paralelo administración documental

1. PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS
.
CLASES DE DOCUMENTOS
Se considera que el documento por su estructuración, es a la vez medio y comunicación de información y
conocimiento, de manera que su principal caracterización lo configura en las siguientes dimensiones: su soporte
físico o material, el mensaje e información que conlleva y la facultad intrínseca de transmitir y difundir ese
conocimiento; de manera que, a grandes rasgos se pueden identificar y resumir dos clases de documentos.
Documento de Archivo: determinado por el lugar donde se encuentra toda la información producida o recibida
por una entidad pública o privada, en razón de sus actividades o funciones.
Documento Electrónico: toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o acumulada por
medio electrónico. También se encuentran documentos electrónicos de archivo que cumplen su acción durante
todo el ciclo vital documental, como son los archivos: de gestión, central e histórico.

2. CLASE DE
DOCUMENTO DEFINICIÓN USO DIFERENCIA SIMILITUD
ES
DOCUMENTO DE
ARCHIVO
Según el artículo 3 de la ley 594 de 2000, se
conoce como documento de archivo, el registro
de información producida o recibida por una
organización pública o privada, en razón de sus
funciones y/o actividades.
También podemos decir que el documento de
archivo se refiere al resultado de una acción y
es definido por distintos autores como aquel
que el producido y/o recibido por institución o
individuo durante la trayectoria de su comisión
o actividad para el cumplimiento de sus
objetivos y conservado como prueba e
información, es decir, su finalidad es cumplir
con alguna gestión.
Los Documentos de Archivo nacen debido a los
procesos administrativos. Esto ocurre porque
los autores de dichos procesos han de justificar
documentalmente sus decisiones, expresando
el cumplimiento de la ley, la oportunidad del
criterio adoptado y la lógica, y coherencia del
procedimiento seguido.
Parte importante de los documentos de archivo
son sus valores documentales mismos que
tienen una estrecha relación con la teoría del
ciclo vital, estos valores denominados primarios
y secundarios se deben identificar durante una
Valoración documental que se da en el archivo
de concentración.
Son el conjunto
de documentos
que se usan de
manera
frecuente por
la organización
emisora y/o
receptora y por
las entidades
públicas,
privadas y/o
personas
naturales
interesadas.
Pueden hacer parte de ellos
los documentos
electrónicos, pero también
hacen parte losdocumentos
textuales que se trasmiten
a través de medios
magnéticos o evidencias
físicas .El valor documental
se determina de acuerdo a
su autenticidad y el
contenido de los
documentos debe
permanecer con sus
soportes, esto permite que
se mantenga la integridad
dela información que
reposa enel documento.
Comparten los
mismos
objetivos, los
cuales son el
mantener y
preservar la
información de
manera
organizada y
preservada.
En ambos casos
se debe contar
con el personal
idóneo parasu
manipulación al
igual que con
los equipos para
su
mantenimient
o.
El proceso de
clasificación
documental
se desarrolla
de igual forma
para ambos
tipos.
Se deben
realizar
archivos para
su
clasificació
n.
DOCUMENTO
ELECTRÓNICO
Se conoce como documento electrónico, el
conjunto de la información generada, enviada,
recibida, almacenada o acumulado por una
organización pública o privada, por medio
magnético, los cuales pueden hacer parte a su
vez del archivo de gestión, archivo central o
archivo histórico.
Debe ser entendido como el conjunto de
documentos producidos, recibidos o reunidos
por una persona física o jurídica de modo
involuntario, natural y espontáneo
En el transcurso, y como apoyo, de su
actividad de la que es testimonio, haciendo uso
de la electrónica, que se conservan y
transmiten también mediante medios
electrónicos en depósitos de conservación
permanente tras efectuar una selección a partir
de la identificación y valoración de las series,
con medidas de autentificación y de
preservación adecuadas y con una organización
respetuosa con su modo de producción, con el
fin de garantizar su valor informativo, legal y
Su diseño y
Creación se
realiza, en la
mayoría de los
casos para ser
interpretados
visual, auditiva e
incluso
manualmente y
como reflejo
y/o prueba de
lo plasmado de
manera escrita.
Puede ser que no todo
Documento electrónico se
convierta en un documento
de archivo, además que no
son físicos, si no que se
hacen visibles u oídos a
través de herramientas
como pantallas
(computadores, Tablet,
iPhone, tv) o de audio
(grabadoras, celulares,
computadores, entre
otros). Su contenido solo
puede ser leído mediante
un dispositivo electrónico,
ya sea iPad, ordenador o
móvil. Su autenticidad
depende del hardware o
software utilizado para su
creación, además que solo
se podrá mantener si se
conserva en su estructura

3. cultural así como de permitir su acceso y uso
también mediante las tecnologías de la
información.
original.