El documento habla sobre la producción y trámite de documentos oficiales. Explica los objetivos de la comunicación escrita y oficial, como registrar información de manera permanente y ser una fuente de consulta. También describe elementos como índices, introducciones y referencias bibliográficas, así como formas de conservar documentos en paquetes, legajos, libros y cajas. Explica conceptos como organigramas, manuales de procedimientos, correspondencia y autoridad.

1. Claudia Beltrán
Ruth Briceño Astroz
Johanna Garzón
Sara González Morales
Luisa Huertas
Jenny López
Leidy Llanos García
Paola Rivadeneira
Adriana Roa Zapata
Yaneth Soler
PRODUCIR Y TRAMITAR
DOCUMENTOS

2. ¿CUÁLES SON LOS
OBJETIVOS DE LA
COMUNICACIÓN
ESCRITA Y LAS
COMUNICACIONES
OFICIALES?

3. COMUNICACIÓN ESCRITA
 La comunicación es como la imagen de una
preparación del individuo.
 La Comunicación Escrita tiene Permanencia. Con esto
nos referimos a que siempre poseemos la información
en escritos para volverla a usar.
 Reflexión antes de Escribir. Podemos pensar y definir
bien lo que queremos expresar antes de escribirlo
definitivamente en un documento para posteriormente
utilizarlo.
 Se Registra la Información.

4.  Es Fuente de Consulta.
Como se entiende, esta comunicación siempre puede tener
un uso posterior como medio de información ya que está
escrita permanentemente.
 Desventajas de la Comunicación Escrita.
 No hay retroalimentación Inmediata.
Es clara la diferencia entre la interactividad que hay en la
comunicación escrita y verbal en cuanto a un aprendizaje
inmediato.
 Puede haber una Interpretación Equivoca del Mensaje.
Como no existe una persona que explique el mensaje de la
información o su contenido en esta como en la comunicación
verbal; esta se puede prestar a otros entendimientos que no
sean los propuestos.
 Baja el Nivel de Interdependencia.
Fomenta el Aislamiento.

5. COMUNICACIONES OFICIALES
 Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo
de las funciones asignadas legalmente a la entidad,
independientemente del medio utilizado.
 Se radican asignando un número consecutivo.
(Según sea el caso).
 Dejan constancia de fecha, hora y envío.
 Su objetivo es oficializar y cumplir con los tramites que
exige la ley.

6. ELEMENTOS DE AGRUPACIÓN
 INDICE O SUMARIO:
Contenido del documento a prestar (títulos , número de
páginas)
 INTRODUCCION:
Es una breve descripción sobre el contenido del
documento, especificar tema o a quien va dirigido.
 FUENTES BIBLIOGRÁFICAS O REFERENCIAS:
Contenido de la bibliografía las cuales sustentan la
elaboración del documento. Menciona autor, titulo, lugar,
año.

7. UNIDADES DE CONSERVACIÓN
 PAQUETES:
Forma en la que varios documentos son envueltos o
amarrados, no es recomendado ya que deteriora el
documento.
 LEGAJOS:
Diversos documentos con diferentes tupos de papel, se
agrupan de la A-Z. Es frágil contra el polvo, se archivan
diferentes tipos de documentos.
 LIBROS:
Son como cuadernillos.
 CAJAS:
Ofrece más seguridad en la conservación del
documento.

8.  CARTON:
Es económico permite un fácil acceso al documento,
excelente como barrera frente al medio ambiente.
Son fabricados con cartones ácidos así, evita la
migración por contacto con la acides del
documento.
Se recomienda guardar en carpetas para evitar
algún cambio.
Se encuentra varios estilos polipropileno, son
ligeros de peso, son herméticos.

9. ORGANIGRAMA
 Es la representación gráfica de la estructura de una
empresa u organización.
 Nos permite obtener una idea de cómo estructurada la
organización. Podemos ver cuántos cargos hay en la
empresa y quien lo desempeña.

10. MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES
 Es el documento que contiene la descripción de
actividades que debe seguirse en la realización de las
funciones de una unidad administrativa.
 Este incluye las unidades administrativas, que intervienen
precisado su responsabilidad y participación.
 Contiene información formulares autorizaciones y cualquier
otro dato que pueda auxiliar el correcto desarrollo de las
actividades de la empresa.
 Funciones.
 Permite conocer el funcionamiento interno de la empresa.

11. Dar información sobre inducción y la
capacitación del personal ya que detalle las
actividades de cada puesto.
Analiza los procedimientos de un sistema.
Interviene en la consulta del personal.
Aumenta la eficacia de los trabajadores,
indicando que debe hacer y cómo hacerlo.
Determina en forma más sencilla las
responsabilidades por falla o errores.
Ayuda a la coordinación de actividades.

12. MANUAL DE
CORRESPONDENCIA

13.  QUE ES:
Es una documento cuyo objetivo principal es
dar a conocer a la empresa, todo lo relacionado
sobre su correspondencia.
Así mismo norma el manejo de la
correspondencia recibida y despachada para un
adecuado control.

14.  QUE DEBE CONTENER:
 Objetivos
 Alcances
 Responsabilidades
 Descripción
 Correspondencia Recibida
 Libro de Control
 Tratamiento de la correspondencia
 Correspondencia Despachada
 Circulares
 Archivo
 Uso del Sistema
 Registros
 Anexos
 Entre Otros (Depende del sistema que maneje la empresa)

15. AUTORIDAD
 Poder del mejor poder.
 Poder = Hecho real.
 Legitimidad.
 Dignidad.
 Calidad.
 Ejercicio de Poder.
 Obediencia.
 Facultad.
 Autoridad Carismática.
 Autoridad Legal.
 Autoridad Tradicional.

16. CONDUCTO REGULAR:
 Cadena Jerárquica.
 Notificación.
 Aprueba acciones o situaciones según su importancia.
 Orden.

17. Correspondencia Comunicaciones Oficiales
 Comunicaciones Privadas.
 Documentos Originales.
 Números Consecutivos.
Radicación de documentos
oficiales.
 Comunicación Oficial.
 No hay números repetidos,
Corregidos o tachados.
 Al inicio de cada año se hará la
radicación consecutiva.
DIFERENCIAS: