán
los datos. La presentación de números,
fechas, textos y valores Sí/No en distintos
formatos.(*)
▪ El formato modifica simplemente el aspecto
visual del dato almacenado, manteniéndose
el valor original del mismo en el campo sin
formato, "desnudo"
Máscara de entrada:
▪ Esta propiedad permite establecer
limitaciones con el fin de controlar cada uno
de los caracteres, y separadores fijos, que se
pueden introducir en el campo, mediante un
patrón que se diseñe a tal efecto.
▪ Ejemplo: 01/02/2013 (913)31-768-90
14. TAMAÑO DEL CAMPO
▪ El valor que se introduce en esta propiedad,
aparece en el campo al añadir un nuevo
registro.
▪ Es útil en el caso de que un campo concreto
tenga el mismo valor para la mayoría de los
registros que van a ser introducidos. Por
ejemplo, para el campo Ciudad dentro de una
tabla de estudiantes, si la gran mayoría de
nuestros estudiantes son de Bucaramanga,
podríamos establecer como valor
predeterminado “Bucaramanga.
▪ Si un estudiante cuya ficha estamos
introduciendo es de Bucaramanga, bastará
con pulsar la tecla Intro (ahorro de tiempo y
teclado). De no ser un estudiante de
Bucaramanga, se teclea el valor de la ciudad
correspondiente y ya está..
Valor predeterminado
Regla de validación
▪ Esta propiedad permite establecer las
condiciones que debe satisfacer el valor que
va a ser introducido en el campo. Dichas
condiciones han de especificarse mediante
una expresión de Access.
▪ Esta propiedad únicamente permite validar
datos del propio campo.
▪ Las reglas de validación se pueden
introducir directamente en el cuadro de
texto Regla de validación, o bien utilizando
el Generador de expresiones al cual se
accede a través del botón situado a la
derecha del cuadro de texto que tiene unos
puntitos.
▪ Una regla de validación podría ser “Entre 1
y 8” en el campo semestre y en la
propiedad Texto de Validación del mismo
campo especificar el porque se establece
esta regla, mensaje que aparecerá cuando
se intente romper la regla de validación.
15. FORMATO
Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en
pantalla o en un informe.
Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, Datos
adjuntos e Hipervínculo.
Para los campos Autonumeración, Numérico y Moneda, las opciones son:
▪ Número general: presenta los números tal como fueron introducidos.
▪ Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el
símbolo monetario asignado en Windows como puede ser €.
▪ Euro: utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro.
▪ Fijo: presenta los valores sin separador de millares.
▪ Estándar: presenta los valores con separador de millares.
▪ Porcentaje: multiplica el valor por 100 y añade el signo de porcentaje (%).
▪ Científico: presenta el número con notación científica.
16. FORMATO
Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:
▪ Fecha general: si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es
sólo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinación de los
valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00
PM.
▪ Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes completo. Ejemplo:
Lunes 21 de agosto de 2000.
▪ Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-
2000.
▪ Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes y año. Ejemplo:
01/08/00.
▪ Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20.
▪ Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo: 5:35 PM.
▪ Hora corta: presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35.
17. …
▪ Crear las tablas diseñadas durante las sesiones
anteriores (Estudiantes, materias, profesor, etc.)
18. EL PANEL DE NAVEGACIÓN
▪ Es la herramienta que
nos permitirá acceder a
todos los objetos que
componen nuestra
base de datos (tablas,
formularios, consultas e
informes)
19. ADMINISTRACIÓN DE OBJETOS
DE LA BASE DE DATOS
▪ A partir del panel de control
se puede administrar cada
uno de estos objetos, se
debe tener en cuenta que
siempre se tiene acceso al
diseño de estos objetos, los
campos que no permiten
fácilmente una modificación
son aquellos campos que
establecen alguna relación
con otro objeto o los
campos llave.
20. LAS
RELACIONES
Bases de Datos Relacionales
Cardinalidad de las Relaciones entre Entidades:
• 1 a 1
• n a 1
• 1 a n
• n a n (se evita en los modelos relacionales)
21. TIPOS DE RELACIONES
Relación 1 a 1: Cuando un registro de una tabla sólo puede estar
relacionado con un único registro de la otra tabla y viceversa
Relación 1 a Varios: Cuando un registro de una tabla (tabla
secundaria) sólo puede estar relacionado con un único registro de
la otra tabla (tabla principal) y un registro de la otra tabla (tabla
principal) puede tener más de un registro relacionado en la
primera tabla (tabla secundaria).
Relación Varios a 1: Cuando un registro de una tabla puede estar
relacionado con más de un registro de la otra tabla y viceversa
Nota. Las relaciones varios a varios se suelen representar
definiendo una tabla intermedia entre las dos tablas
22. CREAR RELACIONES EN ACCESS
Para crear relaciones en Access 2010 deberemos:
Pulsar el botón Relaciones de la pestaña Herramientas de
base de datos.
Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla y en él
deberemos indicar qué tablas queremos relacionar
23. CREAR RELACIONES EN ACCESS
Ahora aparecerá la ventana Relaciones con las tablas añadidas en el
paso anterior.
Para crear la relación:
▪ Ir sobre el campo de relación de la tabla principal (Llave principal)
▪ Pulsar el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado
arrastrar hasta el campo de la llave foranea de la Tabla secundaria.
▪ Soltar el botón del ratón.
▪ Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
24. CREAR RELACIONES EN ACCESS
La información de ambos campos se debe
corresponder, por lo tanto han de ser del
mismo tipo de datos. No se puede
relacionar, por ejemplo una fecha de
nacimiento con un apellido. No es
necesario que el nombre del campo sea el
mismo
26. ▪ Los Formularios sirven para definir y diseñar las
pantallas para editar los registros de las tablas de la
base de datos.
▪ La opción mas fácil y personalizada es usando el
Asistente para formularios.
27. ASISTENTE DE FORMULARIOS
▪ A partir de una serie de
ventanas nos permite
seleccionar la tabla, el formato y
asignarle un nombre al
formulario
28. DISEÑO DEFORMULARIO
▪ Una vez diseñado el formulario podemos agregar colores,
fondo, logotipos y botones de comando al formulario para que
el trabajo sea mas fácil al ingresar o alimentar la base de datos.
INSERTAR
OBJETOS
INSERTAR
IMAGEN
PROPIEDADES
DEL FORMULARIO
31. ACCESO A
LA BASE DE
DATOS
Con Access 2010 se puede crear un
acceso directo de la base de datos
32. CONFIGURACIÓN PARA USUARIO
FINAL
▪ Esto es una opción para el
acceso directo a los
formularios diseñados en el
nivel de vistas (formulario
inicial).
▪ Archivo>Opciones de
Access>Base de datos
Actual.
▪ Allí se puede controlar la
edición del diseño de la BD y
desactivar el Panel de
Navegación. (ver tablas)
▪ Para abrirla en modo
edición se debe mantener
oprimida la tecla SHIFT
34. LOS INFORMES EN ACCESS
▪ Los informes sirven para presentar los datos de
una tabla o consulta, generalmente para
imprimirlos. La diferencia básica con los
formularios es que los datos que aparecen en el
informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no
se pueden modificar) y en los informes se puede
agrupar más fácilmente la información y sacar
totales por grupos.
▪ Para crear informes encontramos varias opciones
en la pestaña crear sección informes.
35. CREAR UN INFORME
▪ Informe consiste en crear automáticamente un nuevo
informe que contiene todos los datos de la tabla o
consulta seleccionada en el Panel de Navegación.
▪ Diseño de informe abre un informe en blanco en la vista
diseño y tenemos que ir incorporando los distintos
objetos que queremos aparezcan en él. Este método no
se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más
cómodo y rápido crear un autoinforme o utilizar el
asistente y después sobre el resultado modificar el diseño
para ajustar el informe a nuestras necesidades.
▪ Informe en blanco abre un informe en blanco en vista
Presentación.
▪ Asistente para informes utiliza un asistente que nos va
guiando paso por paso en la creación del informe. Lo
veremos en detalle en el siguiente apartado.
36. ASISTENTE PARA INFORMES
▪ Los datos de un
informe pueden ser
obtenidos de varios
tablas o consultas, es
decir, podemos listar en
un informe la
información de la tabla
Docentes y la
información de la tabla
Materias en un solo
documento.
37. ASISTENTE PARA INFORMES (2)
▪ Se puede asignar un
orden de organización en
el informe seleccionando
los niveles de
agrupamiento, por
ejemplo se pueden
organizar por nombre de
la materia y luego por
orden de profesores.
▪ Los niveles de
agrupamiento permiten
estructurar el informe de
acuerdo a las
necesidades del usuario
38. DISEÑO DE INFORME
▪ Al igual que el diseño del
formulario, en el diseño del
informe se pueden realizar
las modificaciones necesarias
para mejorar la presentación
del informe, sin olvidar que
el objetivo de este objeto es
la impresión.
40. CONSULTAS
▪ Las consultas son los objetos de
una base de datos que permiten
recuperar datos de una tabla,
modificarlos e incluso
almacenar el resultado en otra
tabla.
▪ Para crear una consulta es
necesario haber creado las
relaciones de las tablas y en la
alimentación de datos de la base
de datos las llaves principales y
llaves foráneas sean las mismas
▪ Existen varios tipos de
consultas en Access 2010:
▪ Consultas de selección
▪ Consultas de acción
▪ Consultas específicas de SQL
▪ Para Crear una Consulta se
accede al botón Diseño de
consulta de la pestaña crear
41. LA VISTA DE DISEÑO DE
CONSULTAS
▪ La opción de vista diseño de consulta permite seleccionar las
tablas de las cuales se va a extraer la información, pueden ser 1
o mas tablas.
▪ En la parte inferior se pueden seleccionar los campos de las
diferentes tablas que se listarán en la consulta
Sección de
Tablas
Sección de Campos
(Cuadricula QBE)
