Ejemplo SISTEMA FINANCIERO INTEGRADO PARA GOBIERNO

Sistema Financiero Integrado SFI-MEC - Desarrollado en Oracle desde 1992
Tel.: (057 1) 6753165 -2593599/4252 Cel.: 3208961241 3212130902 Bogotá, D.C. - COLOMBIA
Integración & Consultoría de Software

El Ejemplo práctico que ha continuación presentamos,
está basado en una de las 70 Empresas del estado y
alrededor de unas 20 Compañías privadas grandes,
donde está instalado el Sistema Financiero Integrado
SFI, con la intención de detallar las bondades del
mismo el cual ha evolucionado desde el año 1992 hasta
la fecha.
Nuestra experiencia en Costos y Presupuesto tanto en
privadas como gubernamentales, ha venido
enriqueciendo nuestro producto, el cual ahora ponemos
en disposición de las pequeñas y medianas empresas
PYMES con todas sus bondades y características.

Ejemplo Práctico
del
Sistema Financiero Integrado
S.F.I.-MEC

Ejemplo práctico del S.F.I. y su Interacción
entre los Módulos
En PRESUPUESTO veremos:
1) Apropiación, (Presupuesto Anual)
2) Disponibilidad, (en privadas no es necesario este paso)
3) Reserva, Registro Presupuestal o Compromiso y
4) Consultas inmediatas de Acumulados y Saldos de cada uno de los
Movimientos efectuados.
En CUENTAS POR PAGAR:
1) Liquidación Automática de la Orden de Pago
2) Impresión,
3) Generación del Comprobante de Causación
4) Afectación en línea a Contabilidad y Presupuesto y
5) Consulta.

En TESORERIA veremos:
1) Autorización de la Orden de Pago generada en el
Módulo de Cuentas por Pagar.
2) Descuento adicional
3) Generación de los Pagos Parciales y sus Fechas.
4) Cancelación de la Orden de Pago
5) Generación automática del Comprobante de Egreso
6) Afectación a Contabilidad y Presupuesto
7) Consulta e Impresión.
8) Navegaremos por los Módulos del S.F.I. desde la
CONSULTA de una Orden de Pago e imprimiremos el Certificado
de Retención del I.V.A.

la Imputación
Presupuestal está
conformada por:
el Plan de
Presupuesto,
el Plan de
Recursos y
las Áreas de
Responsabilidad
(dependencias)
generando:
Ingresos
Egresos
Apropiación
Presupuesto
Anual según
Resolución
No.
Disponibilidad
El Ordenador del
Gasto emite un
Certificado de
DISPONIBILIDAD
C.D.P., siempre y
Cuando exista saldo
en la APROPIACION
o Presupuesto
Anual
Reserva o
compromiso
Una vez asignado
El Contrato al
Proveedor elegido,
se procede a emitir
El Registro
Presupuestal, siempre
Y Cuando exista saldo
en la DISPONIBILIDAD
Presupuesto
Nota: En Empresas privadas la Disponibilidad es opcional (puede
suprimirse o no) la Apropiación se denomina Presupuesto Anual y
la Reserva como Orden del Gasto u Egreso, si así se prefiere.

Habiéndose autorizado la ORDEN DE
PAGO, donde se establece si tiene
Descuento adicional, Código del Flujo
de Caja, Pagos Parciales con sus
montos y fechas, se procede a la
cancelación de la misma, Eligiendo
Banco, Sucursal, Cuenta Corriente y
Caja.
El sistema hace las Imputaciones tanto
CONTABLES como PRESUPUESTALES
en Forma totalmente AUTOMATICA,
actualizando las CUENTAS POR PAGAR
Si existe RESERVA, se radica la
Factura y se procede a hacer la
Liquidación de la ORDEN DE PAGO,
donde el Sistema calcula todo
Lo concerniente a:
Retenciones, Ivas, Icas, Amortización
De Anticipos y otras deducciones
en Forma totalmente AUTOMATICA
y pasa los datos a CONTABILIDAD y
PRESUPUESTO EN LINEA
Cuentas por Pagar Tesorería
Nota: A diferencia de algunas Empresas privadas donde solo se maneja el Presupuesto en
las cuentas de Resultado, (Ventas y Gastos) este sistema lo efectúa en todo el entorno de
la compañía, desde las Inversiones, compras de Activos Fijos, Ingresos, Egresos, etc.

MÓDULO
DE
PRESUPUESTO

Efectuamos un incorporación de Presupuesto AnualPresupuesto Anual (APROPIACIÓN) con el
documento AIPAIP por $ 5.000.000.oo5.000.000.oo

En la CONSULTACONSULTA, podemos ver como al hacer la APROPIACIÓNAPROPIACIÓN se afectó
en forma simultánea los GRUPOSGRUPOS 1, 3 y 111, 3 y 11

Procedemos a hacer una DISPONIBILIDAD (CDP)DISPONIBILIDAD (CDP) por un valor de $4.300.000.oo4.300.000.oo

ConsultandoConsultando vemos que aparece el GRUPO 4GRUPO 4 ( línea azul) de DISPONIBILIDADDISPONIBILIDAD
y ha sido afectado el saldo del GRUPO 3GRUPO 3

Hacemos una RESERVA O COMPROMISORESERVA O COMPROMISO con el documento CONCON
(Contratos)(Contratos) por $ 3.900.0003.900.000.oo

El sistema pide el documento referenciado CDP 6 (Certificado de
Disponibilidad Presupuestal)

Pregunta: Cancela SI o NO el saldo por ($400.000.oo) de la DISPONIBILIDAD.

Si es NO, el saldo quedará en DISPONIBILIDAD.
Si es SI, se reintegrará a APROPIACIÓN automáticamente.

Al consultar nuevamente, vemos como aparece el GRUPO 5 COMPROMISOS y….

…ha disminuido el saldo del GRUPO 4 DISPONIBILIDADES
de la VIGENCIA ACTUAL

MÓDULO
DE
CUENTAS por PAGAR

Radicación de Facturas (Opcional en Privadas pero recomendable)

Efectuaremos la Liquidación de la Orden de Pago, digitando el
Nit o C.C. del Proveedor y el CONTRATO (CON) # 8

El sistema trae todos los datos desde PRESUPUESTO. Se digita el valor de la
Factura $3.750.000.oo, el Tipo y No. de Acta.

Pide una FÓRMULA DE LIQUIDACIÓN (13) que está relacionada con el Tipo de
Retención al cual pertenece el Tercero (GE)

EL USUARIO no tiene que DECIDIR códigos Contables, ni
Terceros, ni efectuar operaciones matemáticas o cálculos
difíciles; solo debe escoger la FORMULA CORRECTA y el
Sistema hará todas las operaciones Automáticamente,
gracias a la óptimización de la parametrización y a las
bondades de los Productos MEC.
En mediciones efectuadas en varios de nuestros clientes,
hemos comprobado que estas ACTIVIDADES ahorran en los
tiempos de Operación, hasta un SETENTA POR CIENTO
(70%) en la DIGITACION y CIEN POR CIENTO (100%) en la
CODIFICACION.

Esto por ende, ha redundado en BENEFICIOS ECONÓMICOS
sustanciales para las Empresas, por la facilidad de operación,
rapidez del proceso, Consultas y Reportes inmediatos,
reducción del factor fatiga de los usuarios, (más de 7.000
contadores, economistas, profesionales y auxiliares lo están
utilizando en las empresas instaladas) etc.
Otro factor importante para tener en cuenta es la facilidad
de Reportes y la opción de imprimir o no (ahorrando costo
de papelería, impresoras, insumos y tiempo) y la alternativa
de obtener la información directamente en archivos tipo
texto, excel, PDF, etc., los cuales se pueden enviar por
correo interno o email, a las personas interesadas.

Se efectúa la LIQUIDACIÓN AUTOMÁTICA donde se ha calculado el IVA,
ReteICA, Retefuente, ReteIVA y NETO.

Nos muestra la CONTABILIZACIÓN PRELIMINAR, para decidir la APROBACIÓN
o NO de la liquidación de Orden de Pago.

APROBADA, nos dá el No. de la ORDEN DE PAGO, el No. del COMPROBANTE de
CONTABILIDAD y nos permite Imprimir.

Se obtiene la Orden de Pago totalmente LIQUIDADA

Se obtiene la Orden de Pago totalmente LIQUIDADA y CONTABILIZADA
Imputación Contable realizada Automáticamente

Consultando PRESUPUESTO aparece el GRUPO 6 OBLIGACIÓN,
afectando el Saldo del Grupo 5 COMPROMISOS.
Todo esto se hizo desde el módulo de CUENTAS por
PAGAR automatizado por la parametrización de ese
módulo y por
Supuesto, el de Presupuesto.

Consultando CONTABILIDAD vemos el Comprobante de Contabilidad
No.8 generado desde CUENTAS por PAGAR.

MODULOMODULO
DEDE
TESORERIATESORERIA

Procedemos a AUTORIZAR la ORDEN DE PAGO 8.
Esta Opción se puede colocar dentro de cualquier Módulo del S.F.I.

Le incluimos el Código de FLUJO de CAJA, si hay Descuento y Porcentaje, el sistema
calcula su Valor y el Neto a Pagar.

Se le responde si tiene PAGOS PARCIALES o no.

Cuando tiene PAGOS PARCIALES, se digitan las
Fechas de vencimiento de cada Cuota y los correspondientes Montos.

El sistema va calculando el % y el Saldo que le corresponderá a cada Cuota, para
tenerlo en cuenta cuando se hagan los Pagos.

Se procede a la CANCELACIÓN de la Orden de Pago; al digitar su #,
el sistema trae desde CUENTAS x PAGAR y PRESUPUESTO

También trae la configuración de los PAGOS PARCIALES, (cuotas, fechas, valor y status)

Se digitan BANCO, SUCURSAL y CUENTA, si es con chequera Compartida o
(I)ndividual. El sistema asigna el No. del Cheque.

La chequera (C)OMPARTIDA se utiliza para grupos de Empresas que manejan
una sola Tesorería, Ej.: Fiduciaria la Previsora, maneja más de 200 empresas.

Se responde desde cual CAJA (Ejemplo: Ipse ó Icel) se está efectuando la
CANCELACION de la Orden de Pago.

Se APRUEBA y GRABA con F10, se canceló la PRIMERA cuota Parcial.

El sistema nos muestra el # de Movimiento de Tesorería y
el # del Comprobante de Egreso con que ha Grabado la información

Se obtiene el Comprobante de Egreso totalmente LIQUIDADO y CONTABILIZADO

Al CONSULTAR nuevamente PRESUPUESTO, vemos como aparece el
GRUPO 7 PAGOS de TESORERÍA y …..

….que el GRUPO 6 OBLIGACIONES,GRUPO 6 OBLIGACIONES, es afectado en su SaldoSaldo
por el Pago Parcial efectuado en TESORERÍA.TESORERÍA.

Al Consultar en Contabilidad, vemos el Comprobante No.7 generado por
y desde el módulo de TESORERÍA en forma AUTOMATICA.

Navegación
desde la
CONSULTA
de una
ORDEN DE PAGO

CONSULTA ORDEN de PAGO No. 8. ConCONSULTA ORDEN de PAGO No. 8. Con los botones de la parte inferior,
podremos NAVEGAR y efectuar diferentes VISTAS.VISTAS.

Consulta de la Orden de Pago (Contabilización)

Consulta de la Orden de Pago (Presupuesto)

Consulta O. P. (Tesorería-Banco y Movimiento)

Consulta O. P. (Tesorería-Vigencia, # y Girado)

Consulta O. P. (Tesorería-#, Caja, Flujo y usuario)

Consulta O. P. (Contabilización-Egreso)

Certificado de Retención desde la Consulta de la Orden de Pago

Presentador:
Álvaro Rueda Gómez
3208961241 321 2130902
(057 1) 6753165 2593599/4252 – 5263741
Cra. Séptima # 150-21 Of.301
Centro Cultural Hacienda El Cedro
Museo de Santander
Bogotá D.C. - COLOMBIA
arueda@construsoft.biz
Gracias por su atención

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