Competencia de la técnica Administrativa

1. MANUAL
PRODUCCIÓN DE
DOCUMENTOS

2. Como competencia en esta área esta la
producción de documentos
O En este tiempo la evolución juega un papel muy
importante en todos los ámbitos de la vida, y la
administración no se puede quedar atrás, pues después
de muchas investigaciones, surge las normas técnicas
como solución al desorden que presenta la elaboración
y archivo de los documentos que son estrictamente
necesarios en una empresa, ya Sea para su
contabilidad o para su manejo en general, es por esta
misma razón que decidimos crear una guía para su
mejor entendimiento, en la cual , cada documento sea
explicado de la forma más sencilla posible y así no tener
ningún tipo de inconvenientes a la hora de hacer un
documento

3. TIPOS DE DOCUMENTOS
CARTAS
MEMORANDOS
CIRCULARES
ACTAS
CERTIFICADO
CONSTANCIA
CORREO ELECTRONICO
SOBRES
HOJA DE VIDA

4. • UTILIZACIÓN
• EJEMPLO
• CARACTERISTICAS
• CLASES
CARTAS

5. DEFINICIÓN:
Es una comunicación que tiene
carácter documental y utilizan las
empresas para ponerse en contacto
con los clientes, proveedores,
entidades, etc. Tiene importancia
ya que contribuye a crear una
imagen de la empresa y ayuda a
coordinar actividades comerciales.
Es escrito por un emisor(remitente) y
enviado a un
receptor(destinatario)

6. UTILIZACIÓN
O Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer
solicitudes.
O Solucionar problemas que se presenten en una organización.
O Desarrollar, tramitar o agilizar un asunto.
O Dar respuesta a una comunicación recibida.
O Reiterar una información, un requerimiento o solicitud
urgente.
O Solicitar detalles sobre un asunto determinado.
O Confirmar eventos ocurridos o pendientes.
O Ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias.
O Convocar, felicitar o convocar.
O Hacer llamados de atención dentro de la empresa.

7. CLASES
ESTILO BLOQUE
EXTREMO
ESTILO
BLOQUE
ESTILO
SEMIBLOQUE
SANGRÍA

8. CARACTERÍSTICAS
O La carta tiene como objetivo fundamental informar y
persuadir a su destinatario, se recomienda tener en cuenta:
O Tratar un solo tema por comunicación
O Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.
O Ser respetuoso y cortes.
O Redactar en primera persona del plural y usar el usted en
singular o plural.
O Tener un estilo gramatical natural, sencillo y continuo.
O Utilizar los manuales de cada organización normalizados
O Distribuir el texto según su extensión.

9. • ESTILOS
• EJEMPLO
• CARACTERISTICAS
• CLASES
MEMORANDO

10. Es aquel escrito que
se usa para
intercambiar
DEFINICIÓN
información entre
diferentes
departamentos de
una empresa, con el
propósito de dar a
conocer alguna
recomendación,
indicación,
instrucción,
disposición, etc..

11. CARACTERÍSTICAS
O Redactar un documento en forma clara,
breve, directa y sencilla.
O Utilizar formatos en los manuales de cada
organización
O Distribuir el texto según su tamaño
O Tratar un solo tema por memorando

12. CLASES

13. ALTERNATIVA 1
O Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo (último
separado por coma)
O Remitente: Nombre y cargo, separados por coma.
O Dos interlíneas entre Para y De.
O Aquí se omite al final del texto el nombre del
remitente y solo aparece la firma y no se traza
ninguna línea.
EJEMPLO:
O PARA: Doctora Mayerly Espitia, Administradora
O DE: Astrith Martínez, Gerente General.
O ASUNTO: Requerimiento nómina

14. ALTERNATIVA 2
O Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo. (Este último
separado por coma).
O Remitente: Cargo y dependencia o cargo
O Dos interlíneas entre Para y De.
O En este caso, la firma del remitente aparece sobre el
nombre al final del texto con mayúscula inicial y
conservando el estilo elegido
EJEMPLO:
O PARA: Doctora Mayerly Espitia, Administradora
O DE: Administración General
O ASUNTO: Requerimiento nómina

15. ALTERNATIVA 3
O Destinatario: Cargo y dependencia o cargo
O Remitente: Cargo y dependencia o cargo
O En este caso, la firma del remitente se coloca
sobre el nombre al final del texto con mayúscula
inicial y conservando el estilo elegido.
EJEMPLO:
O PARA: Jefe Costos y Finanzas
O DE: Jefe Administración General
O ASUNTO: Requerimiento nómina

16. ESTILOS
ESTILO BLOQUE
ESTILO BLOQUE EXTREMO

17. ESTILO
EJEMPLO
CLASES CIRCULARES
CARACTERISTICAS

18. Es una
DEFINICIÓN
comunicación
interna o externa
de carácter
general o
normativo con el
mismo texto o
contenido,
dirigida a varios
destinatarios con
un interés
común.

19. CARACTERÍSTICAS
O Tratar un tema especifico
O Iniciar y finalizar la circular con cortesía y
respeto.
O Redactar de forma clara, precisa y concisa.
O Utilizar formatos normalizados según la
organización.

20. CLASES
La circular general: va dirigida a un
grupo específico.
La carta circular: va dirigida en forma
personalizada.

21. ESTILOS
BLOQUE ESTREMO
BLOQUE

22. ACTAS

23. DEFINICIÓN
Un acta es un
documento cuyo
propósito es dejar
constancia escrita de
lo tratado en una
reunión y de los
acuerdos alcanzados.
La redacción del acta
corre a cargo de una
persona que actúa
como secretario de la
reunión y la firma su
presidente

24. CARACTERÍSTICAS
O Un acta siempre debe llevar el nombre del
grupo que se reúne.
O Escribir si el carácter de la reunión era
ordinario o extraordinario.
O En un acta se expresa lo tratado en la reunión.
O El texto debe ser claro y conciso.
O Cuando sea necesario mencionar la
intervención de uno de los asistentes se hace
con el nombre completo.

25. UTILIZACIÓN
OSe utilizan como
evidencia de
todo lo
acontecido y
acordado en
una reunión o
situación
específica.

26. CLASES
• Actas de comités.
• Actas de concejo
municipal.
• Actas de consejos.
• Actas de junta directiva.
• Actas de reuniones
administrativas.
• Actas de baja de inventarios.
• Actas de eliminación de
documentos.
• Actas de sociedades.
Actas de entrega
• Actas de asambleas.
Acta de levantamiento de cadáveres.

27. CERTIFICADOS
• ESTILO
• EJEMPLO
• CARACTERISTICAS
• CLASES

28. Es un documento
DEFINICIÓN
en el cual
una entidad o una
persona
debidamente
autorizado acredit
an un hecho, de
tal manera que
se garantiza la
autenticidad.

29. CARACTERÍSTICAS
O Redactar de forma clara, precisa y concreta un
documento.
O Tener un escrito respetuoso y cortes.
O Utilizar los formatos establecidos por cada
organización

30. • Certificado de asistencia.
• Certificado de participación CLASES
y
organización en un curso.
• Certificado de resultados académicos.
• Certificado de docencia en curso o
seminario
• Certificado que acredite la experiencia
profesional.
• Certificado de conocimientos de
lenguas extranjeras.
• Certificado de actividad académica o
extraacadémica.
• Certificado de estado físico y/o
mental.

31. ESTILO
BLOQUE

32. CONTANCIA
• ESTILO
• EJEMPLO
• CARACTERISTI
CAS

33. La constancia será
cualquier
DEFINICIÓN
documento escrito
de carácter
probatorio en el
cual se deje
asentado la
concreción de
algún hecho en
particular; no
requiere
solemnidad y
puede ser

34. CARACTERÍSTICAS
O Emplear un estilo natural y sencillo.
O Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
O Expedir siempre en original

35. ESTILO

36. SOBRES

37. Tiene como
propósito ser
la cubierta de
los
documentos,
para su
entrega o
envío.
DEFINICIÓN

38. CARACTERÍSTICAS
O Se recomienda que el sobre coincida en color,
calidad y diseño con la papelería de la
organización.
O El sobre debe tener impreso el membrete de la
organización.
O Para los sobres grandes es recomendable tener
en cuenta las zonas.
O Se sugiere que el tamaño del sobre para envío
de anexos perita guardarlos sin dobleces.
O La impresión de los datos del remitente y del
destinatario pueden hacerse en sentido vertical
u horizontal.
O Al utilizar etiqueta, esta debe adherirse centrada
en el segundo tercio del sobre.

39. CLASES
Según su uso
los sobres se
clasifican en:
• Sobre oficio con ventanilla o sin
ventanilla.
• Sobre carta con ventanilla o sin
ventanilla.
• Sobre para tarjeta
• Sobre de manila.
Según con
su destino
se
clasifican
en:
• Local.
• Nacional.
• Internacional.

40. MODELOS
O Modelo 1
O Se determinan tres zonas: en la zona 1 y 2 se
imprimen los datos del remitente y la zona 3 se deja
libre para su uso exclusivo de la oficina de correos
Modelo 2
O Se caracteriza por tener dos zonas: la zona 1 donde
se imprimen los datos del remitente y la zona 2 para
los sellos de la oficina de correos.

41. ESTILOS
DISTRIBUCIÓN DE ZONAS
DISTRIBUCIÓN DE DATOS DEL
SOBRE EN TERCIOS

42. RECOMENDACION
ES
MODELOS
CARACTERISTICAS
PARTES
CORREO
ELECTRONICO

43. DEFINICIÓN
Es un servicio de red
que permite a los
usuarios enviar y
recibir mensajes y
archivos rápidamente
(también denominados
mensajes electrónicos
o cartas electrónicas)
mediante sistemas de
comunicación
electrónicos.

44. CARACTERÍSTICAS
Tratar un solo tema
por correo Redactar en forma clara,
precisa y concreta.
Usar un lenguaje
respetuoso y cortes
Emplear un estilo
gramatical natural.
Distribuir el texto de
acuerdo con su extensión

45. RECOMENDACIONES
No utilizar el
correo para
resolver
temas
complejos.
Se
recomienda
no participar
en cadena de
mensajes.
Utilizar letra
mayúscula
en casos
necesarios.
Ser breve
Se recomienda
no enviar copias
de correo
electrónico a
otras personas
indeterminadas
Identificar
claramente a
quien se la
va a enviar el
mensaje
Se recomienda
no adjuntar
archivos con
virus o con un
tamaño que
después no se
pueda descargar.
No utilizar
formatos o
códigos
propios de
los mensajes

46. PARTES
O Encabezamiento: para, de, asunto
O Cuerpo del texto: se recomienda que el
saludo y la despedida sea como una carta
normal.
O Escribir el mensaje teniendo en cuenta las
tildes, mayúsculas, diéresis, puntuación, entre
otras.
O Se aconseja incorporar una firma al final del
mensaje, también puede incluir el cargo, la
organización, el departamento, el teléfono y la
extensión.

48. HOJA DE
VIDA

49. DEFINICIÓN
Es la relación de
los datos
personales, la
información laboral,
académica y la
experiencia y
competencias de
una persona.

50. CARACTERÍSTICAS
Se recomienda que cada organización
establezca los datos necesarios de
acuerdo con la particularidad del perfil y
operación de la persona, como un
formato o formulario, el cual puede
conservarse en forma física o digital.
Para su presentación se aconseja que
la información sea clara, precisa, y
veraz.

51. PARTES
Información
académica
Experiencia
Laboral
Identificación del
documento
Datos
básicos
Nombre.
Investigacione
s,
publicaciones
y distinciones
o premios