Este documento describe un formato de libro de ventas desarrollado que incluye indicadores que resaltan cualquier irregularidad en la cronología o el orden correlativo de los documentos. Explica que las fechas deben presentarse de más antigua a más reciente y cómo la herramienta permite reorganizar los documentos fácilmente para corregir cualquier desorden cronológico. También cubre la posibilidad de usar múltiples talonarios de facturación y cómo los indicadores monitorean la secuencia de cada uno de forma independiente.

1. Desarrollamos junto al formato del Libro de Ventas, una serie
de indicadores que nos indican si hay irregularidades en la
cronología o el orden correlativo de los documentos.

2. Para el Libro de Ventas, se debe tener en cuenta hay que
presentar las fechas desde el días mas antiguo, hasta el
fin del mes. De lo contrario se presenta un ilícito. En
nuestro formato cuenta con una solución muy sencilla.
En la hoja Confg, cuenta con la sección de Reporte de IVA y Orden de
Documentos. Si sucede una irregularidad, verán una celda resaltada en
ROJO como se ve en la imagen.

3. Primero debe sombrear toda el área transcrita, desde la columna de la
Fecha, hasta las columnas de Reclasificaciones, si corresponde.
Usted pudo haber realizado la trascripción con
una cronología desordenada, y para ordenarlo, sin
perder el trabajo, siguiendo los siguientes pasos.
Luego en el Menú de Inicio de Excel, verá el Botón
de Ordenar y filtrar, donde debe seleccionar
Orden Personalizado.

4. Esto abrirá una ventana como la que se muestra, en
donde debe seleccionar las Columnas en las que se
realizará la reorganización del Libro de Ventas.
Observe en la parte superior, estar tildado en Mis Datos tienen encabezados
Luego debe tener indicado en Ordenar por, la columna Fecha
Y seguido de Luego por, la columna Documento N
Hecho esto, de clic en Aceptar, y el libro se reorganizará, y los indicadores
quedarán en VERDE

5. En Tipo de Documento, cuenta con una serie de opciones predeterminadas,
siendo los documentos aceptados por la Ley de IVA, y la Providencia de
Facturación.
Los mismos le son conocidos, solo indicamos que S/D son las siglas de Sin
Documento
Aprovechamos esta sección, para comentar la
posibilidad de usar múltiples talonarios, en las
ventas, y poder registrar facturación de hasta 3
talonarios diferentes.

6. Tiene la primera opción que es Factura, la cual es para el
talonario regular de facturación.
A las facturas que les corresponde, les asigna esta
documento.
Para un segundo y tercer talonario, mas debajo de las opciones regulares,
cuenta con 2 opciones mas, señaladas como Factura., y Factura…
Estas dan señal a los indicadores que los correlativos numéricos, pertenecen
a diferentes talonarios, y vigila su cronología no afecte entre ellos, pero
mantengo vigilado son de menor a mayor.