121122 LA INTERNACIONALIZACION COMO PROYECTO

La internacionalización como
proyecto

22 de Noviembre de 2012

AGENDA
INICIO.
16,00 h: Presentación y Objetivos.
16,15 h: La Internacionalización como proyecto
17,00 h: Prepararse para gestionar proyectos
17,45 h: El Project Management en la internacionalización
18,25 h: Conclusiones
18,30 h: Networking
19,00 h: Clausura

La internacionalización como proyecto

PRESENTACIÓN DE LA JORNADA
Objetivos:
● Entender la internacionalización como un proyecto.
● Cómo debe disponerse la organización para
internacionalizarse
● La práctica del Project Management en la internacionalización.

Metodología:
● Exposición del Proceso de Internacionalización. El Proyecto.
● Gestión según Project Management vs. Gestión por Opinión.

Destinatarios:
● Empresas que quieren prepararse para internacionalizarse


1. LA INTERNACIONALIZACIÓN COMO PROYECTO


1. Conceptos generales.
● Definición
● Motivaciones.
● Barreras.

2. Fases del Proceso de Internacionalización.
● Análisis.
● Preparación.
● Ejecución.


¿QUÉ ENTENDEMOS POR INTERNACIONALIZACIÓN?

LA INTERNACIONALIZACIÓN ENGLOBA TODAS
LAS RELACIONES QUE UNA EMPRESA U
ORGANIZACIÓN, DE CUALQUIER SECTOR O RAMO
DE ACTIVIDAD, ESTABLECE FUERA DE SU
ÁMBITO NACIONAL.


MOTIVACIONES INTERNAS.
● Seguir creciendo.
● Reducir los costes empresariales.
● Búsqueda de recursos óptimos.
● Diversificar el riesgo global.
● Explotación de recursos y capacidades.


MOTIVACIONES EXTERNAS.
● Restricciones del mercado.
● Relación Producto/Servicio - Mercado.
● Restricciones legales para la exportación hacen favorable
la inversion (franquicias, filiales, sedes).
● Oportunidad de adquirir capacidades tecnológicas.


BARRERAS INTERNAS.
● Insuficiente madurez en la gestión empresarial y de
proyectos.
● Falta de tamaño.
● Adaptación del producto/servicio.
● Cumplimiento de nueva normativa.
● Falta de recursos financieros.
● Falta de personal especializado y "dedicado".
● Falta de tiempo e implicación del equipo directivo.
● Idiomas


BARRERAS EXTERNAS.
● Falta o exceso de información.
● Intermediarios.
● Distribución.
● Transporte.
● Competencia.
● Burocracia.
● Rentabilidad no inmediata.


FASES (TRADICIONALES) DE LA INTERNACIONALIZACIÓN.

ANÁLISIS.
Diagnóstico del potencial de internacionalización de la
empresa.

PREPARACIÓN.
Plan de internacionalización específico para la
empresa

EJECUCIÓN.
Desarrollo e implantación del PLAN.


ANÁLISIS. ¿QUÉ QUEREMOS? OBJETIVOS.

● Objetivos estratégicos generales al más alto nivel.
● Respaldo de la estrategia de la empresa
● La decisión de internacionalización debe estar contenida en la
estrategia general.


ANÁLISIS. ¿POR QUÉ? MOTIVACIÓN.

● Razones estratégicas de alto nivel,
● motivos concretos
● Es misión de la alta dirección de la empresa.
● es muy recomendable tomar el pulso al personal de cada
departamento.


ANÁLISIS. ¿PODEMOS?

● Evaluar los recursos y capacidades.
● Salud financiera.
● Cuota de mercado local.
● Valoración de ventajas competitivas.
● Capacidades de los recursos disponibles.
● Es el objetivo de esta fase de análisis.


ANÁLISIS. ¿QUÉ?

● Qué ámbito de la actividad de la empresa es susceptible de
internacionalizar.
● Qué producto o servicio concreto.
● Ha de estar preparado, o en caso contrario adaptarse.


ANÁLISIS. ¿DÓNDE?

● Evaluación de las posibilidades reales de nuestros productos o
servicios en mercados concretos.
● Estudio a fondo de nuestro producto y sus ventajas e
inconvenientes en cada mercado.


ANÁLISIS. EXAMEN GENERAL DE LA EMPRESA.

Áreas de la empresa que se ven afectadas:

● ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA.
● RRHH.
● PRODUCCIÓN.
● FINANZAS.
● ADMINISTRACIÓN.
● VENTAS.
● MARKETING.
● ...


ANÁLISIS. DAFO.
Con los datos obtenidos del análisis de todas las áreas y actividades
de la empresa, estamos preparados para evaluar su potencial
exportador.

DEBILIDADES FORTALEZAS
AMENAZAS OPORTUNIDADES

(Plan Estratégico de Internacionalización de la Economía
Andaluza 2010-2013) DAFO por macro sectores, muy útil


ANÁLISIS. DAFO.
Para aprovechar la información obtenida en el DAFO,
actuaremos ante cada variable de manera adecuada:

DEBILIDADES Corregir
AMENAZAS Afrontar
FORTALEZAS Mantener
OPORTUNIDADES Aprovechar

El DAFO, nos da la foto fija, el grado de preparación y madurez
internacional y cuales son las correcciones necesarias.

Nos proporciona las líneas maestras del PLAN.


ANÁLISIS. DIAGNÓSTICO.

● El resultado del análisis es el DIAGNÓSTICO del potencial
internacionalizador y es válido para el momento concreto en
el que se realiza.

● El diagnóstico ofrece una visión del potencial a nivel:
● INTERNO: Recursos y capacidades, tecnología,
marketing, financiero, logística, organización y recursos
humanos.
● EXTERNO: Análisis sectorial y de la competencia.


PREPARACIÓN.
DISEÑO DEL PLAN .
● Actividades a realizar por la empresa.
● Actividades a realizar por otros agentes, subcontratación.
● Recursos.
● Riesgos.
● Definición de los objetivos.
● Cuadro de mando y seguimiento.
● Revisión constante, de la evolución.


PREPARACIÓN. ¿DÓNDE QUEREMOS LLEGAR?
Elección de los mercados de destino:
● Líneas de producto que se van a comercializar en cada
mercado.
● Formas de entrada de cada producto y en cada mercado:
● Por mercados.
● Por proyectos.
● Basada en costes, en el elemento diferenciador, mezcla de
ambas.

Objetivos en cada mercado, cuota de mercado, testigos según
respuesta, por petición de presupuesto...


PREPARACIÓN. ¿CÓMO VAMOS A LLEGAR?
ETAPAS DEL PLAN DE MARKETING INTERNACIONAL:

1. Análisis de la situación de la empresa.
2. Objetivos.
3. Investigación y selección de mercados.
4. Elección de la forma de entrada en cada mercado.
5. Distribución.
6. Promoción internacional.
7. Organización de la empresa.


EJECUCIÓN.
● Llevar a cabo el plan establecido.
● Definir las tareas y responsables.
● Plazos.
● Seguimiento y control del Plan y corrección de las
desviaciones.


EL PROYECTO DE INTERNACIONALIZACIÓN.
Características del Proceso de Internacionalización:
● Objetivo concreto.
● Limitado en Coste, Plazo y Otros criterios.
● Único para cada empresa y momento.

EL PROCESO DE INTERNACIONALIZACIÓN
RESPONDE A LAS CARACTERÍSTICAS PROPIAS
DE UN PROYECTO ESTRATÉGICO.


2. PREPARARSE PARA GESTIONAR PROYECTOS



LOS PROYECTOS DAN PROBLEMAS
¿EN QUÉ MEDIDA?


Fuente: The Standish Group Report


LA GESTIÓN POR OPINIÓN.
Las decisiones las toma el responsable en función de:
● Experiencia.
● Circunstancias.
● Impulso.
● Improvisación.
● Conveniencia.

La sensación es estar constantemente "apagando fuegos".
ALTO NIVEL DE INCERTIDUMBRE.


ALINEADO CON LA ESTRATEGIA DE LA EMPRESA
● Plan Comercial
● Plan de Márketing
● Plan Económico-Financiero
● Plan Estratégico
● Plan de Dirección del Proyecto (El que sea...)


HISTORIA DEL PM.
> nivel de éxito
< nivel de incertidumbre

Fuente: Duncan Haughey
http://www.liderdeproyecto.com/manual/breve_historia_sobre_la_administracion_de_proyectos.html


EL PM EN LA EMPRESA.


CONCEPTOS GENERALES.
El Project Management es también conocido como:

● Dirección de proyectos.
● Dirección integrada de proyectos.
● Gestión de proyectos.
● Gerencia de proyectos.
● Administración de proyectos.


DEFINICIÓN DE PROJECT MANAGEMENT.

APLICACIÓN DE CONOCIMIENTOS,
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS A LAS ACTIVIDADES
DEL PROYECTO PARA CUMPLIR LOS REQUISITOS
DEL MISMO.


ENFOQUE.
PREVISIONAL.
● Anticiparse a los problemas.
SISTÉMICO.
● Todo afecta a todo.
EFICIENTE.
● Hacer bien las cosas que hay que hacer.
DIRECTIVO.
● Las actividades afectan a la dirección y no a la producción.


EL PROYECTO.
EL PROYECTO VS OPERACIONES

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para
crear un resultado único.

Puede ser productivo o estratégico.


CICLO DE VIDA DEL PROYECTO.

Objetivos



Plan



Rendimiento



Lecciones
aprendidas


AGENTES INTERESADOS.


ÉXITO DEL PROYECTO.


TRIPLE RESTRICCIÓN.

CALIDAD

ALCANCE

TIEMPO COSTE


ÁREAS DE CONOCIMIENTO.

CALIDAD

COMPRAS RRHH

RIESGOS COMUNICACIONES
ALCANCE

TIEMPO COSTE

INTEGRACIÓN


PROCESOS.


LA ORGANIZACIÓN Y EL PM.
Estructura organizativa vs proyecto.
Estructura organizativa vs project manager.

Organización:
● Funcional.
● Matricial.
● Proyectizada.


FUNCIONAL.


MATRICIAL DÉBIL.


MATRICIAL FUERTE.


PROYECTIZADA.


EL PROJECT MANAGER Y LOS TIPOS DE EMPRESA.

MATRICIAL MATRICIAL
FUNCIONAL PROYECTIZADA
DÉBIL FUERTE

Autoridad Poca o ninguna Limitada Moderada Alta

Disponibilidad
Poca o ninguna Limitada Moderada Alta
de Recursos

Director del Director del
Presupuesto Gerente funcional Gerente funcional
Proyecto Proyecto

Dedicación Parcial Parcial Completa Completa


CONCLUSIONES
¿QUÉ ES Y QUÉ NO ES EL PROJECT MANAGEMENT?

● No es un Maná. No nos va a garantizar el éxito total
● Sirve para gestionar proyectos. Desde proyectos vitales hasta
proyectos transversales profesionales.
● Marca un camino. Pero eso no implica que nos podamos
desviar.
● No podemos hacer una travesía marítima (sin planificar)
● Es útil en la incertidumbre
● No es cosa de una sola persona
● Está alineada con la estrategia de la empresa
● No hay que obsesionarse. La gestión total es muy difícil.


3. EL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓN


CICLO DE VIDA PROYECTO INTERNACIONALIZACIÓN.
ESFUERZO

ANÁLISIS PREPARACIÓN IMPLEMENTACIÓN

INICIO PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN + SEGUIMIENTO CIERRE


INICIO.
SELECCIONAR AL DIRECTOR DE PROYECTOS

● Delimita el responsable del proyecto de internacionalización
● Evita la autoridad compartida
● Ayuda a que la Dirección se alinee con el proyecto



INICIO.
DETERMINAR LA CULTURA DE LA COMPAÑÍA

● Analizar cómo está dispuesta la compañía para acometer el
proyecto
● Conocer el ámbito de actuación de la Cía.
● Procedimientos internos. Sistema de Calidad.
● Departamento específico para acometer el proyecto
● Estructura organizativa



INICIO.
REQUISITOS, RESTRICCIONES Y SUPOSICIONES

● La mayoría de las veces no nos lo dicen
● Es tarea del Director de Proyectos indagar en ellos.

Ejemplo

● No participar en encargos donde no se pueda garantizar la logística mediante medios tradicionales.
● Dirigirnos a países donde no existan barreras arancelarias.
● Dirigirnos a países emergentes.
● No dirigirnos a países con inestabilidad política o inseguridad jurídica.



INICIO.
OBJETIVOS

● Los objetivos deben ser cuantitativos y cualitativos
● Deben ser Realistas, Medibles, Realizables, Acotados en el tiempo

Ejemplo

En el plazo de 2 años:
● Facturar 300.000 € o el 10% de la facturación en el exterior.
● Llegar a acuerdos con 15 distribuidores para que introduzcan nuestros productos.
● Presentar nuestros productos a 30 arquitectos.
● Presentar nuestros productos a 30 constructoras.



INICIO.
ACTA DE CONSTITUCIÓN.
● Parte del ANÁLISIS.
● Objetivos principales del proyecto.
● Nombrar al Director del Proyecto.
● Nivel de autoridad del Proyecto.



PLANIFICACIÓN.
PLAN DE DIRECCIÓN.
● Recorre todas las áreas de conocimiento.
● Plan a seguir durante la ejecución del proyecto.
● Está en constante revisión.
● No confundir con el PLAN DE INTERNACIONALIZACIÓN.



PLANIFICACIÓN. PLAN DE DIRECCIÓN.
AGENTES INTERESADOS (STAKEHOLDERS).
● Personas relacionadas con el proyecto.
● Cada uno tiene sus expectativas y objetivos.
● Pueden estar a favor o en contra del Proyecto.
● Hay que establecer estrategia de cada uno.

Herramienta: LISTA DE AGENTES INTERESADOS.



ALCANCE.
● Vamos a definir el trabajo que hay que realizar y el que no.
● Se alimenta del Diagnóstico y del Plan de
Internacionalización.

Herramienta: ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJOS
(EDT).




El Alcance del presente proyecto es realizar una transformación en la
empresa con el objetivo de prepararla para llegar a un país donde se
puedan comercializar los productos que la empresa fabrica.




Herramienta: ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJOS (EDT).



TIEMPO.
● Cuando debe comenzar y finalizar cada trabajo.

Herramienta: CRONOGRAMA.



COSTE.
● Cuánto dinero tenemos para internacionalización.
● En caso de que no se consigan los objetivos es el dinero
que estamos dispuestos a perder.

Herramienta: PRESUPUESTO.



CALIDAD.
● Características y nivel de exigencia de los productos o
servicios.

Herramienta: FICHAS DE CHEQUEO DE CALIDAD.



RECURSOS HUMANOS.
● Qué y cuántos Recursos Humanos van a participar en el
Proyecto.
● Quien es el responsable de cada trabajo.
● Cómo vamos a relacionarnos con ellos.

Herramienta: ROLES Y RESPONSABILIDADES.



COMUNICACIONES.
● Método y canales de comunicación en el proyecto.
● Distribución de qué, cómo y a quién hay que distribuir la
información.
● Gestión de la documentación y archivo.

Herramienta: SISTEMA DE COMUNICACIÓN.



RIESGOS.
● Identificar y analizar los riesgos.
● Establecer estrategias (evitar, transferir, mitigar, aceptar).
● Obtener una reserva de contingencia.

Herramienta: LISTADO DE RIESGOS.




ADQUISICIONES.
● Vamos a determinar qué, cómo y a quién comprar.

Herramienta: GESTIÓN DE COMPRAS.



EJECUCIÓN.
● Vamos a LIDERAR al equipo del proyecto.
● Dar instrucciones de trabajo a los responsables.
● Comprobar cómo se están haciendo las actividades.
● Medir el avance, coste, plazos, etc. de cada actividad.
● Vamos a realizar las compras.
● Gestionar las expectativas de los agentes interesados.

Herramienta: SISTEMA DE INFORMACIÓN.



SEGUIMIENTO Y CONTROL.
● Comparar las mediciones con respecto al plan.
● Comprobar cambios.
● Informar del rendimiento.

Herramienta: SISTEMA DE INFORMACIÓN.



GESTIÓN DE CAMBIOS.
● Medir la magnitud del cambio.
● Reparación de defecto.
● Acción correctiva.
● Acción preventiva.

Herramienta: LISTADO DE CAMBIOS.



CIERRE.
● Confirmación de que todo el trabajo está acabado.
● Cierre administrativo.
● Cierre de contratos.
● Lecciones aprendidas.

Herramienta: SISTEMA DE ARCHIVO.



CONCLUSIÓN.
GESTIÓN POR OPINIÓN GESTIÓN POR PROYECTOS

POR QUÉ IMPULSO ESTRATEGIA

QUÉ JEFE EDT

CUÁNDO IMPROVISACIÓN CRONOGRAMA

CUÁNTO CIRCUNSTANCIAS PRESUPUESTO

CÓMO PRUEBA - ERROR PROCEDIMIENTOS

QUIÉN CONVENIENCIA ROLES Y RESPONSABILIDADES

PROBLEMAS REACTIVA PROACTIVA

INCERTIDUMBRE + INCERTIDUMBRE - INCERTIDUMBRE

ÉXITO < NIVEL DE ÉXITO > NIVEL DE ÉXITO

NIVEL DE MADUREZ

GRACIAS


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