PRESENTACIÓN SAIA

1. Republica Bolivariana de Venezuela
Ministerio Del Poder Popular para La Educación Universitaria
Instituto Universitario Politécnico Santiago Mariño
LA PLANIFICACIÓN EN LA
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
Bachiller: Alexander Izarra
C.I. 26520885
Profesor: Ramon Aray

2. Introducción
Desde nuestros ancestros, la planificación siempre ha estado
presente en la evolución del ser humano. Necesitamos una
organización para crear, desarrollarnos y dar pasos hacia delante.
De ahí, la importancia de la planeación estratégica de una empresa.
Es necesario establecer una ruta a seguir para alcanzar un objetivo
concreto. En la siguiente presentación se desarrollara de manera
simple como la planificación influye en la realización de los
proyectos.

3. ¿Qué se entiende por planificación de proyectos?
Todo proyecto conlleva la realización de una serie de actividades para su desarrollo.
La distribución en el tiempo de dichas actividades y la consideración de los recursos necesarios
son las funciones a desarrollar en la planificación de proyectos.
El objetivo de la planificación de proyectos es obtener una distribución de las actividades en el
tiempo y una utilización de los recursos que minimice el coste del proyecto cumpliendo con los
condicionantes exigidos de: plazo de ejecución, tecnología a utilizar, recursos disponibles, nivel
máximo de ocupación de dichos recursos, etc.
Por tanto la planificación de proyectos es una programación de actividades y una gestión de
recursos para obtener un objetivo de coste cumpliendo con los condicionantes exigidos por
nuestro cliente.

4. Plan de Proyecto
Es un conjunto de acciones estimadas para alcanzar un objetivo determinado. Para ello,
deben desarrollarse bajo el paraguas de una estrategia alineada con la de la empresa.
Cabe recordar la diferencia entre plan, programa y proyecto. Un plan es una intención, una
estimación para lograr algo. Un programa es la serie ordenada de operaciones necesarias para
llevar a cabo un proyecto. Mientras que un proyecto es un conjunto de actividades realizadas
durante un periodo de tiempo concreto, bajo unos requerimientos dados y por un determinado
equipo de trabajo.

5. LO QUE TENER EN CUENTA AL PLANIFICAR PROYECTOS
La especialización en gerencia de proyectos, se basa principalmente en la elaboración de
una planificación estratégica de una empresa, siempre y cuando tenga en cuenta una serie
de elementos clave.
— Actividades críticas o camino crítico
— Dependencias entre actividades
— Recursos necesarios y disponibles
— Consumo equilibrado de recursos
— Costes planificados y gastos reales
— Plazos fijos
— Trabajo en equipo
— Incertidumbre, riesgos y simulaciones de proyecto
— Contratiempos y actividades comodín
— Relaciones con las personas que participan en el proyecto
— Lecciones aprendidas y procesos guardados

6. Estimación:
La estimación es una medida del esfuerzo(tiempo) que requiere un proyecto.
Los cálculos son sólo aproximaciones al esfuerzo real ya que no existe una manera de
calcular exactamente las personas y el tiempo que requiere un proyecto.

7. ¿Qué es la lista de desviaciones del proyecto?
Cómo se desprende de su nombre, la lista de desviaciones es una lista que incluye todos aquellos
cambios que implican una modificación del alcance inicial del proyecto; siempre que estos cambios
hayan sido aprobados.
Este aspecto es importante, ya que no es lo mismo un cambio solicitado y aprobado, que un
retrabajo o contramedida para solucionar un error, o un trabajo debido a una mala gestión. Por
tanto, esta lista debe considerarse como un registro de cambios aprobados, posterior al proceso de
gestión y aprobación de cambios.

8. Uso de la lista de desviaciones del proyecto
El motivo de disponer de esta lista de desviaciones es poder ajustar al final del proyecto, o
cuando se considere oportuno, los recursos (principalmente lo pagos) con el alcance realmente
ejecutado.
La teoría dice que esto debe hacerse modificando la líneas base del proyecto una vez el cambio
ha sido aprobado, y aunque en proyectos de gran envergadura puede ser lo más correcto, en
proyectos medianos y pequeños lo más normal es hacer una regularización al final.
Hacerlo de la forma teórica consume demasiados recursos de gestión considerando el efecto de
los cambios sobre la tesorería del proyecto; y si se prevén estos efectos, lo mejor es hacer una
regularización intermedia. Por ello, en muchos casos suele ser suficiente acordar un pedido
adicional o financiación adicional en base a los cambios aprobados y reflejados en la lista de
desviaciones.

9. Frecuencia de la actualización
Es útil hacer coincidir la revisión de la programación con la emisión del documento: estado de la planificación, con
las reuniones de seguimiento del proyecto.
ESTADO DE LA PLANIFICACIÓN
0.- Numero de documento y fechas de emisión y datos
1.- Situación actual
1.1.- Actividades (importantes) terminadas desde el documento anterior
1.2.- Actividades iniciadas
1.3.- Actividades que continúan
1.4.- Problemas (relevantes) encontrados
1.5.- Desviaciones (relevantes) producidas, sus causas y líneas de solución adoptadas
2.- Previsiones para el plazo inmediato
2.1.- Etapas a alcanzar dentro de un horizonte cercano (antes de la próxima revisión)
2.2.- Posibles problemas y soluciones. Actividades criticas y subcriticas
2.3.- Modificaciones de la planificación

10. 3.- Previsiones a largo plazo
3.1.- Estimación de la fecha de realización de las etapas características
3.2.- Desviaciones respecto a la planificación anterior
4.- Estimación cualitativa del responsable de la planificación (si no es posible obtener la del
jefe del proyecto) fundada en los aspectos cuantitativos anteriores y otra información de que
pudiera disponerse
Para mejor comunicar dicha información debe recurrirse a diversos procedimientos
tabulares, gráficos, etc.

11. ¿Por que es necesario el seguimiento del proyecto?
A medida que transcurre el tiempo y va avanzando la realización del mismo van variando las
estimaciones sobre las realizaciones futuras:
1. El conocimiento que se posee sobre estas tareas ha mejorado debido a la experiencia o al
incremento de atención que les proporciona la inmediatez (que las ha transformado de un asunto
importante en un asunto urgente).
2. Han podido variar las condiciones existentes y por consiguiente haberse decidido el empleo
de un método diferente del inicialmente previsto, lo que repercute en definiciones y duraciones.
3. La marcha del proyecto obliga a secuenciar las actividades en una forma diferente a la
establecida inicialmente.
4. Se han producido o se prevé que se producirán incidentes que han repercutido en
variaciones de la duración de algunas actividades respecto a lo previsto.
Todo esto provoca que el programa base no refleje la situación real del proyecto.

12. ¿Cómo los conseguimos?
Las formas de conseguirlos son:
1. La observación directa de la realización, siempre interesante por dar un contenido físico a algo
que de otra forma se quedaría en unas inscripciones en unos papeles. La información obtenida sobre
el terreno puede registrarse en un estadillo ficha de obra.
2. Entrevistas con los responsables.
3. Las reuniones de seguimiento del proyecto.

13. La toma de decisiones
Es la capacidad de elegir un curso de acción entre varias alternativas. Ahora bien, conforme
aumenta la complejidad de la situación aumenta la diversidad de las decisiones y la forma en que
se toman, va de una toma de decisiones instintiva a procesos guiados por el pensamiento
racional.
En una empresa, la toma de decisiones consiste en comparar varios cursos de acción para
finalmente seleccionar la acción que se va a realizar. Cuando una organización se enfrenta a una
decisión, además de conocer la situación que se presenta, debe tener la capacidad de usar
información, reunir alternativas, incorporar orientación, capacidad de discernimiento, para analizar
y evaluar. Así pues, se debe empezar por hacer una selección de decisiones.
La toma de decisiones es un constantemente decidir lo qué debe hacerse; quién ha de hacerlo;
cuándo y dónde, y cómo se hará. Sin embargo, la toma de decisiones sólo es un paso de la
planificación.

14. Conclusión
Si una organización aspira a permanecer sana debe plantearse objetivos
realistas. La planificación está comprometida en la fijación de los objetivos de
la organización y en las formas generales para alcanzarlos. La opción frente a
la planificación es la actividad aleatoria, no coordinada e inútil. Los planes
efectivos son flexibles y se adaptan condiciones cambiantes.
Debe hacerse notar que ni la planificación estratégica ni la operativa es
un esfuerzo ocasional si se quiere que sea efectiva y logre los resultados
deseados. Más bien es un círculo continuo que nunca debe terminar en una
organización; debe ser vigilada periódicamente, revisada y modificada de
acuerdo con los resultados internos, y externos y los eventos.

15. Bibliografía
• Anónimo. (2015). PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS. Blog de gestión de
proyectos: SINNAPS. https://www.sinnaps.com/blog-gestion-proyectos/planificacion-de-
proyectos.
• Jenaro Fernández, K. (2014). Tema 2: Planificación de Proyectos. Departamento de
Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería. EHU.
http://www.ehu.eus/asignaturasKO/PM/Gestion/gespro2va.htm#_1.-
_%C2%BFQu%C3%A9_se
• Albert Garriga. (2018) Qué es la lista de desviaciones. Recursos EnporjectManagement.
https://www.recursosenprojectmanagement.com/la-lista-desviaciones/