1. Pasos Iniciales
José Manuel Sarmiento

2. CONTENIDO
• El inicio
• Definición de la Política y los Objetivos de
la Calidad
• Recopilación de la información

3. EL INICIO
• Antes de iniciar el proceso de
documentación, se debería constatar si
existe un Sistema de Gestión de Calidad.
• La mayoría de las organizaciones ya
cuentan con un SGC, el cual
denominaremos Sistema Actual.

4. EL INICIO
• En algunos casos, este sistema se
encuentra parcialmente documentado, ya
que se cuenta con algunos de los
documentos requeridos. Si es así, la
Organización no necesita redactarlos
nuevamente; sino identificar y redactar
aquellos que le faltan.

5. EL INICIO
• En el caso de que la Organización no
tenga implementado un SGC como tal,
debería comenzarse por el diseño e
implementación del SGC según los
requisitos y las necesidades de la
organización.

6. EL INICIO
• En todo caso, siempre será necesario
definir la política y los objetivos de calidad
actuales de la Organización, y revisarlos
según se requiera.
• Una vez definidos la política y los
objetivos de la Calidad, el paso siguiente
debería ser entonces recoger la
información necesaria.

7. POLÍTICA DE LA CALIDAD
JM1
Toda organización ha desarrollado JM2
durante su trayectoria, un conjunto de
principios que sirven de guía para la
Gestión de la Calidad. La mayoría de
ellos han sido establecidos por
directrices y decisiones emanadas de la
Alta Dirección. No obstante, estos
principios deberían también estar
definidos claramente por escrito, en un
documento denominado Política de la
Calidad.

8. Diapositiva 7
JM1
José Manuel; 24/07/2012
JM2 José Manuel; 24/07/2012

9. POLÍTICA DE LA CALIDAD
JM7
El documento de la política de la Calidad JM8
debería ser tan detallado como sea
posible, y comprende tres partes:
• La necesidad de la política ¿Por qué?
• Enunciado de la política ¿Cuál es?
• Aplicación de la política ¿Cómo se
aplica o se lleva a la práctica?

10. Diapositiva 8
JM7
José Manuel; 24/07/2012
JM8 José Manuel; 24/07/2012

11. JM3
OBJETIVOS DE LA CALIDAD
• Así como la política de la calidad, los
objetivos de la Calidad proporcionan un
punto de referencia para dirigir la
Organización. Ambos determinan los
resultados deseados y apoyan a la
Organización para que apliquen sus
recursos hacia el logro de esos resultados.
• ISO 9000 define un objetivo de calidad
como algo ambicionado o pretendido por
la Organización relacionado con la
Calidad.

12. Diapositiva 9
JM3 José Manuel; 24/07/2012

13. JM9
OBJETIVOS DE LA CALIDAD
• Durante la planificación se deberían
formular objetivos a corto, mediano y
largo plazo. Existen herramientas que le
permiten a la Organización alcanzar la
coherencia necesaria entre los objetivos
de mayor y menor alcance. Una técnica
para desplegar los objetivos es el
denominado Árbol de Objetivos, el cual
se aplica mediante un diagrama de varios
niveles.

14. Diapositiva 10
JM9 José Manuel; 24/07/2012

15. JM10
OBJETIVOS DE LA CALIDAD
Así tenemos:
• Objetivos estratégicos: Establecidos por la
Alta Dirección a largo plazo y con un
carácter general.
• Objetivos tácticos: Establecidos a niveles
gerenciales alcanzables a mediano plazo y
que se derivan de los objetivos estratégicos
• Objetivos operativos: Establecidos por las
diversas unidades operativas en metas
cuantificables, a ser cumplidas a corto
plazo, y que se derivan de los objetivos
tácticos.

16. Diapositiva 11
JM10 José Manuel; 24/07/2012

17. JM4
OBJETIVOS DE LA CALIDAD
Algunos criterios que se deberían tener en
cuenta a la hora de formular objetivos de
Calidad son:
• Deben ser coherentes con la misión y
propósitos de la Organización
• Deben enfocarse a la satisfacción de las
necesidades y expectativas de los clientes
• Deben ser medibles
• Deben ser alcanzables y tener un plazo
preestablecido para SU CONSECUCIÓN

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JM4 José Manuel; 24/07/2012

19. JM11
OBJETIVOS DE LA CALIDAD
• Deben ser conocidos y aceptados por todos
los miembros de la Organización
• Su enunciado debe ser claro y comprensible
para todos los involucrados
• Deben ser precisos y sin ambigüedades
• Deben ser revisados periódicamente para
asegurar su adecuación continua a las
cambiantes condiciones del entorno.

20. Diapositiva 13
JM11 José Manuel; 24/07/2012

21. JM5
RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN
• RESPONSABILIDAD
La Alta Dirección de la Organización debería
designar a la persona o equipo de personas
responsables de reunir y clasificar la
información. Estas deberían desarrollar las
habilidades y dominar los métodos y las
técnicas necesarios para obtener la
información adecuada, veraz y pertinente.

22. Diapositiva 14
JM5 José Manuel; 24/07/2012

23. JM12
RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN
• FUENTES Y MÉTODOS DE
RECOLECCIÓN
La recopilación de los datos necesarios se
inicia con la ubicación de las fuentes de
información. Entre otras se incluyen:
1.- Los documentos internos y externos,
provenientes de proveedores, clientes y bases
tecnológicas.
2.- El conocimiento y la experiencia del personal
de la Organización

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JM12 José Manuel; 24/07/2012

25. JM13
RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN
3.- INTERNET y otras redes de conocimiento
tecnológico
4.- Documentos legales y reglamentarios
Adicionalmente, se determinan los métodos y
técnicas apropiados que se aplicarán para
obtener la información proveniente de cada
fuente.
Información detallada se presenta en el Cuadro.
3.1.

26. Diapositiva 16
JM13 José Manuel; 24/07/2012

27. JM6
RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN
MÉTODOS Y HERRAMIENTAS
Los métodos y técnicas aplicados con mayor
frecuencia para obtener los datos de las
fuentes son:
a) Revisión bibliográfica y documental
Recopilación de todos aquellos documentos
(que se encuentren tanto dentro como fuera de
la organización) que puedan contener
información pertinente y útil para documentar
el SGC.

28. Diapositiva 17
JM6 José Manuel; 24/07/2012

29. JM14
RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN
b) La entrevista
Intercambio con las personas que poseen la
información requerida.
c) Cuestionarios o encuestas
Circulación de documentos con preguntas o su
aplicación directamente por el entrevistador
durante la fase de intercambio de la entrevista.

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JM14 José Manuel; 24/07/2012

31. JM15
RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN
d) Observación directa
Simplemente se observa a la persona durante
su trabajo, o también se le pregunta al
responsable del proceso o la actividad, por
ejemplo: “Muéstreme como lo hace”. Entre sus
objetivos están: aclarar algunos datos,
complementar la entrevista, obtener
información adicional y verificar la información
obtenida.

32. Diapositiva 19
JM15 José Manuel; 24/07/2012

33. CUADRO FUENTES Y MÉTODOS DE
RECOLECCIÓN

34. CONCLUSIÓN
Recopilar buenos datos es fundamental para
obtener buena información. Las habilidades
de los responsables y los métodos que
apliquen, pueden asegurar la conveniencia,
adecuación y eficacia de la información
documentada relativa al SGC. .Estos se
reúnen para ser estudiados posteriormente
durante la fase de análisis, donde se
determinará la pertinencia, necesidad y
utilidad de tales documentos.