El documento habla sobre los conceptos clave relacionados con los sistemas administrativos, incluyendo objetivos, políticas, procedimientos, actividades, operaciones, métodos, sistemas y funciones. También discute el departamento de sistemas, sus objetivos de maximizar los recursos y mejorar la eficiencia, y los tipos de sistemas como manuales, mecánicos y electrónicos. Además, cubre conceptos de información como datos, procesamiento de datos, ciclo de vida de los datos y características de la información.

1. Se ocupa de desarrollar sistemas y procedimientos eficientes; entendiéndose por eficiencia, la
MAXIMIZACIÓN en la utilización La sistematización
Deberá analizar aspectos de la organización como: simplicidad, efectividad y economía de la estructura
organizativa Auditoría Administrativa
su labor consiste en evaluar si los procedimientos son adecuados, económicos, consistentes, razonables,
prácticos, eficientes y con un control adecuado Auditoría Operacional
Su actividad debe evaluar si se aprovechan los recursos de la empresa para un buen funcionamiento no se
debe únicamente a problemas contables y financieros de la empresa Contador Público y Auditor y la
sistematización
Es el fin o meta que se pretende alcanza con la realización de una sola operación, de una actividad concreta,
de un procedimiento o de una función OBJETIVO
Es una norma de carácter general que guía la actuación de los integrantes de la institución sobre una función
determinada para alcanzar los objetivos POLÍTICA
Es la sucesión cronológica o secuencia de operaciones concatenadas, y su método de ejecución, que
realizadas por una o varias personas PROCEDIMIENTO
El conjunto de actos administrativos que realiza una institución o parte de ella ACTIVIDAD
Es cada una de las acciones, físicas o mentales, pasos o etapas que es necesario ejecutar para llevar a cabo una
actividad o labor determinada OPERACIÓN
Es la manera de efectuar una operación o una secuencia de operaciones MÉTODO
Es un conjunto ordenado de procedimientos operacionales y métodos relacionados entre sí, que contribuyen
a realizar una función SISTEMA
Es un grupo de actividades afines y coordinadas necesarias para alcanzar los objetivos generalmente es
responsable un órgano o unidad administrativa FUNCIÓN
Se refieren a “lo que se hace” y a “quién lo hace operación, la actividad y la función
Se refieren, además, a “cómo se hace” y “en qué orden o con qué secuencia se hace:
El método, el procedimiento y el sistema
Puede ser desempeñado por varias personas, a la vez, que realicen las mismas operaciones, con las mismas
responsabilidades en las mismas condiciones de trabajo PLAZA
Es el análisis de los planes de acción colectivos y estandarizar las operaciones de oficina
DEPARTAMENTO DE SISTEMAS
Desarrollar sistemas y procedimientos eficientes la maximización en la utilidad de los recursos humanos,
materiales, y financieros Objetivo del departamento de sistemas

2. Cuatro puntos fundamentales de la importancia del departamento de sistemas son
El campo de acción, La profundidad del estudio, El volumen y el complejo de las operaciones y Si la función
de los sistemas
Los departamentos de asesoría preferirían que se les instalara en lugar preferente de la jefatura de dirección,
en donde estarían rodeados y con el apoyo de la Gerencia LOCALIZACIÓN
Dirige los estudios acerca de los procedimientos y relaciones de organización en términos de alcance la
estandarización practicable Sistemas de Oficina
Dirigir estudios detallados y probar la manufactura y modelos de las máquinas para oficina y del equipo
Normas para Equipo
Desarrollo de sistemas de archivo y normas para el manejo eficaz de los registros
Manejo de Registros
Continuar la implementación de nuevos métodos y la revisión periódica de la efectividad de los sistemas de
oficina Avalúo del Trabajo de Oficina
Establece los medios sistemáticos de correlacionar las formas e informes con los procedimientos
administrativos relacionados Coordinación
Mantiene un sistema para revisar y corregir las formas impresas con el objeto de analizarlas y uniformarlas
Coordinación de Formas Impresas
Mantener un sistema para revisar y corregir Los informes y estados periódicos iniciados o solicitados
Coordinación de Informes y Estados Periódicos
Estandarizar el formato y la compatibilidad del contenido de los manuales, instrucciones y de las otras
publicaciones referentes a los planes de acción Coordinación de Publicaciones
Son pequeños grupos de empleados a los cuales se les confiere determinada actividad COMITES
VENTAJAS DE LOS COMITES
Opinión Combinada, Coordinación, Cooperación, Desarrollo Gerencial
DESVENTAJAS DE LOS COMITÉS
Pérdida de Tiempo
Debe formar parte de una organización establecida con el único propósito de aconsejar a las compañías
ASESORIA EXTERNA

3. TIPOS DE SISTEMAS
Sistemas Conceptuales y Empíricos
Sistemas Naturales y Hechos por el Hombre
Sistemas Sociales, de Hombres y Máquinas
Sistemas Abiertos y Cerrados
Sistemas Permanentes y Temporales
SISTEMAS ESTACIONARIOS Y NO ESTACIONARIOS
Las dos clases de sistemas que se conocen Los naturales y los artificiales
Son los que encontramos en la naturaleza.; los que no han sido creados por el hombre Los sistemas naturales
Son los creados por hombre como sistemas políticos, sistema bancario Sistemas artificiales
Los sistemas artificiales pueden ser Formales e Informales
CARÁCTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS EN GENERAL
Jerarquía ilimitada
Interconexión de sus elementos
Organización interna
Interdependencia
Evolución constante
Es el conjunto de elementos humanos, físicos y técnicos, interconectados e interactuando entre sí para
planear, organizar SISTEMA ADMINISTRATIVO
ELEMENTOS Y OPERACIÓN DE UN SISTEMA son
PRINCIPIO DE LOS SISTEMAS
Suministro de servicio operacional y económico
Evitar conflictos de responsabilidad.
Objetivos no afectados por habilidades particulares
Deben ser tan automáticos como sea posible

4. TIPOS DE SISTEMAS
Manuales
Mecánicos
Electrónicos
Electromecánicos
Se enfoca al procesamiento electrónico de datos y a la operación de los sistemas de información
INFORMATICA
Ve los sistemas administrativos analiza la manera de hacer las cosas ¿ como?
SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
Construye la estructura orgánica de la institución, la subdivide en grandes y pequeñas partes
ORGANIZACIÓN
Se convertirá en un policía encargado de señalar los errores de los SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
Expresa que es un examen detallado, metódico y completo practicado por un profesional de la administración
sobre la gestión de un organismo social AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
Son señales, hechos, cifras, palabras o gráficas que representan una idea, objeto pero que no afecta el
comportamiento Los datos
Es el conjunto de datos seleccionados y organizados con respecto al usuario es la principal función del
procesamiento de datos La información
Es el conjunto de elementos y procedimientos que íntimamente ligados, interactuando entre sí
Sistema de información
CICLO DE VIDA DE LOS DATOS son 3 y especialmente importantes para el desarrollo, diseño y operación de los
sistemas
¿Cómo se GENERAN los datos?
¿Qué clase de MANIPULACIÓN o PROCESAMIENTO de datos se leva a cabo?
¿Cómo se lleva a cabo la COMUNICACIÓN de información, el ALMACENAMIENTO y la RECUPERACIÓN
de datos?

5. Ciclo de vida de los datos
La información es la herramienta principal con la que se verifica el proceso administrativo
Los objetivos de la base de datos son
Evitar duplicidad innecesaria del manejo de datos.
Garantizar consistencia.
Estandarizar el manejo de datos.
Flexibilizar el acceso.
Seguridad en acceso.
Garantizar concurrencia adecuada, en el caso de multiusuarios.
Consistencia después de una falla del sistema (no deja transacciones a medias).

6. CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN
La información debe tener un propósito en el momento en que se transmite a una persona o a una máquina
Objetivo
la información al ser humano son sensoriales y en Las máquinas pueden en el formato de patrones de energía,
cintas magnéticas, tarjetas o aun en forma escrita y oral Modo y formato inteligible
La cantidad de información debe ser adecuada al asunto de que se trate, medida en términos de tiempo
Proporción
Transmisión o recepción de la información afecta su valor Informe Frecuencia
La información puede conocerse con certidumbre, como ocurre ordinariamente con la información histórica
Determinista o probabilista
Es un factor limitativo para obtener información Costo
El grado de confianza que el tomador de decisiones otorga a la información Confiabilidad
Es una medida del grado en que la información representa lo que pretende representar Validez
La información para que cumpla su cometido debe ser transmitida y recibida cuando se necesita
Oportunidad
Estas características se refieren básicamente a las máquinas. La información que no varía con el tiempo
Constante o dinámica
Es una comunicación que proporciona datos acerca de un asunto determinado y que se transmite de una
oficina a otra Informe