El documento describe el perfil y formación necesarios para una secretaria a lo largo de su carrera. Explica que una secretaria necesita tanto habilidades técnicas como cualidades personales como comunicación, adaptabilidad y trabajo en equipo. Actualmente, la formación oficial para secretaria en España incluye estudios de grado medio y superior en asistencia a la dirección, pero las secretarias también se benefician de formación continua a lo largo de su carrera.

1. ¿Qué necesita la secretaria a lo
largo de su vida profesional?
- Introducción: Perfil de la Secretaria
- Formación de la Secretaria
- Aptitudes de la Secretaria
- Cualidades Personales de la
Secretaria
Pilar de Torres Gimeno
Madrid, Junio 2011

2. Introducción: Perfil de la
Secretaria
El secretariado es una función esencial en cualquier tipo de actividad empresarial,
tanto en el mundo de los negocios como en la industria o en las profesiones
liberales. Si no existieran las secretarias (con esta u otra denominación) en una
empresa dada, sus labores habrían de ser realizadas por los que hubieran sido
sus superiores, que habrían de dedicar parte de su tiempo a esas labores, con el
consiguiente menoscabo de las que les son propias.
En la terminología tradicional, se denomina secretaria a la persona que escribe la
correspondencia, extiende las actas de las reuniones, resuelve los asuntos de
trámite y custodia los documentos de una oficina.
En la actualidad se redefine el antiguo puesto de la secretaria como un nuevo rol
de valor integrado con el de su jefe, asociada a la gestión de trabajos especiales y
siendo la “interface” de su jefe o departamento con otros departamentos y,
especialmente, con los servicios internos de la empresa. Esta redefinición pasa
por incorporar el concepto de “Project Management”, porque una secretaria
ejecutiva o administrativa hoy coordina tareas, recursos humanos y económicos al
servicio de su jefe. Esto implica un cambio importante: antes el rol era reactivo, la
secretaria hacía lo que expresamente le pedían; hoy el rol es proactivo, y la
secretaria no espera a que le pidan las cosas, se anticipa a lo que se pueda
necesitar de ella. Esto puede suceder porque, por un lado, la secretaria está
mucho más inmersa en las decisiones de la empresa y, por otro, mucho más
informada del entorno empresarial e incluso nacional político y económico.
Los escenarios económicos actuales presentan mucho dinamismo en la
competencia de unas empresas con otras. Las exitosas suelen presentar
organizaciones bien adaptadas a los requerimientos de sus negocios; en ellas
triunfan quienes han sabido organizarse y formar equipos de trabajo que
garanticen resultados; y en ellas siempre o casi siempre la Dirección General, o
las direcciones en general, cuentan con la colaboración de secretarias ejecutivas
2

3. adaptadas a esta realidad, proactivas, creativas, innovadoras, que saben usar su
talento y capacidades.
Podemos decir que en los últimos tiempos el concepto de secretaria ha cambiado
notablemente: ahora ha pasado a ser la asistente de su jefe, siendo capaz de
asumir responsabilidades delegadas por éste, con total fiabilidad. Las secretarias
son capaces de resolver los asuntos delegados a ellas de manera ejecutiva,
haciendo con ello el trabajo más fácil a sus jefes. En definitiva, el cambio ha hecho
que las secretarias asistan a sus jefes de manera más amplia y más directa e
independiente. Será ella quien, con un mínimo de instrucciones generales,
confeccione informes, memorandos y dossiers que le correspondan, y realice las
actividades que facilitan el trabajo de sus jefes, con seguridad y eficacia. Para ello
también debe conocer, en el grado necesario, las características generales y los
hábitos de trabajo del jefe.
El trabajo administrativo que deba realizar cada secretaria puede ser muy
diferente, en relación al campo de actividad de la empresa en que se encuentre
trabajando, ya que cada sector tiene sus propias características.
El trabajo administrativo que realice cada secretaria puede ser muy diferente
según el campo de actividad de la empresa para la que trabaje, ya que cada
sector tiene sus propias peculiaridades.
Para resumir, una buena secretaria debe aproximarse a un perfil que plasme sus
responsabilidades, habilidades y destrezas, que le van a permitir facilitar la labor
de su jefe y los objetivos de su empresa. El perfil ideal incluiría cualidades
personales tales como:
• Personalidad equilibrada y proactiva.
• Autoestima positiva.
• Capacidad de adaptación a los cambios.
• Habilidades comunicativas y de escucha activa.
• Capacidad de crear, innovar e implementar.
• Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades.
• Disposición para trabajar en equipo
3

4. .
• Capacidad de observación, concentración y amplitud de memoria.
• Tacto y prudencia para manejar situaciones diversas.
• Espíritu de superación.
• Flexibilidad
• Sentido de humor.
• Resistencia física y nerviosa.
Así mismo para poder alcanzar la máxima eficacia en su trabajo y desempeñar
sus funciones de forma correcta, el perfil ha de incluir una serie de conocimientos
técnicos necesarios para desempeñar su función eficazmente como son:
• Técnicas de archivo.
• Técnicas de oficina
• Uso apropiado del teléfono
• Manejo y organización de la agenda
• Redacción de correspondencia general, comercial y administrativa.
• Elaboración de informes y presentaciones.
4

5. • Manejo de documentos.
• Búsqueda de todo tipo de información en cualquier tipo de soporte.
• Conocimiento y dominio del español, así como de, al menos, otro idioma.
El inglés suele ser el segundo idioma más demandado.
• Conocimientos de protocolo, tanto social como empresarial.
Formación
Algunas empresas piensan que una asistente o secretaria no necesita nada
especial para trabajar como tal: sólo se necesita una persona educada y con
conocimientos de Office. La realidad es bien distinta: para ser eficiente en su
trabajo, la secretaria necesita una serie de capacitaciones técnicas y, casi más
importante, una serie de habilidades sociales sobre las que hablaremos más
adelante.
Aunque en esta ponencia quiero hablar de lo que se necesita a lo largo de la
carrera profesional, creo que debemos dedicar una especial atención al punto de
comienzo de la misma: para ejercer una profesión se precisa formación, por lo que
vamos a dedicar unos minutos a los caminos instituidos para alcanzar el título
“formal” de secretaria.
Uno de los primeros problemas que encuentra la futura secretaria para prepararse
como tal, es que no es nada fácil encontrar donde hacerlo. Como he dicho al
comenzar, algunas empresas (demasiadas, en mi opinión) no dan importancia a la
figura de la secretaria, y eso se refleja, precisamente en la escasez de centros
donde hacer estudios de secretariado.
5

6. Vamos a dedicar un poco de atención al aspecto legal de la cuestión.
Hasta ahora, no sólo en España sino en toda Europa, los estudios de secretariado
se encuentran encuadrados dentro de la Formación Profesional. En España la
legislación en vigor que afecta a la formación de secretarias, es la siguiente:
1. Real Decreto 1658/1994 de 22 de julio, que define el título de Técnico
Superior en Secretariado y regula su obtención. Este título es de grado
superior de nivel profesional, en la rama de Administración y Gestión.
2. Ley Orgánica 2/2006, de 3 de mayo. Define que todas las enseñanzas
técnicas tendrán un Ciclo Medio y uno Superior; pero hasta hoy (salvo
error) no se ha aprobado legalmente un real decreto en el que se
desarrollen los estudios de Grado Superior para las secretarias. Sí están
desarrollados los estudios de Grado Medio referidos al título de Auxiliar
Administrativo, y no al de Secretaria o Asistente propiamente dichos.
3. Real Decreto 1538/2006 de 15 de febrero, que prevé el establecimiento y
regulación, en legislación aún por aprobar, del título de Técnico Superior en
Asistencia a la Dirección.
4. Real Decreto 1631/2009, de 30 de octubre, donde se regula la enseñanza
de Formación Profesional, y se define el título de Técnico en Gestión
Administrativa (diferente del título de Administrativo).
5. Orden Ministerial EDU 1999/2010 de 13 de julio, que establece el currículo
necesario para obtener el título de Técnico en Gestión Administrativa:
requiere haber aprobado todas las asignaturas de 1º de Bachillerato (antes
2º de BUP).
6

7. Este título, de grado medio, no es el mismo que el de Asistente de
Dirección.
6. Futuro Real Decreto, aun no aprobado oficialmente, en cuya elaboración
participaron diversas Asociaciones de Secretarias. (no se esperan
modificaciones significativas respecto al texto conocido hasta ahora). En
este futuro Real Decreto se establece y regula, en los aspectos y
elementos básicos, el título (de Formación Profesional) de Técnico Superior
en Asistencia a la Dirección. Lo dispuesto en el mismo sustituirá al Real
Decreto 1658/1994, arriba citado.
Según el mencionado futuro Real Decreto, las ocupaciones y puestos de
trabajo que podrán ocupar los Técnicos Superiores en Asistencia a la
Dirección serán los siguientes:
• Asistente a la dirección.
• Asistente personal.
• Secretario/a de dirección.
• Asistente de despachos y oficinas.
• Asistente jurídico.
• Asistente en departamentos de Recursos Humanos.
Para poder acceder a esta titulación superior, será preciso tener cursado el actual
segundo curso de bachillerato, que es equivalente al antiguo COU. Una vez
7

8. obtenido el título de Técnico Superior, se podría acceder a la Universidad, previa
realización de un examen de acceso. Asimismo, si se opta por acceder a la
Universidad una vez terminado el ciclo superior, se podrán obtener hasta 120
créditos para la convalidación de asignaturas que ya se hubieran cursado dentro
del ciclo formativo superior de Asistente de Dirección.
En el futuro Real Decreto se recoge asimismo que los nuevos estudios se
adecuan a la nueva realidad socioeconómica de la profesión, por lo que se ha
añadido como obligatoria la realización de unas prácticas profesionales en
empresas durante tres meses, antes de poder obtener el título. Esta es una
novedad legislativa ya que, aunque con anterioridad algunos centros formativos ya
usaban este sistema de prácticas, desde la publicación de este Decreto tendrá
carácter obligatorio.
En toda esta legislación que hemos mencionado, no está recogida una de las más
insistentes aspiraciones de las secretarias: que nuestra formación sea reconocida
como una enseñanza universitaria, con grado de diplomatura. Los legisladores,
aunque han comenzado a conocer en mayor medida nuestra profesión gracias a
las Asociaciones de Secretarias, no han considerado hasta ahora la conveniencia
de dotarla de nivel universitario. Esperemos que esto mejore en el futuro.
Una vez que hemos comentado, en algún detalle, cuáles son los estudios
oficiales, vamos a decir dos palabras acerca de los estudios privados. Han
existido y siguen existiendo aún en España algunas Escuelas privadas de
Secretariado, aunque su número va disminuyendo con el tiempo, ya que el gran
intrusismo existente en la profesión, hace que la demanda de estudios de
secretariado sea cada vez menor. Por ello, alguna de las grandes escuelas como
la Universidad de Deusto, Mary Ward College o el Centro María Berkowska han
dejado de impartir estos cursos, aunque se mantienen en activo otras tales como
ISSA, Saint Charles o Adams.
8

9. Quiero comentar finalmente que, desde mi punto de vista, la formación es algo
esencial, no sólo para comenzar en la profesión, sino también durante toda la
duración de la vida laboral. Pero esta formación sólo se puede cursar de manera
privada. Consiste básicamente en cursos específicos de mejora de diversos
aspectos de la profesión, así como enseñarnos a reconocer y potenciar nuestras
capacidades personales. Los cursos más conocidos en España son los
organizados por la Universidad Politécnica de Madrid y por la Universidad de
Alcalá de Henares.
Aptitudes de la secretaria
Cómo ya hemos dicho al definir el perfil, no todo lo que necesita una secretaria
para serlo es formación intelectual propiamente dicha, sino que necesita contar
con una serie de cualidades, que forman parte de lo que Dan Coleman ha llamado
Inteligencia Emocional. Vamos a hablar un poco acerca de este tema.
¿Qué es la inteligencia emocional? La definición más extendida es que se
corresponde con la capacidad que tiene uno mismo de recocer sus propios
sentimientos y los de losa demás, actuando en consecuencia de manera que se
manejan adecuadamente las relaciones que mantenemos con los que nos rodean.
9

10. Se dice que la inteligencia emocional está integrada por 25 de competencias
emocionales distintas, de las cuales 12 corresponden a competencias personales
y 13 a competencias sociales.
Leyendo diversos libros sobre la inteligencia emocional y sobre las capacitaciones
profesionales, me encontré con un comentario que hace Dan Coleman, la persona
que más sabe sobre inteligencia emocional. Este defiende que un alto coeficiente
intelectual no suele ir acompañado de un alto grado de inteligencia emocional. Si
recordamos nuestros tiempos de estudiantes, todos podemos decir que
conocíamos a compañeros de clase que fueron muy brillantes durante su vida
estudiantil pero, una vez pasaron al ámbito profesional, no lo hicieron de la misma
manera, llegando en algunos casos extremos, a fracasar en esta última, por no
ser, por ejemplo, capaces de trabajar en equipo o de relacionarse socialmente con
los compañeros. Coleman defiende qué al no estar estas habilidades incluidas
dentro de los planes de estudios, este fracaso es doblemente incomprensible para
la persona que lo sufre ya que todos hemos sido educados en la idea de que la
brillantez académica nos hará brillar en la vida profesional.
10

11. Pues bien, una serie de investigaciones que se han desarrollado en este campo
han descubierto que el coeficiente intelectual (que es el que provoca que
obtengamos calificaciones académicas brillantes) no es una buena medida para
medir el rendimiento laboral, sino que existe otra inteligencia distinta de la que se
mide con ese coeficiente. La sabiduría popular reconoce estos hechos cuando
habla de “inteligentes” y “listos o listillos”. Recordemos que el coeficiente
intelectual mide únicamente nuestras capacidades cognitivas y las personas con
este índice muy elevado son personas que contribuyen al desarrollo del trabajo;
pero existe otro tipo de personas, menos dotadas intelectualmente pero más
adaptables a los cambios, con más imaginación y motivación. Pueden actuar
como catalizadores del funcionamiento de la empresa y obtener muchos mejores
resultados.
Todo lo anterior es aplicable a las secretarias. Esto no quiere decir que tengamos
un coeficiente intelectual inferior, simplemente lo que intento demostrar es que la
inteligencia emocional en un coeficiente elevado es muy necesaria para poder ser
una buena secretaria.
Esta afirmación se apoya en la definición de las 25 capacidades y por ello las
analizaremos para ver cuales le son necesarias a la secretaria para el mejor
ejercicio de su profesión:
1. Competencias Personales:
1. Conciencia de uno mismo: Las tres competencias que se encuentran
encuadradas en este grupo hacen referencia a la capacidad de saber lo
que estamos sintiendo en un determinado momento y de usar nuestras
preferencias en la toma de decisiones, basándonos en una evaluación
realista de nuestras capacidades y en una sensación bien asentada de
confianza en uno mismo. Es importante que la secretaria sepa guardar sus
emociones para facilitar que estas no interfieran en las relaciones entre los
jefes y en el trabajo diario. Las tres competencias son:
• Conciencia emocional
• Valoración adecuada de uno mismo
• Confianza en uno mismo
11

12. Aptitudes de la secretaria
Competencias Personales
Autorregulación
Autocontrol
Confiabilidad
Integridad
Adaptabilidad
Innovación
www.globalestrategias.es 1
2. Autorregulación: Las 5 capacidades de este grupo guardan relación con la
capacidad de manejar nuestras emociones para que faciliten la tarea que
estamos llevando a cabo y no interfieran con ella. Creo que este grupo
recoge las competencias más importantes para las secretarias, ya que en
el mismo se encuentran encuadrados:
• Autocontrol
• Confiabilidad
• Integridad
• Adaptabilidad
Aptitudes de la secretaria
Competencias Personales
Motivación
Motivación de logro
Compromiso
Iniciativa y capacidad de trabajo
Optimismo
www.globalestrategias.es 2
• Innovación
12

13. 3. Motivación: Estas cuatro competencias se refieren a nuestra capacidad de
aplicar las preferencias para obtener nuestros objetivos, ayudarnos a tomar
iniciativas, a ser más eficaces y perseverar a pesar de los contratiempos y
las frustraciones que se presenten.
• Motivación de logro
• Compromiso
• Iniciativa y capacidad de trabajo
• Optimismo
Aptitudes de la secretaria
Competencias Sociales
Empatía
Comprensión de los demás
Desarrollo de los demás
Orientación hacia el servicio
Aprovechamiento de la diversidad
Conciencia política
www.globalestrategias.es 3
2. Competencias Sociales:
1. Empatía: Este grupo de cinco competencias supone el darse cuenta de lo
que están sintiendo los que nos rodean, ser capaces de ponerse en su
lugar y de cultivar la relación y sintonizar con una amplia diversidad de
personas. Este es otro de los grupos esenciales para una secretaria ya
que debe de tener empatía tanto con el jefe como con el cliente para poder
realizar mejor su trabajo. Las principales capacidades empáticas son:
• Comprensión de los demás
• Desarrollo de los demás
• Orientación hacia el servicio
• Aprovechamiento de la diversidad
• Conciencia política
13

14. 2.Habilidades sociales: Tienen que ver con la capacidad de manejar bien las
emociones, interpretando bien las situaciones, interactuar fluidamente y
utilizar estas habilidades para persuadir, dirigir, negociar, y resolver
disputas, cooperar y trabajar en equipo. Podemos definir este grupo de
cualidades de un modo coloquial llamándolas "mano izquierda” y esta es
una característica casi inherente al trabajo de secretaria.
• Influencia
• Comunicación
• Liderazgo
• Catalización del cambio
• Resolución de conflictos
• Establecimiento de vínculos
• Colaboración y cooperación
• Habilidades de equipo
El poseer un alto coeficiente de inteligencia emocional presupone que se
dispone de un alto potencial para aprender habilidades prácticas de cualquiera
de los grupos anteriores, pero, al igual que dijimos con el coeficiente
intelectual, esto no garantiza que la persona aplique sus competencias a su
desempeño laboral. Por ejemplo, una persona con gran capacidad de
empatía puede que no sepa aplicarla al trabajo diario. Todos tenemos todas
estas competencias en mayor o menor grado. Aunque como el mismo
Coleman dice, para un buen desempeño laboral basta con ser bueno en, al
menos, seis de dichas competencias, siempre que estén distribuidas entre los
cinco grupos anteriores. Además, según el trabajo que se desarrolle, se
valorarán más unas competencias que otras.
Cualidades Personales
Toda secretaria eficiente debe poseer cualidades personales, que conjuntamente
con las destrezas y conocimientos, le permitirán desarrollar su trabajo de la
manera más óptima y además le ayudarán a trabajar con otras personas como
miembros de un equipo. Dentro de las cualidades personales más importantes
que una secretaria debe poseer se encuentran las siguientes:
14

15. Discreción.- Es vital para toda secretaria, puesto que ocupa un cargo de
confianza y tiene acceso a material considerado reservado, deberá tener
los documentos alejados de miradas indiscretas, además de mantener la
prudencia respecto a la información que conoce.
Puntualidad.- Es una manifestación de seriedad y formalidad. Toda
secretaria debe ser puntal en el desarrollo de las labores encomendadas.
Responsabilidad.- Implica que la secretaria debe ser capaz de realizar su
trabajo de manera óptima sin necesidad de supervisión.
Rigor y orden.- Una secretaria siempre debe ser ordenada, prestando
especial atención al detalle.
Paciencia.- La secretaria debe mantener la tranquilidad en todo momento,
incluso cuando las cosas no marchen como lo espera.
Buen criterio.- Poseer un buen juicio significa tener la habilidad de
recopilar información sobre un tema, estudiarlo cuidadosamente y decidir la
acción que sea más apropiada, en beneficio a los intereses de la empresa.
Buena voluntad.- Toda organización requiere en algunas oportunidades
de un esfuerzo adicional de sus colaboradores, para ello la secretaria debe
tener la voluntad de ofrecer sus servicios cuando se lo requieran.
Dedicación y disponibilidad.- Debe tener flexibilidad para adaptar los
horarios y las necesidades del jefe, negociando el tiempo presencial en
caso necesario y saber utilizar en beneficio de ambos los medios
informáticos existentes.
Pulcritud.- Todo trabajo encomendado a la secretaria debe realizarse con
esmero y su presentación debe ser impecable.
Previsión.- Significa saber anticiparse a las necesidades que pudieran
suscitarse en la organización.
Sinceridad.- La relación jefe – secretaria tiene que sustentarse en la
confianza. Por lo tanto la secretaria debe transmitir información correcta y
verdadera a su jefe cuando este la solicite.
Buena educación.- Es indispensable demostrarla en el trato con el jefe,
compañeros de trabajo, personal de la empresa, clientes y visitas.
Iniciativa.- Debe tener autonomía para organizar reuniones, manejo de
agenda y en general para desarrollar todas sus funciones, anticipándose en
la solicitud de información para poder preparar la documentación inherente
a su trabajo.
Adaptación.- Debe adaptarse a su jefe en el ritmo y manera de trabajar, de
comunicar, de presentar los documentos.
15

16. Una vez que hemos analizado las competencias profesionales y las personales
de la secretaria, vamos a hacer un último análisis de la utilización de las
mismas.
Hay quienes afirman que una buena secretaria nace, no se hace; otros, por el
contrario, estiman que cualquier chica perseverante y con ánimo de superación
puede alcanzar el nivel adecuado. Pero todos los altos directivos coinciden, (por
la cuenta que les trae), en que la secretaria -en especial si es de dirección-
constituye un elemento vital para poder desempeñar su trabajo con plena
eficacia. Nos serviría de ejemplo de esta actitud una frase que dijo Luis del
Olmo hace unos meses en un programa de televisión. Estaban hablando sobre
su carrera profesional y lo que dijo como colofón a su intervención fue “Yo no
podría haber hecho ni la mitad de lo que hecho en la vida si no fuera gracias a
la ayuda de María, mi secretaria. Es más, el día que ella se retire, yo dejaré de
trabajar”
De todas maneras, como ya dijimos al hablar de formación, es un hecho que la
importancia del puesto de secretaria sigue sin ser comprendida cabalmente por
muchos directivos y, sobre todo, por los departamentos de Recursos Humanos.
Al menos en España, aún persiste en muchas empresas -aunque cada vez
menos - la visión de secretaria igual a señorita que mantiene al día la agenda
de su jefe, contesta y filtra las llamadas al mismo, mecanografía y archiva sus
cartas, echa una mano en su administración, y poco más. No se tiene en cuenta
que buena parte de esas tareas administrativas hoy pueden ser desempeñadas
por programas informáticos, o que las funciones del correo electrónico permiten
que los jefes transmitan comunicaciones directamente sin acudir al dictado.
Ejemplos de este tipo, sobran. De hecho, podríamos recordar que cada vez que
se desarrollan nuevos elementos tecnológicos para el trabajo de las secretarias,
se proclama que las mismas van a desaparecer y eso no ocurre.
Resulta entonces un tanto paradójico que la visión que el gran público tiene de
una secretaria y de sus funciones evolucione con tanta lentitud, frente a un
panorama real que muestra a una persona eficaz, dinámica y con capacidad de
parcial liderazgo, que asume a diario y sin complejos, todo tipo de retos
profesionales para ayudar a su jefe en múltiples tareas, aumentando (quizá
multiplicando) así el rendimiento del mismo.
16

17. En efecto las secretarias van asumiendo nuevas responsabilidades y
abandonando otras, que pasan a ser realizadas por otros medios tecnológicos.
Sobre todo desde mediados de los años noventa, cuando las tecnologías de la
información y de la comunicación sacudieron hasta sus cimientos una serie de
hábitos y conceptos de la gestión empresarial. Según algunas personas
dedicadas a la selección, "una secretaria es una colaboradora inmediata de un
centro de gestión, con un conocimiento cabal de las actividades de su jefe y del
sector en que trabaja; además está capacitada para la delegación de ciertas
áreas o trabajos que previamente desarrollan o pueden desarrollar sus jefes. En
otras palabras, es el brazo derecho del directivo, pudiéndolo sustituir en ciertos
casos, por ejemplo cuando éste esté ausente. Lleva a cabo las funciones que le
han sido delegadas, aplicando su propia iniciativa y criterio, de modo que los
asuntos importantes reciban la atención necesaria, para reducir al mínimo el
vacío ocasionado por la ausencia del jefe...incluso en alguna ocasión puede
llegar a asistir a alguna reunión en su representación".
Ahora bien, para llegar a desarrollar todo el potencial de la secretaria, hay que
tener en cuenta que delegar constituye una de las tareas más difíciles no sólo
para un directivo, sino para cualquier persona. Jefes o directivos sólo delegan
cuando encuentran una profesional en la que pueden hacerlo.
Una persona que acepta una delegación, debe poseer las competencias
necesarias para llevarla a cabo (por supuesto, muchas secretarias son capaces
de hacerlo). Como fondo, hay que tener muy claro que la secretaria trabaja
integrada en un equipo, y las buenas relaciones personales dentro del mismo
facilitan el trabajo.
17

18. La actitud de una buena secretaria podría plasmarse en una frase: ¿Cómo
puedo ayudar a mi jefe utilizando al máximo mis capacidades?
Una vez hemos recordado la definición de secretaria, observamos que la misma
debe poseer habilidades personales, como: saber comunicarse, conocer cuáles
son las tarea específicas de los directivos, saber qué cargo desempeña su jefe en
el marco de la organización y cuáles son sus responsabilidades, y saber trabajar
en equipo de forma eficaz e intensa. Además, debe saber establecer buenas
relaciones personales internas en la empresa y externas, tener conocimientos de
técnicas de interrelación como la asertividad. Y además están el protocolo, las
actividades sociales: saber recibir una visita; saber presentar a un directivo
cuando es necesario que ella lo haga; organizar reuniones; atender a los
asistentes a las reuniones organizadas por su jefe; hacer el seguimiento de las
acciones acordadas en las reuniones; etc., etc.
18

19. A modo de Conclusión
Ser secretaria es más una profesión que un oficio, mucho más que un trampolín
para acceder a otros puestos y muchísimo más que un pasatiempo.
A lo largo de toda esta exposición hemos hablado de las necesidades que tiene
una persona para poder llegar a ser una buena secretaria o asistente de dirección
a lo largo de su vida profesional. Como habéis visto, nos hemos referido
únicamente a los aspectos intangibles de la misma, sin hablar en profundidad de
los conocimientos necesarios ya que la parte intelectual está sobradamente
estudiada.
Pero es la parte emocional la que hace que pensemos que muchas de las
personas que eligen la profesión de secretaria y que no son felices en ella,
pueden quizás carecer de las cualidades emocionales adecuadas para esta
profesión.
Esta infelicidad puede estar relacionada con el intrusismo profesional en el
secretariado. Tras ver que la secretaria tiene un perfil de inteligencia emocional
muy marcado, aquellas personas que se correspondan con ese perfil, aun sin
tener la preparación específica de que hemos hablado, podrán realizar las
funciones de secretaria más fácilmente que quienes no lo tengan.
Y, aunque nos pese, quienes, aún habiendo realizado satisfactoriamente los
estudios de secretariado, no poseen las características emocionales adecuadas,
no podrán ser buenas secretarias, no se sentirán cómodas en su puesto e
intentarán constantemente pasar a otro.
19

20. Para terminar, quisiera que nos hiciéramos una reflexión: los médicos, los
enfermeros, los técnicos, y otras muchas profesiones tienen su propio órgano
colegial, donde se tratan los temas profesionales y se intenta mejorar la situación
de la profesión. ¿Por qué las secretarias no lo tenemos? Las Asociaciones están
realizando esas funciones colegiales en mayor o menor medida, pero, para que
tengamos la necesaria representatividad, sería bueno que todas nos asociáramos
a alguna de ellas.
20

21. Anexo: Explicación de las competencias
• Conciencia emocional: implica el ser capaces de estar atentos a cada
sutil señal que nos indique lo que estamos sintiendo, y descubrir sus
causas reales, de modo que podamos mantener nuestras emociones
en perspectiva. Es importante que la secretaria sepa guardar sus
emociones para facilitar que estas no interfieran en las relaciones entre
los jefes y en el trabajo diario.
• Valoración adecuada de uno mismo: Esperar que los otros aprueben
todo lo que hacemos (que es lo que somos) puede llevarnos una vida
o gran parte de ella. Y este es un precio muy alto porque, en definitiva,
todo lo que tenemos es a nosotros mismos. Las secretarias sabemos
bien lo que es no recibir la adecuada valoración a nuestro trabajo ya
que, en muchas ocasiones, se atribuye la autoría del mismo al que
presenta el documento final.
• Confianza en uno mismo: A esta cualidad también se la denomina
asertividad. Hay que tener siempre presente que no existe un único
modelo de persona y aprender a convivir con las propias
imperfecciones físicas. Las secretarias debemos tener la seguridad de
que las decisiones que tomamos en ausencia de nuestros jefes son las
adecuadas, ya que una duda sobre las mismas haría que las
decisiones no fueran eficaces.
• Autocontrol: Es la capacidad de mantener bajo control las propias
emociones e impulsos conflictivos. Creo que ninguna secretaria podrá
negar que por su cabeza en alguna ocasión ha pasado por su cabeza
la frase “Lo dejo todo y que se saquen ellos las castañas del fuego”,
pero tras respirar hondo, ha dominado esa emoción y ha continuado
con una sonrisa más o menos amplia.
• Confiabilidad: Se puede definir como la capacidad de una persona de
realizar su función de la manera prevista. De otra forma, la
confiabilidad se puede definir también como la probabilidad en que una
persona realizará su función prevista sin incidentes por un período de
tiempo especificado y bajo condiciones indicadas. La mejor definición
que se me ocurre para aplicar a esta situación es “Lo dejo todo en tus
manos” dicha por nuestro jefe.
• Integridad: puede definirse como una cualidad de la persona que la
faculta para tomar decisiones sobre su comportamiento por sí misma.
Se predica de todos los individuos en cuanto tales. Está muy
relacionada con la concepción del sujeto de sí mismo: sus
comportamientos, creencias y forma de actuar. Podemos recordar que
la secretaria es la depositaria de los secretos de la compañía y de su
propio jefe, por lo que deberá ser una persona íntegra para no obtener
beneficio propio ni para sí ni para sus familiares y amigos por la
información así obtenida.
• Adaptabilidad: Se requiere que toda secretaria tenga la capacidad para
poder adaptarse a los cambios de ambiente, de funciones y de normas
dentro de su trabajo. Esto significa que debe tener disposición
21

22. favorable ante cambios bruscos en su rutina de trabajo. Simplemente
podemos recordar la adaptación necesaria, tanto al ánimo y
costumbres del jefe como al de los clientes, tanto internos como
externos. Se espera que adaptemos nuestros planes personales a las
necesidades de la empresa y además, que parezca que no nos causa
la más mínima molestia.
• Innovación: Búsqueda de nuevos métodos de trabajo, cambio de
hábitos para mejorar rendimiento y resultados. Y ¿Quién no recuerda
la aplicación de alguna técnica imaginativa para poder obtener la
solución a algún problema?
• Motivación de logro: Esforzarse por mejorar o satisfacer un
determinado criterio de excelencia. Este tipo de motivación conduce a
metas e impulsos más elevados, ya que las personas trabajan mejor y
alcanzan adelantos más sobresalientes. Podemos decir que la
motivación por logros es un impulso por vencer desafíos, avanzar y
crecer. Muchas veces, lo único que queremos es un sencillo ·Buen
trabajo”, “Bien hecho” o “Gracias”
• Compromiso: Secundar los objetivos de un grupo u organización.
Creo que un claro ejemplo de secundar objetivos es el “problema” que
surge a muchas secretarias que mezclamos los tiempos verbales y
hacemos nuestros los objetivos de nuestros jefes, eso sí, sin recibir la
recompensa que ellos reciben.
• Iniciativa y capacidad de trabajo: Se entiende por iniciativa a la
capacidad que tiene toda persona para emprender una acción, sin la
necesidad de que otras se lo indiquen. Una secretaria con iniciativa
siempre se anticipará a las necesidades de su jefe, pero lo hará con
precaución y criterio.
• Optimismo: Persistencia en la consecución de los objetivos a pesar de
los obstáculos y los contratiempos. ¿Hablamos de “al mal tiempo,
buena cara”? Una secretaria nunca se deja hundir por las dificultades,
busca todas las soluciones antes de darse por vencida.
• Comprensión de los demás: Tener capacidad de captar los
sentimientos y puntos de vista de otras personas e interesarse
activamente por las cosas que les preocupan. El ejemplo más sencillo
de esta capacidad de comprensión de los demás sería la llamada
telefónica del cliente que no sabe explicar lo que quiere pero que, no
sabemos cómo, la secretaria consigue averiguar y orientar en la
dirección correcta.
• Desarrollo de los demás: Continuando con el ejemplo anterior, esta
capacidad es la que utiliza la secretaria para hacer que el cliente
consiga explicarle el problema, de forma que el cliente cree que es el
mismo el que ha sido capaz de explicarlo sin ayuda ninguna.
• Orientación hacia el servicio: Anticiparse, reconocer y satisfacer las
necesidades de los clientes y, por supuesto, de nuestro principal
cliente: el jefe.
• Aprovechamiento de la diversidad: Aprovechar las oportunidades que
nos brindan diferentes tipos de personas. Si tenemos en cuenta la
cantidad de personas con las que contacta la secretaria a lo largo de
22

23. vida laboral, podrá mejorar su formación personal si aprende de las
características diferentes que tienen sus contactos, dándole nuevas
perspectivas de los asuntos.
• Conciencia política: Capacidad de darse cuenta de las corrientes
emocionales y de las relaciones de poder subyacentes en un grupo.
• Influencia: consiste en tener adecuadamente en cuenta las emociones
de los demás. Tener influencia es estar capacitado para convencer a
los otros del punto de vista propio. Podemos definir esta cualidad de
un modo coloquial llamándola "mano izquierda” y esta es una
característica casi inherente al trabajo de secretaria.
• Comunicación: es el proceso humano más importante después de
alimentarnos. La mala comunicación causa discrepancias, conflictos y
malos entendidos. Somos más propensos a escuchar a aquellas
personas que nos inspiran confianza, o que tienen prestigio para
nosotros.
• Liderazgo: Liderar es el arte de influir sobre los demás para trabajar
conjuntamente y con entusiasmo en el logro de objetivos comunes. El
profesional del secretariado no ejerce, a primera vista, una posición de
liderazgo en la empresa. Generalmente no ejerce un poder real en
ningún ámbito. Sin embargo, esta es una impresión cuanto menos
engañosa, la realidad es que los profesionales del secretariado pueden
y deben ejercer una posición de liderazgo en su ámbito de actuación.
En muchos casos, representan a los directivos, y en otros han de
liderar equipos de trabajo.
• Catalización del cambio: Las personas que tienen esta competencia
reconocen la necesidad de cambiar y lo promueven. Por no
repetirnos, simplemente recordemos la utilización de la “mano
izquierda”.
• Resolución de conflictos: La negociación es inherente a la persona y
se entiende como un proceso estructurado y racional para alcanzar
acuerdos, resolver diferencias o defender los propios intereses. Me
gustaría que levantara la mano quien no haya cambiado las palabras
de una reclamación a la hora de transmitirla a su jefe o al transmitirle el
mensaje de un cliente malhumorado. ¿Quién no ha suavizado la
respuesta del jefe hacia el cliente para evitar que el cliente deje de
serlo?
• Establecimiento de vínculos: La secretaria debe establecer vínculos de
forma continua en su trabajo: en primer lugar con el jefe para que la
famosa relación jefe-secretaria tenga lugar; también debe desarrollarlo
con sus iguales para obtener una relación de camaradería y con los
clientes para que estos obtengan una sensación de familiaridad y trato
preferencial.
• Colaboración y cooperación: El trabajo administrativo constantemente
requiere de trabajo en equipo, por lo tanto la secretaria debe ser capaz
de trabajar y de cooperar con los demás compañeros de trabajo.
• Habilidades de equipo: No necesita ejemplo ya que el trabajo con el
jefe es un equipo de dos.
23

24. 24