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CURSO-TALLER 
GESTION EN COMPRAS 
FACILITADOR: 
Emer Toledo Alcedo
Breve Historia de la logística 
• Década del 50 = No se piensa en Logística 
• Década del 60 = Se agrupan Distribución 
Física y Logística Comercial 
• Década del 70 =Logística Interna en las 
Empresas 
• Década del 80 = Integración de la Cadena de 
Abastecimiento 
• Década del 90 = Logística Global 
• Milenio 2000 = Empresas Logísticas. 
www.corporacionsesar.com 2
Definiciones de Logística 
• “Función encargada del planeamiento, 
control e implantación de las actividades 
relacionadas al flujo eficiente de materiales 
desde los puntos de origen al lugar de 
consumo”. 
• “Procesos para el manejo integral de la 
cadena de establecimiento que, basada en 
tecnología, logre a menores costos y tiempos 
la satisfacción del cliente y la mejora 
competitiva de la empresa”. 
www.corporacionsesar.com 3
LOGÍSTICA COMO 
INTEGRACION DE LAS 
ACTIVIDADES DE LA 
EMPRESA 
www.corporacionsesar.com 4 
PRODUCCIÓ 
NActividades 
Especificas 
-Actividades de 
planta 
-Manejo de 
materiales 
-Mantenimiento 
de equipos e 
instalaciones 
Intersecció MARKETING 
n de 
Actividade 
s 
Intersecció 
n de 
Actividade 
s 
-Programación del 
producto 
-Localización de 
plantas 
-Aprovisionamiento 
-Nivel servicios 
-Servicios 
clientes 
-Embalaje 
-Localización de 
detallistas 
-Flujo de 
información 
-Promoción 
-Investigación 
de mercados 
-Productos 
mixtos 
-Precios 
LOGISTIC 
A 
Actividades 
Especificas 
-Transportes 
-Control de 
Inventarios 
-Almacenes 
-Manutención
PLANEACION LOGISTICA 
El planeamiento logístico elemento 
importante o la razón por la cual una 
empresa es capaz de distinguirse dentro 
de su mercado y además obtener ventajas 
competitivas mediante su capacidad de 
distribución física. 
En un segundo aspecto es la 
evaluación del impacto de los planes 
estratégicos propuestos. 
www.corporacionsesar.com 5
PLANEACION LOGISTICA 
Su relevancia radica en los siguientes 
objetivos: 
- La importancia del servicio al cliente. 
- El impacto de los Costos Logísticos. 
- El entorno que afecta a la Logística. 
- Los conflictos de organización que 
influyen en la Logística. 
www.corporacionsesar.com 6
Grandes Retos 
Empresariales 
¿Como ser el 
competidor 
con el mejor precio? 
Innovación 
Calidad 
Reducción de ciclos de tiempo 
Nuevos productos, nuevos servicios 
Competitividad en coso y diferenciación 
www.corporacionsesar.com 7 
¿Qué necesito hacer 
para 
reducir realmente los 
costos? 
¿Cómo hacer crecer el 
negocio sin perder el 
control? 
¿Como puedo mejorar 
el 
servicio?
Importancia actual de la 
Logística 
Importancia actual de la Logística 
LOS MERCADOS SE EXPANDEN 
MARGENES O BENEFICIOS SE 
REDUCEN 
SE INCREMENTA EL NIVEL DE 
SERVICIO 
RECONSTR 
UIR 
SITEMAS 
LOGISTICOS 
LA COMPETENCIA 
SE ENDURECE 
www.corporacionsesar.com 8
Motivos del Cambio 
-La oferta superó a la demanda 
-La Alta Competencia 
-La exigencia de Calidad y servicio al 
Cliente 
-Los continuos avances tecnólogicos, 
informáticos y de comunicación. 
www.corporacionsesar.com 9
Estructura del Sistema 
Logístico 
Previsión demanda 
Planificación de Requerimientos 
Compras 
Transporte (Aprovisionamiento) 
Inventario de Producción 
Gestión de 
Materiales 
Almacenes 
Manejo de Materiales y Productos Semi-terminados 
Embalaje 
Inventario de Distribución 
Planeamiento de la Distribución 
Procesamiento de Pedidos 
Transporte (Distribución) 
Servicio a Clientes 
LOGISTICA 
Distribución 
Física 
www.corporacionsesar.com 10
¿Qué entiende Ud. 
Por Compras? 
www.corporacionsesar.com 11
Que es Comprar…? 
• Es el proceso de localización y selección 
de proveedores, adquisición de productos 
(materias primas, componentes o artículos 
terminados), previa negociación sobre el 
precio y condiciones de pago, así como el 
seguimiento o acompañamiento de dicho 
proceso para garantizar el cumplimiento 
de las condiciones pactadas. 
www.corporacionsesar.com 12
LA GESTION DE 
COMPRAS 
Objetivos y su 
importancia como 
elemento generador de 
costos y gastos. 
www.corporacionsesar.com 13
COSTOS 
60% Materias Primas y Materiales 
15% Gastos de Fabricación 
10% Gastos de Ventas y 
Financieros 
10% Recursos Humanos 
5% Otros Gastos Administrativos 
www.corporacionsesar.com 14
Función de compras 
• Abastecimiento o Aprovisionamiento es la 
función logística mediante la cual se provee a 
una empresa de todo el material necesario para 
su funcionamiento. 
• Su concepto es sinónimo de “provisión o 
suministro”. Las actividades básicas dentro de 
este proceso son las siguientes: 
-Calculo de Necesidades y Adquisición. 
www.corporacionsesar.com 15
Objetivos de la Función de Compras 
• Mantener la continuidad del abastecimiento. 
• Pagar precios justos, pero razonablemente bajos por la 
calidad adecuada. 
• Mantener existencias económicas compatibles con la 
seguridad y sin perjuicios para la empresa (mínima inversión 
en inventarios). 
• Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, obsolescencia, 
etc., buscando calidad adecuada. 
• Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar 
nuevos productos y materiales. 
• Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar 
la actuación. 
• Preocuparse por la permanente capacitación del personal y, 
mantener informado al Gerente de Logística o al Gerente 
General acerca de la marcha del departamento. 
www.corporacionsesar.com 16
Objetivos de la función 
Compras 
• Sostener la posición competitiva de la 
empresa 
• Cuidado de la imagen exterior de la 
empresa 
• Buenas relaciones internas. 
www.corporacionsesar.com 17
FINALIDAD 
Comprar materiales: 
-de la CALIDAD adecuada 
-de la CANTIDAD necesaria 
-en la FECHA oportuna 
-al PRECIO correcto 
-de la FUENTE adecuada y 
-con la ENTREGA en el lugar apropiado 
www.corporacionsesar.com 18
Nuevas Funciones de Compras 
• Investigación del mercado de 
proveedores. 
• Evaluación global de costos. 
• Fusiones, grupos de compra, alianzas. 
estratégicas. 
• Manejo de outsourcing 
• Administración de tiempos. 
www.corporacionsesar.com 19
NO BUSCAR PRECIOS 
MAS BAJOS 
SI NO 
COSTOS GLOBALES 
MAS BAJOS 
www.corporacionsesar.com 20
Principales “Creencias” en 
relación a Compras 
• Factor principal de decisión es el precio. 
• Mas proveedores, mejor para escoger 
• Frecuente rotación de proveedores 
No hay garantía de repetición de pedidos 
• Relación Proveedor – Cliente 
“Yo fabrico o vendo, tu me pagas” 
• Poca o limitada comunicación interna y externa, 
en la mayoría de los casos, el responsable de las 
compras sólo se limita a recibir ordenes. 
www.corporacionsesar.com 21
Principales “Creencias” en 
relación a Compras 
• Los Gerentes Generales piensan que los 
responsables de compra deben ser seguros, 
honestos y perseverantes; sin ser necesaria 
su participación en la toma de decisiones. 
• Los mejores compradores-negociadores son 
los de mas “experiencia” (conocedores, 
mañosos, que se saben una mas que el libro, 
los moscas), pero hay que vigilarlos para que 
no se “pasen” a los intereses 
personales…….. y del proveedor…..de todas 
formas, “no hay comprador sano”….. 
www.corporacionsesar.com 22
Visión de Futuro en 
Compras 
 Necesaria participación activa en las decisiones 
del futuro de la empresa 
 Proveedores-Compras-Área Técnica (calidad, 
ingeniería)-Contabilidad-Usuario, como equipo 
integrado. 
 Reducción del numero de proveedores 
 Mutuo conocimiento y confianza en ellos 
 Reducción de inventarios con entregas continuas 
 Negociaciones a plazos futuros y convenientes 
para ambas partes. 
www.corporacionsesar.com 23
Nuevo perfil del comprador 
• Amplio conocimiento de lo que es y de lo 
que hace la empresa 
• Versatilidad y flexibilidad para los cambios 
• Manejo de sistemas modernos de 
información y comunicación 
• Mucha creatividad e imaginación 
• “Apto para todo”. 
www.corporacionsesar.com 24
EL ENTORNO Y EL FLUJO DE 
MATERIALES 
• El entorno debe ser analizado en función de 
los materiales que la Empresa emplea para 
la elaboración de los productos o servicio 
que presta. 
• Para lo cual se deberá tener en cuenta lo 
siguiente: 
un producto terminado puede estar 
constituido por unos cuantos insumos o por 
cientos y a veces miles de componentes. 
www.corporacionsesar.com 25
EL ENTORNO Y EL FLUJO DE 
MATERIALES 
• En el proceso de producción se utiliza 
gran número de materiales que no forman 
parte del producto terminado, pero que si 
intervienen en su fabricación. 
• Las herramientas y los materiales 
requeridos para operar, mantener la 
fabrica y la oficina constituyen otro grupo 
de artículos necesarios para el 
funcionamiento de la empresa. 
www.corporacionsesar.com 26
EL ENTORNO Y EL FLUJO DE 
MATERIALES 
• El lanzamiento de un producto o equipo al 
mercado, exige disponer de repuestos y 
componentes listos para su venta, antes de 
que uno solo de los productos o equipos 
producidos haya llegado a manos de los 
consumidores. 
• Dar un buen servicio a los clientes, cuando 
estos lo requieren así como mantener una 
buena imagen de la Empresa en el mercado, 
exige contar con los stocks suficientes. 
www.corporacionsesar.com 27
EL ENTORNO Y EL FLUJO DE 
MATERIALES 
• El despacho de los productos terminados 
necesita de materiales para su embalaje y 
distribución. 
Debiéndose prevenir a fin de contar con los 
stocks suficientes. 
• La regulación del flujo de materiales es 
efectuada por la dependencia logística en 
relación: 
Los cambios que se produzcan en la 
demanda de los productos terminados. 
www.corporacionsesar.com 28
EL ENTORNO Y EL FLUJO DE 
MATERIALES 
• El desempeño de los proveedores, en 
relación a la calidad de los artículos y al 
cumplimiento en la entrega. 
• Las existencias disponibles. 
• Las previsiones y pronósticos que puedan 
establecerse en función del consumo y de las 
actividades con el relacionadas. 
• Otros aspectos diversos que influyen en las 
necesidades de la Empresa y en su política 
sobre materiales. 
www.corporacionsesar.com 29
EL ENTORNO Y EL FLUJO DE 
MATERIALES 
• Responsabilidad en el Flujo de Materiales 
COMERCIALIZACION 
Contacto con los clientes y venta del producto 
terminado. 
PRODUCCION 
Planeamiento y programación de la producción, 
transformación de las Materias Primas en 
productos terminados. 
USUARIOS 
Definir características y especificaciones del 
material que se requiere, mediante la requisición. 
www.corporacionsesar.com 30
Origen de la Necesidad de 
Comprar 
• Materiales de Stock 
- Estadístico o en 
base a 
comportamiento 
histórico. 
• Proyectos 
- Determinísticos o 
basado en la 
programación del 
proyecto (Gantt). 
• Contratos 
- Determinísticos 
- A partir de programa 
de renovaciones de 
contratos. 
• Capacitación 
- Determenísticos. 
www.corporacionsesar.com 31
METODOS DE 
ADQUISICION 
FACTOR DE OPORTUNIDAD 
Según la situación del mercado 
 De acuerdo al programa de producción 
 Estudio constante del mercado por las 
variaciones y tendencias (estacionales) 
 Utilización de métodos estándares para 
artículos de consumo estable. 
www.corporacionsesar.com 32
METODOS DE 
ADQUISICION 
FACTOR DE OPORTUNIDAD 
Compras Especulativas 
• Análisis del riesgo 
• Análisis de la tendencia del precio 
• La no consideración del programa de producción 
• Compra basada en la utilidad y no en la demanda. 
• Costos de adquisición, de posesión, de capital. 
• Análisis de obsolescencia. 
www.corporacionsesar.com 33
METODOS DE 
ADQUISICION 
SEGÚN LA FORMA 
Compras bajo contrato 
Compras grupales 
Compras bajo un programa 
www.corporacionsesar.com 34
Clacificación ABC 
• A ----> Alto 
Volumen 
• B ----> Volumen 
medio 
• C ----> Bajo 
Volumen 
250 
200 
150 
100 
50 
0 
1.00 2.00 
www.corporacionsesar.com 35
ABC en las COMPRAS 
• A: artículos que son pocos pero son los mas 
caros o de mayor volumen. Mayor 
control 
• B: artículos ordinarios que necesitan: 
Cuidado 
Estandár. 
• C: artículos que son en su mayoría, baratos y 
que necesitan: Poco cuidado 
www.corporacionsesar.com 36
Procedimiento para el ABC 
• Se procede tomando cada item y 
multiplicandolo por el numero de unidades 
usadas en un año por el costo unitario. 
Item Rotación Costo 
1 1500 0.50 
2 700 1.00 
3 1000 0.40 
4 50 2.00 
www.corporacionsesar.com 37
Procedimiento para el ABC 
• Esto proporciona el uso total anual en 
términos de valor. 
Item Valor 
1 750 
2 700 
3 400 
4 100 
www.corporacionsesar.com 38
Clacificación ABC 
• Herramienta técnica que permite seleccionar, 
segmentar, diferencias del todo, colocándolo 
de mayor a menor importancia. 
• Permite canalizar esfuerzos para organizar 
nuestro tiempo en la acción, para 
concentrarnos en el mas importante. 
sobretodo para tomar 2 acciones: 
1) Control (ABC). 
2) Delegación de responsabilidades ABC). 
www.corporacionsesar.com 39
Procedimiento de Compras 
• El funcionamiento de compras debe estar 
dirigido por normas organizativas y 
funcionales precisas que hagan que las 
operaciones previstas siempre se realicen 
del mismo modo. 
• Un procedimiento es la sucesión de pasos 
consecutivos para realizar una actividad. 
www.corporacionsesar.com 40
Ventas: Menú eventos envía el 
Ppto. Aceptado a producción 
Área de producción elabora 
RQ. de insumos y solicita al 
almacén 
Verificación de stock en 
almacenes 
Requerimient 
o al Dpto. de 
compras 
Generación de Orden de 
Compra 
Enviar Orden de compra al 
proveedor 
Coordinación Almacén. 
Copia de O/C al 
Almacén 
NO 
DIAGRAMA DE FLUJO 
PROCESO DE COMPRAS 
SI 
www.corporacionsesar.com 41
Area Solicitante 
Pide insumos 
mediante Vale 
de salida 
Almacén 
Stock 
suficient 
e 
Dpto. Compras 
Solicita insumos 
mediante Orden 
de compra 
DIAGRAMA DE FLUJO 
Despacha 
insumo 
A 
Solicita insumo 
mediante RQ. De 
compra 
Proveedores 
Despacha 
insumos 
B 
B 
Almacén 
Material 
requerido 
Despacho 
insumo 
Area.solicitante 
Insumo 
requerid 
o 
Utiliza 
insumos 
Origen 
del 
insumo 
Informa 
deficiencias al 
almacén 
Fin 
Informa 
deficiencias al 
Dpto. 
Compras 
A 
B 
Jefatura de Logística 
Procedimiento de adquisición de insumos 
SI 
NO 
NO 
SI 
NO 
SI Almacén 
Realizado Autorizado Fecha de Elaboración 
www.corporacionsesar.com 42
EVALUACION DEL 
PROVEEDOR 
1) CON QUE PROVEEDORES TRABAJAMOS……….? 
2) CON QUE TIPOS DE PROVEEDORES QUEREMOS 
TRABAJAR…..? 
3) QUE REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LOS 
PROVEEDORES…? 
CLIENT 
E 
1 2 3 4 5 6 7 8 
www.corporacionsesar.com 43 
8 PROVEEDORES
¿Qué cantidad pedir?- 
Balance 
• Costo Total=Costo de mantenimiento de + 
Costo de comprar 
Costo Total= Q/2 x CP + CA/Q x CC 
Siendo: Q= tamaño de lote 
CP= costo de posesión 
CA= consumo anual 
CC= costo de comprar 
cantidad económica de pedido=Q= 2CA x CC 
PU x 
CP 
www.corporacionsesar.com 44
Programa de Compras 
• Es una herramienta administrativa en 
la cual nos indica las cantidades de 
artículos que deberán comprarse, asi 
como el tiempo en que deberá 
suministrarse al almacén para la 
producción de la que se dedique la 
empresa. 
www.corporacionsesar.com 45
Elaboración del plan anual de 
compras 
www.corporacionsesar.com 46 
Planificación 
y 
programació 
n 
Análisis de 
información 
histórica 
Solicitudes 
de 
información 
a los 
usuarios 
Elaboración 
de 
información 
por usuario 
Consolidació 
n del plan 
Planificación 
estratégica de 
abastecimient 
o 
Análisis de 
factibilidad 
presupuestari 
a 
Formalizació 
n y 
publicación
Programación de compras 
• El desarrollo que han alcanzado los mercados nos 
permite separar la negociación del pedido. 
-Negociar contratos anticipadamente (si mi contrato vence en 
septiembre, no tengo por qué esperar a julio o agosto para 
negociar la renovación. 
-Generar contratos de suministro flexibles, y por plazos 
prolongados. 
• Esto permite que las unidades de abastecimiento 
generen una Programación anual de actividades que: 
-Regule la carga de trabajo 
-Ponga a los recursos mejor preparados en las licitaciones 
complejas. 
www.corporacionsesar.com 47
Definición de indicadores 
• Nombre 
- Identificar o definir explícitamente que es lo que se quiere medir 
- Puede expresarse en un concepto genérico (Rotación de inventarios) 
ó como concepto que relacione variables (porcentaje de …) 
• Formula de cálculo 
- Establecer claramente las variables y operaciones que se deben 
realizar para el cálculo del indicador. 
• Medios de verificación 
- Identificar elementos observables. 
- Definir métodos/instrumentos de medición que garanticen autonomía del 
evaluador. 
• Mecanismos de captura de datos 
- De que forma se registran y recuperan los datos para el cálculo del 
indicador. 
• Meta (estándar) 
- Valor deseado del indicador que se desea alcanzar 
- Temporalidad/Gradualidad 
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LAS COMPRAS 
Indice 
1. Ingreso de la Requisición al Dpto. de Compras 
2. Organización de las compras 
2.1 Criterios de organización: 
2.1.1 Por especialización en el producto 
2.1.2 Por Importancia económica 
2.1.3 Por la Procedencia 
2.1.4 Por usuario 
2.1.5 Por proceso administrativo 
www.corporacionsesar.com 49
3. Seguimiento de las Compras 
3.1 Pasos para la adquisición 
3.2 Tiempos de adquisición 
3.3 Seguimiento de la Requisición 
www.corporacionsesar.com 50
1. Ingreso de la requisición al 
Departamento de Compras 
* La Requisición al ingresar al Departamento 
de Compras, llega al jefe de compras, el que 
luego la deriva al comprador a cargo. 
* La Requisición llega al jefe de compras, para 
su conocimiento, enterarse de los pedidos 
importantes y autorice su tramitación. 
Luego pasa a la sección: Seguimiento de 
Compras, iniciándose el control de las 
Adquisiciones o Requisiciones. 
www.corporacionsesar.com 51
2. Organización de las 
Compras 
• El esquema de Organización del Area de 
Compras en las empresas es relativo, pues 
depende de las necesidades y magnitud de 
cada una de ellas, por lo que plantearemos 
sugerencias de su organización. 
• La Jefatura de Compras normalmente depende 
de la gerencia de Logística y esta a su vez de la 
Gerencia de Operaciones y otras veces de la 
Gerencia General directamente. 
www.corporacionsesar.com 52
G. OPERACIONES 
PRODUCCIO 
N 
LOGISTICA C.CALIDAD 
MANTENIMIENT 
O 
IMPORTACI 
ON 
TRANSPO 
RTE 
PLANEAMIEN 
TO Y 
CONTROL 
(c. materiales-programación) 
ALMACEN 
ES 
COMPRAS 
www.corporacionsesar.com 53
2.1 Criterios de organización de 
Compras 
• Existen diferentes criterios para organizar un 
Departamento de Compras, mencionamos los 
mas importantes: 
2.1.1 Por especialización en el producto: 
- Insumos o materias primas 
- Químicos 
- Repuestos 
- Ferretería 
- Plasticos, etc., 
www.corporacionsesar.com 54
2.1.2 Por su importancia económica 
-Materiales “A”, “B”, “C” 
2.1.3 Por su procedencia: 
- Nacional 
- importación 
2.1.4 Por el usuario 
- Producción 
- Ventas 
- Almacén 
- Mantenimiento, etc,. 
www.corporacionsesar.com 55
2.1.5 Por proceso administrativo 
- Cotizaciones 
- Tramite Administrativo 
- Decisiones Técnicas, etc,. 
Estos criterios y otros, se pueden combinar 
según los requerimientos de la empresa. 
Todas las organizaciones son activas, pues se 
modifican según los requerimientos de 
optimización y no olvidar, que la organización 
debe 
estar acorde a las necesidades de 
EFICIENCIA. 
www.corporacionsesar.com 56
El criterio de establecer el Perfil Técnico 
y/o Profesional necesario para cada 
puesto de trabajo en el Área de Compras, 
considerando que esta unidad es el reflejo 
de la empresa ante los proveedores, por 
lo que, el personal a cargo debe estar 
técnicamente preparado, con criterio para 
tomar decisiones, asumir responsabilidad 
y tener honestidad. 
www.corporacionsesar.com 57
3. Seguimiento de las Compras 
3.1 Definición: 
* El Seguimiento de Compras, 
es el 
control que debe tenerse para 
que 
los plazos determinados para 
cada 
proceso de adquisición, se 
cumplan. 
www.corporacionsesar.com 58
Pasos para completar una 
adquisición de una Requisición 
1. Reconocimiento de la necesidad con una descripción y definición 
exacta de las cantidades y características del producto ó servicio 
que se requiere 
2. Recepción del pedido o requisición (Aprobada). 
3. Selección de proveedores (Estudio Mercado). 
4. Solicitud de cotizaciones. 
5. Recepción de ofertas. 
6. Análisis de las ofertas y decisión técnica-económica 
7. La Negociación y decisión de compra 
8. Colocación ó emisión de la O/C. 
9. Seguimiento de la Compra (Plazo de entrega de la mercadería). 
10. Recepción e inspección de la mercadería. 
11. Proceso documentario para pago al proveedor. 
12. Mantenimiento de los Registros. 
www.corporacionsesar.com 59
• Para realizar convenientemente todos 
estos pasos, el comprador necesita de un 
TIEMPO, por lo que se deben establecer 
los tiempos necesarios para cumplir cada 
uno de los pasos señalados 
satisfactoriamente. 
• La suma total de tiempos empleados en la 
adquisición se denomina: “Tiempo típico 
de compras” y es la base para el cálculo 
del tiempo de reposición llamado: LEAD 
TIME 
www.corporacionsesar.com 60
 La Unidad Orgánica de seguimiento, debe 
tener la información actualizada de la 
situación de todas las requisiciones 
INGRESADAS a Compras. 
 Realizar todos estos pasos, origina un 
costo llamado: “COSTO DE 
ADQUISICIÓN” 
 Por lo que, si el monto estimado de la 
Requisición es pequeño, no vale la pena 
realizar todos estos pasos, pues se 
encarecería la adquisición. 
www.corporacionsesar.com 61
• Se sugiere, debido a las existencias de estos 
Costos de Adquisición en la empresa, si el 
monto estimado de la es 1/3 del costo de 
adquisición, comprar sin necesidad de 
formular la requisición y cumplir con el 
procedimiento. 
• Ejemplo: 
Se tiene un Costo de adquisición en 
compras de $ 150 y un costo estimado de 
compras de un material en la empresa de $ 
50. 
¿confeccionaremos la Requisición y 
realizaremos el procedimiento de 
Adquisición? 
www.corporacionsesar.com 62
• A cada uno de estos procesos se les asigna 
un plazo denominado: “Tiempo típico de 
Compras”. 
• La unidad de Seguimiento, controla que para 
cada proceso se cumpla con el tiempo típico 
de compras, caso contrario origina una: 
ACTIVACIÓN O AVISO en el atraso al 
tiempo establecido, al comprador encargado. 
• Los tiempos típicos son establecidos en 
forma conjunta con el comprador, sin 
apremio y en forma normal, pero una vez 
establecidos se comprometen a cumplirlos. 
www.corporacionsesar.com 63
• En la unidad de seguimiento de Compras, cada 
comprador debe abrir un “FILE” a cada Requisición 
y ARCHIVAR en el file todos y cada uno de los 
documentos relacionados con la Adquisición, los 
que se mencionan a continuación: 
1. Requisición 
2. Solicitudes de cotización 
3. Cotizaciones 
4. Cuadro comparativo de cotizaciónes 
5. Orden de compra (O/C) 
6. Nota de ingreso al almacén 
www.corporacionsesar.com 64
7. Cartas con el proveedor 
8. Otros documentos y comunicaciones 
9. Informe pago de factura al proveedor 
• Todos estos documentos se recomienda estar 
“FOLIADOS”, es decir numerados para sustentar las 
decisiones tomadas en el proceso de las compras, 
sobre todo en las auditorías. 
• La responsabilidad del comprador, no termina con la 
recepción del material, sino con el pago de la 
factura correspondiente al proveedor. Luego del 
pago, archiva el File como ATENDIDO. 
www.corporacionsesar.com 65
ANALISIS DEL MERCADO DE 
PROVEEDORES 
•Dimensiones y Capacidad del 
Mercado 
•Estructura Competitiva 
•Capacidad de Crédito 
•Estructura de Costos y Precios 
www.corporacionsesar.com 66
SELECCIÓN DE 
PROVEEDORES 
OBJETIVOS 
 Actitud de satisfacción al cliente 
Obtener un flujo continuo de Abastecimiento 
Obtener un valor agregado a través del 
producto o servicio que suministra 
Disposición para cumplir objetivos y planes 
concretos de mejora 
Capacidad de aportar nuevas ideas para la 
investigación y desarrollo de nuevos 
productos o procesos 
www.corporacionsesar.com 67
SELECCIÓN DE 
PROVEEDORES 
ESTRATEGIA 
Basado en su especialización 
Desarrollar estándares de calidad 
Establecimiento de niveles de inventario 
Desarrollar un sistema de comunicación 
Proveedor – Cliente (Nextel – Celular – 
Email – RPC – RPM ) 
www.corporacionsesar.com 68
SELECCIÓN DE 
PROVEEDORES 
DESARROLLO DEL VINCULO 
PROVEEDOR – CLIENTE 
Confianza mutua 
Beneficio mutuo 
Vinculo a largo plazo 
www.corporacionsesar.com 69
SELECCIÓN DE 
PROVEEDORES 
DIVERSIFICACION 
 Es una práctica generalizada 
 Desarrollo de Competitividad 
 Seguridad en el abastecimiento al contar 
con Proveedores de Contingencia 
 No existe dependencia con un solo 
proveedor 
 Ofrece flexibilidad al Comprador. 
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SELECCIÓN DE 
PROVEEDORES 
PROVEEDOR UNICO 
• Los volúmenes de compra despiertan el 
interés en invertir 
• Eficiencia en la Calidad del producto o 
Servicio 
• Compras especiales de Equipos o Bienes 
de Capital (Distribuidor exclusivo – 
propietario de la marca o proceso) 
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SELECCIÓN DE 
PROVEEDORES 
PROVEEDOR UNICO 
 Alianza estratégica 
 Mejores condiciones comerciales a través 
de descuentos, oportunidades de entrega, 
transporte etc; 
 Garantía en el Producto o Servicio 
 Servicio Post-venta 
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EVALUACION DE LAS 
COTIZACIONES 
• Una de las principales funciones de la Gestión 
Logística a través de la función de Compras es 
la de tomar una decisión: de elegir la mejor 
oferta. 
A continuación detallamos los principales aspectos 
a tener en cuenta: 
CANTIDAD 
PRECIO 
DESCUENTOS 
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EVALUACION DE LAS 
COTIZACIONES 
CALIDAD 
FECHA DE ENTREGA 
CONDICIONES DE PAGO 
MARCA-ASPECTOS TECNICOS 
GARANTIA 
SERVICIO POS-VENTA 
VALORES 
AGREGADOS 
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Planeamiento y requerimiento 
de Materiales (MRP) 
Todo producto debe cumplir con las 
exigencias del mercado 
Muchas veces estos no están disponibles; 
no solo por problemas de distribución sino 
también por la falta de materiales 
requeridos. 
Partiendo del Plan de Ventas y 
Producción; los que determinan las 
cantidades especificas y necesarias para 
dar operatividad a la Empresa. 
www.corporacionsesar.com 75
Planeamiento y requerimiento 
de Materiales (MRP) 
La razón del empleo del sistema MRP radica 
en este aspecto en realizar los cálculos de 
los tiempos de proceso productivo y como 
consecuencia en la entrega del resultado 
final en la cantidad y calidad requerida. 
El MRP es una técnica para determinar el 
cronograma y las cantidades a pedir 
necesarios para cumplir con el Plan Maestro 
de Producción. 
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Planeamiento y requerimiento 
de Materiales (MRP) 
El MRP trabaja en conjunto con el 
Planeamiento de Requerimiento de la 
capacidad (PRC), que se ocupa de la Mano 
de Obra y de los Equipos. 
Es un sistema para planear y controlar la 
producción y el flujo de materiales. 
Es un sistema de control de los inventarios 
que genera las ordenes de fabricar y de 
comprar en el momento oportuno para 
apoyar el programa maestro. 
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Planeamiento y requerimiento 
de Materiales (MRP) 
 El MRP se basa en que la demanda por 
materiales, repuestos y otros componentes, 
dependen de la demanda del producto final. 
 Se considera como un sistema de información 
usado para el planeamiento; control de los 
inventarios y la capacidad de planta. 
 Define la posibilidad de producir al comparar la 
capacidad de planta disponible con la necesaria. 
“ES UN SISTEMA EN CONSTANTE 
EVOLUCION” 
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Elementos del MRP 
 PROGRAMA MAESTRO 
 ESTRUCTURA DEL PRODUCTO: Lista de 
Materiales que componen el producto final. 
 REGISTROS DE INVENTARIOS: ¿Que hay en los 
almacenes en stock? ¿Qué hay por recibir? ¿Qué 
hay que entregar? 
 PLAN DE CAPACIDAD 
 PLAN DE COMPRAS 
 CONTROL EN AREA DE TALLERES: Administrar 
órdenes para que sr terminen a tiempo 
www.corporacionsesar.com 79
Planeamiento y requerimiento 
de Materiales (MRP) 
• El éxito del sistema MRP radica en los 
siguientes aspectos: 
 SOPORTE INFORMATICO ADECUADO 
-Datos sobre las existencias 
-Tiempos de agotamiento (puntos de pedido) 
-Costos 
-Análisis estadísticos y pronósticos 
 DATOS EXACTOS, VERIFICABLES Y 
DEMOSTRABLES 
-Exactitud en los volúmenes de inventario 
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Planeamiento y requerimiento 
de Materiales (MRP) 
SOPORTE GERENCIAL 
-Participación activa de la Alta Dirección. 
CONOCIMIENTO DEL USUARIO 
- Importancia y responsabilidad de su actuación. 
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Nuevas Herramientas Logísticas y de 
la Cadena de Abastecimiento 
usto iempo
Cuál es el enfoque de JAT? 
Una filosofía operativa cuyo objetivo principal 
está centrado en eliminar el desperdicio en toda 
la organización y en las relaciones con clientes y 
proveedores. 
www.corporacionsesar.com 83
Puntos Básicos del JAT(1) 
2. Los precios de venta no 
son función de costos 
4. Eliminar Transporte 
y Movimientos 
5. Control Previsiones 
= Auto Control 
6. Eliminar Fallas en 
Máquinas 
1. Los Stocks no 
son necesarios 
3. Reducción del 
tiempo en cambios 
www.corporacionsesar.com 84
Puntos Básicos del JAT(2) 
7. Sólo se entregan 
Productos Buenos 
8. Motivar al Personal 
Integrar mandos medios 
9. Trabajadores 
Multifunción 
11. Estudio de las 
Operaciones necesarias 
12. Definir Operaciones 
Tiempos y Movimientos 
10. Maquinaria y Equipos 
especializados 
www.corporacionsesar.com 85
Puntos Básicos del JAT(3) 
13. Rediseñar 
Procesos de Trabajo 
14. Fabricar según 
la demanda real 
15. Coordinación 
estrecha con 
Proveedores 
16. Simplificar la 
Administración 
18. Fabricar Pieza por 
Pieza. Buscar el Flujo 
de las Operaciones. www.corporacionsesar.com 86 
17. Posibilidad de contratar 
sub-conjuntos
Occidente vs. Oriente 
Occidente Oriente 
1 Control fuerte sobre los 
trabajadores 
2 Organización bien 
estructurada y dividida con 
elementos staff 
3 CALIDAD. Función de 
gestión y control por personal 
4. Sistemas globales manejados 
por especialistas 
5 Las Existencias fomentan la 
Productividad 
6 Problemas complejos se 
controlan con sistemas complejos 
7 OBJETIVO = EFICIENCIA 
1 Dar al trabajador tanta 
responsabilidad como se pueda 
2 Menor estructuración posible. 
Maximizar responsabilidades 
3 CALIDAD. Responsabilidad de 
todos 
4 Simplificar procesos buscando 
visibilidad del control y fácil 
retroalimentación 
5 Las Existencias impiden mejorar la 
Productividad 
6 Simplificar o eliminar el problema 
en sus orígenes 
7 OBJETIVO = FLEXIBILIDAD 
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Desperdicio 
Cualquier cantidad por encima de la mínima 
que se requiere de equipos partes, 
materiales, espacio, tiempo, personal y 
otros recursos absolutamente esenciales. 
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Siete Desperdicios 
1 Por exceso de Producción 
2 Por Tiempos de Esperas 
3 Por Transporte 
4 De Proceso 
5 De Existencias 
6 De Movimiento 
7 Por Defectos en los Productos. 
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1. Desperdicio por exceso de Producción 
 Este desperdicio se produce al fabricarse más artículos de los 
que necesita el mercado. 
 El desperdicio por exceso de producción suele aparecer 
cuando se trabaja por anticipado. 
 El exceso de producción oculta la causa real de los problemas 
y crea otros más graves. 
 Los subproductos del exceso de producción son: más 
existencias; más manipulación; más espacio ocupado; más 
intereses financieros; más maquinaria; más defectos; más 
gastos generales; más papeleo; más personal; etc. 
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2. Desperdicio por Tiempos de Espera 
 En vez de ocupar máquinas para producir un 
exceso de artículos, los trabajadores deben 
permanecer sin hacer nada, una vez haya finalizado 
con el volumen de trabajo requerido. Si se lleva a 
cabo esto, los supervisores podrán evaluar mejor la 
capacidad productiva existente y controlar más 
eficazmente la situación. 
 Si echamos un vistazo a la fábrica, también 
encontraremos trabajadores que se limitan a 
observar la operación de las máquinas. 
www.corporacionsesar.com 91
3. Desperdicio de Transporte 
 El transporte y la doble o triple manipulación son desperdicios 
que se observan comúnmente en la mayoría de las fábricas. 
Por ejemplo, el material que ingresa se guarda en el almacén 
antes de llevarlo a la línea de producción. Si se hace así, hay 
que informar a un encargado acerca de dónde se recogerá el 
material, dónde se guardará en el almacén, dónde y cuándo 
se volverá a recoger y en qué lugar o parte de la línea de 
producción hay que entregarlo. 
www.corporacionsesar.com 92
4. Desperdicio de Proceso 
 El método de proceso en si mismo puede constituir una 
fuente de problemas que provoquen desperdicios 
innecesarios. 
 Cuando los aparatos no están mantenidos o preparados 
correctamente, los operarios tienen que realizar un esfuerzo 
adicional para procesar los materiales (tamaño de platinas, 
identificación del scrap, aumento de chatarra, reemplazo de 
materiales, etc.). 
www.corporacionsesar.com 93
5. Desperdicio de Existencias 
 Desechar los materiales obsoletos. (Orden y organización 
del lugar de trabajo). 
 No producir artículos que no necesite el proceso 
subsiguiente. (Equilibrio en la línea). 
 No comprar ni traer artículos en grandes lotes. (Los ahorros 
que se obtengan gracias a los descuentos por cantidad, 
quizás sean menores que los desperdicios de existencias). 
 Fabricar productos en pequeños lotes. (Reducir los tiempos 
de cambios de útiles / habrá más cambios). 
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GRAFICO DE DESPERDICIO DE EXISTENCIAS 
MAR DE LOS STOCKS 
Falta 
de 
Orden 
Tiempos largos 
de cambios de 
útiles de 
producción 
Desequilibrios 
en la línea de 
Producción 
Problemas de 
Comunicación 
Transporte 
prolongado 
www.corporacionsesar.com 95 
Materias Primas 
Producto acabado 
que va a los clientes 
Programación 
inadecuada 
LOS INVENTARIOS CUBREN LOS PROBLEMAS
6. Desperdicio de Movimientos 
 Todo tiempo que no se dedica a añadir valor al producto 
debe eliminarse en la máxima medida. Un hecho que se 
debe tener siempre presente es que “mover” no 
necesariamente equivale a “trabajar”. 
 Limitándonos a mover las manos, los pies o el cuerpo, no 
necesariamente añadiremos valor al producto. 
www.corporacionsesar.com 96
7. Desperdicios por Defectos en los 
Productos 
 Cuando en determinado puesto de trabajo se producen 
defectos, los operarios de los puestos subsiguientes 
pierden tiempo esperando, con lo cual se añade costo al 
producto y se aumenta tiempo de producción. Además 
quizás sea necesario repetir el trabajo o desechar los 
productos defectuosos. 
www.corporacionsesar.com 97
Los Costos Logísticos
Costos Unitarios 
• Es el precio que se paga por un bien 
o servicio más los gastos que 
implican su puesta en el almacén, 
como fletes, aduanas, transporte, 
descarga, etc. 
+ 
+ + 
= 
www.corporacionsesar.com 99
Costos de Renovación 
Son los costos de la Gestión de las 
Compras: 
• Solicitudes de cotizaciones; recepción, 
análisis y evaluación de cotizaciones; 
Ordenes de Compra. 
• Teléfono, fax, e-mail, visitas 
• Controles varios sobre facturación e 
inventarios. 
www.corporacionsesar.com 100
Costos de Posesión 
Son los costos en el manejo, 
manipuleo y almacenamiento de los 
materiales: 
• Intereses sobre la inversión en materiales 
• Cuidado de los materiales 
• Monto de la prima de seguros 
• Volumen de almacenaje 
• Control de Inventarios 
• Riesgo por obsolescencia, deterioro o 
merma 
www.corporacionsesar.com 101
Costo de rotura de stock 
• Son los costos en los que se 
tendría que incurrir para evitar que 
el área operativa se vea 
imposibilidado de continuar su 
proceso 
• En el caso de materiales 
industriales, sobrecostos de 
compra y capacidad instalada 
ociosa 
• En empresas comerciales, las 
ventas pwewwr.cdoripdoraaciosns.esar.com 102
Efecto Multiplicador de 
una buena Gestión de 
Compras
Efecto Multiplicador de una buena 
Gestión de Compras 
1 La Reducción del Costo produce ahorros 
directos para la empresa 
2 Ahorros en Costos de Renovación y Posesión 
3 Se traduce en una buena y estrecha relación 
con los proveedores 
4 Aprovechamiento del Tiempo como factor 
generador de Utilidades 
5 Desarrolla la confianza de todos las áreas 
internas que tienen vinculación con Compras 
6 Proyecta una imagen exterior sólida de su 
empresa. 
www.corporacionsesar.com 104
1. La Reducción del Costo produce ahorros 
directos para la empresa 
• Mayor Utilidad directa 
• Reduce el esfuerzo necesario en Ventas 
para obtener los mismos márgenes de 
utilidad (Ver Cuadro siguiente) 
• La mayor liquidez debe reducir los 
Gastos Financieros por el no uso del 
dinero prestado 
• Permite el desarrollo de actividades 
adicionales sin mermar el presupuesto. 
www.corporacionsesar.com 105
Alternativas de mejoras de 
Utilidad 
Ventas 
.............. 
Costos de 
Compras 
.......... 
Otros Costos 
Variables 
......... 
Contribución 
... 
Costos Fijos 
..... 
100 
50 
25 
25 
20 
5 
Reducción 10% Costo 
de Compra 
Referencia 
100 
45 
25 
30 
20 
10 
Incremento en 
Ventas 
120 
60 
30 
30 
20 
10 
www.corporacionsesar.com 106
2.1 Ahorros en Costos de 
Renovación 
Son los ahorros en la propia Gestión de 
las Compras: 
• Seguimiento.- Teléfono, fax, e-mail, visitas 
• Documentación.- Menor cantidad de 
Solicitudes de Cotizaciones y Ordenes de 
Compra; menor volumen de control sobre 
facturación e inventarios. 
www.corporacionsesar.com 107
2.2 Ahorros en Costos de 
Posesión 
Son los ahorros en el manejo, 
manipuleo y almacenamiento de los 
materiales: 
• Menor cantidad de productos que cuidar 
• Menor monto de la prima de seguros 
• Menor necesidad de capacidad de 
almacenaje 
• Mejor Control de Inventarios 
• Reducción del riesgo por obsolescencia, 
deterioro o merma 
www.corporacionsesar.com 108 
• Reducción del pago de impuestos a los
3. Se traduce en una buena y 
estrecha relación con los 
proveedores 
• Garantiza el flujo continuo de materiales 
o servicios en el abastecimiento 
• Dada la necesidad, permite entregas 
rápidas 
• Mantiene la Calidad de los productos y 
servicios 
• En épocas de escasez asegura el 
suministro. 
www.corporacionsesar.com 109
4. Aprovechamiento del Tiempo 
como factor generador de Utilidades 
• Racionalización del Tiempo, como 
factor clave para la investigación y el 
desarrollo de nuevos productos y 
servicios 
• Manejo del Tiempo como único recurso 
cuyo desaprovechamiento no se 
recupera 
• Inversión en Capacitación. 
www.corporacionsesar.com 110
5. Desarrolla la confianza de todos las áreas 
internas que tienen vinculación con Compras 
• Con Producción.- Por el normal y continuo 
abastecimiento de los materiales 
• Con Finanzas.- Por la permanente racionalización 
de los recursos monetarios de la empresa 
• Con Contabilidad.- Por la buena administración 
de la documentación de las compras 
• Con las Areas Técnicas (Ingeniería, Calidad).- 
Por la permanente y estrecha comunicación 
• Con Ventas.- Por la Calidad, por los Precios y la 
oportunidad en el abastecimiento de los 
Productos 
• Con la Alta Dirección.- Por los márgenes utilidad 
www.corporacionsesar.com 111
6. Proyecta una imagen exterior 
sólida de su empresa 
• Es un cliente que asegura el 
cumplimiento de sus obligaciones, por lo 
que permite la accesibilidad a 
instituciones que son necesarias para 
sus operaciones como: Bancos, 
Agencias de Aduana, Cías. de Seguros, 
Empresas de Transporte, Depósitos 
Aduaneros, etc. 
www.corporacionsesar.com 112
Beneficios para el propio personal 
del Area de Compras 
• Reconocimiento de su gestión por la Alta 
Dirección 
• Inversión en el personal: Capacitación, 
mayor remuneración, mejores condiciones 
de trabajo, mejores beneficios colaterales 
• Mayor poder de decisión y participación en 
la gestión global de la empresa 
• Mejor carta de presentación ante el 
mercado laboral. 
www.corporacionsesar.com 113
Administración de 
Proveedores
Una buena gestión de Compras se 
traduce en una buena y estrecha 
relación con los proveedores 
• Garantiza el flujo continuo de materiales o 
servicios en el abastecimiento 
• Dada la necesidad, permite entregas rápidas 
• Mantiene la Calidad de los productos y 
servicios 
• En épocas de escasez asegura el 
suministro. 
www.corporacionsesar.com 115
A dónde queremos llegar 
? 
• Compartir con Proveedores Socios 
• Desarrollar Proveedores Unicos, 
Exclusivos 
• Mantener a Proveedores Selectivos 
• Escoger entre Proveedores Alternativos 
® Estoy bien así !!! 
www.corporacionsesar.com 116
Qué tenemos que hacer ? 
• Clasificar en qué materiales o 
servicios podríamos obtener 
mejores beneficios y 
priorizarlos 
• Qué proveedores podrían 
adecuarse a mis objetivos; y si 
no los tengo, dónde debo 
buscarlos 
• Cuánto Tiempo y Cuánto va a 
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Por qué es tan difícil y compleja 
esta relación Cliente - Proveedor 
? 
Paradigmas del Cliente.- 
• “Creemos que sabemos una más que el libro” 
• “Somos los mejores negociadores de precio” 
• “No puedo confiar ni en mi propia sombra” 
• “El sabe que si no acepta mis condiciones, llamo 
a otro. Por lo tanto, él está más urgido en 
vender, que yo en comprar” 
• “.... para eso le pago” 
® “Yo soy el Cliente” 
www.corporacionsesar.com 118
Por qué es tan difícil y compleja 
esta relación Cliente - Proveedor 
? 
Paradigmas del Proveedor.- 
• “Me interesa porque se gana dinero” 
• “Cuanto más reglamentos tenga, Mejor” 
• “Lo que está bien para él, está bien para mí” 
• “Por último, hoy le vendo lo más que pueda, 
mañana ...... quién sabe......” 
® “Soy el mejor pescador, una vez que muerda el 
anzuelo, es sólo cuestión de tiempo ....” 
www.corporacionsesar.com 119
Qué debemos cambiar ? 
..... ambos ..... 
Puntos Claves.- 
• De una Actitud Antagónica a una Visión conjunta 
del futuro 
• Ser fuertes en lo medular de la empresa y dejar 
que otros lo sean en lo suyo 
• Aceptar que existen “Asesores” con buenas ideas; 
y seguramente mejores que las nuestras 
• De un interés puntual y temporal a un interés 
global y a muy largo plazo 
® “Sentarse del mismo lado de la mesa” 
www.corporacionsesar.com 120
En qué se traduce .... 
• El Cliente debe estar preparado y organizado para 
poder escoger a sus proveedores 
• Una vez escogidos hay que tomarlos en cuenta 
para la elaboración de los productos que se 
necesitan 
• El Proveedor busca permanentemente una 
superación en la calidad de sus productos 
• Supone que el Proveedor está obteniendo 
márgenes “justos” 
• La importancia de las relaciones entre ambos para 
un trabajo conjunto y una mejora técnica a largo 
www.corporacionsesar.com 121
Enfoques para comprar 
Relaciones basadas en la 
confianza 
• Incentivo poco claro para 
impulsar el mejoramiento 
• Supone coincidencia en las 
metas del proveedor 
• Proveedor podría captar 
todo el valor creado 
Abastecimiento 
equilibrado 
• Influye totalmente en las 
habilidades del proveedor 
• Trae mejoras para el cliente 
y el proveedor 
• Requiere una habilidad 
significativa del cliente 
Compras no influenciadas 
• Mentalidad tradicional de 
www.corporacionsesar.com 122 
compras de oficina 
• Se aceptan los precios 
• Deja el dinero sobre la mesa 
Rivalidad darwiniana 
• Requiere mucha influencia 
para comprar 
• Elimina el letargo del 
proveedor, pero puede 
generar resentimiento 
• No motiva el mejoramiento 
sinérgico 
Compromiso para establecer precios competitivos 
Compromiso para establecer relaciones 
cooperativas
Marco Conceptual de los 
Procesos de Compra 
Ejemplo Práctico de un Grupo de Empresas 
Industria Láctea y Derivados 
Industria Farmacéutica 
Industria del Transporte 
Industria del Cemento 
Industria Papelera 
www.corporacionsesar.com 123
Actual Distribución de las Compras 
por Proveedores 
• Materiales con 
Proveedores 
Alternativos 
– Gran Mayoría de Items 
• Materiales con 
Proveedores 
Seleccionados 
– Hojalata - Leche en Polvo 
– Conductores eléctricos 
(Cables) 
– Tinta para Cajas - Almidón 
– Mineral de Hierro - Plomo 
– Frutas para Yogurt 
• Materiales con 
Proveedores Exclusivos 
– Esencias y Colorantes, 
Tetrapack 
www.corporacionsesar–.comSulfato de Aluminio Tip1o24 A 
Exclusiv 
6% 
Seleccio 
10% 
Socio 
0% 
Alternativ 
84% 
75% del Total 
de Compras
Ejemplo: Cuadro comparativo de los 
Procesos de Compra Locales 
www.corporacionsesar.com 125 
Proveedor Alternativo 
REQUISICION 
DE 
MATERIALES 
OBTENCIÓN 
DE OFERTAS 
(3) 
EVALUACIÓN Y 
NEGOCIACION DE OFERTAS 
ORDEN DE 
COMPRA 
ENTREGA 
día 1 día 2 día 3,4 día 5 día 6 a 16 
Proveedor Seleccionado 
REQUISICION 
DE 
MATERIALES 
ORDEN DE 
COMPRA 
ENTREGA 
2 días día 1 día 2 día 3,4 
Negociación 
Contrato 
Cuotas por porcentaje 
Proveedor Exclusivo 
REQUISICION DE 
MATERIALES 
ORDEN DE 
COMPRA 
ENTREGA 
2 días día 1 día 2 día 3 
Negociación 
Contrato
Marco Conceptual de las Compras 
• Orientación de las Compras de Proveedores 
Alternativos a Proveedores Seleccionados 
y/o Exclusivos 
• Distribución de las principales formas de 
Comprar por su Característica: 
– Compras Directas: Con Proveedores Exclusivos 
– Compras por Negociación: Con Proveedores 
Seleccionados 
– Compras por Montos: Proveedores Alternativos. 
Ejemplo: 
• Hasta US$ 500 1 Cotización 
• Mayor de US$ 500 3 Cotizaciones 
– Compras Urgentes: Cualquier Proveedor. 
www.corporacionsesar.com 126
Distribución del tiempo para comprar 
12% 
16% 
22% 
16% 
19% 
26% 
30% 
12% 
www.corporacionsesar.com 127 
10% 
10% 
15% 
20% 
45% 
33% 
13% 
100% 
90% 
80% 
70% 
60% 
50% 
40% 
30% 
20% 
10% 
0% 
Hace 5 años Hoy Dentro de 5 años 
Desarrollo de nuevos productos y procesos 
Desarrollo del proveedor 
Estrategia de abastecimiento y análisis 
Administración de materiales 
Transacciones de compra
Integración de Proveedores 
www.corporacionsesar.com 128 
20% 
30% 
50% 
-15% 
-25% 
-12% 
60% 
50% 
40% 
30% 
20% 
10% 
0% 
-10% 
-20% 
-30% 
Costo Calidad Tiempo 
Esfuerzos más exitosos Esfuerzos menos exitosos
Perfil básico del nuevo Proveedor 
1. Organización: oficina principal - afiliados 
2. Productos y mercados 
3. Clientes 
4. Información financiera 
5. Personal: ejecutivos - empleados - 
contactos 
6. Visitas realizadas a nuestra empresa 
7. Planes a futuro 
8. Historial interno 
9. Competidores (proveedores alternativos) 
10. Otros materiales y útiles 
11. Otras informaciones 
www.corporacionsesar.com 129
La búsqueda del Proveedor 
• Investigar fuentes de abastecimiento en 
función de productos 
• Analizar las fuentes para: 
– Calificar las ventajas de cada una 
– Establecer una selección mediante una 
negociación y una prueba para colocar un 
pedido inicial 
– Definir el período de experimentación 
– Llegar a una conclusión 
– Calificar para el futuro. 
www.corporacionsesar.com 130
Factores de Análisis y 
Evaluación del Proveedor(1) 
• Tipo de Proveedor 
Alternativo Seleccionado Exclusivo 
• Historial y Tiempo de 
www.corporacionsesar.com 131 
actuación
Factores de Análisis y 
Evaluación del Proveedor(2) 
• Capacidad de abastecer y negociar 
técnicamente 
• Situación y 
estabilidad 
financiera y 
de crédito 
www.corporacionsesar.com 132
Factores de Análisis y 
Evaluación del Proveedor(3) 
• Resultados técnicos y en el suministro de sus 
productos 
Calidad 
Precio 
Garantía 
Oportunidad 
www.corporacionsesar.com 133
Factores de Análisis y 
Evaluación del Proveedor(4) 
• Experiencia - Organización - Procedimientos - 
Actitudes y Servicios. 
Experienci 
a 
Organizació 
n 
Procedimiento 
s 
Actitude 
s 
Servicios 
www.corporacionsesar.com 134
Factores de Análisis y 
Evaluación del Proveedor(5) 
• Sistemas de Información y Comunicaciones 
www.corporacionsesar.com 135
Factores de Análisis y 
Evaluación del Proveedor(6) 
• Situación y Relaciones 
con su personal 
www.corporacionsesar.com 136
Factores de Análisis y 
Evaluación del Proveedor(7) 
• Apoyo técnico 
www.corporacionsesar.com 137
Factores de Análisis y 
Evaluación del Proveedor(8) 
• Rapidez de respuesta ante las necesidades 
del cliente. 
www.corporacionsesar.com 138
La Negociación
La Negociación 
Principales Características 
• Es un ARTE, y como tal requiere de 
inspiración 
• No hay “fórmulas secretas” 
• No hay nada escrito que contenga toda 
la verdad, ni la llave para llegar al éxito 
• Debe orientarse para lograr a un 
acuerdo 
• La única manera de ser mejor 
negociador es con la práctica. 
www.corporacionsesar.com 140
La Negociación 
Qué se negocia en las Compras ? 
• Valores, Precios 
• Entregas 
• Características y Especificaciones 
• Condiciones y Formas de Pago. 
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La Negociación 
Puntos Importantes 
• Antes de Negociar informarse bien de 
su empresa y de los proveedores 
• Iniciarla poniendo las cartas sobre la 
mesa 
• Para negociar hay que tener presente: 
– Poder de la empresa 
– Riesgos existentes 
– Límites aceptables o de negociación 
– Responsabilidad de decisión 
– Metas por alcanzar. 
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La Negociación 
Exigencias(1) 
• Experiencia 
• Criterio para: 
– Juzgar a la gente 
– Conocer el carácter de las personas 
– Sacar provecho de sus conocimientos 
– Conocer la situación y cómo cambiarla 
– Saber cuándo hablar y cuándo callar 
– Percatarse de la honestidad o la 
deshonestidad 
– Confiar o desconfiar de quien negocia con 
uno. 
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La Negociación 
Exigencias(2) 
• Capacidad para: Actuar, 
Analizar, Aceptar, Persuadir, 
Interpretar, Presionar, Ceder 
• Sentido común y Juicio claro 
• Personalidad 
• Reflejos mentales rápidos. 
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La Negociación 
Recomendaciones(1) 
• Ir por el camino de menor resistencia 
• No pierda de vista sus objetivos, pero disponga 
siempre de alternativas 
• Tener flexibilidad, pero mostrar firmeza en su posición 
• Si hay que ceder, hacerlo gradualmente y con criterio 
• No ataque donde ya lo han derrotado. Busque un curso 
de acción totalmente nuevo 
• No enfocar extremos desde un principio, generalmente 
es mejor ser moderado. 
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La Negociación 
Recomendaciones(2) 
• Mientras más se empuje, mayor será la 
resistencia 
• Utilice la persuasión, no la jactancia 
• Evite los ultimatums 
• No acose, pregunte con cortesía 
• Mantenga la calma, pero no deje de simular 
un desagrado o un desacuerdo 
• Haga preguntas eficaces 
• Prepare preguntas con anticipación 
• Pero sobretodo ..... No Mienta !!! 
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EVALUACION DE LA GESTION DE 
COMPRAS 
 Es importante medir la eficiencia de un área ; 
Compras ente a través del cual se realizan 
constantes desembolsos de dinero está sujeta a una 
permanente evaluación ; debido a que su gestión 
incide en los resultados de la Empresa. 
 Los directivos podrán evaluar la manera eficaz como 
realizan su tarea con una serie de parámetros . 
 La asignación de objetivos para alcanzar dicha 
eficiencia puede llevarse a cabo mediante la 
selección de respuestas a las siguientes preguntas : 
 ¿ Existen manuales de organización , función 
procedimientos y políticas ? 
¿ Pueden prepararse? 
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EVALUACION DE LA GESTION DE 
COMPRAS 
¿ Es posible reducir los Costos de Adquisición ? 
¿Que descuentos se obtiene usualmente de los 
Proveedores ? 
¿Cuantos artículos suministrados a su Empresa tiene un 
solo Proveedor ? ¿ Pueden obtenerse otras fuentes de 
Abastecimiento ? 
¿ Cual es la rotación de Inventarios en su 
Empresa ? 
¿ Puede mejorar la calidad de los artículos que compra ? 
¿ Puede reducir el número de requisiciones no atendidas por 
su dependencia ? 
¿ Puede reducir el tiempo de demora en la obtención de los 
materiales ? 
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EVALUACION DE LA GESTION DE 
COMPRAS 
¿ Cuantas requisiciones han llegado fuera de tiempo a su área 
? ¿Que hizo usted para que lleguen oportunamente ? 
¿ Cual es el método de seguimiento que aplica para sus 
adquisiciones ? 
¿ Realiza visitas a los Proveedores ? 
¿ Cuantas Ordenes de Compra se aprueban con fecha 
posterior al ingreso de las mercaderías o efectuado el 
servicio ? 
¿ Se cumplen los procedimientos establecidos ? 
¿ Cuantos materiales nuevos a sugerencia suya se están 
adquiriendo con buenos resultados ? 
www.corporacionsesar.com 149
EVALUACION DE LA GESTION DE 
COMPRAS 
¿ Como puede mejorar su rendimiento ? 
¿ Cuantas ideas para mejorar su trabajo ha 
planteado usted ? 
 Las respuestas a estas y muchas otras preguntas 
que en relación a la eficiencia al Área de Compras 
pueden hacerse ; permitirá a la Alta dirección ; 
así como a los usuarios fijarse objetivos y 
posteriormente medir los resultados 
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EVALUACIÓN DE LA GESTION DE COMPRAS 
ANÁLISIS DE RESULTADOS 
 Nivel de Consumo 
 Rotación de las Existencias 
 Costos de Abastecimientos 
ESTUDIO DE LAS POLITICAS 
 Compras 
 Relaciones con Proveedores 
 Reabastecimiento 
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EVALUACIÓN DE LA GESTION DE COMPRAS 
MEDIOS Y ORGANIZACIÓN 
 Medios Materiales 
 Recursos Humanos 
 Organización de Servicios 
AUDITORIA DE METODOS DE GESTION 
Y CONTROL 
 Fijación de un Programa de Existencias 
 Presupuestos 
 Control de Calidad 
 Gestión de Stocks 
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EVALUACION DE LA GESTION DE COMPRAS 
ACTIVIDAD Y FUNCIONAMIENTO 
 Presión del Entorno 
 Interacción de las Funciones 
www.corporacionsesar.com 153
EVALUACION DE LA GESTION DE 
COMPRAS 
INDICADORES 
 Para Logística los indicadores son una ayuda a 
la toma de decisiones , indispensables para 
disminuir los riesgos y para medir las diferencias 
entre los objetivos planificados y los resultados 
obtenidos 
A continuación detallamos algunos de los 
indicadores que se pueden evaluar en función : 
1. A la satisfacción de los Clientes Internos , 
Proveedores - Productos 
1. 2- Departamento y a la Calidad del Servicio 
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EVALUACIÓN DE LA GESTION DE COMPRAS 
3 - Los que están en función de los plazos , stocks 
uso optimo de los recursos 
Las informaciones obtenidas deben ser 
Significativas a la situación de una actividad 
determinada y deben interpretar fielmente a la 
realidad 
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EVALUACION DE LA GESTION DE COMPRAS 
La Logística evaluará las informaciones de la 
función de compras sobre los siguientes aspectos : 
 Los Contratos / Pedidos ( números , duración , importes 
) niveles de ejecución 
 El desempeño de Proveedores en función a los plazos 
de entrega ( número de retrasos y penalizaciones ) 
 Los plazos de pago 
 Las disconformidades y los defectos de los productos 
y/o servicios comprados 
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EVALUACIÓN DE LA GESTION DE COMPRAS 
 Las fluctuaciones de los precios 
 Análisis de los stocks ( índices de rotación 
y de cobertura ) 
 Valor mensual de Compras 
 Índice de Descuentos Especiales 
 Ruptura de Stocks 
 Devoluciones 
 Días de crédito concedidos 
 Carga de Trabajo 
 Imagen de Compras 
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EVALUACION DE LA GESTION DE 
COMPRAS 
RATIOS 
• Es la relación fabricada de dos magnitudes elegidas 
de tal forma , que tiene un significado racional como 
medio de observación o de análisis de una situación 
o de una evolución 
• La interpretación está en función de una serie de 
circunstancias muy diversas , su valor depende de 
aspectos muy diversos y por ello no es posible 
atribuirles uno definitivo o riguroso , constituyendo 
solamente una herramienta muy apta para simplificar 
el análisis de datos empresariales y de gestión . 
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EVALUACION DE LA GESTION DE 
COMPRAS 
• Antes de decidir un empleo , es preciso conocer lo que 
puede obtenerse de cada ratio ; como debe prepararse y 
cuales son los de interés . 
• Los ratios conviene seleccionarlos de tal manera que su 
conjunto comprenda todos los aspectos de la gestión en 
una forma equilibrada 
• Solo así se logrará un análisis ponderado y una visión 
de conjunto , tanto en los distintos factores de la gestión 
como en la marcha de la Empresa hacia sus objetivos 
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INDICE DE LA MEDICIÓN DE COMPRAS 
Existen índices que permiten medir la eficiencia del 
área de compras analizando el progreso o deterioro 
que se 
produce en el área o en algunos de sus elementos 
ORDENES DE COMPRA 
• Número de ordenes de compra emitidas en el año 
• Relación de ordenes de compra por valor 
• Relación de ordenes de compra emitidas de manera 
urgente 
www.corporacionsesar.com 160
ÍNDICE DE LA MEDICION DE COMPRAS 
CONSUMOS 
• Detalle de consumos clasificados por : 
Materias Primas 
Suministros 
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EXISTENCIAS 
• Promedio mensual de existencias en el almacén 
• Promedio Mnensual de Existencias de Materias 
Primas 
• Promedio mensual de lubricantes , grasas , 
repuestos para Mantenimiento 
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INDICE DE LA MEDICIÓN DE 
COMPRAS 
PROVEEDORES 
• Número de proveedores atendidos en forma mensual 
• Número de visitas efectuadas en forma mensual 
• Número de rechazos en forma mensual 
ECONOMIAS 
• Monto y porcentaje de ahorro obtenido 
• Relación de productos sustituidos o nuevos 
VENTAS 
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GESTION EN COMPRAS

  • 1. CURSO-TALLER GESTION EN COMPRAS FACILITADOR: Emer Toledo Alcedo
  • 2. Breve Historia de la logística • Década del 50 = No se piensa en Logística • Década del 60 = Se agrupan Distribución Física y Logística Comercial • Década del 70 =Logística Interna en las Empresas • Década del 80 = Integración de la Cadena de Abastecimiento • Década del 90 = Logística Global • Milenio 2000 = Empresas Logísticas. www.corporacionsesar.com 2
  • 3. Definiciones de Logística • “Función encargada del planeamiento, control e implantación de las actividades relacionadas al flujo eficiente de materiales desde los puntos de origen al lugar de consumo”. • “Procesos para el manejo integral de la cadena de establecimiento que, basada en tecnología, logre a menores costos y tiempos la satisfacción del cliente y la mejora competitiva de la empresa”. www.corporacionsesar.com 3
  • 4. LOGÍSTICA COMO INTEGRACION DE LAS ACTIVIDADES DE LA EMPRESA www.corporacionsesar.com 4 PRODUCCIÓ NActividades Especificas -Actividades de planta -Manejo de materiales -Mantenimiento de equipos e instalaciones Intersecció MARKETING n de Actividade s Intersecció n de Actividade s -Programación del producto -Localización de plantas -Aprovisionamiento -Nivel servicios -Servicios clientes -Embalaje -Localización de detallistas -Flujo de información -Promoción -Investigación de mercados -Productos mixtos -Precios LOGISTIC A Actividades Especificas -Transportes -Control de Inventarios -Almacenes -Manutención
  • 5. PLANEACION LOGISTICA El planeamiento logístico elemento importante o la razón por la cual una empresa es capaz de distinguirse dentro de su mercado y además obtener ventajas competitivas mediante su capacidad de distribución física. En un segundo aspecto es la evaluación del impacto de los planes estratégicos propuestos. www.corporacionsesar.com 5
  • 6. PLANEACION LOGISTICA Su relevancia radica en los siguientes objetivos: - La importancia del servicio al cliente. - El impacto de los Costos Logísticos. - El entorno que afecta a la Logística. - Los conflictos de organización que influyen en la Logística. www.corporacionsesar.com 6
  • 7. Grandes Retos Empresariales ¿Como ser el competidor con el mejor precio? Innovación Calidad Reducción de ciclos de tiempo Nuevos productos, nuevos servicios Competitividad en coso y diferenciación www.corporacionsesar.com 7 ¿Qué necesito hacer para reducir realmente los costos? ¿Cómo hacer crecer el negocio sin perder el control? ¿Como puedo mejorar el servicio?
  • 8. Importancia actual de la Logística Importancia actual de la Logística LOS MERCADOS SE EXPANDEN MARGENES O BENEFICIOS SE REDUCEN SE INCREMENTA EL NIVEL DE SERVICIO RECONSTR UIR SITEMAS LOGISTICOS LA COMPETENCIA SE ENDURECE www.corporacionsesar.com 8
  • 9. Motivos del Cambio -La oferta superó a la demanda -La Alta Competencia -La exigencia de Calidad y servicio al Cliente -Los continuos avances tecnólogicos, informáticos y de comunicación. www.corporacionsesar.com 9
  • 10. Estructura del Sistema Logístico Previsión demanda Planificación de Requerimientos Compras Transporte (Aprovisionamiento) Inventario de Producción Gestión de Materiales Almacenes Manejo de Materiales y Productos Semi-terminados Embalaje Inventario de Distribución Planeamiento de la Distribución Procesamiento de Pedidos Transporte (Distribución) Servicio a Clientes LOGISTICA Distribución Física www.corporacionsesar.com 10
  • 11. ¿Qué entiende Ud. Por Compras? www.corporacionsesar.com 11
  • 12. Que es Comprar…? • Es el proceso de localización y selección de proveedores, adquisición de productos (materias primas, componentes o artículos terminados), previa negociación sobre el precio y condiciones de pago, así como el seguimiento o acompañamiento de dicho proceso para garantizar el cumplimiento de las condiciones pactadas. www.corporacionsesar.com 12
  • 13. LA GESTION DE COMPRAS Objetivos y su importancia como elemento generador de costos y gastos. www.corporacionsesar.com 13
  • 14. COSTOS 60% Materias Primas y Materiales 15% Gastos de Fabricación 10% Gastos de Ventas y Financieros 10% Recursos Humanos 5% Otros Gastos Administrativos www.corporacionsesar.com 14
  • 15. Función de compras • Abastecimiento o Aprovisionamiento es la función logística mediante la cual se provee a una empresa de todo el material necesario para su funcionamiento. • Su concepto es sinónimo de “provisión o suministro”. Las actividades básicas dentro de este proceso son las siguientes: -Calculo de Necesidades y Adquisición. www.corporacionsesar.com 15
  • 16. Objetivos de la Función de Compras • Mantener la continuidad del abastecimiento. • Pagar precios justos, pero razonablemente bajos por la calidad adecuada. • Mantener existencias económicas compatibles con la seguridad y sin perjuicios para la empresa (mínima inversión en inventarios). • Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, obsolescencia, etc., buscando calidad adecuada. • Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y materiales. • Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuación. • Preocuparse por la permanente capacitación del personal y, mantener informado al Gerente de Logística o al Gerente General acerca de la marcha del departamento. www.corporacionsesar.com 16
  • 17. Objetivos de la función Compras • Sostener la posición competitiva de la empresa • Cuidado de la imagen exterior de la empresa • Buenas relaciones internas. www.corporacionsesar.com 17
  • 18. FINALIDAD Comprar materiales: -de la CALIDAD adecuada -de la CANTIDAD necesaria -en la FECHA oportuna -al PRECIO correcto -de la FUENTE adecuada y -con la ENTREGA en el lugar apropiado www.corporacionsesar.com 18
  • 19. Nuevas Funciones de Compras • Investigación del mercado de proveedores. • Evaluación global de costos. • Fusiones, grupos de compra, alianzas. estratégicas. • Manejo de outsourcing • Administración de tiempos. www.corporacionsesar.com 19
  • 20. NO BUSCAR PRECIOS MAS BAJOS SI NO COSTOS GLOBALES MAS BAJOS www.corporacionsesar.com 20
  • 21. Principales “Creencias” en relación a Compras • Factor principal de decisión es el precio. • Mas proveedores, mejor para escoger • Frecuente rotación de proveedores No hay garantía de repetición de pedidos • Relación Proveedor – Cliente “Yo fabrico o vendo, tu me pagas” • Poca o limitada comunicación interna y externa, en la mayoría de los casos, el responsable de las compras sólo se limita a recibir ordenes. www.corporacionsesar.com 21
  • 22. Principales “Creencias” en relación a Compras • Los Gerentes Generales piensan que los responsables de compra deben ser seguros, honestos y perseverantes; sin ser necesaria su participación en la toma de decisiones. • Los mejores compradores-negociadores son los de mas “experiencia” (conocedores, mañosos, que se saben una mas que el libro, los moscas), pero hay que vigilarlos para que no se “pasen” a los intereses personales…….. y del proveedor…..de todas formas, “no hay comprador sano”….. www.corporacionsesar.com 22
  • 23. Visión de Futuro en Compras  Necesaria participación activa en las decisiones del futuro de la empresa  Proveedores-Compras-Área Técnica (calidad, ingeniería)-Contabilidad-Usuario, como equipo integrado.  Reducción del numero de proveedores  Mutuo conocimiento y confianza en ellos  Reducción de inventarios con entregas continuas  Negociaciones a plazos futuros y convenientes para ambas partes. www.corporacionsesar.com 23
  • 24. Nuevo perfil del comprador • Amplio conocimiento de lo que es y de lo que hace la empresa • Versatilidad y flexibilidad para los cambios • Manejo de sistemas modernos de información y comunicación • Mucha creatividad e imaginación • “Apto para todo”. www.corporacionsesar.com 24
  • 25. EL ENTORNO Y EL FLUJO DE MATERIALES • El entorno debe ser analizado en función de los materiales que la Empresa emplea para la elaboración de los productos o servicio que presta. • Para lo cual se deberá tener en cuenta lo siguiente: un producto terminado puede estar constituido por unos cuantos insumos o por cientos y a veces miles de componentes. www.corporacionsesar.com 25
  • 26. EL ENTORNO Y EL FLUJO DE MATERIALES • En el proceso de producción se utiliza gran número de materiales que no forman parte del producto terminado, pero que si intervienen en su fabricación. • Las herramientas y los materiales requeridos para operar, mantener la fabrica y la oficina constituyen otro grupo de artículos necesarios para el funcionamiento de la empresa. www.corporacionsesar.com 26
  • 27. EL ENTORNO Y EL FLUJO DE MATERIALES • El lanzamiento de un producto o equipo al mercado, exige disponer de repuestos y componentes listos para su venta, antes de que uno solo de los productos o equipos producidos haya llegado a manos de los consumidores. • Dar un buen servicio a los clientes, cuando estos lo requieren así como mantener una buena imagen de la Empresa en el mercado, exige contar con los stocks suficientes. www.corporacionsesar.com 27
  • 28. EL ENTORNO Y EL FLUJO DE MATERIALES • El despacho de los productos terminados necesita de materiales para su embalaje y distribución. Debiéndose prevenir a fin de contar con los stocks suficientes. • La regulación del flujo de materiales es efectuada por la dependencia logística en relación: Los cambios que se produzcan en la demanda de los productos terminados. www.corporacionsesar.com 28
  • 29. EL ENTORNO Y EL FLUJO DE MATERIALES • El desempeño de los proveedores, en relación a la calidad de los artículos y al cumplimiento en la entrega. • Las existencias disponibles. • Las previsiones y pronósticos que puedan establecerse en función del consumo y de las actividades con el relacionadas. • Otros aspectos diversos que influyen en las necesidades de la Empresa y en su política sobre materiales. www.corporacionsesar.com 29
  • 30. EL ENTORNO Y EL FLUJO DE MATERIALES • Responsabilidad en el Flujo de Materiales COMERCIALIZACION Contacto con los clientes y venta del producto terminado. PRODUCCION Planeamiento y programación de la producción, transformación de las Materias Primas en productos terminados. USUARIOS Definir características y especificaciones del material que se requiere, mediante la requisición. www.corporacionsesar.com 30
  • 31. Origen de la Necesidad de Comprar • Materiales de Stock - Estadístico o en base a comportamiento histórico. • Proyectos - Determinísticos o basado en la programación del proyecto (Gantt). • Contratos - Determinísticos - A partir de programa de renovaciones de contratos. • Capacitación - Determenísticos. www.corporacionsesar.com 31
  • 32. METODOS DE ADQUISICION FACTOR DE OPORTUNIDAD Según la situación del mercado  De acuerdo al programa de producción  Estudio constante del mercado por las variaciones y tendencias (estacionales)  Utilización de métodos estándares para artículos de consumo estable. www.corporacionsesar.com 32
  • 33. METODOS DE ADQUISICION FACTOR DE OPORTUNIDAD Compras Especulativas • Análisis del riesgo • Análisis de la tendencia del precio • La no consideración del programa de producción • Compra basada en la utilidad y no en la demanda. • Costos de adquisición, de posesión, de capital. • Análisis de obsolescencia. www.corporacionsesar.com 33
  • 34. METODOS DE ADQUISICION SEGÚN LA FORMA Compras bajo contrato Compras grupales Compras bajo un programa www.corporacionsesar.com 34
  • 35. Clacificación ABC • A ----> Alto Volumen • B ----> Volumen medio • C ----> Bajo Volumen 250 200 150 100 50 0 1.00 2.00 www.corporacionsesar.com 35
  • 36. ABC en las COMPRAS • A: artículos que son pocos pero son los mas caros o de mayor volumen. Mayor control • B: artículos ordinarios que necesitan: Cuidado Estandár. • C: artículos que son en su mayoría, baratos y que necesitan: Poco cuidado www.corporacionsesar.com 36
  • 37. Procedimiento para el ABC • Se procede tomando cada item y multiplicandolo por el numero de unidades usadas en un año por el costo unitario. Item Rotación Costo 1 1500 0.50 2 700 1.00 3 1000 0.40 4 50 2.00 www.corporacionsesar.com 37
  • 38. Procedimiento para el ABC • Esto proporciona el uso total anual en términos de valor. Item Valor 1 750 2 700 3 400 4 100 www.corporacionsesar.com 38
  • 39. Clacificación ABC • Herramienta técnica que permite seleccionar, segmentar, diferencias del todo, colocándolo de mayor a menor importancia. • Permite canalizar esfuerzos para organizar nuestro tiempo en la acción, para concentrarnos en el mas importante. sobretodo para tomar 2 acciones: 1) Control (ABC). 2) Delegación de responsabilidades ABC). www.corporacionsesar.com 39
  • 40. Procedimiento de Compras • El funcionamiento de compras debe estar dirigido por normas organizativas y funcionales precisas que hagan que las operaciones previstas siempre se realicen del mismo modo. • Un procedimiento es la sucesión de pasos consecutivos para realizar una actividad. www.corporacionsesar.com 40
  • 41. Ventas: Menú eventos envía el Ppto. Aceptado a producción Área de producción elabora RQ. de insumos y solicita al almacén Verificación de stock en almacenes Requerimient o al Dpto. de compras Generación de Orden de Compra Enviar Orden de compra al proveedor Coordinación Almacén. Copia de O/C al Almacén NO DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO DE COMPRAS SI www.corporacionsesar.com 41
  • 42. Area Solicitante Pide insumos mediante Vale de salida Almacén Stock suficient e Dpto. Compras Solicita insumos mediante Orden de compra DIAGRAMA DE FLUJO Despacha insumo A Solicita insumo mediante RQ. De compra Proveedores Despacha insumos B B Almacén Material requerido Despacho insumo Area.solicitante Insumo requerid o Utiliza insumos Origen del insumo Informa deficiencias al almacén Fin Informa deficiencias al Dpto. Compras A B Jefatura de Logística Procedimiento de adquisición de insumos SI NO NO SI NO SI Almacén Realizado Autorizado Fecha de Elaboración www.corporacionsesar.com 42
  • 43. EVALUACION DEL PROVEEDOR 1) CON QUE PROVEEDORES TRABAJAMOS……….? 2) CON QUE TIPOS DE PROVEEDORES QUEREMOS TRABAJAR…..? 3) QUE REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LOS PROVEEDORES…? CLIENT E 1 2 3 4 5 6 7 8 www.corporacionsesar.com 43 8 PROVEEDORES
  • 44. ¿Qué cantidad pedir?- Balance • Costo Total=Costo de mantenimiento de + Costo de comprar Costo Total= Q/2 x CP + CA/Q x CC Siendo: Q= tamaño de lote CP= costo de posesión CA= consumo anual CC= costo de comprar cantidad económica de pedido=Q= 2CA x CC PU x CP www.corporacionsesar.com 44
  • 45. Programa de Compras • Es una herramienta administrativa en la cual nos indica las cantidades de artículos que deberán comprarse, asi como el tiempo en que deberá suministrarse al almacén para la producción de la que se dedique la empresa. www.corporacionsesar.com 45
  • 46. Elaboración del plan anual de compras www.corporacionsesar.com 46 Planificación y programació n Análisis de información histórica Solicitudes de información a los usuarios Elaboración de información por usuario Consolidació n del plan Planificación estratégica de abastecimient o Análisis de factibilidad presupuestari a Formalizació n y publicación
  • 47. Programación de compras • El desarrollo que han alcanzado los mercados nos permite separar la negociación del pedido. -Negociar contratos anticipadamente (si mi contrato vence en septiembre, no tengo por qué esperar a julio o agosto para negociar la renovación. -Generar contratos de suministro flexibles, y por plazos prolongados. • Esto permite que las unidades de abastecimiento generen una Programación anual de actividades que: -Regule la carga de trabajo -Ponga a los recursos mejor preparados en las licitaciones complejas. www.corporacionsesar.com 47
  • 48. Definición de indicadores • Nombre - Identificar o definir explícitamente que es lo que se quiere medir - Puede expresarse en un concepto genérico (Rotación de inventarios) ó como concepto que relacione variables (porcentaje de …) • Formula de cálculo - Establecer claramente las variables y operaciones que se deben realizar para el cálculo del indicador. • Medios de verificación - Identificar elementos observables. - Definir métodos/instrumentos de medición que garanticen autonomía del evaluador. • Mecanismos de captura de datos - De que forma se registran y recuperan los datos para el cálculo del indicador. • Meta (estándar) - Valor deseado del indicador que se desea alcanzar - Temporalidad/Gradualidad www.corporacionsesar.com 48
  • 49. LAS COMPRAS Indice 1. Ingreso de la Requisición al Dpto. de Compras 2. Organización de las compras 2.1 Criterios de organización: 2.1.1 Por especialización en el producto 2.1.2 Por Importancia económica 2.1.3 Por la Procedencia 2.1.4 Por usuario 2.1.5 Por proceso administrativo www.corporacionsesar.com 49
  • 50. 3. Seguimiento de las Compras 3.1 Pasos para la adquisición 3.2 Tiempos de adquisición 3.3 Seguimiento de la Requisición www.corporacionsesar.com 50
  • 51. 1. Ingreso de la requisición al Departamento de Compras * La Requisición al ingresar al Departamento de Compras, llega al jefe de compras, el que luego la deriva al comprador a cargo. * La Requisición llega al jefe de compras, para su conocimiento, enterarse de los pedidos importantes y autorice su tramitación. Luego pasa a la sección: Seguimiento de Compras, iniciándose el control de las Adquisiciones o Requisiciones. www.corporacionsesar.com 51
  • 52. 2. Organización de las Compras • El esquema de Organización del Area de Compras en las empresas es relativo, pues depende de las necesidades y magnitud de cada una de ellas, por lo que plantearemos sugerencias de su organización. • La Jefatura de Compras normalmente depende de la gerencia de Logística y esta a su vez de la Gerencia de Operaciones y otras veces de la Gerencia General directamente. www.corporacionsesar.com 52
  • 53. G. OPERACIONES PRODUCCIO N LOGISTICA C.CALIDAD MANTENIMIENT O IMPORTACI ON TRANSPO RTE PLANEAMIEN TO Y CONTROL (c. materiales-programación) ALMACEN ES COMPRAS www.corporacionsesar.com 53
  • 54. 2.1 Criterios de organización de Compras • Existen diferentes criterios para organizar un Departamento de Compras, mencionamos los mas importantes: 2.1.1 Por especialización en el producto: - Insumos o materias primas - Químicos - Repuestos - Ferretería - Plasticos, etc., www.corporacionsesar.com 54
  • 55. 2.1.2 Por su importancia económica -Materiales “A”, “B”, “C” 2.1.3 Por su procedencia: - Nacional - importación 2.1.4 Por el usuario - Producción - Ventas - Almacén - Mantenimiento, etc,. www.corporacionsesar.com 55
  • 56. 2.1.5 Por proceso administrativo - Cotizaciones - Tramite Administrativo - Decisiones Técnicas, etc,. Estos criterios y otros, se pueden combinar según los requerimientos de la empresa. Todas las organizaciones son activas, pues se modifican según los requerimientos de optimización y no olvidar, que la organización debe estar acorde a las necesidades de EFICIENCIA. www.corporacionsesar.com 56
  • 57. El criterio de establecer el Perfil Técnico y/o Profesional necesario para cada puesto de trabajo en el Área de Compras, considerando que esta unidad es el reflejo de la empresa ante los proveedores, por lo que, el personal a cargo debe estar técnicamente preparado, con criterio para tomar decisiones, asumir responsabilidad y tener honestidad. www.corporacionsesar.com 57
  • 58. 3. Seguimiento de las Compras 3.1 Definición: * El Seguimiento de Compras, es el control que debe tenerse para que los plazos determinados para cada proceso de adquisición, se cumplan. www.corporacionsesar.com 58
  • 59. Pasos para completar una adquisición de una Requisición 1. Reconocimiento de la necesidad con una descripción y definición exacta de las cantidades y características del producto ó servicio que se requiere 2. Recepción del pedido o requisición (Aprobada). 3. Selección de proveedores (Estudio Mercado). 4. Solicitud de cotizaciones. 5. Recepción de ofertas. 6. Análisis de las ofertas y decisión técnica-económica 7. La Negociación y decisión de compra 8. Colocación ó emisión de la O/C. 9. Seguimiento de la Compra (Plazo de entrega de la mercadería). 10. Recepción e inspección de la mercadería. 11. Proceso documentario para pago al proveedor. 12. Mantenimiento de los Registros. www.corporacionsesar.com 59
  • 60. • Para realizar convenientemente todos estos pasos, el comprador necesita de un TIEMPO, por lo que se deben establecer los tiempos necesarios para cumplir cada uno de los pasos señalados satisfactoriamente. • La suma total de tiempos empleados en la adquisición se denomina: “Tiempo típico de compras” y es la base para el cálculo del tiempo de reposición llamado: LEAD TIME www.corporacionsesar.com 60
  • 61.  La Unidad Orgánica de seguimiento, debe tener la información actualizada de la situación de todas las requisiciones INGRESADAS a Compras.  Realizar todos estos pasos, origina un costo llamado: “COSTO DE ADQUISICIÓN”  Por lo que, si el monto estimado de la Requisición es pequeño, no vale la pena realizar todos estos pasos, pues se encarecería la adquisición. www.corporacionsesar.com 61
  • 62. • Se sugiere, debido a las existencias de estos Costos de Adquisición en la empresa, si el monto estimado de la es 1/3 del costo de adquisición, comprar sin necesidad de formular la requisición y cumplir con el procedimiento. • Ejemplo: Se tiene un Costo de adquisición en compras de $ 150 y un costo estimado de compras de un material en la empresa de $ 50. ¿confeccionaremos la Requisición y realizaremos el procedimiento de Adquisición? www.corporacionsesar.com 62
  • 63. • A cada uno de estos procesos se les asigna un plazo denominado: “Tiempo típico de Compras”. • La unidad de Seguimiento, controla que para cada proceso se cumpla con el tiempo típico de compras, caso contrario origina una: ACTIVACIÓN O AVISO en el atraso al tiempo establecido, al comprador encargado. • Los tiempos típicos son establecidos en forma conjunta con el comprador, sin apremio y en forma normal, pero una vez establecidos se comprometen a cumplirlos. www.corporacionsesar.com 63
  • 64. • En la unidad de seguimiento de Compras, cada comprador debe abrir un “FILE” a cada Requisición y ARCHIVAR en el file todos y cada uno de los documentos relacionados con la Adquisición, los que se mencionan a continuación: 1. Requisición 2. Solicitudes de cotización 3. Cotizaciones 4. Cuadro comparativo de cotizaciónes 5. Orden de compra (O/C) 6. Nota de ingreso al almacén www.corporacionsesar.com 64
  • 65. 7. Cartas con el proveedor 8. Otros documentos y comunicaciones 9. Informe pago de factura al proveedor • Todos estos documentos se recomienda estar “FOLIADOS”, es decir numerados para sustentar las decisiones tomadas en el proceso de las compras, sobre todo en las auditorías. • La responsabilidad del comprador, no termina con la recepción del material, sino con el pago de la factura correspondiente al proveedor. Luego del pago, archiva el File como ATENDIDO. www.corporacionsesar.com 65
  • 66. ANALISIS DEL MERCADO DE PROVEEDORES •Dimensiones y Capacidad del Mercado •Estructura Competitiva •Capacidad de Crédito •Estructura de Costos y Precios www.corporacionsesar.com 66
  • 67. SELECCIÓN DE PROVEEDORES OBJETIVOS  Actitud de satisfacción al cliente Obtener un flujo continuo de Abastecimiento Obtener un valor agregado a través del producto o servicio que suministra Disposición para cumplir objetivos y planes concretos de mejora Capacidad de aportar nuevas ideas para la investigación y desarrollo de nuevos productos o procesos www.corporacionsesar.com 67
  • 68. SELECCIÓN DE PROVEEDORES ESTRATEGIA Basado en su especialización Desarrollar estándares de calidad Establecimiento de niveles de inventario Desarrollar un sistema de comunicación Proveedor – Cliente (Nextel – Celular – Email – RPC – RPM ) www.corporacionsesar.com 68
  • 69. SELECCIÓN DE PROVEEDORES DESARROLLO DEL VINCULO PROVEEDOR – CLIENTE Confianza mutua Beneficio mutuo Vinculo a largo plazo www.corporacionsesar.com 69
  • 70. SELECCIÓN DE PROVEEDORES DIVERSIFICACION  Es una práctica generalizada  Desarrollo de Competitividad  Seguridad en el abastecimiento al contar con Proveedores de Contingencia  No existe dependencia con un solo proveedor  Ofrece flexibilidad al Comprador. www.corporacionsesar.com 70
  • 71. SELECCIÓN DE PROVEEDORES PROVEEDOR UNICO • Los volúmenes de compra despiertan el interés en invertir • Eficiencia en la Calidad del producto o Servicio • Compras especiales de Equipos o Bienes de Capital (Distribuidor exclusivo – propietario de la marca o proceso) www.corporacionsesar.com 71
  • 72. SELECCIÓN DE PROVEEDORES PROVEEDOR UNICO  Alianza estratégica  Mejores condiciones comerciales a través de descuentos, oportunidades de entrega, transporte etc;  Garantía en el Producto o Servicio  Servicio Post-venta www.corporacionsesar.com 72
  • 73. EVALUACION DE LAS COTIZACIONES • Una de las principales funciones de la Gestión Logística a través de la función de Compras es la de tomar una decisión: de elegir la mejor oferta. A continuación detallamos los principales aspectos a tener en cuenta: CANTIDAD PRECIO DESCUENTOS www.corporacionsesar.com 73
  • 74. EVALUACION DE LAS COTIZACIONES CALIDAD FECHA DE ENTREGA CONDICIONES DE PAGO MARCA-ASPECTOS TECNICOS GARANTIA SERVICIO POS-VENTA VALORES AGREGADOS www.corporacionsesar.com 74
  • 75. Planeamiento y requerimiento de Materiales (MRP) Todo producto debe cumplir con las exigencias del mercado Muchas veces estos no están disponibles; no solo por problemas de distribución sino también por la falta de materiales requeridos. Partiendo del Plan de Ventas y Producción; los que determinan las cantidades especificas y necesarias para dar operatividad a la Empresa. www.corporacionsesar.com 75
  • 76. Planeamiento y requerimiento de Materiales (MRP) La razón del empleo del sistema MRP radica en este aspecto en realizar los cálculos de los tiempos de proceso productivo y como consecuencia en la entrega del resultado final en la cantidad y calidad requerida. El MRP es una técnica para determinar el cronograma y las cantidades a pedir necesarios para cumplir con el Plan Maestro de Producción. www.corporacionsesar.com 76
  • 77. Planeamiento y requerimiento de Materiales (MRP) El MRP trabaja en conjunto con el Planeamiento de Requerimiento de la capacidad (PRC), que se ocupa de la Mano de Obra y de los Equipos. Es un sistema para planear y controlar la producción y el flujo de materiales. Es un sistema de control de los inventarios que genera las ordenes de fabricar y de comprar en el momento oportuno para apoyar el programa maestro. www.corporacionsesar.com 77
  • 78. Planeamiento y requerimiento de Materiales (MRP)  El MRP se basa en que la demanda por materiales, repuestos y otros componentes, dependen de la demanda del producto final.  Se considera como un sistema de información usado para el planeamiento; control de los inventarios y la capacidad de planta.  Define la posibilidad de producir al comparar la capacidad de planta disponible con la necesaria. “ES UN SISTEMA EN CONSTANTE EVOLUCION” www.corporacionsesar.com 78
  • 79. Elementos del MRP  PROGRAMA MAESTRO  ESTRUCTURA DEL PRODUCTO: Lista de Materiales que componen el producto final.  REGISTROS DE INVENTARIOS: ¿Que hay en los almacenes en stock? ¿Qué hay por recibir? ¿Qué hay que entregar?  PLAN DE CAPACIDAD  PLAN DE COMPRAS  CONTROL EN AREA DE TALLERES: Administrar órdenes para que sr terminen a tiempo www.corporacionsesar.com 79
  • 80. Planeamiento y requerimiento de Materiales (MRP) • El éxito del sistema MRP radica en los siguientes aspectos:  SOPORTE INFORMATICO ADECUADO -Datos sobre las existencias -Tiempos de agotamiento (puntos de pedido) -Costos -Análisis estadísticos y pronósticos  DATOS EXACTOS, VERIFICABLES Y DEMOSTRABLES -Exactitud en los volúmenes de inventario www.corporacionsesar.com 80
  • 81. Planeamiento y requerimiento de Materiales (MRP) SOPORTE GERENCIAL -Participación activa de la Alta Dirección. CONOCIMIENTO DEL USUARIO - Importancia y responsabilidad de su actuación. www.corporacionsesar.com 81
  • 82. Nuevas Herramientas Logísticas y de la Cadena de Abastecimiento usto iempo
  • 83. Cuál es el enfoque de JAT? Una filosofía operativa cuyo objetivo principal está centrado en eliminar el desperdicio en toda la organización y en las relaciones con clientes y proveedores. www.corporacionsesar.com 83
  • 84. Puntos Básicos del JAT(1) 2. Los precios de venta no son función de costos 4. Eliminar Transporte y Movimientos 5. Control Previsiones = Auto Control 6. Eliminar Fallas en Máquinas 1. Los Stocks no son necesarios 3. Reducción del tiempo en cambios www.corporacionsesar.com 84
  • 85. Puntos Básicos del JAT(2) 7. Sólo se entregan Productos Buenos 8. Motivar al Personal Integrar mandos medios 9. Trabajadores Multifunción 11. Estudio de las Operaciones necesarias 12. Definir Operaciones Tiempos y Movimientos 10. Maquinaria y Equipos especializados www.corporacionsesar.com 85
  • 86. Puntos Básicos del JAT(3) 13. Rediseñar Procesos de Trabajo 14. Fabricar según la demanda real 15. Coordinación estrecha con Proveedores 16. Simplificar la Administración 18. Fabricar Pieza por Pieza. Buscar el Flujo de las Operaciones. www.corporacionsesar.com 86 17. Posibilidad de contratar sub-conjuntos
  • 87. Occidente vs. Oriente Occidente Oriente 1 Control fuerte sobre los trabajadores 2 Organización bien estructurada y dividida con elementos staff 3 CALIDAD. Función de gestión y control por personal 4. Sistemas globales manejados por especialistas 5 Las Existencias fomentan la Productividad 6 Problemas complejos se controlan con sistemas complejos 7 OBJETIVO = EFICIENCIA 1 Dar al trabajador tanta responsabilidad como se pueda 2 Menor estructuración posible. Maximizar responsabilidades 3 CALIDAD. Responsabilidad de todos 4 Simplificar procesos buscando visibilidad del control y fácil retroalimentación 5 Las Existencias impiden mejorar la Productividad 6 Simplificar o eliminar el problema en sus orígenes 7 OBJETIVO = FLEXIBILIDAD www.corporacionsesar.com 87
  • 88. Desperdicio Cualquier cantidad por encima de la mínima que se requiere de equipos partes, materiales, espacio, tiempo, personal y otros recursos absolutamente esenciales. www.corporacionsesar.com 88
  • 89. Siete Desperdicios 1 Por exceso de Producción 2 Por Tiempos de Esperas 3 Por Transporte 4 De Proceso 5 De Existencias 6 De Movimiento 7 Por Defectos en los Productos. www.corporacionsesar.com 89
  • 90. 1. Desperdicio por exceso de Producción  Este desperdicio se produce al fabricarse más artículos de los que necesita el mercado.  El desperdicio por exceso de producción suele aparecer cuando se trabaja por anticipado.  El exceso de producción oculta la causa real de los problemas y crea otros más graves.  Los subproductos del exceso de producción son: más existencias; más manipulación; más espacio ocupado; más intereses financieros; más maquinaria; más defectos; más gastos generales; más papeleo; más personal; etc. www.corporacionsesar.com 90
  • 91. 2. Desperdicio por Tiempos de Espera  En vez de ocupar máquinas para producir un exceso de artículos, los trabajadores deben permanecer sin hacer nada, una vez haya finalizado con el volumen de trabajo requerido. Si se lleva a cabo esto, los supervisores podrán evaluar mejor la capacidad productiva existente y controlar más eficazmente la situación.  Si echamos un vistazo a la fábrica, también encontraremos trabajadores que se limitan a observar la operación de las máquinas. www.corporacionsesar.com 91
  • 92. 3. Desperdicio de Transporte  El transporte y la doble o triple manipulación son desperdicios que se observan comúnmente en la mayoría de las fábricas. Por ejemplo, el material que ingresa se guarda en el almacén antes de llevarlo a la línea de producción. Si se hace así, hay que informar a un encargado acerca de dónde se recogerá el material, dónde se guardará en el almacén, dónde y cuándo se volverá a recoger y en qué lugar o parte de la línea de producción hay que entregarlo. www.corporacionsesar.com 92
  • 93. 4. Desperdicio de Proceso  El método de proceso en si mismo puede constituir una fuente de problemas que provoquen desperdicios innecesarios.  Cuando los aparatos no están mantenidos o preparados correctamente, los operarios tienen que realizar un esfuerzo adicional para procesar los materiales (tamaño de platinas, identificación del scrap, aumento de chatarra, reemplazo de materiales, etc.). www.corporacionsesar.com 93
  • 94. 5. Desperdicio de Existencias  Desechar los materiales obsoletos. (Orden y organización del lugar de trabajo).  No producir artículos que no necesite el proceso subsiguiente. (Equilibrio en la línea).  No comprar ni traer artículos en grandes lotes. (Los ahorros que se obtengan gracias a los descuentos por cantidad, quizás sean menores que los desperdicios de existencias).  Fabricar productos en pequeños lotes. (Reducir los tiempos de cambios de útiles / habrá más cambios). www.corporacionsesar.com 94
  • 95. GRAFICO DE DESPERDICIO DE EXISTENCIAS MAR DE LOS STOCKS Falta de Orden Tiempos largos de cambios de útiles de producción Desequilibrios en la línea de Producción Problemas de Comunicación Transporte prolongado www.corporacionsesar.com 95 Materias Primas Producto acabado que va a los clientes Programación inadecuada LOS INVENTARIOS CUBREN LOS PROBLEMAS
  • 96. 6. Desperdicio de Movimientos  Todo tiempo que no se dedica a añadir valor al producto debe eliminarse en la máxima medida. Un hecho que se debe tener siempre presente es que “mover” no necesariamente equivale a “trabajar”.  Limitándonos a mover las manos, los pies o el cuerpo, no necesariamente añadiremos valor al producto. www.corporacionsesar.com 96
  • 97. 7. Desperdicios por Defectos en los Productos  Cuando en determinado puesto de trabajo se producen defectos, los operarios de los puestos subsiguientes pierden tiempo esperando, con lo cual se añade costo al producto y se aumenta tiempo de producción. Además quizás sea necesario repetir el trabajo o desechar los productos defectuosos. www.corporacionsesar.com 97
  • 99. Costos Unitarios • Es el precio que se paga por un bien o servicio más los gastos que implican su puesta en el almacén, como fletes, aduanas, transporte, descarga, etc. + + + = www.corporacionsesar.com 99
  • 100. Costos de Renovación Son los costos de la Gestión de las Compras: • Solicitudes de cotizaciones; recepción, análisis y evaluación de cotizaciones; Ordenes de Compra. • Teléfono, fax, e-mail, visitas • Controles varios sobre facturación e inventarios. www.corporacionsesar.com 100
  • 101. Costos de Posesión Son los costos en el manejo, manipuleo y almacenamiento de los materiales: • Intereses sobre la inversión en materiales • Cuidado de los materiales • Monto de la prima de seguros • Volumen de almacenaje • Control de Inventarios • Riesgo por obsolescencia, deterioro o merma www.corporacionsesar.com 101
  • 102. Costo de rotura de stock • Son los costos en los que se tendría que incurrir para evitar que el área operativa se vea imposibilidado de continuar su proceso • En el caso de materiales industriales, sobrecostos de compra y capacidad instalada ociosa • En empresas comerciales, las ventas pwewwr.cdoripdoraaciosns.esar.com 102
  • 103. Efecto Multiplicador de una buena Gestión de Compras
  • 104. Efecto Multiplicador de una buena Gestión de Compras 1 La Reducción del Costo produce ahorros directos para la empresa 2 Ahorros en Costos de Renovación y Posesión 3 Se traduce en una buena y estrecha relación con los proveedores 4 Aprovechamiento del Tiempo como factor generador de Utilidades 5 Desarrolla la confianza de todos las áreas internas que tienen vinculación con Compras 6 Proyecta una imagen exterior sólida de su empresa. www.corporacionsesar.com 104
  • 105. 1. La Reducción del Costo produce ahorros directos para la empresa • Mayor Utilidad directa • Reduce el esfuerzo necesario en Ventas para obtener los mismos márgenes de utilidad (Ver Cuadro siguiente) • La mayor liquidez debe reducir los Gastos Financieros por el no uso del dinero prestado • Permite el desarrollo de actividades adicionales sin mermar el presupuesto. www.corporacionsesar.com 105
  • 106. Alternativas de mejoras de Utilidad Ventas .............. Costos de Compras .......... Otros Costos Variables ......... Contribución ... Costos Fijos ..... 100 50 25 25 20 5 Reducción 10% Costo de Compra Referencia 100 45 25 30 20 10 Incremento en Ventas 120 60 30 30 20 10 www.corporacionsesar.com 106
  • 107. 2.1 Ahorros en Costos de Renovación Son los ahorros en la propia Gestión de las Compras: • Seguimiento.- Teléfono, fax, e-mail, visitas • Documentación.- Menor cantidad de Solicitudes de Cotizaciones y Ordenes de Compra; menor volumen de control sobre facturación e inventarios. www.corporacionsesar.com 107
  • 108. 2.2 Ahorros en Costos de Posesión Son los ahorros en el manejo, manipuleo y almacenamiento de los materiales: • Menor cantidad de productos que cuidar • Menor monto de la prima de seguros • Menor necesidad de capacidad de almacenaje • Mejor Control de Inventarios • Reducción del riesgo por obsolescencia, deterioro o merma www.corporacionsesar.com 108 • Reducción del pago de impuestos a los
  • 109. 3. Se traduce en una buena y estrecha relación con los proveedores • Garantiza el flujo continuo de materiales o servicios en el abastecimiento • Dada la necesidad, permite entregas rápidas • Mantiene la Calidad de los productos y servicios • En épocas de escasez asegura el suministro. www.corporacionsesar.com 109
  • 110. 4. Aprovechamiento del Tiempo como factor generador de Utilidades • Racionalización del Tiempo, como factor clave para la investigación y el desarrollo de nuevos productos y servicios • Manejo del Tiempo como único recurso cuyo desaprovechamiento no se recupera • Inversión en Capacitación. www.corporacionsesar.com 110
  • 111. 5. Desarrolla la confianza de todos las áreas internas que tienen vinculación con Compras • Con Producción.- Por el normal y continuo abastecimiento de los materiales • Con Finanzas.- Por la permanente racionalización de los recursos monetarios de la empresa • Con Contabilidad.- Por la buena administración de la documentación de las compras • Con las Areas Técnicas (Ingeniería, Calidad).- Por la permanente y estrecha comunicación • Con Ventas.- Por la Calidad, por los Precios y la oportunidad en el abastecimiento de los Productos • Con la Alta Dirección.- Por los márgenes utilidad www.corporacionsesar.com 111
  • 112. 6. Proyecta una imagen exterior sólida de su empresa • Es un cliente que asegura el cumplimiento de sus obligaciones, por lo que permite la accesibilidad a instituciones que son necesarias para sus operaciones como: Bancos, Agencias de Aduana, Cías. de Seguros, Empresas de Transporte, Depósitos Aduaneros, etc. www.corporacionsesar.com 112
  • 113. Beneficios para el propio personal del Area de Compras • Reconocimiento de su gestión por la Alta Dirección • Inversión en el personal: Capacitación, mayor remuneración, mejores condiciones de trabajo, mejores beneficios colaterales • Mayor poder de decisión y participación en la gestión global de la empresa • Mejor carta de presentación ante el mercado laboral. www.corporacionsesar.com 113
  • 115. Una buena gestión de Compras se traduce en una buena y estrecha relación con los proveedores • Garantiza el flujo continuo de materiales o servicios en el abastecimiento • Dada la necesidad, permite entregas rápidas • Mantiene la Calidad de los productos y servicios • En épocas de escasez asegura el suministro. www.corporacionsesar.com 115
  • 116. A dónde queremos llegar ? • Compartir con Proveedores Socios • Desarrollar Proveedores Unicos, Exclusivos • Mantener a Proveedores Selectivos • Escoger entre Proveedores Alternativos ® Estoy bien así !!! www.corporacionsesar.com 116
  • 117. Qué tenemos que hacer ? • Clasificar en qué materiales o servicios podríamos obtener mejores beneficios y priorizarlos • Qué proveedores podrían adecuarse a mis objetivos; y si no los tengo, dónde debo buscarlos • Cuánto Tiempo y Cuánto va a www.corporacionsesar.com 117
  • 118. Por qué es tan difícil y compleja esta relación Cliente - Proveedor ? Paradigmas del Cliente.- • “Creemos que sabemos una más que el libro” • “Somos los mejores negociadores de precio” • “No puedo confiar ni en mi propia sombra” • “El sabe que si no acepta mis condiciones, llamo a otro. Por lo tanto, él está más urgido en vender, que yo en comprar” • “.... para eso le pago” ® “Yo soy el Cliente” www.corporacionsesar.com 118
  • 119. Por qué es tan difícil y compleja esta relación Cliente - Proveedor ? Paradigmas del Proveedor.- • “Me interesa porque se gana dinero” • “Cuanto más reglamentos tenga, Mejor” • “Lo que está bien para él, está bien para mí” • “Por último, hoy le vendo lo más que pueda, mañana ...... quién sabe......” ® “Soy el mejor pescador, una vez que muerda el anzuelo, es sólo cuestión de tiempo ....” www.corporacionsesar.com 119
  • 120. Qué debemos cambiar ? ..... ambos ..... Puntos Claves.- • De una Actitud Antagónica a una Visión conjunta del futuro • Ser fuertes en lo medular de la empresa y dejar que otros lo sean en lo suyo • Aceptar que existen “Asesores” con buenas ideas; y seguramente mejores que las nuestras • De un interés puntual y temporal a un interés global y a muy largo plazo ® “Sentarse del mismo lado de la mesa” www.corporacionsesar.com 120
  • 121. En qué se traduce .... • El Cliente debe estar preparado y organizado para poder escoger a sus proveedores • Una vez escogidos hay que tomarlos en cuenta para la elaboración de los productos que se necesitan • El Proveedor busca permanentemente una superación en la calidad de sus productos • Supone que el Proveedor está obteniendo márgenes “justos” • La importancia de las relaciones entre ambos para un trabajo conjunto y una mejora técnica a largo www.corporacionsesar.com 121
  • 122. Enfoques para comprar Relaciones basadas en la confianza • Incentivo poco claro para impulsar el mejoramiento • Supone coincidencia en las metas del proveedor • Proveedor podría captar todo el valor creado Abastecimiento equilibrado • Influye totalmente en las habilidades del proveedor • Trae mejoras para el cliente y el proveedor • Requiere una habilidad significativa del cliente Compras no influenciadas • Mentalidad tradicional de www.corporacionsesar.com 122 compras de oficina • Se aceptan los precios • Deja el dinero sobre la mesa Rivalidad darwiniana • Requiere mucha influencia para comprar • Elimina el letargo del proveedor, pero puede generar resentimiento • No motiva el mejoramiento sinérgico Compromiso para establecer precios competitivos Compromiso para establecer relaciones cooperativas
  • 123. Marco Conceptual de los Procesos de Compra Ejemplo Práctico de un Grupo de Empresas Industria Láctea y Derivados Industria Farmacéutica Industria del Transporte Industria del Cemento Industria Papelera www.corporacionsesar.com 123
  • 124. Actual Distribución de las Compras por Proveedores • Materiales con Proveedores Alternativos – Gran Mayoría de Items • Materiales con Proveedores Seleccionados – Hojalata - Leche en Polvo – Conductores eléctricos (Cables) – Tinta para Cajas - Almidón – Mineral de Hierro - Plomo – Frutas para Yogurt • Materiales con Proveedores Exclusivos – Esencias y Colorantes, Tetrapack www.corporacionsesar–.comSulfato de Aluminio Tip1o24 A Exclusiv 6% Seleccio 10% Socio 0% Alternativ 84% 75% del Total de Compras
  • 125. Ejemplo: Cuadro comparativo de los Procesos de Compra Locales www.corporacionsesar.com 125 Proveedor Alternativo REQUISICION DE MATERIALES OBTENCIÓN DE OFERTAS (3) EVALUACIÓN Y NEGOCIACION DE OFERTAS ORDEN DE COMPRA ENTREGA día 1 día 2 día 3,4 día 5 día 6 a 16 Proveedor Seleccionado REQUISICION DE MATERIALES ORDEN DE COMPRA ENTREGA 2 días día 1 día 2 día 3,4 Negociación Contrato Cuotas por porcentaje Proveedor Exclusivo REQUISICION DE MATERIALES ORDEN DE COMPRA ENTREGA 2 días día 1 día 2 día 3 Negociación Contrato
  • 126. Marco Conceptual de las Compras • Orientación de las Compras de Proveedores Alternativos a Proveedores Seleccionados y/o Exclusivos • Distribución de las principales formas de Comprar por su Característica: – Compras Directas: Con Proveedores Exclusivos – Compras por Negociación: Con Proveedores Seleccionados – Compras por Montos: Proveedores Alternativos. Ejemplo: • Hasta US$ 500 1 Cotización • Mayor de US$ 500 3 Cotizaciones – Compras Urgentes: Cualquier Proveedor. www.corporacionsesar.com 126
  • 127. Distribución del tiempo para comprar 12% 16% 22% 16% 19% 26% 30% 12% www.corporacionsesar.com 127 10% 10% 15% 20% 45% 33% 13% 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Hace 5 años Hoy Dentro de 5 años Desarrollo de nuevos productos y procesos Desarrollo del proveedor Estrategia de abastecimiento y análisis Administración de materiales Transacciones de compra
  • 128. Integración de Proveedores www.corporacionsesar.com 128 20% 30% 50% -15% -25% -12% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% -10% -20% -30% Costo Calidad Tiempo Esfuerzos más exitosos Esfuerzos menos exitosos
  • 129. Perfil básico del nuevo Proveedor 1. Organización: oficina principal - afiliados 2. Productos y mercados 3. Clientes 4. Información financiera 5. Personal: ejecutivos - empleados - contactos 6. Visitas realizadas a nuestra empresa 7. Planes a futuro 8. Historial interno 9. Competidores (proveedores alternativos) 10. Otros materiales y útiles 11. Otras informaciones www.corporacionsesar.com 129
  • 130. La búsqueda del Proveedor • Investigar fuentes de abastecimiento en función de productos • Analizar las fuentes para: – Calificar las ventajas de cada una – Establecer una selección mediante una negociación y una prueba para colocar un pedido inicial – Definir el período de experimentación – Llegar a una conclusión – Calificar para el futuro. www.corporacionsesar.com 130
  • 131. Factores de Análisis y Evaluación del Proveedor(1) • Tipo de Proveedor Alternativo Seleccionado Exclusivo • Historial y Tiempo de www.corporacionsesar.com 131 actuación
  • 132. Factores de Análisis y Evaluación del Proveedor(2) • Capacidad de abastecer y negociar técnicamente • Situación y estabilidad financiera y de crédito www.corporacionsesar.com 132
  • 133. Factores de Análisis y Evaluación del Proveedor(3) • Resultados técnicos y en el suministro de sus productos Calidad Precio Garantía Oportunidad www.corporacionsesar.com 133
  • 134. Factores de Análisis y Evaluación del Proveedor(4) • Experiencia - Organización - Procedimientos - Actitudes y Servicios. Experienci a Organizació n Procedimiento s Actitude s Servicios www.corporacionsesar.com 134
  • 135. Factores de Análisis y Evaluación del Proveedor(5) • Sistemas de Información y Comunicaciones www.corporacionsesar.com 135
  • 136. Factores de Análisis y Evaluación del Proveedor(6) • Situación y Relaciones con su personal www.corporacionsesar.com 136
  • 137. Factores de Análisis y Evaluación del Proveedor(7) • Apoyo técnico www.corporacionsesar.com 137
  • 138. Factores de Análisis y Evaluación del Proveedor(8) • Rapidez de respuesta ante las necesidades del cliente. www.corporacionsesar.com 138
  • 140. La Negociación Principales Características • Es un ARTE, y como tal requiere de inspiración • No hay “fórmulas secretas” • No hay nada escrito que contenga toda la verdad, ni la llave para llegar al éxito • Debe orientarse para lograr a un acuerdo • La única manera de ser mejor negociador es con la práctica. www.corporacionsesar.com 140
  • 141. La Negociación Qué se negocia en las Compras ? • Valores, Precios • Entregas • Características y Especificaciones • Condiciones y Formas de Pago. www.corporacionsesar.com 141
  • 142. La Negociación Puntos Importantes • Antes de Negociar informarse bien de su empresa y de los proveedores • Iniciarla poniendo las cartas sobre la mesa • Para negociar hay que tener presente: – Poder de la empresa – Riesgos existentes – Límites aceptables o de negociación – Responsabilidad de decisión – Metas por alcanzar. www.corporacionsesar.com 142
  • 143. La Negociación Exigencias(1) • Experiencia • Criterio para: – Juzgar a la gente – Conocer el carácter de las personas – Sacar provecho de sus conocimientos – Conocer la situación y cómo cambiarla – Saber cuándo hablar y cuándo callar – Percatarse de la honestidad o la deshonestidad – Confiar o desconfiar de quien negocia con uno. www.corporacionsesar.com 143
  • 144. La Negociación Exigencias(2) • Capacidad para: Actuar, Analizar, Aceptar, Persuadir, Interpretar, Presionar, Ceder • Sentido común y Juicio claro • Personalidad • Reflejos mentales rápidos. www.corporacionsesar.com 144
  • 145. La Negociación Recomendaciones(1) • Ir por el camino de menor resistencia • No pierda de vista sus objetivos, pero disponga siempre de alternativas • Tener flexibilidad, pero mostrar firmeza en su posición • Si hay que ceder, hacerlo gradualmente y con criterio • No ataque donde ya lo han derrotado. Busque un curso de acción totalmente nuevo • No enfocar extremos desde un principio, generalmente es mejor ser moderado. www.corporacionsesar.com 145
  • 146. La Negociación Recomendaciones(2) • Mientras más se empuje, mayor será la resistencia • Utilice la persuasión, no la jactancia • Evite los ultimatums • No acose, pregunte con cortesía • Mantenga la calma, pero no deje de simular un desagrado o un desacuerdo • Haga preguntas eficaces • Prepare preguntas con anticipación • Pero sobretodo ..... No Mienta !!! www.corporacionsesar.com 146
  • 147. EVALUACION DE LA GESTION DE COMPRAS  Es importante medir la eficiencia de un área ; Compras ente a través del cual se realizan constantes desembolsos de dinero está sujeta a una permanente evaluación ; debido a que su gestión incide en los resultados de la Empresa.  Los directivos podrán evaluar la manera eficaz como realizan su tarea con una serie de parámetros .  La asignación de objetivos para alcanzar dicha eficiencia puede llevarse a cabo mediante la selección de respuestas a las siguientes preguntas :  ¿ Existen manuales de organización , función procedimientos y políticas ? ¿ Pueden prepararse? www.corporacionsesar.com 147
  • 148. EVALUACION DE LA GESTION DE COMPRAS ¿ Es posible reducir los Costos de Adquisición ? ¿Que descuentos se obtiene usualmente de los Proveedores ? ¿Cuantos artículos suministrados a su Empresa tiene un solo Proveedor ? ¿ Pueden obtenerse otras fuentes de Abastecimiento ? ¿ Cual es la rotación de Inventarios en su Empresa ? ¿ Puede mejorar la calidad de los artículos que compra ? ¿ Puede reducir el número de requisiciones no atendidas por su dependencia ? ¿ Puede reducir el tiempo de demora en la obtención de los materiales ? www.corporacionsesar.com 148
  • 149. EVALUACION DE LA GESTION DE COMPRAS ¿ Cuantas requisiciones han llegado fuera de tiempo a su área ? ¿Que hizo usted para que lleguen oportunamente ? ¿ Cual es el método de seguimiento que aplica para sus adquisiciones ? ¿ Realiza visitas a los Proveedores ? ¿ Cuantas Ordenes de Compra se aprueban con fecha posterior al ingreso de las mercaderías o efectuado el servicio ? ¿ Se cumplen los procedimientos establecidos ? ¿ Cuantos materiales nuevos a sugerencia suya se están adquiriendo con buenos resultados ? www.corporacionsesar.com 149
  • 150. EVALUACION DE LA GESTION DE COMPRAS ¿ Como puede mejorar su rendimiento ? ¿ Cuantas ideas para mejorar su trabajo ha planteado usted ?  Las respuestas a estas y muchas otras preguntas que en relación a la eficiencia al Área de Compras pueden hacerse ; permitirá a la Alta dirección ; así como a los usuarios fijarse objetivos y posteriormente medir los resultados www.corporacionsesar.com 150
  • 151. EVALUACIÓN DE LA GESTION DE COMPRAS ANÁLISIS DE RESULTADOS  Nivel de Consumo  Rotación de las Existencias  Costos de Abastecimientos ESTUDIO DE LAS POLITICAS  Compras  Relaciones con Proveedores  Reabastecimiento www.corporacionsesar.com 151
  • 152. EVALUACIÓN DE LA GESTION DE COMPRAS MEDIOS Y ORGANIZACIÓN  Medios Materiales  Recursos Humanos  Organización de Servicios AUDITORIA DE METODOS DE GESTION Y CONTROL  Fijación de un Programa de Existencias  Presupuestos  Control de Calidad  Gestión de Stocks www.corporacionsesar.com 152
  • 153. EVALUACION DE LA GESTION DE COMPRAS ACTIVIDAD Y FUNCIONAMIENTO  Presión del Entorno  Interacción de las Funciones www.corporacionsesar.com 153
  • 154. EVALUACION DE LA GESTION DE COMPRAS INDICADORES  Para Logística los indicadores son una ayuda a la toma de decisiones , indispensables para disminuir los riesgos y para medir las diferencias entre los objetivos planificados y los resultados obtenidos A continuación detallamos algunos de los indicadores que se pueden evaluar en función : 1. A la satisfacción de los Clientes Internos , Proveedores - Productos 1. 2- Departamento y a la Calidad del Servicio www.corporacionsesar.com 154
  • 155. EVALUACIÓN DE LA GESTION DE COMPRAS 3 - Los que están en función de los plazos , stocks uso optimo de los recursos Las informaciones obtenidas deben ser Significativas a la situación de una actividad determinada y deben interpretar fielmente a la realidad www.corporacionsesar.com 155
  • 156. EVALUACION DE LA GESTION DE COMPRAS La Logística evaluará las informaciones de la función de compras sobre los siguientes aspectos :  Los Contratos / Pedidos ( números , duración , importes ) niveles de ejecución  El desempeño de Proveedores en función a los plazos de entrega ( número de retrasos y penalizaciones )  Los plazos de pago  Las disconformidades y los defectos de los productos y/o servicios comprados www.corporacionsesar.com 156
  • 157. EVALUACIÓN DE LA GESTION DE COMPRAS  Las fluctuaciones de los precios  Análisis de los stocks ( índices de rotación y de cobertura )  Valor mensual de Compras  Índice de Descuentos Especiales  Ruptura de Stocks  Devoluciones  Días de crédito concedidos  Carga de Trabajo  Imagen de Compras www.corporacionsesar.com 157
  • 158. EVALUACION DE LA GESTION DE COMPRAS RATIOS • Es la relación fabricada de dos magnitudes elegidas de tal forma , que tiene un significado racional como medio de observación o de análisis de una situación o de una evolución • La interpretación está en función de una serie de circunstancias muy diversas , su valor depende de aspectos muy diversos y por ello no es posible atribuirles uno definitivo o riguroso , constituyendo solamente una herramienta muy apta para simplificar el análisis de datos empresariales y de gestión . www.corporacionsesar.com 158
  • 159. EVALUACION DE LA GESTION DE COMPRAS • Antes de decidir un empleo , es preciso conocer lo que puede obtenerse de cada ratio ; como debe prepararse y cuales son los de interés . • Los ratios conviene seleccionarlos de tal manera que su conjunto comprenda todos los aspectos de la gestión en una forma equilibrada • Solo así se logrará un análisis ponderado y una visión de conjunto , tanto en los distintos factores de la gestión como en la marcha de la Empresa hacia sus objetivos www.corporacionsesar.com 159
  • 160. INDICE DE LA MEDICIÓN DE COMPRAS Existen índices que permiten medir la eficiencia del área de compras analizando el progreso o deterioro que se produce en el área o en algunos de sus elementos ORDENES DE COMPRA • Número de ordenes de compra emitidas en el año • Relación de ordenes de compra por valor • Relación de ordenes de compra emitidas de manera urgente www.corporacionsesar.com 160
  • 161. ÍNDICE DE LA MEDICION DE COMPRAS CONSUMOS • Detalle de consumos clasificados por : Materias Primas Suministros Repuestos EXISTENCIAS • Promedio mensual de existencias en el almacén • Promedio Mnensual de Existencias de Materias Primas • Promedio mensual de lubricantes , grasas , repuestos para Mantenimiento www.corporacionsesar.com 161
  • 162. INDICE DE LA MEDICIÓN DE COMPRAS PROVEEDORES • Número de proveedores atendidos en forma mensual • Número de visitas efectuadas en forma mensual • Número de rechazos en forma mensual ECONOMIAS • Monto y porcentaje de ahorro obtenido • Relación de productos sustituidos o nuevos VENTAS • Número de artículos vendidos debidamente clasificados www.corporacionsesar.com 162