Transformación digital - Gestión contratos Agile

1. Transformación Digital:
Proceso de gestión de contratos mediante metodología Agile

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Transformación Digital
Proceso de gestión de contratos mediante metodología Agile
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Motivación estratégica:
El proyecto surgió para mejorar diferentes aspectos en la gestión de contratos con proveedores, siendo los principales:
• Reducir esfuerzo gestionando “proveedores transaccionales”.
• Evitar contratos informales o demasiado complejos para los
“proveedores estratégicos”.
• Focalizar la gestión en el valor aportado y reducción de coste
minimizando el tiempo destinado.
• Articular de forma correcta y clara la responsabilidad
organizativa en la toma de decisiones.
• Permitir incluir mejoras continuas como parte del proceso de
gestión de contratos.
• Iniciar un cambio progresivo del modelo contractual con el
proveedor como “adversario” a un modelo “colaborativo”.

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Conceptualización del proyecto:
Ubicación del proyecto dentro del Proceso de Procurement to Pay de Grupo Lantania
Gestión Riesgo
Performance Proveedor
Repositorio Información
ESG
SAP
Docuten
Docuten Docuten
Docuten Obralia
Obralia
Obralia
Obralia
Scouting / Sourcing
BoM
RFQs
Contratos y Clausulado
Condiciones de Compra
Pedidos
Supply Chain
Financing (SCF)
Análisis Gasto
Visión holística Negocio
Gestión Inventario
Logística
Modelo mixto:
des.+centralizado
API API API API
Gestión Contratos Ágiles

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Conceptualización del proyecto:
Aspectos clave en el desarrollo del proyecto

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Conceptualización del proyecto:
Entendimiento
Modelo
de
Negocio
Implementación
Actividades Proveedores y Categorías Tipología de contratos Formatos de contratos
Las actividades son muy variadas
dentro del sector de infraestructuras e
ingeniería: obra civil, edificación, agua,
energías renovables, T&D,
Conservación, …
Empresas de
diferentes tamaños,
especialización
técnica, ….
Cumpliendo regla 80/20:
- larga cola de importe
reducido
- pocos contratos de
elevado importe.
- Subcontratación
- Suministro
- Servicios
- Alquiler maquinaria,
etc.
Metodología Agile Tecnologías
- Programación ABAP (SAP) para creación de contratos,
- Clases específicas de ABAP para creación de pdfs, archivado de
documentos, etc.
- API REST y comunicaciones JSON: enlace con la plataforma externa
de firma electrónica (Docuten), intercambio de documentos, etc.
- Desarrollos prácticos y orientado a objetivos sencillos.
- Entregas continuas.
- Foco en el trabajo en equipo
- Aprovechamiento de diferentes tecnologías/desarrollos
muy probados
Coordinación
proyecto
Legal Operaciones Administración Sistemas
Convencer y alinear,
cambiando la estructura de un
contrato tradicional a una
estructura de árbol de
decisiones. Integrar todo el
conocimiento en contención y
protección frente a riesgos.
Necesario entender
bien sus necesidades y
seleccionar las
prioritarias (en alcance
e impacto).
Equipo fundamental en el
periodo de pruebas y
posterior usuario del
sistema.
Pieza fundamental en el
desarrollo. Se debían
traducir los requerimientos
a implementaciones que
fuesen factibles y sencillas
(en tiempo y coste).
Diseño
de
la
solución
Plataforma Motor generador contratos Toma de decisiones Firma electrónica
Desarrollo
completamente
basado en SAP R3
Contratos
plantilla +
biblioteca de
cláusulas.
Cuadro de mando con alarmas
visuales para la toma de decisiones
con la información clave por contrato:
características, riesgos, etc.
Basada en
servicio externo
Docuten
Dirección General
Debe creer e impulsar la
implantación del cambio en
la totalidad de la
organización.

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Descripción de las funcionalidades desarrolladas y ventajas obtenidas: Cómo funciona ….
Entrada de información contractual muy sencilla:
- Datos del proveedor
- Parámetros fundamentales: garantías,
penalizaciones, … Motor de generación de contratos:
- Desarrollado en SAP
- Generación automática de contrato
utilizando biblioteca de clausulas.
- Validado por Legal
Comparativo estándar SAP:
- Comparativo y adjudicación tradicional
- Se incorpora la posibilidad de envío de borrador
generado automáticamente a proveedor.
Autorización Compra:
- Contrato generado
automáticamente.
- Cuadro de mando con
alarmas para aprobadores.
Almacenamiento automático Contratos:
- En SAP (Doculink)
- En entidad tercera certificada.
Firma electrónica
- Eliminación papel
- Aceleración proceso

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Descripción de las funcionalidades desarrolladas y ventajas obtenidas:
Digitalización completa del proceso de generación del
documento contractual, firma y almacenamiento.
Minimizar tiempos de gestión de contratos.
Simplificación de los tipos de contratos y el redactado
de los mismos, mejorando:
Flexibilidad Evolución Herramienta
Visibilizar y facilitar la toma de decisión de riesgos
contractuales:
- Automatización de:
- Generación de contratos.
- Firma de los mismos por ambas partes.
- Envío y recepción de los documentos.
- Archivado de los mismos.
- Reducción brutal del tiempo del proceso contractual pasando de órdenes de magnitud (en media) de
días/semanas a horas.
- Ahorro de tiempos invertidos en tareas de bajo valor añadido y baja motivación personal:
cumplimentar, modificar, revisar, intercambiar, archivar, etc.
- Creación de un repositorio único y ordenado de contratos.
- Mejora la calidad de la información de la base de datos de proveedores.
- Ahorro de costes asociados a documentos impresos: papel, suministros impresoras, mensajería, etc.
- Calidad y coherencia de los mismos.
- El proceso de negociación con proveedor: aumenta transparencia, confianza, …
Posee la flexibilidad de ser una herramienta que admita futuros cambios en contratos: adaptación a
evoluciones del negocio, automatización de cualquier clausula, etc.
- Financieros,
- Operativos,
- Coordinación Actividades Empresariales (CAE), ….