1. CONCEJO DE BOGOTA
UNIDAD DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
ANALISIS Y DIAGNOSTICO
ELABORADO POR:
JEIMY CONTRERAS
JENNY BEJARANO
LILIANA GIL
LORENA GONGORA
YURI GONZALEZ
SAUL MARTINEZ
NATALY ROMERO
JOHANA TERREROS
YENNY SANCHEZ
CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA
BOGOTA D.C.
2010

2. CONCEJO DE BOGOTA
UNIDAD DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
ANALISIS Y DIAGNOSTICO
PRESENTADO A LOS INSTRUCTORES:
LILIANA BOHORQUEZ
EFRAIN MORA
CONSUELO UNIGARRO
CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA
BOGOTA D.C.
2010

3. CONTENIDO
1 INTRODUCCION
2 MISION
3 VISION
4 UBICACIÓN
5 TIPOLOGIA DOCUMENTAL
6 DESCRIPCION GENERAL
7 DIAGNOSTICO
8 CONCLUSION
9 ANEXOS
10 BIBLIOGRAFIA

4. INTRODUCCION
El trabajo que se muestra a continuación esta basado en una
investigación realizada por los aprendices del SENA.
Los lectores encontraran un pequeño pero completo resumen del consejo
de Bogotá. Sus inicios, funciones, normatividad y el manejo del sistema
de archivo y correspondencia.
También encontrarán un análisis y nuestras conclusiones arrojadas de
acuerdo a la visita realizada al concejo de Bogotá.

5. HISTORIA
La historia del Concejo de Bogotá, como la del resto de ciudades
americanas fundadas por los españoles, tiene sus antecedentes en los
cabildos de España, los cuales tuvieron un papel importante en virtud de
la determinación de la Corona de estimular esta especie de autoridad
local con el fin de apoyarse en ella como un gran baluarte en la lucha
contra la invasión musulmana.
La importancia geopolítica y militar de las ciudades llevó a los reyes a
ceder temporalmente parte de sus atribuciones y potestades a las juntas
municipales o cabildos. Los municipios, por su parte, se comprometían
con el monarca a incorporar las tierras circunvecinas a su jurisdicción con
el fin de protegerlas, poblarlas e incrementar su producción. En el Nuevo
Mundo, el cabildo fue el primer tipo de autoridad civil. A manos de los
cabildos pasaba el poder militar de los conquistadores. Algunos
investigadores sostienen que el primer registro de una sesión especial del
Cabildo corresponde al 13 de mayo de 1539, en la que se designó a
Hernán Pérez de Quesada como gobernador, capitán y justicia mayor de
Santafé de Bogotá (1).Sus primeros integrantes fueron reconocidos
capitanes de la Conquista, que a su vez fueron los primeros titulares de
encomiendas de las tierras recién descubiertas. “(...) Los cabildos eran el
gran reducto en el que se agrupaban los encomenderos para defender
sus privilegios contra otros poderes que eventualmente podían interferir o
recortar sus fueros: el eclesiástico, el de la Real Audiencia o el de los
Visitadores, que ejercían la autoridad por directa procuración del
Monarca” (2).Sus integrantes se denominaban regidores y su forma de
elección fue variada en el tiempo: los designaba el rey o la Real Audiencia
o se podía comprar el cargo. El gran poder del Cabildo en la época
colonial se vio enfrentado al de la Real Audiencia, especialmente en dos
materias: el manejo de la distribución de tierras y el control sobre los
indígenas. Pese a las prohibiciones de la Corona, el Cabildo de Santafé
otorgó “mercedes de tierras” entre 1548 y 1590. Con respecto al control
de los indígenas, la pugnacidad Cabildo-Audiencia Real fue continua y
abierta, tema que sólo vino a tener solución a finales del siglo XVI (1592)
cuando la Audiencia recuperó el control sobre esta materia. La
instauración en Santafé de la Real Audiencia, el 7 de abril de 1550, se
convirtió en un mecanismo de presencia más efectiva de la Corona en
estos territorios y en un control a los abusos de los capitanes y
encomenderos para quienes los indios no pasaban de ser simples bestias
de carga y les daban trato indigno. En esos primeros tiempos, las
acciones del Cabildo se concentraron en la regulación de asuntos de la
vida aldeana: pesas y medidas, abastecimiento de carne y trigo,
administración de justicia y policía, abastecimiento de agua, aseo y
alumbrado, mantenimiento de calles y caminos y control de precios, entre
otros. Pero el fuerte poder del Cabildo empezó a declinar y al finalizar el
siglo XVI era evidente la disminución de su fuerza política y económica.
Su influencia política se fue marchitando paralelamente con el declive de
la prestancia de los encomenderos. Definitivamente el poder mermó en la

6. medida en que la Real Audiencia se convirtió en un contrapeso. De
hecho, en varias materias asumió algunas funciones del Cabildo.
El Cabildo de Santafé de Bogotá, en contraste con el papel reaccionario
que jugaron sus integrantes (encomenderos) en los siglos de dominio
español (Colonia y Conquista), especialmente por su oposición al
reconocimiento de los derechos indígenas y a las medidas fiscales que
ordenaba la Corona, jugó un papel clave en la jornada del 20 de julio de
1810, en el sentido de que sirvió como legitimador del nuevo poder. Aquí
se cierra un período de la historia del Cabildo. Hasta ese momento las
decisiones giraban en torno al mandato de la Corona Española, cuya
voluntad se hacía cumplir a través de los virreyes. A partir del período de
Independencia, el marco de acción del Concejo lo impuso el vaivén de las
guerras civiles, cuyos vencedores terminaban imponiendo una nueva
constitución. En 1819, luego de la batalla de Boyacá nació en Angostura
(Venezuela) la República de Colombia, integrada por el Reino de Nueva
Granada, la Capitanía General de Venezuela y la Presidencia de Quito.
Le siguieron la de 1821 (Constitución de Cúcuta) que instituyó la Gran
Colombia hasta 1830; las de 1832 (período de la Nueva Granada que
mantuvo ese nombre hasta 1858), 1843, 1853, 1863 y 1886.Un período
de más de medio siglo que vio nacer a los partidos políticos Liberal y
Conservador que en defensa de unas creencias y de unos intereses
económicos y políticos impusieron un sello en la conducción del Estado,
lo cual se reflejaba en la aplicación de la ley. Durante el período de 1863
(proclamación de los Estados Unidos de Colombia) se consolidó el
federalismo, que le dio amplio poder a los Estados soberanos de la nación
en detrimento del poder del Ejecutivo central. En relación con la autoridad
de la ciudad, hay que decir que el 2 de junio de 1863 se expidió una
ordenanza mediante la cual se determinaba la forma en que estaría
organizada la Municipalidad del Distrito Federal, cuyo cuerpo legislativo
estaría en cabeza de la Municipalidad, integrada por vocales elegidos con
su respectivo suplente por cada dos mil habitantes y uno más por un
residuo superior a mil. Esta ordenanza le fijaba 27 atribuciones a la
Municipalidad. Iban desde seguridad, orden, aseo, salubridad, ornato y
abastecimiento hasta la expedición de recompensas honoríficas a los
ciudadanos que hubieran sobresalido por su genio o por haberle prestado
servicios a la ciudad. En los “Acuerdos de la Municipalidad de Bogotá
1862-1896”, que recogen el trabajo del Concejo de esa época, hay toda
una variedad de normas que incluyen la adopción de impuestos locales, la
organización de la Policía, la aprobación de contratos suscritos por la
municipalidad con particulares, autorizaciones para obras de
infraestructura, reglamentación de construcciones y hasta la concesión
para la explotación de negocios de espectáculos públicos. El Federalismo
llegó a su final en 1886 con la aprobación de una nueva Constitución –
desmontada definitivamente en 1991 por la Asamblea Constituyente--
cuando se impuso un “proyecto político de Estado descentralizado y
fuerte, en vez del federalismo a ultranza” (3) y cuyo gestor, el presidente
Rafael Núñez lo resumió así: ”Centralización política y descentralización

7. administrativa”. La Constitución aprobada el 5 de agosto de 1886, en lo
que tiene que ver con las funciones de los concejos les fijaba tareas como
determinar las contribuciones y gastos locales, llevar el movimiento anual
de la población y formar el censo civil. Pocas frentes a las que les
concedieron a los departamentos, razón por la cual Bogotá tuvo una alta
dependencia de Cundinamarca. El propósito del presidente Rafael Reyes
(1904-1909) de darle a Bogotá carácter de Distrito Capital, con la
consecuente independencia administrativa, fiscal y electoral duró hasta
1910, cuando la reforma constitucional la devolvió a su condición anterior.
En 1954 el general Gustavo Rojas Pinilla, en su calidad de Presidente, al
organizar el Distrito Especial de Bogotá mediante el decreto 3640,
determinó que el Concejo de la ciudad se denominaría Consejo
Administrativo del Distrito Especial y estaría integrado por 13 miembros,
así: seis de elección popular, seis nombrados por el presidente de la
República, teniendo en cuenta la filiación política de los candidatos. El
otro sería el Alcalde Mayor del Distrito, quien lo presidiría. Este decreto le
daba, así, un carácter administrativo al Concejo. En ese mismo año se
anexan al Distrito Fontibón, Usme, Engativá y Usaquén y al mismo tiempo
se le da autonomía Administrativa respecto al departamento de
Cundinamarca. Tras la caída del Gobierno de Rojas, y de acuerdo con lo
pactado por los partidos Liberal y Conservador, a partir de 1958 el
Concejo estaría integrado por 16 representantes de las dos colectividades
(ocho de cada una). Así, por esta exclusión, el concejal elegido por el
Partido Comunista en 1960 fue presentado como miembro del Movimiento
Revolucionario Liberal (MRL), en tanto que la representación de la Anapo
en el Cabildo figuraba como disidencia conservadora. Este sistema
bipartidista rigió hasta 1970.Otra norma importante relacionada con las
funciones del Concejo fue el decreto 3133 de 1968 (Estatuto de Bogotá)
en el que la Corporación figuraba como organismo superior en materia de
atribuciones de Gobierno y Administración (le seguían el Alcalde, las
secretarías, la Junta Asesora de Contratos y la Junta de Planeación
Distrital). El número de concejales era de 15 con sus respectivos
suplentes, elegidos por dos años. La Asamblea Constituyente de 1991
aprobó que la ciudad volvería a tener el nombre de Santa Fe de Bogotá
(hasta este año sólo Bogotá) y estaría organizada como Distrito Capital.
Respecto a la integración del Concejo determinó que habría un concejal
por cada 150 mil habitantes o fracción mayor de 75 mil que tenga el
territorio. Hasta ese momento había 20 concejales, que pasaron a ser 35
a partir de ese año, y subió a 42 tras las votaciones del año 2001.De
acuerdo con el decreto 1421 de 1993, vigente, “El Concejo es la suprema
autoridad del Distrito Capital. En materia administrativa sus atribuciones
son de carácter normativo. También le corresponde vigilar y controlar la
gestión que cumplen las autoridades distritales” (artículo 1º.).El Concejo
ha sido a lo largo de la historia escala obligada de importantes políticos en
su camino a la Presidencia de la República.

8. MISIÓN
Es misión del Concejo de Bogotá como suprema autoridad en materia
político administrativa, ejercer el control político a la administración
Distrital y expedir normas para promover el desarrollo integral de la
ciudad y sus habitantes, en cumplimiento de los fines esenciales del
Estado social de derecho
VISIÓN
El Concejo de Bogotá D.C. se posicionará como una entidad dinámica,
confiable y gestora del desarrollo integral de la ciudad y de sus habitantes
UBICACIÓN
CALLE 34 N· 27-36
TELEFONO 2088210 EXT 08
BARRIO SOLEDAD

9. INFORME DIAGNOSTICO
Para realizar el diagnostico de la unidad de correspondencia y archivo del
consejo de Bogotá, se realizo una entrevista, encuesta y una lista de
chequeo con diferentes ítems, los cuales el grupo considero lo mas
adecuado.
Para la entrevista se hicieron preguntas enfocadas en el proceso como
tal, en la normatividad y en la aplicación de los manuales existentes en la
entidad.
Para la encuesta nos enfocamos en preguntas relacionadas con el tema
de salud ocupacional para `poder percibir el estado, conocimiento y
satisfacción de los funcionarios con los procesos desarrollados con el
copaso (comité paritario de salud ocupacional).
Para la lista de chequeo se observó la mayor cantidad de detalles tanto
físico, locativos, ambientales, de servicio al cliente y aplicación de las
normas y protocolo de gestión documental.
JUSTIFICACIÒN
Se realizo un trabajo académico relacionado con la organización de
archivo par saber como funciona, como aplica las normas y como se
manejan los 8 procesos archivísticos.
En la cual se escoge la empresa concejo de Bogotá debidamente
estructurada dentro del organigrama de la Corporación.

10. ETICA
El código de ética del consejo habla dentro de sus postulados que los
funcionarios deben tener responsabilidad, probidad, transparencia,
sentido de pertenencia, entre otros; en la visita que se hizo se pudo
evidenciar en cada uno de sus funcionarios el profesionalismo y la ética
con la cual trabajan.
Se encontró un grupo de personas con calidad y compromiso que nos
atendieron de manera responsable, amable y pertinente respondiendo
cada duda y preguntas de manera profesional enfocados hacia su trabajo
e involucrados en el proceso de informar sobre la entidad y sus
funciones dentro de la unidad de correspondencia y archivo , su veracidad
y contundencia en sus respuestas demostraron tener que cada
funcionario tiene un gran sentido de pertenencia con la entidad.

11. SALUD OCUPACIONAL
Se encontraron falencias referentes a salud ocupacional en la unidad de
correspondencia y archivo no se ven utilizadas las medidas de protección
como lo son batas, guantes, tapabocas, etc.…. durante el tiempo de la
visita no se realizaron, ni se vieron las intenciones de tener dichos
espacios de realizar pausas activas, al igual se ven reflejadas las malas
posturas producto de las jornadas prolongadas sentadas o repetitivas.
Cabe agregar que cuentan con brigadas de emergencia al igual la
mayoría de funcionarios es brigadista, cuentan con servicio medico,
inducción a todos los trabajadores de acuerdo a la labor a desempeñar,
capacitándolo respecto a las medidas de prevención y seguridad que
exige su ambiente laboral.

12. TIPOLOGIA DOCUMENTAL
LEY 57 DE 1985
(Julio 5)
Diario oficial No. 37.056 de 12 de julio de 1985
Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales.
EL CONGRESO DE COLOMBIA,
DECRETA:
CAPITULO I.
ORGANOS DE DIVULGACION
ARTICULO 1o. La Nación, los Departamentos y los Municipios incluirán
en sus respectivos Diarios, Gacetas o Boletines oficiales todos los actos
gubernamentales y administrativos que la opinión deba conocer para
informarse sobre el manejo de los asuntos públicos y para ejercer eficaz
control sobre la conducta de las autoridades, y los demás que según la
ley deban publicarse para que produzcan efectos jurídicos.
Ley 489 de 1998 decía así: En el Diario Oficial, cuya dirección
corresponde al Ministro de Gobierno, deberán publicarse:
a) Los actos legislativos y las leyes que expida el Congreso Nacional;
b) Los Decretos del Gobierno;
c) Las Resoluciones ejecutivas;
d) Los contratos en que sean parte la Nación o sus entidades
descentralizadas, cuando dicha formalidad sea ordenada por la ley que
los regula.
e) Los actos del Gobierno, de los Ministerios, de los Departamentos
Administrativos, de las Superintendencias y de las Juntas Directivas o
Gerentes de las entidades
Descentralizadas que creen situaciones jurídicas impersonales u objetivas
o que tengan alcance e interés general;
f) Los actos de naturaleza similar a la señalada en el literal anterior que
expidan otras
Autoridades por delegación que hayan recibido o por autorización legal; y
g) Los demás actos que señalen las disposiciones vigentes y la presente
ley.
ARTICULO 3o. Cuando el volumen de publicaciones obligatorias así lo
justifique, el Gobierno Nacional podrá autorizar a los distintos sectores
administrativos la edición de sendos Boletines o Gacetas en los que se
divulguen los actos del respectivo Ministerio o Departamento
Administrativo y de los Organismos que se hallen adscritos o vinculados a
éstos.
En el Diario Oficial continuarán publicándose los actos que lleven la firma
o contengan la aprobación del Presidente de la República.

13. ARTICULO 4o. La dirección de los Boletines o Gacetas que se autoricen
conforme al artículo corresponde al Ministerio o Departamento
Administrativo que ejerza la tutela prevista en las leyes del respectivo
sector.
Estos Boletines o Gacetas serán publicados por lo menos una vez al mes.
ARTICULO 5o. <Artículo incorporado en el Artículo 330 del Decreto 1222
de 1986> En cada uno de los Departamentos se editará un Boletín o
Gaceta Oficial que incluirá los siguientes documentos:
a) Las Ordenanzas de la Asamblea Departamental;
b) Los actos que expidan la Asamblea Departamental y la Mesa Directiva
de ésta para la ejecución de su presupuesto y el manejo del personal a su
servicio;
c) Los Decretos del Gobernador;
d) Las Resoluciones que firmen el Gobernador u otro funcionario por
delegación suya;
e) Los contratos en que sean parte el Departamento o sus entidades
descentralizadas cuando las respectivas normas fiscales así lo ordenen;
f) Los actos de la Gobernación, de las Secretarias del Despacho y de las
Juntas Directivas y Gerentes de las entidades descentralizadas que creen
situaciones jurídicas impersonales u objetivas o que tengan alcance o
interés generales;
g) Los actos de naturaleza similar a la señalada en el literal anterior que
expidan otras autoridades departamentales por delegación que hayan
recibido o por autorización legal u ordenanzal; y,
h) Los demás que conforme a la ley, a las ordenanzas o a sus respectivos
reglamentos, deban publicarse
ARTICULO 6o. <Artículo incorporado en el Artículo 331 del Decreto 1222
de 1986> De acuerdo con el número de documentos que se deban
publicar, la respectiva Asamblea podrá autorizar que a más del Boletín o
Gaceta Departamental se editen otras u otras publicaciones para la
divulgación de los documentos correspondientes a los distintos sectores
administrativos.
En este caso se observarán, en cuanto fueren pertinentes, las normas de
los artículos 3o. y 4o., de la presente Ley.
ARTICULO 7o. <Artículo incorporado en el Artículo 332 del Decreto 1222
de 1986> Lo dispuesto en los artículos anteriores no obsta para que las
Asambleas Departamentales editen anualmente un volumen que
contenga los actos expedidos por ellas y los demás documentos que las
mismas Corporaciones crean conveniente divulgar
ARTICULO 8o. <Parte subrayada incorporada en el Artículo 333 del
Decreto 1222 de 1986> Los actos a que se refieren los literales a), b), c),
e) y f) del artículo 2o y a), c), f) y g) del artículo 5o de esta Ley sólo regirán
después de la fecha de su publicación.
ARTICULO 9o. <Artículo incorporado en el Artículo 334 del Decreto 1222
de 1986> La dirección de los Boletines o Gacetas Departamentales o

14. Municipales corresponderá a la dependencia u oficina que señalen el
Gobernador o Alcalde respectivos.
ARTICULO 10. <Derogado por el Artículo 97 del Decreto 2150 de 1995.
ARTICULO 11. <Aparte tachado derogado por el Decreto 2150 de 1995,
según lo dispuesto por la Corte Constitucional en Sentencia C-847-99> El
número de ejemplares de cada una de las ediciones del Diario Oficial y de
los Boletines y Gacetas contemplados en esta Ley se fijará por la
autoridad encargada de su dirección, teniendo en cuenta la necesidad de
su distribución gratuita en oficinas públicas, universidades, medios de
comunicación, asociaciones y cuerpos profesionales y la atención de las
suscripciones que adquieran los particulares, requiriendo la autorización
del Ministro de Gobierno, del Gobernador, Intendente, Comisario o del
Alcalde, en su caso.
CAPITULO II.
ACCESO CIUDADANO A LOS DOCUMENTOS
ARTICULO 12. Toda persona tiene derecho a consultar los documentos
que reposen en las oficinas públicas y a que se le expida copia de los
mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado
conforme a la Constitución o la Ley, o no hagan relación a la defensa o
seguridad nacional.
ARTICULO 13. La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los
treinta (30) años de su expedición.
<Inciso modificado por el Artículo 28 de la Ley 594 de 2000. El nuevo
texto es el siguiente:> Cumplidos éstos, el documento por este solo hecho
no adquiere el carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier
ciudadano, y la autoridad que esté en su posesión adquiere la obligación
de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo.
ARTICULO 14. Para los efectos previstos en el artículo 12, son oficinas
públicas las de la Procuraduría General de la Nación, la Contraloría
General de la República, los Ministerios, los Departamentos
Administrativos, las Superintendencias y las Unidades Administrativas
Especiales; las de las Gobernaciones, Intendencias, Comisarías,
Alcaldías y Secretarías de estos Despachos, así como las de las demás
dependencias administrativas que creen las Asambleas Departamentales,
los Consejos Intendencia les o Comisarías y los Concejos Municipales o
que se funden con autorización de estas mismas Corporaciones; y las de
los Establecimientos Públicos, las Empresas Industriales o Comerciales
del estado y las Sociedades de Economía Mixta en las cuales la
participación oficial sea superior al cincuenta por ciento (50%) de su
capital social, ya se trate de entidades nacionales, departamentales o
municipales y todas las demás respecto de las cuales la Contraloría
General de la República ejerce el control fiscal.
ARTICULO 15. La autorización para consultar documentos oficiales y
para expedir copias o fotocopias, autenticadas si el interesado así lo

15. desea, deberá concederla el jefe de la respectiva oficina o el funcionario
en quien éste haya delegado dicha facultad.
ARTICULO 16. La consulta se realizará en horas de despacho al público,
y, si ello fuere necesario, en presencia de un empleado de la
correspondiente oficina.
ARTICULO 17. La expedición de copias dará lugar al pago de las mismas
cuando la cantidad solicitada lo justifique. El pago se liará a la tesorería
de la entidad o en estampillas de timbre nacional que se anularán,
conforme a la tarifa que adopte el funcionario encargado de autorizar la
expedición.
En ninguna caso el precio fijado podrá exceder al costo de la
reproducción.
ARTICULO 18. Si en la respectiva oficina no se pudieren reproducir los
documentos o la tarifa señalada fuere elevada a juicio del peticionario, el
jefe de aquella indicará el sitio en el cual un empleado de la oficina sacará
las copias a que hubiere lugar. En este caso, los gastos serán cubiertos
en su totalidad por el particular.
ARTICULO 19. Las investigaciones de carácter administrativo o
disciplinario, no estarán sometidas a reserva. En las copias que sobre
estas actuaciones expidan los funcionarios, a solicitud de los particulares,
se incluirán siempre, las de los documentos en que se consiguen las
explicaciones de las personas inculpadas.
PARAGRAFO. Si un documento es reservado el secreto se aplicará
exclusivamente a dicho documento y no a las demás piezas del
respectivo expediente o negocio.
ARTICULO 20. El carácter reservado de un documento no será oponible a
las autoridades que lo soliciten para el debido ejercicio de sus funciones.
Corresponde a dichas autoridades asegurar la reserva de los documentos
que lleguen a conocer en desarrollo dela prescrito en este artículo.
ARTICULO 21. La Administración sólo podrá negar la consulta de
determinados documentos o la copia o fotocopia de los mismos mediante
providencia motivada que señale su carácter reservado, indicando las
disposiciones legales pertinentes. Si la persona interesada insistiera en su
solicitud, corresponderá al Tribunal de lo Contencioso Administrativo que
tenga jurisdicción en el lugar donde se encuentren los documentos decidir
en única instancia si se acepta o no la petición formulada o si se debe
atender parcialmente.
Ante la insistencia del peticionario para que se le permita consultar o se le
expida la copia requerida, el funcionario respectivo enviará la
documentación correspondiente al Tribunal para que éste decida dentro
de los diez (10) días hábiles siguientes. Se interrumpirá este término en el
caso de que el Tribunal solicite copia o fotocopia de los documentos sobre
cuya divulgación deba decidir y hasta la fecha en la cual los reciba y
oficialmente.
ARTICULO 22. Cuando la solicitud de consulta o de expedición de copias
verse sobre documentos que oportunamente fueron publicados, así lo

16. informará la administración indicando el número y la fecha del Diario,
Boletín o Gaceta en que se hizo la divulgación. Si este último se
encontrare agotado, se deberá atender la petición formulada como si el
documento no hubiere sido publicado.
ARTICULO 23. <Aparte tachado INEXEQUIBLE> Las peticiones a que se
refieren los artículos anteriores podrán presentarse y tramitarse
directamente por los particulares o por medio de apoderado debidamente
constituido y acreditado. Si la solicitud de copia o fotocopia de
documentos la hace un periodista acreditado en la fecha como
representante de un medio de comunicación, se tramitará
preferencialmente.
ARTICULO 24. Las normas consignadas en los artículos anteriores serán
aplicables a las solicitudes que formulen los particulares para que se les
expidan certificaciones sobre documentos que reposen en las oficinas
públicas o sobre hechos de que estas mismas tengan conocimientos.
ARTICULO 25. Las peticiones a que se refiere el artículo 12 de la
presente Ley deberán resolverse por las autoridades correspondientes en
un término máximo de diez (10) días. Si en ese lapso no se ha dado
respuesta al peticionario se entenderá, para todos los efectos legales, que
la respectiva solicitud ha sido aceptada. En consecuencia, el
correspondiente documento será entregado dentro de los tres (3) días
inmediatamente siguientes.
El funcionario renuente será sancionado con la pérdida del empleo.
CAPITULO III.
DISPOSICIONES VARIAS
ARTICULO 26. El Departamento Administrativo Nacional de Estadística
(DANE), por conducto del Banco Nacional de Datos, organizará un
servicio informativo que suministre al público copia de los documentos a
que se refiere la presente Ley. Para el efecto, el DANE irá señalando los
documentos que deben ser suministrados al Banco, impartirá
instrucciones sobre los requisitos y características que debe reunir la
información que a éste se envíe y fijará las tarifas que por cada copia se
cobrará a los usuarios del servicio.
ARTICULO 27. Para los efectos de la presente Ley, también son oficinas
públicas las de las corporaciones de elección popular.
En consecuencia, los documentos que en ellas reposen son consultables
por los particulares y de los mismos se pueden pedir copias o fotocopia,
únicamente con las limitaciones impuestas por el carácter reservado que
algunos de ellos tengan.
ARTICULO 28. En los Anales del Congreso se publicarán los actos que
se expidan por las autoridades competentes para el manejo e inversión
del presupuesto de la Rama Legislativa y para la administración del
personal a su servicio.

17. ARTICULO 29. Constituye causal de mala conducta que se sancionará
con la destitución, el incumplimiento o violación de cualquiera de las
disposiciones aquí consignadas.
ARTICULO 30. Esta Ley rige a partir de la fecha de su promulgación.
Dada en Bogotá D.E., a los...
El Presidente del Honorable Senado,
JOSE NAME TERAN.
El Presidente de la Honorable Cámara de Representantes,
DANIEL MAZUERA GOMEZ.
El Secretario General del Honorable Senado,
CRISPIN VALLAZON DE ARMAS.
El Secretario General de la Honorable Cámara de Representantes,
JULIO ENRIQUE OLAYA RINCON.
República de Colombia - Gobierno Nacional.
Publíquese y Ejecútese.

18. DESCRIPCION GENERAL
Se ingresa a la unidad de archivo, en la cual se encontró un amplio
espacio del servicio
 Techo en acrílico.
 Piso en mármol.
 Luz blanca
 Mesa de consulta
 Papelera de reciclaje
 Carro rodantes
Las funciones en cargadas de esta área es una secretaria ejecutiva, dos
auxiliares de archivo.
El funcionario da buena atención al usuario dando solución inmediata al
requerimiento solicitado.
CORRESPONDENCIA:
Se encontraron realizando sus labores correspondientes a los cargos.
A pesar de encontrarse en un horario de mayor congestión se atiende
inquietudes y colaboran con los trámites para su agilidad.
BIBLIOTECA:
Los funcionarios prestan el servicio, de préstamo y consulta. Concejales
en reunión y usuarios externos (estudiantes de derecho, ciencias
políticas).

19. DIAGNOSTICO PROCESO POR PROCESO
PRODUCCION:
Actas, decretos, anales, acuerdos, informes, proyectos y proposiciones.
RECEPCION:
 Informes de documentos al entregar.
 Verificaciones documentos.
 Sello de recibido de documentos.
 Sistematizar por medio del programa cordis.
 El área de correspondencia se queda con una copia de los
documentos.
 Sello de radicación.
DISTRIBUCION:
 La secretaria de cada concejal solicita los documentos que se
encuentran en correspondencia.
 Se verifica que la correspondencia sistematizada sea la correcta.
 Entrega de documentos y firma de la secretaria en la planilla de
control.
TRAMITE:
La correspondencia es recibida de 8:00 am, 2:30 pm y es distribuida de
2:45 a 5:00 pm.
ORGANIZACIÓN:
Todo documento es ingresado al sistema, y este arroja un numero de
verificación con e cuál, el documento es identificado para su respectiva
entrega.

20. CONSULTA:
Préstamo de libros dentro de la biblioteca o dentro del consejo, vía
intranet.
CONSERVACION:
 Limpieza
 Duplica los documentos que se envíen al archivo.
 Empaste (envían los documentos a contratación externa.)
 Prevención de desastres (brigadas)
DISPOSICION FINAL:
 Digitalización de los documentos.
 Casetes pasan a formato C.D

21. ANEXOS
Bogotá D.C. 7 de Noviembre de 2010
Señor
MIGUEL RODRIGO OLARTE PINZÓN
DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
CONSEJO DE BOGOTÁ
CALLE 34 N- 27-36
Asunto: Solicitud de autorización para realizar ejercicio académico en la unidad de
correspondencia y archivo de la entidad
Respetado Doctor
Nos dirigimos a usted con el fin de solicitar permiso para visitar las instalaciones
de la entidad y realizar un análisis diagnostico, de la unidad de correspondencia y
archivo. Los aprendices Saúl Martínez, Jenny Sánchez, Lorena Góngora, Nataly
Romero, Yuri González, Johana Terreros, Liliana Gil, Yenny Bejarano, Jeimy
Contreras, del programa Técnico en Asistencia en Organización de Archivos del
Centro de Gestión Administrativa SENA.
Una vez realizado este ejercicio entregaremos a los instructores un informe con el
diagnóstico realizado como parte de los logros del aprendizaje.
Agradecemos la atención prestada y quedaremos atentos
Cordial Saludo
------------------------------
Saúl Antonio Martínez
Líder de grupo
Ficha 113444

22. REUNION ORDINARIA CONSEJO DIRECTIVO
ACTA OO1
Fecha: Bogotá, 01 de noviembre de 2010
Hora: de las 13:30 a la 13:15 horas
Lugar: SENA Gestión administrativa, 8· piso
Coordinación Gestión Documental
Asistentes: Bejarano Yenny
Contreras Jeimy
Gil Liliana
Góngora Lorena
González Yuri
Martínez Saúl
Romero Nataly
Terreros Joanna
Ausentes: Sánchez Jenny
Orden Del Día:
1. Consolidación de la empresa
2. Creación del blog
3. Delegación de funciones

23. Desarrollo:
1. Consolidación de la empresa
Los integrantes postularon tres empresas las cuales fueron, STANTON & CIA
S.A, THOMAS MTI y el CONSEJO DE BOGOTA. En el
2. Creación del blog
Fue elegida la integrante Romero Nataly para la elaboración del blog. Como
resultado final se estableció la dirección
http://senadocumentalconsejodebogota.blogspot.com/. L a cual tiene como
contenido La Historia, La misión, La visión, Organigrama, Manuales de
funcionamiento del Consejo de Bogotá al igual la ley 57 de 1985 Acceso a
documentos Públicos
3. Delegación de funciones
Por medio de un común acuerdo se delego las funciones de acuerdo al
conocimiento previó que tiene cada integrante. Las funciones son:
Sánchez Jenny: Presidente
Bejarano Yenny: Secretaria
Martínez Saúl: Gerente Administrativo
González Yuri: Recursos Humanos
Gil Liliana: Jefe de archivo
Romero Nataly; Asistencia en Archivo
Terreros Joanna: Asistencia en Archivo
Contreras Jeimy: Asistencia en Correspondencia
Góngora Lorena Asistencia en Correspondencia

24. Sánchez Jenny Bejarano Yenny
Presidente Secretaria
Martínez Saúl
Gerente Administrativo
González Yuri
Recursos Humanos
Gil Liliana
Jefe de archivo

25. Romero Nataly
Asistencia en Archivo
Terreros Joanna
Asistencia en Archivo
Contreras Jeimy
Asistencia en Correspondencia
Góngora Lorena
Asistencia en Correspondencia

26. LISTA DE CHEQUEO
FECHA 17/NOV/2010
CONSEJO DE BOGOTA
 Utilizan los elementos de protección SI NO
 Hay señalización con el nombre de la sección SI NO
 Buena iluminación SI NO
 Hay archivadores SI NO
 se encuentra extintores SI NO
 Hay plano de evacuación SI NO
 Hay señalización de evacuación de emergencia SI NO
 Se encuentra recipientes para el reciclaje de papeles SI NO
 Hay circuito cerrado SI NO
 Tiene la dotación necesaria para trabajar SI NO
 Utilizan los implementos prevención SI NO
 Cuentan con elementos de primeros auxilios SI NO
 Cuantas salidas de emergencia se encuentras 1 A 2 más
de 2
 Hay ventanillas de atención al público SI NO
 Donde almacenan documentos: - bodega - sótano - garaje

27. ENTREVISTA
CARGO: AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE CORRESPONDENCIA.
1 ¿Que funciones desempeña?
Funciones hacinadas correspondientes a la entidad, recibir, sistematizar
en el programa cordis para clasificar y ser entregadas a las áreas
correspondientes.
2 ¿Cuántos funcionarios trabajan en le archivo?
5 personas las cuales:
 Dos auxiliares reciben e ingresan al sistema cordis todos los
documentos que ingresan al congreso tanto externo como interno.
 Dos auxiliarles se encargan de la radicación y organización en los
archivadores.
 Un auxiliar se encarga de llevar los documentos en los alrededores
del concejo de Bogotá.
3 ¿Qué documentos produce el concejo de Bogotá?
 Derechos de petición
 Tutelas
 Actas
 Acuerdos
 Anales
 Informes
 Proyectos
4¿manejan tablas de retención?
No son necesarias en la unidad de correspondencia.
5¿Que tipos de documento se reciben?
Correspondencia de entidades, personas naturales y concejales.

28. BIBLIOGRAFIA
_ Concejo de Bogotá
Calle 37 N 28 A 28
Teléfono: 2088210
_ www.consejodebogota.gov.co
_ Biblioteca Carlos Lleras Restrepo