Este documento trata sobre el documento electrónico. Explica que un documento electrónico es una representación electrónica de hechos jurídicamente relevantes. Describe las características de un documento electrónico y su marco legal en Colombia. También explica el ciclo vital de la información y sus tres fases: creación, distribución y almacenamiento.

1. Gestión de Documentos Electrónicos G1 EJE TEMÁTICO No 1

2. Eje temático No 1: Bárbara Carvajal Diana Patricia Cristancho Ángela Guzmán Juan Pablo Triana Oskar Julián Uasapud DOCENTEESP: JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO Gestión de Documentos Electrónicos G1 FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO ARMENIA-QUINDÍO MAYO – 2011

4. Porque es diferente la información electrónicaCreación de datos electrónicos Modos de estructurar los datos: - Documentos - Bases de datos Adquisición de equipos y aplicaciones para la información electrónica. Eje temático No 1 - Gestión de Documentos Electrónicos G!

5. INTRODUCCIÓN Respetados lectores nuestro norte es presentar el documento electrónico con todas sus características, componentes y por supuesto definición, eso sí entendiendo que son varios los autores que opinan y que por ende debemos particularizar nuestro concepto, también pretendemos compartir con ustedes la apreciación del marco legal y por supuesto todos los beneficios del documento, del documento electrónico, de la información..., diferenciar la información convencional de la electrónica su creación y la importancia de aprender el por qué? de la reglamentación para la compra de los equipos tecnológicos. Así pues les invitamos a deleitar un excelente café Quindiano y a participar de este apasionante tema. Eje temático No 1 - Gestión de Documentos Electrónicos G!

6. OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL: Entender la función de los documentos electrónicos. Apreciar la funcionalidad de los documentos electrónicos y de la comunicación electrónica. Comprender los componentes de los documentos electrónicos. Valorar el documento electrónico como herramienta útil, ágil y confiable. Darle al documento electrónico su lugar prueba judicial OBJETIVO ESPECÍFICOS: Eje temático No 1 - Gestión de Documentos Electrónicos G!

7. Eje temático No 1: El Documento Electrónico Algunos autores consideran que el documento informático es el soporte por permitir la representación del documento, la Legislación del Consejo de Europa considera que lo importante no es la representación de la información, sino el dato y legalmente en nuestro país que es: “La representación en forma electrónica de hechos jurídicamente relevantes, susceptibles de ser representados en una forma humanamente comprensible”, en otras palabras como una de sus especies es bien de naturaleza mueble, por cuanto que se puede trasladar de un lugar a otro y por supuesto ponerse a consideración de un juez Eje temático No 1 - Gestión de Documentos Electrónicos G!

9. Es bien mueble representativo de un acto del hombre o de un hecho.

10. Su representación se da por medio de signos inteligibles.

11. Es entendido también como mensaje de datos.

12. Es susceptible de ser firmado.

13. Susceptible de tener titular o creador.

14. Puede diferenciarse si es original y auténtico en la medida en que no ha sido alterado.

15. Son aplicables las distinciones entre documento público y privado.Eje temático No 1 - Gestión de Documentos Electrónicos G!

17. Artículo 251 Código de Procedimiento Civil. (tiene carácter representativo y declarativo)

18. Artículo 2do. de la Ley 98 de 1993 (validez del documento editado, producido y publicado en base de papel o en medio electrónico)

19. Artículo 95 de la Ley 270 de 1996 (validez y eficacia)Eje temático No 1 - Gestión de Documentos Electrónicos G!

21. Artículo 26 de la Ley 962 de 2005 (validez comercial)

22. Artículo 26 del Decreto 2150 de 1995 (obligatoriedad respecto a su implantación en la administración pública)CONCLUSIÓN DEL MARCO JURÍDICO El mensaje contenido en el documento electrónico tiene obligatoriedad para quien lo expide y para el destinatario. La información contenida en el documento electrónico es admisible como valor y fuerza probatoria. Es admisible como original, de la misma forma que se admite la originalidad del documento sobre base de papel. Eje temático No 1 - Gestión de Documentos Electrónicos G!

23. Eje temático No 1: El Documento Electrónico – FUNCIONALIDAD Como todo documento es una cosa que sirve para representar a otra, dentro del marco de la necesidad de expresión a través de la escritura; por tanto es necesario tener en cuenta: “qué nos brinde una idea clara sobre su autor y su contenido”. Eje temático No 1 - Gestión de Documentos Electrónicos G!

25. Servir como Instrumento y órgano que le suministra al juez convencimiento, es decir se constituye como elemento personal y material de prueba.

26. Cumplir con las exigencias de la escritura pública.Eje temático No 1 - Gestión de Documentos Electrónicos G!

28. La forma como se ha conservado, es decir la confiabilidad en que se ha guardado la integridad de su información.

29. La forma como se identifica el iniciador, es decir que la firma electrónica que contenga cumpla con requisitos básicos tales como: identificar al autor, dar certeza de la participación de esa persona en el acto de firmar y relacionar a la persona con el contenido del documento.Eje temático No 1 - Gestión de Documentos Electrónicos G!

30. Eje temático No 1: El Documento Electrónico – INTERPRETACIÓN DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO Y SUS PRINCIPIOS RECTORES Principio de los equivalentes funcionales.- se refiere a la prueba por medio tecnológico y sistema electrónico de las finalidades, propósitos y funciones del documento electrónico. Principio de integridad.- habla de la información contenida en el documento electrónico en su totalidad, es decir que no carece de ninguna de sus partes y que tampoco ha sido transformada, por lo cual tiene plena validez jurídica, incluyendo desde luego la firma electrónica (art.7 de la Ley 527 de 1999) Principio de la inalterabilidad.- explica que el mensaje contenido en el documento se puede alterar, al utilizar la firma electrónica o digital se demuestra su adulteración y en consecuencia se declara falsedad sobre dicho documento, es similar al principio anterior pero, difiere. Eje temático No 1 - Gestión de Documentos Electrónicos G!

31. Eje temático No 1: El Documento Electrónico – INTERPRETACIÓN DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO Y SUS PRINCIPIOS RECTORES Principio de autenticidad.- se refiere a que la clave privada de la firma digital solo puede ser empleada por su propietario y dicho titular debe tener certificado digital emitido por una entidad de certificación, acorde a la Ley 527 de 1999 y el decreto reglamentario 1747 de 2000 Principio del no repudio.- según la Corte Suprema de Justicia, no existe repudio siempre que el documento este firmado, por cuanto que la firma es la manifestación de acuerdo con su contenido por parte de su autor o iniciador, teniendo en cuenta que dicha firma puede ser electrónica o digital (obviamente el mayor grado de seguridad técnica y jurídica la proporciona la digital), en consecuencia el iniciar está manifestando que su voluntad es la consignada en dicho documento electrónico, y por lo tanto, no puede negarse a los efectos que del mismo se derivan, por lo que está obligado a lo que allí se establezca, pues se trata de un documento veraz que tiene plenos efecto. Eje temático No 1 - Gestión de Documentos Electrónicos G!

32. Eje temático No 1: CICLO VITAL DE LA INFORMACIÓN Y SUS TRES FASES Surge una unidad de información: solicitud de adquisición de una nueva pieza. Analicemos qué puede ocurrir con esta unidad informativa: Creación: la persona encargada del almacén detecta la necesidad de adquirir una nueva pieza para evitar su desabastecimiento: cumplimento un formulario de solicitud de adquisición. D Distribución: el formulario se traslada físicamente hasta una persona del departamento de administración, quien tiene que autorizar el pago. Modificación: al documento de solicitud de compra se añade una firma, o un sello, el cual certifica la autorización. El documento queda modificado con esta certificación Eje temático No 1 - Gestión de Documentos Electrónicos G!

33. Eje temático No 1: CICLO VITAL DE LA INFORMACIÓN Y SUS TRES FASES Almacenaje: el documento de solicitud de solicitud de adquisición se guarda en un archivo, donde se localizan todas las solicitudes de adquisición generadas en la vida de la empresa. Al guardarse todas juntas, es posible conocer dónde se encuentra y acceder a ella en caso de necesidad. Agrupación: se genera un apunte en un nuevo documento de agrupación de información, donde quedan registradas todas las solicitudes de compras aprobadas. Esta nueva forma de tratar la unidad de información de nuestro caso es útil para poder realizar un control eficiente de todas las solicitudes en curso, por ejemplo. Eje temático No 1 - Gestión de Documentos Electrónicos G!

34. Eje temático No 1: EL DATO INDIVIDUAL A LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA ESTRUCTURADA – INFORMACIÓN Es un término empleado en muchos contextos y que por ende conlleva múltiples definiciones, con un valor polisémico que nos permite considerar la información como mercancía (producto útil), como energía, como comunicación, como hechos, como datos y como conocimiento. Por tanto podemos afirmar que datos, información, conocimiento y saber pueden ser considerados como partes de un todo, uno nos lleva al otro, cada uno es el resultado de la acción del anterior, sin que existan límites definidos entre ellos. Otra definición puede ser: que información es la representación física o mental de los datos de los que estamos enterados. Eje temático No 1 - Gestión de Documentos Electrónicos G!

36. Ahorro económico que la implantación de servicios de información supone dentro de las organizaciones.

37. Poder económico que supone disponer de información y de sistemas de información.Eje temático No 1 - Gestión de Documentos Electrónicos G!

38. Eje temático No 1: EL DATO INDIVIDUAL A LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA ESTRUCTURADA – DATO Es la información contenida en un mensaje que de hecho es original, le podemos sacar cuantas copias queramos y sigue siendo original, siempre y cuando conserve dos características: Que se guarde en su forma íntegra después de que fue generado en forma definitiva por primera vez. Que se pueda recuperar en el futuro. Eje temático No 1 - Gestión de Documentos Electrónicos G!

41. Fácilmente recuperable, pues en el momento en que los medios de información o de almacenamiento cambian la información se traslada a los nuevos.

42. Auténtico, generado por quien dice que lo generó.Concluyendo podemos hablar de información electrónica cuando se cumple con los aspectos de seguridad, de estándares, procedimentales dentro de organización y divulgación de la información electrónica dentro de la organización. Eje temático No 1 - Gestión de Documentos Electrónicos G!

43. Eje temático No 1: CREACIÓN DE DATOS ELECTRÓNICOS Los datos electrónicos se crean en el momento en que se registra una información, que nace como producto de la actuación de una persona o una institución; dicha información se enmarca dentro de una estructura, un contenido, un contexto y una presentación, así mismo se conserva dentro de un ordenador que facilita su consulta, difusión y modificaciones. Eje temático No 1 - Gestión de Documentos Electrónicos G!

44. Eje temático No 1: MODOS DE ESTRUCTURAR LOS DATOS - DOCUMENTOS Se consideran un mecanismo ideado por la humanidad para atesorar todo conocimiento alcanzado por nuestros antepasados, de la manera más amplia posible, y medio de legar a las generaciones venideras la información adquirida actualmente, pues básicamente el documento es información registrada, que de hecho entraña un –indicio concreto o simbólico, conservado con el fin de representar, reconstruir o probar un fenómeno físico o intelectual-, en otras palabras el documento es conservador permanente de la información y difusor discrecional de la misma. Eje temático No 1 - Gestión de Documentos Electrónicos G!

45. Eje temático No 1: MODOS DE ESTRUCTURAR LOS DATOS - DOCUMENTOS Por su contenido informativo y originalidad se consideran tres categorías de documentos: Documentos primarios.- son aquellos que reflejan los resultados directos de cualquier proceso de creación e investigación, comunicando nuevos datos, conocimientos o descubrimientos; a este grupo pertenecen las publicaciones unitarias (tesis doctorales, actas de congresos, simposios, conferencias, informes científicos-técnicos, patentes) y publicaciones periódicas (revistas científicas, boletines). Documentos secundarios.- son consecuencia de la transformación que experimentan los documentos originales luego de ser sometidos a análisis; por vía de ejemplo tenemos revistas de resúmenes y boletines de índices. Eje temático No 1 - Gestión de Documentos Electrónicos G!

46. Eje temático No 1: MODOS DE ESTRUCTURAR LOS DATOS - DOCUMENTOS Documentos terciarios.- según Couture de Troismonts son reproducciones del original por medios mecánicos y según autores como: Lafont o Currás son documentos que contienen información original, presentada en forma repertoriada como las clasificaciones y los tesauros. Otro aspecto a tener en cuenta en el documento es su soporte, por ser el elemento que permite retener la información allí contenida, para que pueda cumplir la misión histórica fundamental para la que fue concebido es decir el atesoramiento y comunicación intemporal de toda manifestación cultural generada por el ser humano, sin embargo debemos tener en cuenta que un documento solo existe cuando se utiliza como tal, es decir es un objeto manufacturado y mente facturado. Eje temático No 1 - Gestión de Documentos Electrónicos G!

48. Documentos

49. Párrafos

50. Subpárrafos

51. Frases

52. PalabrasEje temático No 1 - Gestión de Documentos Electrónicos G!

54. Valor sólo alfabético

55. Valor sólo numérico

56. Valores máximos y/o mínimos

57. Control de longitud

58. Control de formato de fecha

59. Control de presencia

60. Conversión automática de caracteres

61. Valor dependiente de otro

62. Generación de formas canónicas

63. Validaciones contra tablas, ficheros y otras bases

64. Utilización de caracteres de ocultaciónEje temático No 1 - Gestión de Documentos Electrónicos G!

65. Eje temático No 1: ADQUISICIÓN DE EQUIPOS Y APLICACIONES PARA LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA La adquisición de los equipos requiere de una reglamentación técnica y por demás puntual pero…, tanto los sistemas de comunicación como la misma tecnología avanzan tan veloz que los formatos en los cuales reposa la información tienen una vida útil efímera, y por ende resultan obsoletos para conservar y consultar la información en un futuro, pues la misma tecnología los desplaza al crear formatos más sofisticados. Así mismo encontramos reglamentación oficial para la adquisición de equipos, uno de ellos es: EPHOS.- es un manual Europeo creado con el fin de auxiliar en sus adquisiciones a los compradores del sector público. Eje temático No 1 - Gestión de Documentos Electrónicos G!

66. Eje temático No 1: ADQUISICIÓN DE EQUIPOS Y APLICACIONES PARA LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA De otra parte tenemos que la reglamentación para la adquisición oficial de productos tecnológicos, genera tres falencias muy comunes tales como: El mercado tecnológico no ofrece productos que cumplan con la reglamentación oficial. Los pocos productos que sí cumplen con la norma, se consiguen a precios muy altos. La misma evolución tecnológica puede hacer que las normas caduquen. Concluyendo: a pesar de las dificultades es ético realizar compras tanto privadas como públicas dentro del marco de la normatividad establecida. Eje temático No 1 - Gestión de Documentos Electrónicos G!

68. Las consecuencias de la informatización en los instrumentos de consulta rápida de los archivos. CristopherKitchi, Asociación Latinoamericana de archivos p.14-15

69. Manual de información y documentación. José López

70. Análisis documental-Fundamentos y procedimientos de María Pinto Molina. Editorial Eudema S. A. p58 a 61//64 a 70

71. Los archivos y las nuevas tecnologías – Memoria Decimo Seminario del Sistema Nacional de Archivos – A. G. N. – Colombia. P.52-58-59-65

72. http://www.cornu.eu.org/files/guidelines_ES.pdfEje temático No 1 - Gestión de Documentos Electrónicos G!