Jornada en Extenda sobre la Gestión Integral del Proyecto de Internacionalización

1. LA GESTIÓN INTEGRAL DEL PROYECTO DE
INTERNACIONALIZACIÓN
EXTENDA
12 DE DICIEMBRE DE 2012
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2. AGENDA
09,30 h: Presentación y Objetivos.
09,45 h: El Project Management en la internacionalización.
11,30 h: Descanso.
12,00 h: Aplicación a un caso práctico.
12,55 h: Conclusiones.
13,00 h: Networking.
14,00 h: Clausura.
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3. PRESENTACIÓN DE LA JORNADA
OBJETIVOS.
● Entender la internacionalización como un proyecto estratégico.
● Cómo debe disponerse la organización para internacionalizarse.
● La práctica del Project Management en la internacionalización.
METODOLOGÍA.
● Exposición del Proceso de Internacionalización como un Proyecto.
● Gestión según Project Management vs. Gestión por Opinión.
DESTINATARIOS.
● Empresas que quieran mejorar su sistema de gestión de la
internacionalización.
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4. LA INTERNACIONALIZACIÓN
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5. LA INTERNACIONALIZACIÓN
DEFINICIÓN
LA INTERNACIONALIZACIÓN ENGLOBA
TODAS LAS RELACIONES
QUE UNA EMPRESA U ORGANIZACIÓN, ESTABLECE
FUERA DE SU ÁMBITO NACIONAL.
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6. LA INTERNACIONALIZACIÓN
FASES INTERNACIONALIZACIÓN
● Motivaciones. ● Objetivos.
● Barreras. ● Estrategia.
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7. LA INTERNACIONALIZACIÓN
LA ESTRATEGIA DE LA ORGANIZACIÓN
PLAN ESTRATÉGICO
● Plan económico. ● Plan de RRHH.
● Plan financiero. ● PLAN DE
● Plan de márketing. INTERNACIONALIZACIÓN.
● Plan comercial. ● Otros planes...
OPERACIONES PROYECTOS
Conjunto de actividades Conjunto de actividades
repetitivas y continuadas temporales que se llevan
en el tiempo que busca a cabo para crear un
mantener un sistema. resultado único.
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8. LA INTERNACIONALIZACIÓN
EJEMPLO
● Una empresa quiere CRECER. ESTRATEGIA
● Aumentar ventas 25% al 50%.
● Asia (Vietnam). INTERNACIONALIZACIÓN
● Estrategia a 5 años:
● Adaptación del producto (I+D+i) PROYECTO 1
● Introducción en mercado (Marketing) PROYECTO 2
● Fabricación in situ (Producción) PROYECTO 3
PORTFOLIO
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9. LA INTERNACIONALIZACIÓN
LA GESTIÓN POR OPINIÓN
Las decisiones las toma el responsable en función de:
● Experiencia.
● Circunstancias.
● Impulso.
● Improvisación.
● Conveniencia.
La sensación es estar constantemente "apagando fuegos".
ALTO NIVEL DE INCERTIDUMBRE.
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10. EL PROJECT MANAGEMENT
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11. EL PROJECT MANAGEMENT
HISTORIA
1910 1920 1930 1940 1950 1960 1970 1980 1990 2000 2010 2020
GANTT EDT
CPM
ISO 21500
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12. EL PROJECT MANAGEMENT
DEFINICIÓN
El Project Management es también conocido como:
● Dirección de proyectos.
● Dirección integrada de proyectos.
● Gestión de proyectos.
● Administración de proyectos.
APLICACIÓN DE CONOCIMIENTOS, HERRAMIENTAS Y
TÉCNICAS A LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO PARA
CUMPLIR LOS OBJETIVOS DEL MISMO.
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13. EL PROJECT MANAGEMENT
ENFOQUE
PREVISIONAL.
● Anticiparse a los problemas.
SISTÉMICO.
● Todo afecta a todo.
EFICIENTE.
● Hacer bien las cosas que hay que hacer.
DIRECTIVO.
● Las actividades afectan a la dirección y no a la
producción.
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14. EL PROJECT MANAGEMENT
CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO
Objetivos
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15. EL PROJECT MANAGEMENT
CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO
Plan
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16. EL PROJECT MANAGEMENT
CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO
Rendimiento
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17. EL PROJECT MANAGEMENT
CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO
Lecciones
aprendidas
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18. EL PROJECT MANAGEMENT
CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO
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19. EL PROJECT MANAGEMENT
CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO
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20. EL PROJECT MANAGEMENT
TRIPLE RESTRICCIÓN
CALIDAD
ALCANCE
TIEMPO COSTE
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21. EL PROJECT MANAGEMENT
ÁREAS DE CONOCIMIENTO DEL PMBOK
CALIDAD
COMUNICACIONES RRHH
COMPRAS
RIESGOS
ALCANCE
TIEMPO COSTE
INTEGRACIÓN
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22. EL PROJECT MANAGEMENT
LA ORGANIZACIÓN Y EL PM
Estructura organizativa vs Proyecto.
Estructura organizativa vs Project Manager.
Organización:
● Funcional.
● Matricial.
● Proyectizada.
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23. EL PROJECT MANAGEMENT
ESTRUCTURA FUNCIONAL
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24. EL PROJECT MANAGEMENT
ESTRUCTURA MATRICIAL DÉBIL
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25. EL PROJECT MANAGEMENT
ESTRUCTURA MATRICIAL FUERTE
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26. EL PROJECT MANAGEMENT
ESTRUCTURA PROYECTIZADA
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27. EL PROJECT MANAGEMENT
EL PROJECT MANAGER Y LOS TIPOS DE ORGANIZACIÓN
MATRICIAL MATRICIAL
FUNCIONAL PROYECTIZADA
DÉBIL FUERTE
Autoridad Poca o ninguna Limitada Moderada Alta
Disponibilidad
Poca o ninguna Limitada Moderada Alta
de Recursos
Director del Director del
Presupuesto Gerente funcional Gerente funcional
Proyecto Proyecto
Dedicación Parcial Parcial Completa Completa
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28. EL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓN
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29. EL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓN
INICIO
ACTA DE CONSTITUCIÓN.
● Objetivos principales del proyecto.
● Requisitos del proyecto (Coste, plazo y alcance).
● Nombrar al Director del Proyecto.
● Nivel de autoridad del Director del Proyecto.
ACTA DE
CONSTITUCIÓN
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30. EL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓN
PLANIFICACIÓN
PLAN DE DIRECCIÓN DEL PROYECTO.
● Recorre todas las áreas de conocimiento.
● Plan a seguir durante la ejecución del proyecto.
● Esta en constante revisión.
● No confundir con PLAN DE INTERNACIONALIZACIÓN.
PLAN DE
DIRECCIÓN
DEL
PROYECTO
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31. EL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓN
PLANIFICACIÓN
AGENTES INTERESADOS (STAKEHOLDERS).
● Personas relacionadas con el proyecto.
● Cada uno tiene sus expectativas y objetivos.
● Pueden estar a favor o en contra del Proyecto.
● Hay que establecer estrategia de cada uno.
LISTA DE
AGENTES
INTERESADOS
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32. EL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓN
PLANIFICACIÓN
ALCANCE.
● Vamos a definir el trabajo que hay que realizar y el que
no.
● Se alimenta del Diagnóstico y del Plan de
Internacionalización.
EDT
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33. EL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓN
PLANIFICACIÓN
TIEMPO.
● Cuando debe comenzar y finalizar cada trabajo.
CRONOGRAMA
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34. EL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓN
PLANIFICACIÓN
COSTE.
● Cuánto dinero tenemos para internacionalización.
● En caso de que no se consigan los objetivos es el dinero
que estamos dispuestos a perder.
PRESUPUESTO
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35. EL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓN
PLANIFICACIÓN
CALIDAD.
● Características y nivel de exigencia de los productos o
servicios.
FICHAS
CHEQUEO
CALIDAD
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36. EL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓN
PLANIFICACIÓN
RECURSOS HUMANOS.
● Qué y cuántos Recursos Humanos van a participar en el
Proyecto.
● Quien es el responsable de cada trabajo.
● Cómo vamos a relacionarnos con ellos.
ROLES Y
RESPONSABILI-
DADES
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37. EL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓN
PLANIFICACIÓN
COMUNICACIONES.
● Método y canales de comunicación en el proyecto.
● Distribución de qué, cómo y a quién hay que distribuir la
información.
● Gestión de la documentación y archivo.
SISTEMA DE
COMUNICACIÓN
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38. EL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓN
PLANIFICACIÓN
RIESGOS.
● Evento de condición incierta que, si se produce, tiene un
efecto (positivo y negativo) sobre el cumplimiento de
alguno de los objetivos del proyecto.
● Identificar y analizar los riesgos.
● Establecer estrategias:
LISTADO DE
● Evitar, transferir, mitigar, aceptar. RIESGOS
● Obtener una reserva de contingencia.
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39. EL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓN
PLANIFICACIÓN
ADQUISICIONES.
● Vamos a determinar qué, cómo y a quién comprar.
GESTIÓN DE
COMPRAS
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40. EL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓN
EJECUCIÓN
● Vamos a LIDERAR al equipo del proyecto.
● Dar instrucciones de trabajo a los responsables.
● Medir el avance, coste, plazos, etc. de cada actividad.
● Gestionar las expectativas de los agentes interesados.
● Vamos a realizar las compras.
SISTEMA DE
INFORMACIÓN
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41. EL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓN
SEGUIMIENTO Y CONTROL
● Comparar las mediciones con respecto al plan.
● Comprobar cambios.
● Informar del rendimiento.
SISTEMA DE
INFORMACIÓN
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42. EL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓN
SEGUIMIENTO Y CONTROL
GESTIÓN DE CAMBIOS.
● Medir la magnitud del cambio.
● Reparación de defecto.
● Acción correctiva.
● Acción preventiva.
LISTADO DE
CAMBIOS
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43. EL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓN
CIERRE
● Confirmación de que todo el trabajo está acabado.
● Cierre administrativo.
● Cierre de contratos.
● Lecciones aprendidas.
SISTEMA DE
GESTIÓN DEL
CONOCIMIENTO
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44. EL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓN
CONCLUSIÓN
GESTIÓN POR OPINIÓN GESTIÓN POR PROYECTOS
POR QUÉ IMPULSO ESTRATEGIA
QUÉ JEFE EDT
CUÁNDO IMPROVISACIÓN CRONOGRAMA
CUÁNTO CIRCUNSTANCIAS PRESUPUESTO
CÓMO PRUEBA - ERROR PROCEDIMIENTOS
QUIÉN CONVENIENCIA ROLES Y RESPONSABILIDADES
PROBLEMAS REACTIVA PROACTIVA
INCERTIDUMBRE + INCERTIDUMBRE - INCERTIDUMBRE
ÉXITO < NIVEL DE ÉXITO > NIVEL DE ÉXITO
NIVEL DE MADUREZ
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45. APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓN
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46. APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓN
ANÁLISIS DEL SUPUESTO
● CERAMTIA: Empresa especializada en la
comercialización de piezas cerámicas.
● Gestión: Jorge y Manuel. Socios al 50%.
● Situación: Bajada acuciante de ventas.
● Solución: Internacionalización.
● Recursos encargados: Alvaro (Comercial) y Luis
(Financiero).
● País de destino: Marruecos.
● Eventualidad: Luis es captado por la competencia.
● Resultado: 35.000 € y 1,5 año después CERAMTIA
consigue una venta por importe de 200.000 €.
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47. APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓN
ANÁLISIS DEL SUPUESTO
● ¿Estaríamos ante un caso de éxito?
● ¿Por qué sí? ó ¿Por qué no?
● Ya estábamos internacionalizados: Habíamos tenido
pedidos de países cercanos > Exportación pasiva
● Motivación de la internacionalización > Bajada de la
facturación
● Jorge / Manuel > Alvaro / Luis
● Equipo desmotivado >Fricciones
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48. APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓN
SELECCIONAR AL DIRECTOR DEL PROYECTO
● ¿Quién es el responsable del proyecto de
internacionalización?
● ¿Puede funcionar la autoridad compartida?
● ¿Existe un apoyo total por parte de la dirección?
● ¿Existe una concienciación por parte de la compañía de a
qué se van a enfrentar con el proyecto?
● ¿Qué puede aportar un solo Director de Proyectos?
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49. APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓN
DETERMINAR LA CULTURA DE LA ORGANIZACIÓN
● ¿Tiene la compañía cultura y sistemas para salir al
exterior?
● ¿Qué tipo de plantilla tiene? ¿Perfiles basados en la
experiencia o en la formación?
● ¿Qué ámbito de actuación tiene la empresa?
● ¿Tiene procedimientos internos? ¿Tiene algún certificado
de calidad?
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50. APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓN
CASO DE NEGOCIO
● ¿Queda clara la estrategia del negocio? ¿A todos?
● ¿Está documentada para posibles revisiones?
● ¿Qué importancia tiene que la justificación del proyecto
quede documentada?
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51. APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓN
REQUISITOS, RESTRICCIONES Y SUPOSICIONES INICIALES
● Muchas veces, no nos lo dicen...
● ¿Quién tendrá que recabar esos RRS?
● ¿Quién puede imponer RRS?
● ¿Qué problemas nos podemos encontrar si no hemos
detectado algún RRS?
● No participar en encargos donde no se pueda garantizar la logística mediante
medios tradicionales.
● Dirigirnos a países donde no existan barreras arancelarias.
● Dirigirnos a países emergentes.
● No dirigirnos a países con inestabilidad política o inseguridad jurídica.
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52. APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓN
OBJETIVOS
● ¿Se deben definir? ¿Cómo deben ser?
● ¿Nos vale con queremos salir al exterior?
● ¿O nos vale con: queremos facturar 1M€ en Marruecos?
● ¿En qué medida ayuda al Equipo de Dirección de
Proyectos tener establecidos unos objetivos?
En el plazo de 2 años:
● Facturar 300.000 € o el 10% de la facturación en el exterior.
● Llegar a acuerdos con 15 distribuidores para que introduzcan nuestros
productos.
● Presentar nuestros productos a 30 arquitectos.
● Presentar nuestro productos a 30 constructoras.
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53. APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓN
ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO
● ¿Qué importancia tiene?
● ¿Qué debe contener?
● ¿Por qué lo debe contener?
ACTA DE
CONSTITUCIÓN
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54. APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓN
ACTORES INTERESADOS (STAKEHOLDERS)
● ¿Qué Stakeholders detectamos con la información que
tenemos?
● ¿Qué importancia tiene documentar los Stakeholders?
● ¿Y su catalogación?
● ¿Cuándo podremos identificar a los Stakeholders?
● ¿Cómo debería ser una correcta gestión de los
Stakeholders?
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55. APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓN
ACTORES INTERESADOS (STAKEHOLDERS)
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56. APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓN
PLANIFICACIÓN
● ¿Han planificado?
● ¿Qué importancia tiene planificar?
● ¿Cómo se debe planificar?
● ¿Quiénes deben intervenir en la planificación?
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57. APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓN
QUÉ SUBCONTRATAR
● ¿Creeis que se puede desarrollar el proyecto completo
por parte del equipo interno de la organización?
● ¿Qué importancia tiene contar con organismos públicos
especializados? ICEX, EXTENDA.
● ¿Vamos a contar con partners? ¿Qué coste tienen?
● ¿Cómo se estructuran en nuestra organización?
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58. APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓN
ALCANCE
● ¿Cuál creeis que es Alcance del proyecto?
● ¿Qué importancia tiene?
El Alcance del presente proyecto es realizar una transformación en la empresa
con el objetivo de prepararla para llegar a un país donde se puedan comercializar
los productos que la empresa fabrica.
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59. APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓN
EDT
● ¿Hemos documentado todos los trabajos que debemos
realizar?
● ¿Le hemos asignado responsable?
● ¿Cómo se relaciona con la definición del Alcance?
● ¿Qué importancia tiene?
EDT
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60. APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓN
ESTIMAR TIEMPO Y COSTES
● Consecuencia de la EDT.
● Importancia de la estimación de duración y costes.
CRONOGRAMA Y
PRESUPUESTO
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61. APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓN
RECURSOS HUMANOS
● ¿Con qué recursos vamos a contar?
● ¿Están nuestros recursos capacitados para acometer la
internacionalización? ¿Tendremos que formarlos?
● ¿Están definidos los niveles de autoridad?
● ¿Están correctamente dimensionadas sus cargas de
trabajo?
● ¿Qué importancia tiene la definición de roles y
responsabilidades?
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62. APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓN
RECURSOS HUMANOS
ROL
Director del Proyecto
OBJETIVOS DEL ROL
Garantizar el cumplimiento de los objetivos establecidos, adecuarse
al alcance definido por el sponsor y trabajar en pos del cumplimiento
inicial del proyecto evitando cambios innecesarios.
RESPONSABILIDADES
● Responsable último de la dirección del proyecto
● Redacta el Project Manager Plan
● Lidera al equipo de proyectos
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63. APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓN
COMUNICACIONES
● Al país al que nos vamos a dirigir, ¿Qué huso horario
tiene?
● ¿Pueden afectar los aspectos culturales? ¿Su lengua?
● ¿Qué medios de comunicación vamos a usar?
● ¿Cómo comunicaremos? ¿Quién comunica a quién?
● ¿Disponemos de herramientas de comunicación
colaborativas?
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64. APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓN
RIESGOS
● ¿Hemos analizado los riesgos?
● ¿Qué riesgos detectáis a priori?
● ¿Cuándo deben analizarse los riesgos?
● ¿Se han cuantificado el impacto de los riesgos?
● ¿Se ha reservado unas contingencias para hacer frente a
eventos de riesgos existentes?
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65. APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓN
CLAVES PARA ACEPTAR LOS RIESGOS
● No arriesgues mucho por nada.
● Adelántate a las fuentes y consecuencias de los riesgos.
● Analiza esas fuentes y consecuencias.
● Imagina opciones alternativas y medidas de contingencias.
● No pongas a otras personas como excusa para la inacción.
● No aceptes nunca riesgos por razones de principio.
● No arriesgues más de lo que puedes perder.
● Está preparado para solicitar ayuda a expertos.
● Considera la ventaja de tu intuición y experiencia.
● Considera las partes controlables e incontrolables del riesgo.
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66. APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓN
REGISTRO DE ASUNTOS PENDIENTES
● ¿Conocemos el concepto?
● Utilidad de documentarlos y asignarle responsables.
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67. APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓN
ADQUISICIONES
● ¿Qué tipo de contratos usaremos?
● ¿Conocemos la legislación del país?
● ¿Usaremos servicios legales externos o internos de la
organización?
● ¿Tenemos definidas las cláusulas que nos interesa
controlar?
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68. APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓN
EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO
● ¿Controlamos el proyecto según el plan?
● ¿Cómo se implementa el Seguimiento?
● ¿Quién es el responsable del seguimiento?
● ¿Qué perseguimos con el seguimiento?
SI PLANIFICAMOS Y NO CONTROLAMOS
LO PLANIFICADO, NO SIRVE DE NADA
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69. APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓN
SISTEMA DE CONTROL DE CAMBIOS
● ¿Tiene la organización de un Sistema de Control de
Cambios? ¿Para qué sirve?
● ¿Afectarán los cambios a otras actividades del proyecto?
● ¿Quién podrá proponer cambios?
● ¿Cuándo deben documentarse?
● ¿Quién tiene autoridad para aprobar los cambios?
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70. APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓN
CIERRE DEL PROYECTO
● Importancia de validar por parte de la Dirección General el
Servicio realizado.
● Validación del cumplimieno de objetivos.
● Se ha actualizado la base de conocimiento de la empresa.
● ¿Se han documentado las Lecciones aprendidas?
● ¿Para qué sirven?
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71. APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓN
CONCLUSIONES
● La Internacionalización debe soportarse en la Estrategia.
● La Internacionalización es un proyecto complejo.
● El momento actual exige ser eficiente para aprovechar al
máximo las posibilidades empresariales.
● El Project Management maximiza el éxito de los
Proyectos.
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72. GRACIAS
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