Este documento presenta una guía de aprendizaje para la fase de análisis de un proyecto de asistencia administrativa a MIPYMES. Incluye 9 resultados de aprendizaje y 9 actividades relacionadas con temas como elaboración de documentos, digitación, archivo de documentos y planeación estratégica. El objetivo es que los estudiantes adquieran habilidades administrativas aplicando conceptos vistos en clase a través de ejercicios prácticos relacionados con su trabajo de campo.

1. REGIONAL
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1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE
2. INTRODUCCIÓN
Apreciados estudiantes, en este momento hemos terminado la fase diagnostica e inicial del proceso
de asesoramiento y comprensión del sector empresarial el cual nos da un conocimiento básico
sobre la empresa en donde realizaremos nuestro trabajo de campo, como segunda medida y
basado en lo anterior, iniciaremos el proceso de la fase de planeación, un proceso muy importante,
ya que de él depende nuestro éxito en la fase de ejecución ya que dejaremos planteada estrategias
y pasos a seguir para poder darle forma y surgimiento a nuestro trabajo final.
Regional: Valle del Cauca
Programa de Formación: ASISTENCIA
ADMINISTRATIVA
Duración: 3 a 4 meses
Modalidad(es) de formación: Técnico
Código del Programa:
Nombre del Proyecto:
APOYO ADMINISTRATIVO A MIPYMES EN
PROCESOS DE FORTALECIMIENTO
Fase: PLANEACION
Actividad del Proyecto:
Diagnosticar las debilidades en los procesos
administrativos de las micro y pequeñas empresas
Competencia asociada:
Producir los documentos que se originen de las
funciones administrativas, siguiendo la norma técnica y
la legislación vigente
Organizar la documentación teniendo en cuenta las
normas legales y de la organización
Promover la interacción idónea consigo mismo, con los
demás y con la naturaleza en los contextos laboral y
social
Comprender textos en inglés en forma escrita y auditiva
Duración de la guía (en horas) Se realizara transcurrido los 5 meses del segundo
semestre del grado 10

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3. RESULTADOS DE APRENDIZAJE
a) Redactar documentos organizacionales teniendo en cuenta el asunto, el tipo, las funciones
de la unidad administrativa; aplicando las normas gramaticales, de semántica y de sintaxis,
las normas técnicas colombianas vigentes para la elaboración y presentación y las normas
de gestión de la calidad
b) Digitar textos utilizando la tecnología disponible, aplicando las técnicas de digitación y el
desarrollo de habilidades y destrezas para el logro de la velocidad y la precisión de acuerdo
con los requerimientos y las normas de seguridad y salud ocupacional
c) Transcribir documentos organizacionales utilizando la tecnología disponible, aplicando las
técnicas de digitación, las normas técnicas colombianas vigentes para su presentación, las
de la organización, las de gestión documental y de la calidad.
d) Recibir los documentos de acuerdo con las políticas organizacionales y la legislación
vigente
e) Operar los recursos tecnológicos requeridos para el recibo, el despacho y la organización
de los documentos, de acuerdo con las políticas institucionales
f) Preservar los documentos (soporte físico o digital) para el suministro de información de
acuerdo con las normas, las técnicas, la tecnología disponible y la legislación vigente
g) Redimensionar permanentemente su Proyecto de Vida de acuerdo con las circunstancias
del contexto y con visión prospectiva
h) Desarrollar procesos comunicativos eficaces y asertivos dentro de criterios de racionalidad
que posibiliten la convivencia, el establecimiento de acuerdos, la construcción colectiva del
conocimiento y la resolución de problemas de carácter productivo y social
i) Generar hábitos saludables en su estilo de vida para garantizar la prevención de riesgos
ocupacionales de acuerdo con el diagnóstico de su condición física individual y la
naturaleza y complejidad de su desempeño laboral
j) Encontrar información específica y predecible en escritos sencillos y cotidianos
k) Encontrar vocabulario y expresiones de inglés técnico en anuncios, folletos, páginas web,
etc.
4. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
Redactar documentos organizacionales teniendo en cuenta el asunto, el tipo, las funciones de la
unidad administrativa; aplicando las normas gramaticales, de semántica y de sintaxis, las normas
técnicas colombianas vigentes para la elaboración y presentación y las normas de gestión de la
calidad
Digitar textos utilizando la tecnología disponible, aplicando las técnicas de digitación y el desarrollo
de habilidades y destrezas para el logro de la velocidad y la precisión de acuerdo con los
requerimientos y las normas de seguridad y salud ocupacional
Transcribir documentos organizacionales utilizando la tecnología disponible, aplicando las técnicas
de digitación, las normas técnicas colombianas vigentes para su presentación, las de la
organización, las de gestión documental y de la calidad.

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Para la realización y cumplimiento de nuestro resultado de aprendizaje, inicialmente se dará la clase
magistral correspondiente al área técnica donde ustedes como estudiantes comprenderán la importancia
de la presentación de documentos e informes administrativos, en donde realizaremos como actividad lo
siguiente:
ACTIVIDAD 1:
consulta sobre las normas ICONTEC y presentación de trabajos e informes.
2. consulta sobre las normas APA
Para continuar con la alimentación de este informe deben de aplicar todas estas técnicas y reglamentación
en la entrega de este trabajo el cual de ser expuesto a todos los compañeros por medio de diapositivas,
esta exposición puede ser ayudada por videos para darle mayor claridad a su exposición.
Este trabajo tendrá aplicación nuevamente en la asignatura de contabilidad sobre la presentación del
mismo.
ACTIVIDAD 2:
En el área de la asignatura de administración ustedes tendrán que avanzar en la búsqueda o consulta
sobre PLANEACION ESTRATEGICA, en la cual ustedes realizaran un conversatorio junto al docente y
luego verán junto al docente las diapositivas que se encuentran en los formatos anexos “ planeación
estratégica de Henry mint “ para el cual deben de realizar un pequeño resumen que nos hable de las
características mas importantes de esta herramienta administrativa, de igual forma deben de realizar una
exposición o socialización con sus compañeros de clases.
Consultar cual es la misión, visión, valores organizaciones, etc (horizonte institucional actual) de la
empresa donde esta realizando su trabajo de campo, al igual que el organigrama actual. Para poder
trabajar en clases y verificar si se incluye como propuesta de mejoramiento.
ACTIVIDAD 3
Luego de dejar claro este proceso ustedes tendrán una explicación magistral y detallada sobre la
planeación por medio del ANALISIS DOFA, en esta oportunidad ustedes iniciaran realizándose un análisis
dofa personal en donde detectaran lo bueno y lo malo a nivel interno y externo dentro de un conversatorio,
luego de esto aplicaran lo mismo pero a nivel organizacional en donde ustedes apoyados con el docente
aplicaran la matriz dofa, la cual deben de desarrollarla y entregarla (esta matriz ayude a establecer la
estrategia adecuada para su trabajo de campo basada en la fase diagnostica ya entregada)
este documento de planeación por medio de análisis dofa lo entregaran al final de la fase con un
cronograma prestablecido de trabajo para poder ejecutar las diferentes estrategias en donde deben
especificar las actividades que se derivan de cada estrategia, los responsables, el tiempo y los indicadores
de efectividad de cada una de las actividades.
ACTIVIDAD 4
Tomando en cuenta las normas técnicas de gestión documental (anexo en la guía de planeación), debe
usted elaborar como ejercicio practico, el cual le servirá como aplicativo en la fase de evaluación, los
siguientes soportes documentales de la gestión administrativa.

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Para mayor apoyo a esta actividad, acuda al documento que encuentra en la plataforma
www.senasofíaplus.edu.co (ingreso al LMS por el rol de usuario) sobre la competencia de “promover la
interacción idónea” (Material de apoyo – carpeta, técnicas de comunicación/ comunicación escrita/
documentos/ documento # 2: El formato de los documentos escritos.)
 Carta de presentación de la empresa ofreciendo a su clientela el portafolio de
servicios.
 Carta a uno de los proveedores solicitando recursos físicos o financieros.
 Carta a un cliente respondiéndole un oficio sobre un reclamo de garantía sobre un
producto en particular.
 Un memorando para un trabajador que incumple sus funciones en la organización
 Una circular o comunicado interno hacia sus empleados y otra hacia el público en
general.
 Realizar el esquema de un sobre membretado de la empresa donde realiza su trabajo
de campo
 Un acta de una reunión general entre administrador y empleados.
 Un certificado laboral de alguno de los empleados que labore en la empresa para
solicitar un préstamo a un banco.
Digitar textos utilizando la tecnología disponible, aplicando las técnicas de digitación y el desarrollo
de habilidades y destrezas para el logro de la velocidad y la precisión de acuerdo con los
requerimientos y las normas de seguridad y salud ocupacional
ACTIVIDAD 5
1. Realizar trabajos de práctica de digitación en el siguiente enlace
http://www.cursomeca.com/leccion1.htm?v y observar el anexo técnicas de digitación de cuál es la
postura correcta de los dedos en el teclado y la forma en como nos debemos sentar
Realice el anterior ejercicio, en donde lograra rapidez en sus manos, ejercicio que evaluara el docente en
el aula de informática para luego pasar al siguiente resultado de aprendizaje.
Transcribir documentos organizacionales utilizando la tecnología disponible, aplicando las técnicas
de digitación, las normas técnicas colombianas vigentes para su presentación, las de la
organización, las de gestión documental y de la calidad.
ACTIVIDAD 6
Tomando en cuenta las normas técnicas de gestión documental (anexo en la guía de planeación), debe
usted elaborar como ejercicio practico la trascripción del informe final de la fase de planeación teniendo en
cuenta el análisis dofa, la estrategia acordada que resultado de su análisis basado en un diagnostico inicial
y en la planeación estratégica
La realización de un texto de índole académica exige el uso de fuentes de información acordes al tema a
desarrollar en el escrito. Además de tener en cuenta la presentación del documento, pues debe seguir
pautas que se establecen a partir de la norma que se deba emplear. Existen diferentes normas de
publicación, entre ellas están las regidas por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación,
ICONTEC. Dicha entidad de carácter privado, sin ánimo de lucro, tiene por misión brindar soporte y

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desarrollo al productor, además de ofrecer protección al consumidor. Al ser una institución en evolución,
las normas están sujetas a ser actualizadas permanentemente con el objeto a que respondan en todo
momento a las necesidades y exigencias actuales. Dichas normas están dirigidas a autores, editores y
usuarios en general, que compilan referencias para una bibliografía, incluye citas en el texto
correspondiente y referencias al material publicado.
Es de suma importancia resaltar que las normas ICONTEC son normas estrictas, cuyo contenido presenta
los requisitos para presentar adecuadamente un trabajo escrito, al hacer énfasis en los aspectos formales
de presentación. A continuación se presenta la sexta actualización de las normas ICONTEC con algunas
de las pautas a seguir para la elaboración de diferentes tipos de texto y para la citación de las fuentes de
información que sirven de soporte al texto:
Para ver los ejemplos de como realizar un trabajo con las normas ICONTEC visite el siguiente blog
 http://tomashincapievelasquez.blogspot.com/
ACTIVIDAD 7
Tomando en cuenta las clases magistrales de archivo y manipulación de documentación, investigue cuales
son las políticas organizacionales de recepción de documentos y su respectivo procedimiento, de igual
forma usted debe de realizar un paralelo sobre sus debilidades y comentarlas en su trabajo final, ya que en
la fase de ejecución usted deberá de proponer la forma como se debe de manipular los distintos
documentos administrativos.
ACTIVIDAD 8
Elabore el manual de gestión documental en la empresa donde está desarrollando el trabajo de campo en
el cual debe contener los siguientes aspectos:
a. Objetivo
b. Alcance
c. Política de operación
d. Normatividad
e. Desarrollo de los procesos
i. Ingreso,
ii. Radicación,
iii. Clasificación,
iv. Distribución,
v. Salida de documentos
vi. Y/O comunicaciones tanto internas como externas
2) Elaborar los formatos para el recibo, distribución y despacho de la correspondencia,
personalizados con la identidad de la empresa
Para la realización de los puntos anteriores apoyarse en el anexo Gestión Documental

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Preservar los documentos (soporte físico o digital) para el suministro de información de acuerdo
con las normas, las técnicas, la tecnología disponible y la legislación vigente
ACTIVIDAD 1:
Este resultado de aprendizaje esta relacionado con archivo y preservación de sus informes físicos y
digitales en donde ustedes los estudiantes deberán darle aplicación al mismo mediante el archivo de su
documentación digital de todos los trabajos que han presentado en memoria, en donde estarán
discriminados del siguiente forma:
Fase del proyecto
Asignaturas
Periodo
Nombre del trabajo.
En cada fase debe de aparecer el periodo, después del periodo las asignaturas correspondientes para esa
fase y en esas asignaturas deben de aparecer los diferentes trabajos o evidencias que alimentan el
proyecto.
De la misma forma pero físicamente los estudiantes deben sub dividir su carpeta por fases y en cada fase
las asignaturas y sus correspondientes trabajos para poder dar fe del manejo de documentos.
Redimensionar permanentemente su Proyecto de Vida de acuerdo con las circunstancias del
contexto y con visión prospectiva
El proyecto de vida es importante para cada ser humano, porque es el inicio de organizar sus metas y
sueños a corto, mediano, largo plazo. Los estudiantes deben de tener esta apreciación por medio de
diferentes actividades para poder tener un encuentro consigo mismo y defina su primera meta a nivel
profesional y laboral, trabajando su entorno, el área emocional, espiritual, físico, familiar.
ACTIVIDAD 9
Debido a esto debe a ver un proceso con ellos una de las actividades es poder que ellos definan que
desean estudiar, como hacerlo y mirando su realidad de vida, deben de realizar y entregar un video de
su proyecto de vida actuado, este video rescata y evidencia todas las temáticas de la guía de planeación
sena , la cual involucra varias actividades que te ayudaran a fortalecer :

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Tu actitud critica, argumentativa y propositiva. Generar procesos autónomos y de trabajo colaborativo, y
desarrollarte como un ser humano integral.
Los trabajos implícitos de esta guía los encontraran en su guía anexa de la fase de planeación de la
asignatura de ética y valores “actividades que deben de desarrollar totalmente”
Desarrollar procesos comunicativos eficaces y asertivos dentro de criterios de racionalidad que
posibiliten la convivencia, el establecimiento de acuerdos, la construcción colectiva del
conocimiento y la resolución de problemas de carácter productivo y social
Qué es el lenguaje, dé ejemplos de lenguaje y dé cuenta de la importancia de este (Para responder estas
preguntas, lea la introducción del libro “competencias de lenguaje” creado por el ministerio de cultura que
está en forma virtual por la página de esta entidad: htpp://www.minieducacion.gov.co/cvn/1665/article-
116042.html)
¿Qué se entiende por comunicación? Para ello lea el documento que aparece en
www.senasofíaplus.edu.co (ingrese al LMS por el rol de usuario) sobre la competencia de “promover la
interacción idónea” (Material de apoyo – carpeta, técnicas de comunicación/ la comunicación / documento
# 2: Elementos de la comunicación) e ingrese también a la siguiente página
http://www.slideshare.net/sicneuf/cmo-crear-un-plan-de-comunicacin. Una vez leído los documentos,
genere un conversatorio a partir de las siguientes preguntas:
¿Qué elementos conforman la comunicación? Dé ejemplos de los mismos.
¿Qué características debe cumplir el emisor y el receptor para que la comunicación sea exitosa?
Hable de aspectos que determinan la fluidez o distorsión de la comunicación en cualquier contexto.
Vea también algunos clips de video que tiene preparado el docente para que observe diferentes
mecanismos de comunicación y lenguaje (“las tabaqueras” –Escena de Carmen de Carlos Saura que
puedes encontrar por youtube. – o animaciones sobre el condón que encuentras en el material de apoyo.)
ACTIVIDAD 10
Elaboración de glosario tomando en cuenta las nuevas palabras de lenguaje técnico aplicadas en la
modalidad de auxiliar administrativa y en el entorno empresarial donde se encuentra realizando su practica
laboral (Este deberá ser un ejercicio permanente en el estudiante, ya que le permitirá adquirir vocabulario
y aprender la escritura correcta de algunas palabras. Para esto procurar tener siempre un diccionario a
mano.)
Construya un glosario de las palabras raras y nuevas que vayan apareciendo en esta fase de planeación,
no importa si provienen de un lenguaje popular (Jergas y dialectos) o de un lenguaje más formal o
elegante arcaísmos o lenguaje técnico), que podrá presentarse siempre al final de la clase en el colectivo
completo y de forma escrita.
Para finalizar con esta actividad deben de visitar la guía anexa de comunicación de la fase de planeación,
en donde deben de dar cumplimiento y respuesta a cada una de las actividades expuestas y acordadas
con el docente de la asignatura

8. REGIONAL
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Generar hábitos saludables en su estilo de vida para garantizar la prevención de riesgos
ocupacionales de acuerdo con el diagnóstico de su condición física individual y la naturaleza y
complejidad de su desempeño laboral.
ACTIVIDAD 11
Para esta actividad deberán ver el video “Ese no es mi Problema”, a continuación encontrarán el enlace:
http://www.youtube.com/watch?v=Kzvn3WZHLg8&feature=related, de éste deberán responder las
siguientes preguntas:
 De una breve descripción del video
 Una enseñanza que el video nos brinda con respecto al tema a trabajar (trabajo en equipo)
 ¿Por qué es tan importante el trabajo en equipo en una empresa o en el desarrollo de una
actividad?
Evidencia : Entregar un informe escrito de la actividad teniendo en cuenta el texto “
1. Esta actividad la deben hacer en grupos de máximo 4 personas, respondiendo las siguientes
preguntas:
 Trabajo en grupo VS. Trabajo en equipo
 Características de trabajo en equipo
 Ventajas VS. Desventajas del trabajo en equipo
Evidencia: Entregar un informe escrito de la actividad teniendo en cuenta el texto
ACTIVIDAD 12
1. Para esta actividad deberá ver el video Ejercicios en Oficinas.wmv. www. You Toube.com
2. Qué es la ergonomía y de que se ocupa?
3. Objetivos de la ergonomía
4. Qué es la Biomecánica y que estudia?
5. Qué es la antropometría y que estudia?
6. Realice un folleto de pausas activas.
7. Consultar: Que es. Luz, flujo luminoso, intensidad luminosa, iluminación, luminancia, mecanismo
de visión, adaptación, acomodación,
8. puesto de trabajo: Factores que inciden en la aparición de la fatiga visual
9. consultar todo lo anterior en las ntp:256 pantalla de visualización de datos
10. Describir la anatomía del ojo y que funciones hacen los conos
Evidencia: Entregar las actividades en un CD.
Para poder desarrollar actividades frente a este resultado de aprendizaje, los estudiantes en la asignatura
de educación física van a realizar en el aula de clases una explicación general sobre la ergonomía
(condiciones y posturas del cuerpo humano de acuerdo a la actividad laboral que se desempeña en las

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diferentes funciones), esta actividad se reforzara en las instalaciones de edu física en donde el docente
realizara un ejemplo de como se debe cargar , sentarse, organizar, etc en cualquier cargo laboral.
Para complementar esta actividad y su desempeño físico laboral, ustedes deben de realizar un trabajo a
mano sobre ergonomía y realizar esta por medio de una exposición con sus compañeros
evidenciando y argumentando otras diferentes posiciones en los diferentes desempeños laborales.
Encontrar información específica y predecible en escritos sencillos y cotidianos y
Encontrar vocabulario y expresiones de inglés técnico en anuncios, folletos, páginas web, etc.
ACTIVIDAD 13
Para dar respuesta a este resultado de aprendizaje, ustedes estudiantes deben conformar grupos dentro
del equipo de cada empresa y crear un folleto donde realicen el portafolio de servicios de la empresa en un
lenguaje técnico en ingles teniendo en cuenta el siguiente link, este folleto será expuesto a sus
compañeros en el aula de clases interactuando en el idioma extranjero.
PAGINA WEB DE INGLES TECNICO
Htpp://clasestutorial.webnode.com.co/submodulos/ingles-tecnico
5. EVALUACIÓN
5.1. Criterios de evaluación:
 Ejecuta procedimientos y funciones acorde con lo establecido en los manuales y el
direccionamiento estratégico de la organización.
 Redacta documentos organizacionales aplicando las normas gramaticales, de sintaxis y las de
redacción.
 Elabora documentos organizacionales, aplicando las técnicas de digitación; las Normas Técnicas
Colombianas vigentes.
 Identifica la papelería en cuanto a tamaño y calidad para el proceso de digitación y/o transcripción,
de acuerdo con los estándares internacionales.
 Digita con precisión y velocidad documentos aplicando las técnicas de digitación.
 Adopta la postura corporal requerida, durante el proceso de digitación, para el desarrollo de su
actividad laboral
5.2. Evidencias de aprendizaje:
DE PRODUCTO: informe final escrito de la fase de planeación con la correspondiente estrategia
basada en análisis dofa y su correspondiente cronograma de trabajo y presentación basados en
gestión documental y normas ICONTEC.
Las evidencias solicitadas en cada una de las actividades propuestas en esta fase de planeación.

10. REGIONAL
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DE CONOCIMIENTO: todas las evaluaciones presentadas escritas y orales en el transcurso de la
fase de planeación
6. AMBIENTES DE APRENDIZAJE
6.2. Aula de clase
6.3. Sala de sistemas
6.4. Empresa donde realiza su trabajo de campo
7. BIBLIOGRAFÍA
 http://www.cursomeca.com/leccion1.htm?v=88993892688988189488390289988896189893892688
9881894883902899888961890938950961
 administración (una perspectiva global) 11ª edición por harold koontz y Heinz weihrich Mc Graw Hill
 Guías Sena y proyecto de formación (instructores trasversales Sena)
 Competencias ciudadanas y laborales Sena y ministerio de educación
 New interchange Modulo Básico
 Paginas de internet google y youtube
8. CRÉDITOS
 Técnico (Harrison Sánchez, Leonardo Antonio H)
 Comunicación (José Uber Zapata)
 Inglés (Neftalí Sánchez)
 Ética (Patricia Libreros)
 Sistemas (Leonardo Antonio Hincapié)
Fecha de elaboración: 24.09.2012
Fecha de actualización: 07/06/2013