Diagrama de Causas y Efectos Archivos de Expedientes

1. Mls. Mónica Isaza Z. / OIM

2. Pasos y Estrategias para analizar el problema
y postular alternativas
Señal sobre la existencia Identificación
del problema de involucrados
1 Identificar el problema
2 Examinar los efectos del problema
3 Identificar las posibles causa del problema Participación
de
involucrados
4 Definir los objetivos para la solución: Medios - Fines
5 Generar alternativas
Mls. Mónica Isaza Z. / OIM

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Mls. Mónica Isaza Z. / OIM

4. 1
DEFICIENTE ORGANIZACIÓN
DE LOS EXPEDIENTES 8 15
FALTA DE PERSONAL ESPECIALIZADO ESCASA ORIENTACIÓN
DE FUNCIONES
2
FALTA DE CONTROL CIRCULACIÓN
DE EXPEDIENTES 16
9
POCA PLANIFICACIÓN DISTRIBUCIÓN FÍSICA
DE ACTIVIDADES Y TAREAS INADECUADA
3
PROCESO DOCUMENTAL
SIN DEFINIR 17
10
DESPERDICIO DE TIEMPO ESTANTES PARA EXPEDIENTES
EN BÚSQUEDA DE EXPEDIENTES DETERIORADOS Y PELIGROSOS
4
AUSENCIA DE JEFATURA EN
SUB-PROCESO DE ARCHIVO 11 18
RECARGO DE FUNCIONES EN SISTEMA PRESENTA FALLAS
ALGUNOS FUNCIONARIOS
5
EXCESIVA DEMANDA EN SERVICIO 19
12
DE PLATAFORMA POCA CAPACITACIÓN EN ARCHIVO
MUCHAS PERSONAS DANDO
ÓRDENES
6
PÉRDIDA DE INFORMACIÓN
13
USUARIO NO PROPORCIONA
DATOS CONFIABLES PARA
7 NOTIFICACIONES 21
POCO COMPROMISO DE LA
FALTA DE POLÍTICAS Y DIRECTRICES
DIRECCIÓN
14
Mls. Mónica Isaza Z. / OIM
PÉSIMA COMUNICACIÓN

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7. ARBOL DE JERARQUÍA DE
PROBLEMAS OBJETIVOS
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Mls. Mónica Isaza Z. / OIM

8. ARBOL DE CAUSAS Y EFECTOS
Diseño e Implementación de procesos para la organización de la información y
Diseñ Implementació organizació informació
PROYECTO:
administración documental en el Sub-Proceso de Archivo, Gestión de Migración y
administració Sub- Gestió Migració
Extranjería
Extranjerí
Efecto final Efecto final Efecto final Efecto final
Efecto final
Establecimiento de políticas internas Aseguramiento definal
Efecto Calidad en todo el Efecto final
Garantía real para el usuario Transferencia, final
Efecto Conservación,
Establecimiento de políticas de los
para la administración internas Aseguramiento de documentaltodo el
proceso Calidad en Garantía real para el usuario
interno y externo Transferencia, Conservación,
Expurgo de Expedientes
para la administración de los
Expedientes proceso documental interno y externo Expurgo de Expedientes
Expedientes
Efecto Indirecto Efecto Indirecto Efecto Indirecto
Efecto Indirecto Procesos Indirecto
Efecto documentados AcatamientoIndirecto
Efecto de la legislación Efecto Indirecto la
Clasificación de
Comunicación Indirecto trabajo en
Efecto eficiente, Procesos documentados
Elaboración de procedimientos, instrucciones Acatamientovigente
de la legislación Clasificación de la
documentación, identificación de
Comunicación eficiente, trabajo en
equipo, asignación y delegación de Elaboración de para los procesos de archivo
equipo, asignación y delegación de y registros procedimientos, instrucciones vigente documentación, identificación de
estantes, anaqueles.
actividades y registros para los procesos de archivo estantes, anaqueles.
actividades
Efecto Directo Efecto Directo
Efecto Directo Efecto Directo Efecto Directo
Efecto Directo
Asignación de responsable del Sub- Diseño e implantación de procesos para la Efecto Directo
Se garantiza el acceso y Efecto Directo
Ordenamiento locativo de las
Asignación de responsable del Sub- Diseño e implantación de procesos para la
Proceso de Archivo organización de la información y la
organización de la información y la custodia de los el acceso y
Se garantizaexpedientes Ordenamiento locativo de las
instalaciones
Proceso de Archivo administración documental custodia de los expedientes instalaciones
administración documental
PROBLEMA
Dificultad para localizar y controlar los
Expedientes que se custodian en el
SubProceso de Archivo, Gestión de
Extranjería, DGME
Causa
Causa Causa Causa
Atraso en el suministro de Expedientes para Causa
Causa
Estructuras de autoridad, compromiso y Causa Atraso en el suministro de Expedientes para Falta deCausa
ordenamiento en
El proceso documental se realiza sin criterio la gestión de los SubProcesos de Valoración,
Estructuras de autoridad, compromiso y
responsabilidades no son claras para el El proceso documental se realiza sin criterio la gestión de los SubProcesos de Valoración, Falta de ordenamiento en
los Archivos de Expedientes
operativo (almacenamiento, control, Documentación, Plataforma y otros
responsabilidades no son clarasArchivo
personal del Sub-Proceso de para el operativo (almacenamiento, control, Documentación, Plataforma y otros los Archivos de Expedientes
recuperación, consulta, conservación)
personal del Sub-Proceso de Archivo recuperación, consulta, conservación)
Causa Directa Causa Directa Causa Directa
Causa Directa
Falta de coherencia entre el liderazgo Causa Directa
El Archivo está desarticulado funcional, La atención deCausa Directa de información
requerimientos Causa Directa
Causa Directa
Faltalos coherencia entre el liderazgo La es lenta ede requerimientos de información
atención ineficiente, incumpliendo con las Condiciones físicas del
y de objetivos del Sub-Proceso de El Archivo está desarticulado funcional,
técnica y operativamente es lenta e ineficiente, incumpliendo con las Condiciones físicas del
y los objetivos Archivo
del Sub-Proceso de técnica y operativamente expectativas de los usuarios internos y Archivo son inadecuadas
expectativas de los usuarios internos y Archivo son inadecuadas
Archivo externos
externos
Causa Indirecta Causa Indirecta Causa Indirecta
EscasoCausa Indirecta las tareas
desempeño de Causa Indirecta
Causa Indirecta Frustración eCausa Indirectalos funcionarios
impotencia de Causa Indirecta
Estantes deteriorados y en
Escaso desempeño de las tareas
documentales por parte de los El personal adolece de capacitación Frustración e impotencia de los funcionarios
del Sub-Proceso de Archivo al no satisfacer Estantes deteriorados y en
peligro por exceso de
documentales por parte de los El personal adolece de capacitación de
adecuada para desempeñar la labor del Sub-Proceso de Archivo al no externos.
funcionarios adecuada para desempeñar la labor de los requerimientos internos y satisfacer peligro por exceso de
Expedientes
funcionarios
Archivo
Mls. Mónica Isaza Z. / OIM
Archivo los requerimientos internos y externos. Expedientes