Guia documental

1. Sistema de
Gestión de la
Calidad
Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA
Regional Antioquia
Nombre Centro de Formación
Guía de Aprendizaje: 210601001 Producir los documentos que se origen de las
funciones administrativas, siguiendo la norma técnica y la legislación vigente
Fecha:
14 sep_2012
Versión 5
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1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE
Nombre del Programa de Formación: Técnico Asistencia
Administrativa
No. Ficha en Sofía:
Nombre del Proyecto:
Fase del Proyecto: Entregable de Fase:
Competencias a Desarrollar
21601001 Producir los documentos que se origen de las funciones administrativas, siguiendo la
norma técnica y la legislación vigente
Resultados de Aprendizaje:
21060100102 Redactar documentos organizacionales teniendo en cuenta el
asunto, el tipo, las funciones de la unidad administrativa; aplicando las normas
gramaticales, de semántica y de sintaxis, las normas técnicas colombianas
vigentes para la elaboración y presentación y las normas de gestión de la
calidad.
21060100103 Digitar textos utilizando la tecnología disponible, aplicando las
técnicas de digitación y el desarrollo de habilidades y destrezas para el logro de
la velocidad y la precisión de acuerdo con los requerimientos y las normas de
seguridad y salud ocupacional.
21060100104 Transcribir documentos organizacionales utilizando la tecnología
disponible, aplicando las técnicas de digitación, las normas técnicas
colombianas vigentes para su presentación, las de la organización, las de
gestión documental y de la calidad.
Tiempo Estimado
de Ejecución:
280 horas
2. INTRODUCCIÓN

2. Sistema de
Gestión de la
Calidad
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3. ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE
Vivimos en la era del conocimiento lo que demanda una clara comunicación tanto oral como escrita.
Gran parte del trabajo que realizamos en la empresa se hace oralmente, por lo tanto es necesario
que los diálogos, preguntas e instrucciones se hagan de forma clara, comprensible y cortes.
Aprender a producir textos, se hace desde el mismo acto de escribir: Una buena estructura, estilo y
coherencia de un texto, adquiere validez cuando éste lleva una presentación adecuada, que cautive
al lector y logre animarlo para que lo lea. La presentación hace referencia tanto a los aspectos
internos como a la disposición del mismo en el papel, en la pantalla del ordenador, o en el
dispositivo tecnológico que se utilice. Lo importante es tener siempre presente la regla de oro, que
nunca hay que olvidar, "la sencillez y la claridad". Recargar demasiado un texto con exceso de letras
diferentes, efectos visuales e ilustraciones, sólo sirven de distracción, perdiéndose así el mensaje
que se quiere transmitir.
Presentar un texto significa disponerlo en un espacio de una página en blanco, lo cual juega un
papel fundamental, ya que influye de manera decisiva en la legibilidad y comprensión del escrito, por
tal razón el buen uso de los signos de puntuación, con sus normas derivadas de la ortografía, son
indispensables para que la redacción sea impecable y comprensible, que no genere ambigüedad en
los significados, ya que la esencia de un mensaje se puede perder por una coma colocada
indebidamente o por un acento inadecuado.
De igual forma en el trabajo de oficina, concretamente en la producción documental, hay que
prestarle atención a la postura correcta para la digitalización; la posición correcta frente al
computador hace que el trabajo que se realice sea ejecutado en tiempo predeterminado de forma
adecuada, dinámica, armoniosa, con comodidad, sin tensiones y lo mejor, sin un desgaste muscular
que pueda causar severas molestias que nos dejan inhabilitados en algunos casos de por vida.

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ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE:
Para desarrollar la actividad de aprendizaje, se deberá estudiar los materiales los documentos de
estudio y seguir los siguientes instrucciones:
Identificación de saberes previos
Desarrollar auto-diagnóstico sobre carta comercial, constancia, certificado, memorando, reclamo,
cobranza, cómo decir no en un documento negociable.
Aprendo contextualizando la Producción de Documentos en las Organizaciones
• Realizar lectura a los documentos sobre la norma GTC 185.
• . Socializar conclusiones en puesta en común.
• Participar en la explicación del docente sobre norma y estilos para la elaboración de cartas,
memorandos, constancia, certificado, cómo decir no en un documento negociable, cobranza y
reclamo.
• Practico Digitación de documentos
• Consultar en internet herramientas gratuitas para digitar y socialice en puesta en común
• Elaborar hoja de vida acorde con la norma Icontec
• Desarrollar los ejercicios propuestos en el taller: Aprendo a Digitar. Orientados a:
• Mantener la posición correcta de las manos, de los dedos y del cuerpo frente al teclado;
memorización del dedo y mano con que se debe presionar cada tecla, que se logra mediante la
digitación repetida de grupos pequeños de letras, de palabras sencillas (con y sin tilde) y de
palabras separadas por signos de puntuación
Practiquemos la redacción, digitación y aplicación de normas Icontec en la producción de
documentos
• Crear una empresa y asignarle: razón social, logotipo, slogan, ubicación geográfica, misión,
visión, estructura orgánica, cargos, funciones a dependencias, diseñar imagen corporativa de la
empresa
• Elaborar plantillas electrónicas con la imagen corporativa de la empresa y aplicación de la norma
Icontec, para la elaboración de documentos que se solicitan redactar.
• Redactar comunicaciones con los cuales se establecerán relaciones comerciales y se comunicará
la empresa al interior de las dependencias mediante la aplicación de las normas gramaticales y de
redacción, en todos los casos usted hace el rol de asistente administrativo y por tanto debe
identificarse en la line de transcriptor.
• Presentar la empresa a las demás empresas que han conformado los equipos colaborativos
del grupo, ofreciendo los productos o servicios.
• Solicitar empleo en una de las empresas, entregar hoja de vida, carta de presentación,
certificado de tiempo de servicio, constancia de empleo actual.
l.
Ambiente(s) requerido(s): Aula de informática, aula con mesas polivalentes para trabajo
colaborativo
Medios y Recursos requeridos:
Medios: Aulas de informática, video Beam, : Sistema Optimizado para el Aprendizaje Activo
Documentos de estudio

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4. EVALUACION
Evidencias de
Aprendizaje
Criterios de Evaluación Técnicas e
instrumentos de
Evaluación
Evidencias de
Conocimiento
Evaluación escrita
Evaluación oral: Norma
GTC 185
•Redacta documentos organizacionales aplicando
las normas gramaticales, de sintaxis y las de
redacción.
• Aplica el proceso de planeación estratégica,
orientado a la Unidad Administrativa, en las
estrategias FA/DO para el desarrollo de los
programas de mejoramiento.
•Elabora documentos organizacionales, aplicando
las técnicas de digitación; las Normas Técnicas
Colombianas vigentes. Identifica la papelería en
cuanto a tamaño y calidad para el proceso de
digitación y/o transcripción, de acuerdo con los
estándares internacionales.
• Elabora documentos organizacionales, aplicando
las técnicas de digitación; las Normas Técnicas
Colombianas vigentes.
• Identifica la papelería en cuanto a tamaño y calidad
para el proceso de digitación y/o transcripción, de
acuerdo con los estándares internacionales.
• Digita con precisión y velocidad documentos
aplicando las técnicas de digitación.
• Opera los equipos de digitación de acuerdo con los
manuales de usuario y las normas de seguridad.
• Adopta la postura corporal requerida, durante el
proceso de digitación, para el desarrollo de
habilidades y destrezas, de acuerdo con las
normas de salud ocupacional.
• Auto-revisa y corrige los ejercicios digitados de
acuerdo con la guía suministrada.
• Reproduce los documentos solicitados teniendo en
cuenta las políticas de la organización..
• Mantiene limpio y ordenado el lugar donde
desarrolla sus actividades formativas y productivas
según estándares de protección ambiental
Técnica:
Preguntas y
respuestas
Instrumento:
Cuestionario
Evidencias de
Desempeño
Socialización informe
sobre la creación de su
empresa.
Práctica de digitación y
elaboración de
documentos legales y
Organizacionales
Técnica:
Observación
Instrumento:
Lista de chequeo
socialización
evidencias de
producto
Evidencias de Producto
• Taller la empresa y la
producción
documental.
• Hoja de vida
• Informe de visita a las
empresas
• Textos transcriptos
.
Técnica:
Valoración de
Producto
Instrumento:
Lista de chequeo
para cada
entregable
5. GLOSARIO
ICONTEC: Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, es el Organismo Nacional de
Normalización de Colombia. Entre sus labores se destaca la creación de normas técnicas y la
certificación de normas de calidad para empresas y actividades profesionales. ICONTEC es el
Forma y fecha de entrega de las
evidencias:
27 de octubre de 2012

5. Sistema de
Gestión de la
Calidad
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funciones administrativas, siguiendo la norma técnica y la legislación vigente
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representante de la Organización Internacional para la Estandarización(ISO), en Colombia.
6. FUENTES
Norma técnica Colombiana 1486
Guía Técnica Colombiana 185, elaboración de documentos organizacionales
EDUTEKA, Técnica para aprender a digitar [Articulo en Línea]. Disponible:
http://www.eduteka.org/Teclado2.php [Consulta: 2012, Mayo].Artículo elaborado por como apoyo
a la herramienta “Manejo de Teclado” del Modelo Curricular Interactivo de Informática.
7. DOCENTES ASOCIADOS A LA FASE:
Nombres Especialidad
Consuelo Gutiérrez
Martha Cecilia Gómez
Comercio
Servicio al Cliente
Tecnología
Emprendimiento
8. Guía elaborada por: Docentes Articulación Educación Media Técnica,
Guía elaborada por: Consuelo Gutiérrez Lopera

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representante de la Organización Internacional para la Estandarización(ISO), en Colombia.
6. FUENTES
Norma técnica Colombiana 1486
Guía Técnica Colombiana 185, elaboración de documentos organizacionales
EDUTEKA, Técnica para aprender a digitar [Articulo en Línea]. Disponible:
http://www.eduteka.org/Teclado2.php [Consulta: 2012, Mayo].Artículo elaborado por como apoyo
a la herramienta “Manejo de Teclado” del Modelo Curricular Interactivo de Informática.
7. DOCENTES ASOCIADOS A LA FASE:
Nombres Especialidad
Consuelo Gutiérrez
Martha Cecilia Gómez
Comercio
Servicio al Cliente
Tecnología
Emprendimiento
8. Guía elaborada por: Docentes Articulación Educación Media Técnica,
Guía elaborada por: Consuelo Gutiérrez Lopera