Apuntes para la determinación de las bases de un sistema de seguimiento y evaluación

1. Actividades
realizadas
Apuntes para la
determinación
de las bases de
un sistema de
seguimiento y
evaluación
Material elaborado por
Jacqueline Garrido Cortés V.
Coordinadora de Diálogo
y Acción Pública de CIUDADANÍA

2. OBJETIVOS Y RESULTADOS DEL TALLER
 Objetivo: Los miembros del proyecto y sus directivos determinan las
bases de un sistema de seguimiento y evaluación tomando en
cuenta los objetivos e indicadores propuestos en el proyecto.
 Resultado 1: El personal del proyecto y sus directivos identifican los
principales conceptos contenidos en sus indicadores y logran
precisar su significado. (Día 1 mañana)
 Resultado 2: El personal del proyecto y sus directivos
operacionalizan sus indicadores mediante la identificación de los
datos necesarios y el cálculo que se requiere realizar para la
obtención del indicador. (Día 1 Tarde)

 Resultado 3: El personal del proyecto y sus directivos definen las
fuentes de verificación, identifican los instrumentos de acopio de
datos, la periodicidad del acopio de datos del indicador y el personal
responsable del proceso. (Día 2 mañana y tarde)

3. El sistema de (planificación)
seguimiento y evaluación
 La gestión por resultados es la base para contar con un sistema de seguimiento y
evaluación. Es una estrategia de gestión por la que una organización garantiza que
sus actividades, productos o servicios contribuyen al logro de resultados deseados
(resultados, efectos e impactos).
 El sistema de planificación, seguimiento y evaluación son un conjunto de
instrumentos relacionados que permiten organizar, controlar y analizar las
actividades que desarrolla una institución en función del cumplimiento de resultados
y objetivos propuestos.
 A cada componente del sistema (planificación, seguimiento y evaluación) le
corresponde un tipo de instrumento.
 Los instrumentos no serán operativos en tanto no definan las responsabilidades y
cierto tipo de flujos de registros, manejo de datos e información.
 Los indicadores de resultado sirven para realizar seguimiento a corto plazo (puede
ser anual o semestral dependiendo de la dinámica institucional).
 Los indicadores de efecto e impacto sirven para realizar evaluación a mediano y
largo plazo, respectivamente (puede ser trienal o quinquenal, dependiendo de la
dinámica institucional.

4. Matriz del marco lógico
Resumen narrativo Indica- Fuentes Supuestos
dores de verifi-
cación
Objetivo Es la descripción de cómo el proyecto contribuye de forma Factores externos al
general, parcial, y en el largo plazo, a la solución del problema proyecto que permiten
objetivo de Por qué del proyecto su continuidad
desarrollo o
fin
Propósito u Es la descripción del logro que se espera obtener con base
objetivo del en los productos o resultados que genera el proyecto para la
proyecto población objetivo. Es una hipótesis sobre el beneficio que se
desea lograr. Es la contribución específica a la solución del
problema. Razón de ser o qué se desea lograr con el
proyecto para contribuir o aportar al logro del objetivo
general.
Productos Son conocimientos, obras, bienes y/o servicios que produce
o el proyecto para cumplir su propósito u objetivo y, en
resultados definitiva, es el uso que le da a estos servicios el
beneficiario.
Qué se desea lograr en el proyecto para obtener el propósito
u objetivo del proyecto.
Actividades Son las principales tareas que se deben realizar para lograr u
obtener los productos o resultados. Estas actividades deben
ser inscritas de forma secuencial. Estas actividades son
desarrolladas con base en los insumos.
Cómo se obtendrán los productos o resultados del proyecto.

5. LOS INDICADORES
 Un indicador es un dato que permite elaborar un juicio sobre el
funcionamiento de una intervención institucional, es por eso que
se debe realizar una lectura del indicador antes de iniciado el
proyecto y al final del mismo. Dependiendo del tipo de proyecto
puede considerarse una evaluación periódica con base en
indicadores intermedios o de desempeño.
 En el seguimiento y la evaluación, los indicadores representan
los contenidos a observar, manifestaciones concretas
(fenómenos, hechos, discursos) posibles de observar y medir.
 Es una herramienta que entrega información a través de una
medición cuantitativa respecto al logro o resultado en la entrega
de los productos (bienes y/o servicios) generados por la
institución, pudiendo cubrir aspectos cuantitativos o
cualitativos de este logro.

6. LOS INDICADORES
 Un indicador es un dato que permite elaborar un juicio sobre el
funcionamiento de una intervención institucional, es por eso que
se debe realizar una lectura del indicador antes de iniciado el
proyecto y al final del mismo. Dependiendo del tipo de proyecto
puede considerarse una evaluación periódica con base en
indicadores intermedios o de desempeño.
 En el seguimiento y la evaluación, los indicadores representan
los contenidos a observar, manifestaciones concretas
(fenómenos, hechos, discursos) posibles de observar y medir.
 Es una herramienta que entrega información a través de una
medición cuantitativa respecto al logro del proyecto, pudiendo
cubrir aspectos cuantitativos o cualitativos de este logro.

7. Características del indicador
 Relevante o útil para la toma de decisiones.
 Verificable. Que se pueden comprobar mediante
información confiable.
 Debe tener aceptación institucional.
 Válido. Correspondencia entre la información que
suministra el indicador y el fenómeno objeto de
análisis.
 Fácil de interpretar.
 Justificable con relación a su costo-beneficio.

8. La lógica de un proyecto
JERARQUÍA RESPONSABILIDAD INSTITUCIONAL GRADO DE
ATRIBUCIÓN Y
CONTROL
impacto
OBJETIVO GENERAL, Contribuye
OBJETIVO DE
DESARROLLO O FIN
PROPÓSITO U OBJETIVO Bajo su
efecto
DEL PROYECTO responsabilidad
razonablemente
PRODUCTOS O Bajo su
actividades servicios y
producto
RESULTADOS responsabilidad
uso
directa
(producto/servicio
uso)
ACTIVIDADES Bajo su
responsabilidad
directa, con base en
insumos
insumos
Fuente: Tomado de ASOCAM (2004): Monitoreo y Evaluación de Acciones de
Desarrollo orientadas al Impacto. Quito

9. I
I
I
L
F
A
A
P
Responsables
N
C
C
N
Ó
Plan mensual 1 Plan mensual 2 Plan mensual n Responsables
Responsables
ACCIÓN
EJECUTADA
Responsables
DATOS
ACOPIO DE
Responsables
REGISTRO EN
FORMULARIOS
REVISIÓN Y VALIDACIÓN DE LAS FUENTES Y Responsables
FORMULARIOS
INTRODUCCIÓN DE REGISTROS AL Responsables
PROGRAMA INFORMÁTICO
REVISIÓN DE DATOS INTRODICOS EN EL SISTEMA Responsables
DE
INDICADORES
INDICADORES
RESULTADO 1
INDICADORES
AUTOEVALU7ACIÓN SEMESTRAL
Esquema de sistema de planificación, seguimiento y evaluación
Responsables

10. Conceptos contenidos en los
indicadores
 Para precisar la forma en que se va a medir los logros de
una institución plasmados en los objetivos y resultados
del proyecto, es importante que personal y directivos de
la institución compartan los conceptos y significados que
están incluidos en cada indicador.
 De esta forma los esfuerzos del personal y los directivos
se dirigirán a cumplir las tareas precisas para obtener los
logros propuestos.
 Para el caso de los proyectos de Kolping existen
indicadores cuantitativos y cualitativos, sin embargo los
indicadores cuantitativos también deberán “arrojar un
dato medible.

11. Cuadro de trabajo día 1
Indicador Significado de los Datos Nivel de Cálculo del
principales conceptos requeridos acceso al indicador
dato
20% de Mujeres fortalecidas en la 1. Número de 1.Sencillo Número de
mujeres Escuela: Mujeres que hayan mujeres mujeres
fortalecidas en asistido al menos a 10 talleres capacitadas capacitadas que
la Escuela de y hayan rendido la prueba de 2. Número de 2.De nivel participan en el
líderes conocimientos (con al menos mujeres medio espacio público X
mejoran su 51 puntos sobre 100) capacitadas que 100 / entre
capacidad de Capacidad de intervención en participan al mujeres
intervención el espacio público: Mujeres menos 3 veces en capacitadas en la
en el espacio que fueron fortalecidas en la programas Escuela =
público Escuela de Líderes, que al radiales y en
menos 3 veces participan en reuniones con
programas radiales donde autoridades
exponen sus demandas y al locales donde
menos dos veces sostienen exponen sus
reuniones con autoridades demandas
locales donde exponen sus
demandas
¿Qué entendemos por…? ¿Qué datos ¿Es posible ¿Cómo debemos
necesitamos para contar con calcular el
calcular el esa indicador?
indicador? información?
Trabajo en grupos para identificar significados: de 10:30 - 13:30
Plenaria para exponer y validar los significados: de 14:30 - 16:00
Trabajo en grupos para la identificación de datos requeridos, nivel de acceso y cálculo del indicador:
de 16:00 - 18:00
Plenaria para exponer y validar el trabajo de grupos: de 18:00 19:30

12. Cuadro de trabajo día 2
… Datos … Cálculo del Fuente del dato Periodicidad de Responsables
requeridos indicador requerido acopio de datos y
cálculo
1. Número de Número de 1.1.Listas de Acopio de datos: Acopio de datos:
mujeres mujeres asistencia de la 1.1. En cada taller 1.1. Facilitador de
capacitadas capacitadas Escuela 1.2. Al final de la Escuela
2. Número de que participan 1.2. Pruebas de Escuela 1.2. Facilitador de
mujeres en el espacio calificación 1.3. Luego de la Escuela
capacitadas que público X 100 / 1.3. Cuadros síntesis finalizada cada 1.3. Responsable
participan al menos entre mujeres de asistencia y actividad para no de la Escuela (con
3 veces en capacitadas en calificaciones recargar trabajo material entregado
programas radiales la Escuela = 2.1. Listas de 2.1. En cada por facilitadores
y en reuniones con Dato indicador asistencia de presentación en radio 2.1. Facilitador de
autoridades locales participación en radio y 2.2. En cada reunión incidencia
donde exponen sus grabación de con autoridades 2.2. Facilitador de
demandas presentación de incidencia
demandas Cálculo: Al finalizar el Calculo del
2.2.Listas de proyecto indicador:
asistencia de Responsable de
reuniones con monitoreo y
autoridades y evaluación del
grabación de proyecto con
presentación de material que recibe
demandas de Responsable de
la Escuela y
facilitadores de
incidencia.
¿Qué datos ¿Cómo ¿Qué fuentes de ¿Cada cuanto tiempo ¿Quiénes son
necesitamos para debemos datos requerimos que debemos recoger el responsables de
calcular el calcular el sean confiables? dato? acopiar los datos y
indicador? indicador? ¿Cada cuánto tiempo sistematizarlos?
debemos calcular el
indicador?

13. … Datos … Cálculo del Fuente del dato requerido Periodicidad Responsables
requeridos indicador
Trabajo en grupos para identificar fuente de datos, periodicidad y responsables: de 8:30 –
10:30
Plenaria para exponer y validar: de 10:45 - 12:00
Trabajo en grupos para la identificación y diseño base de instrumentos de acopio de datos y
sistematización: de 12:00 – 15:00
Plenaria para exponer y validar el trabajo de grupos: de 15:00 – 15:45

14. CUADRO FINAL DE EVALUACIÓN
Indicador de Indicador Actividades Activi- Motivos por los que se obtuvo ¿Es posible mejorar
cumplimiento
Porcentaje de
resultado de planifi- dades ese nivel (internos y externos, ese cumplimiento?
(*) Desempeño cadas realizadas positivos y negativos) ¿De qué manera?
para el (***) Internos Externos
semestre (–) (–)
(**) (+) (+)
20% de mujeres
fortalecidas en la
Escuela de líderes
mejoran su
capacidad de
intervención en el
espacio público
2. .....
TAREA PARA LA CASA: ADECUAR ESTE CUADRO Y ELABORAR EL
FLUJOGRAMA DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN
Cochabamba, marzo de 2013