Láminas de apoyo didáctico en conferencia de Juan Carlos Jiménez en evento Venezuela-Tech (http://www.venezuelatech.com), realizada el sábado 13 de noviembre, en Las Mercedes, Caracas, Venezuela.

1. 1El e-mail en la productividad – Juan Carlos Jiménez – Venezuela-Tech – Cavedatos – Noviembre 2010
Juan Carlos Jiménez
@jucarjim - @cograf
Noviembre 2010
El e-mail en la
productividad
Feria Venezuela-Tech
Auspiciada por CAVEDATOS

2. 2El e-mail en la productividad – Juan Carlos Jiménez – Venezuela-Tech – Cavedatos – Noviembre 2010
Puntos de partida
• Hoy no necesitamos "vender" el uso del
e-mail...
• Pero si es necesario divulgar los
aspectos del e-mail que que pueden
afectar negativamente la productividad
y el bienestar laboral.
• La efectividad del e-mail como canal
de comunicación escrita tiene mucho
en común con otros formatos de
comunicación virtual (SMS, redes
sociales, etc.)

3. 3El e-mail en la productividad – Juan Carlos Jiménez – Venezuela-Tech – Cavedatos – Noviembre 2010
1. Afectan drásticamente la reputación
Cada día influyen más en tu credibilidad
e imagen, personal, profesional o como
empresa. Por ejemplo:
• ¿Qué dicen de ti si envías muchas
cadenas o gamelote?
• ¿Qué dicen de ti si solo envías
mensajes urgentes o recordatorios?
• ¿Qué dicen de ti si tardas mucho en
responder los e-mails legítimos?
• ¿Qué dicen de ti cuando cuando copias
un e-mail a otros para cubrirte las
espaldas?
Comunicaciones escritas virtuales

4. 4El e-mail en la productividad – Juan Carlos Jiménez – Venezuela-Tech – Cavedatos – Noviembre 2010
2. Hay poca conciencia sobre los costos
Razón por la cual se abusa del medio...
Del promedio de mensajes recibidos
al día:
• 30% Son copiados innecesariamente,
son irrelevantes, o sin pertinencia.
• 40% No son fáciles de leer.
• 50% De las veces habría sido mejor
usar el teléfono o tener una
conversación cara-a-cara.
Comunicaciones escritas virtuales
Más del 90% es spam.

5. 5El e-mail en la productividad – Juan Carlos Jiménez – Venezuela-Tech – Cavedatos – Noviembre 2010
Efectos negativos del volumen creciente
Bombardeo de información por
diferentes medios puede hacer disminuir
hasta 10 puntos el coeficiente
intelectual.
Universidad de Londres.
Usuarios de e-mail pueden tardar hasta
4 veces más atendiendo ciertas
situaciones por escrito que cara-a-cara o
por teléfono.
Informe Cisco.
Las rutinas laborales inconcientes no nos ayudan a tener conciencia
del impacto emocional y económico del e-mail.

6. 6El e-mail en la productividad – Juan Carlos Jiménez – Venezuela-Tech – Cavedatos – Noviembre 2010
Alguno de los costos involucrados
Gerencia del e-mail
Para calcular el costo de la lectura:
ERD x (T1 + T2) x SD x NE
ERD: E-mails Recibidos Diariamente
T1: Tiempo Promedio de Lectura (76 seg)
T2: Tiempo Promedio de Recuperación de Interrupción (64 seg)
SD: Salario Diario (promedio)
NE: Número de Empleados
En una empresa de 2.850
usuarios de e-mail
el costo al año de lectura es
18.5 millones de US$.
Loughborough University,
Leicestershire, U.K.

7. 7El e-mail en la productividad – Juan Carlos Jiménez – Venezuela-Tech – Cavedatos – Noviembre 2010
• Número de Empleados: 480
• E-mails Recibidos Diariamente Promedio x Persona: 40
• Tiempo Promedio de Lectura Aplicado: 2 Minutos
(1 hora y 20 minutos diarios leyendo e-mails, 15% del día)
• Costo del Minuto Promedio de los empleados: US$ 0.50
• 250 Días al año laborables.
• Costo anual de la lectura del e-mail: US$ 4.8 MM
OJO: Este monto no incluye costos de:
* Escritura de mensajes.
* Llamadas telefónicas para avisar o validar e-mails.
* Tecnologías de la operación y seguridad.
Referencia de costos: Un caso venezolano

8. 8El e-mail en la productividad – Juan Carlos Jiménez – Venezuela-Tech – Cavedatos – Noviembre 2010
Efectividad:
• Que te presten atención.
• Que te lean cuidadosamente.
• Que no te malinterpreten.
• Que te respondan.
• Que sigan confiando en ti.
No contamos con suficiente entrenamiento
sobre comunicaciones escritas y sobre el uso
del e-mail.
3. Escribir no significa comunicarse
Comunicaciones escritas virtuales

9. 9El e-mail en la productividad – Juan Carlos Jiménez – Venezuela-Tech – Cavedatos – Noviembre 2010
El e-mail más ambiguo que la voz
Harvard University y University of Illinois
http://www.apa.org/monitor/feb06/egos.html
• Lo que tú escribes en un correo electrónico
no siempre es lo que tus destinatarios leen.
• Es muy difícil que un e-mail tenga las claves
paralingüísticas de la comunicación oral. Por
eso los destinatarios son muy sensibles a las
emociones escritas.
• La mitad de las veces los destinatarios de un
correo electrónico no logran distinguir entre
un sarcasmo y un mensaje serio.
• Los prejuicios determinan la percepción del
destinatario sobre las intenciones del e-mail.
¿Por qué no es un medio apropiado en ciertos casos?

10. 10El e-mail en la productividad – Juan Carlos Jiménez – Venezuela-Tech – Cavedatos – Noviembre 2010
Mensajes suceptibles a "confusiones"
La mitad de las veces los destinatarios de un correo electrónico no
logran distinguir entre un sarcasmo y un mensaje serio. Ejemplo...
"Juan, no trabajes tanto"
¿Este es un mensaje serio o irónico?...
Otros ejemplos:
• "Te quiero ayudar pero, lamentablemente, no puedo".
• "Tenemos un grave problema con un cliente".
• "Se les recuerda ser puntuales... Asistencia obligatoria".
• "Me he tomado la molestia de...".
• "No entendiste bien mi mensaje".

11. 11El e-mail en la productividad – Juan Carlos Jiménez – Venezuela-Tech – Cavedatos – Noviembre 2010
Buenas prácticas de comunicación escrita
Para proteger tu imagen profesional:
• Trata a tus destinatarios como clientes.
• Siempre ten presente:
-Tus destinatarios están muy ocupados.
-Tus mensajes compiten con muchos otros.
• No trates por escrito asuntos delicados,
suceptibles a mala interpretación.
• Evita discusiones o aclaratorias escritas.
Y si es inevitable no involucres a terceros.
• Es mucho más productivo enfocarse en
comunicar los acuerdos.
• Si no hay un acuerdo previo, el e-mail
no sirve para asuntos urgentes.

12. 12El e-mail en la productividad – Juan Carlos Jiménez – Venezuela-Tech – Cavedatos – Noviembre 2010
Con operaciones en 90 países.
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<jucar@cograf.com>
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