El documento describe cuatro sistemas fundamentales de clasificación de archivos: alfabético, numérico, por asunto y geográfico. Explica cada sistema y proporciona ejemplos. El sistema alfabético ordena los documentos por apellidos y nombres. El sistema numérico asigna números consecutivos. El sistema por asunto agrupa documentos por tema. El sistema geográfico ordena documentos por ubicación.

1. REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR INSTITUTO PEDAGÓGICO DE CARACAS Asignatura: Técnica y Practica Secretarial I Practicantes: Simones Yudeisy Hernández Roger Zambrano Sail Briceño Graciela ORGANIZACIÓN DE UN ARCHIVO

2. LOS ARCHIVOS SISTEMA DE ARCHIVOS ALFABETICO Y NUMERICO AGRADECIMIENTOS Clasificación de los Archivos SISTEMA POR ASUNTO Y GEOGRÀFICO

3. Los Archivos Es el depósito donde se guardan, organizada y ordenadamente los testimonios escritos, gráficos o audiovisuales producidos por cualquier institución pública o privada, conservados con el doble fin de garantizar los servicios de los administrados o de servir de fuentes para la investigación.

4. Los sistemas fundamentales de clasificación se resumen, en cuatro: Alfabético, Numérico, por Asunto y Geográficos. Clasificación de los Archivos

5. Sigue una secuencia lógica, basada en el arreglo de los nombres de acuerdo con el alfabeto, muy similar al usado en los diccionarios. Este sistema se ajusta a casi todos los negocios. Clasificación de los Archivos SISTEMA ALFABÈTICO

6. * Nombres de individuos Ejemplo: Maria Elena Salas. Clasificación de los Archivos REGLAS DE CLASIFICACIÒN ALFABÉTICA 1ª Unidad 2ª Unidad 3ª Unidad Salas, Maria, Elena

7. *Un apellido sólo o una inicial. Ejemplo: Juan José Páez . Clasificación de los Archivos 1ª Unidad 2ª Unidad 3ª Unidad Páez, José, Juan

8. *Apellidos compuestos Ejemplo: Jaime de la Torre . Clasificación de los Archivos 1ª Unidad 2ª Unidad 3ª Unidad De La Torre, Jaime

9. *Mujeres casadas Clasificación de los Archivos Nombre de Soltera Nombre del Esposo 1ª Unidad 2ª Unidad 3ª Unidad Ana M. Araujo Pedro León Araujo (de) León Ana M.

10. *Casas comerciales que contienen el nombre de individuos Ejemplo: Farmacia Luís Marín . Clasificación de los Archivos 1ª Unidad 2ª Unidad 3ª Unidad Marín, Luís, Farmacia

11. *Firmas comerciales Ejemplo: Farmacia Junín. Clasificación de los Archivos 1ª Unidad 2ª Unidad 3ª Unidad Farmacia Junín

12. *Títulos y tratamientos Ejemplo: Dra. Rosa Lozada . Clasificación de los Archivos 1ª Unidad 2ª Unidad 3ª Unidad Lozada Rosa (Dra.)

13. *Bancos Ejemplo: Banco Provincial Agencia Maturín . Clasificación de los Archivos 1ª Unidad 2ª Unidad 3ª Unidad Banco Provincial Maturín

14. SISTEMA NUMÉRICO Consiste en asignar números consecutivos a las personas o empresas, numerando consecutivamente las carpetas, para después archivarlas por orden numérico. Se hace una ficha con el nombre de cada una y el número asignado. Clasificación de los Archivos

15. Las ventajas de este sistema son: Es más sencillo encontrar las carpetas. Los números de la carpeta se pueden utilizar para cartas. El archivo se puede aumentar indefinidamente (sólo será necesario añadir nuevas carpetas). Las fichas pueden utilizarse para otros fines. Entre otros. Clasificación de los Archivos

16. Ejemplo: Carpeta 25 José Torre. Organización de un Archivo 1ª Unidad 2ª Unidad 3ª Unidad 25 Torre José

17. El sistema de archivo por asunto es la ordenación de documentos o correspondencia, que se hace teniendo en cuenta la materia o asunto de que tratan los mismos. SISTEMA POR ASUNTO Clasificación de los Archivos

18. Los archivos por temas son útiles para llevar la correspondencia y papeles de una actividad repetitiva. El inconveniente de este sistema, es que resulta muy factible olvidar los papeles de un tema en otra carpeta, especialmente si éstos tratan de diversos asuntos. Es el más usado en las oficinas públicas, ya que disponen de secciones y departamentos exclusivos para archivar todo tipo de correspondencias Clasificación de los Archivos

19. Organización por materias y asuntos Consiste en agrupar la documentación de acuerdo con la materia o asunto a que se refiere, y después ordenar cada uno de estos grupos siguiendo algún criterio. Alfabético, numérico, cronológico… Clasificación de los Archivos

20. Estilo Diccionario Estos archivos, están ordenados en forma alfabética como palabras de un diccionario. Clasificación de los Archivos

21. Clasificación de los Archivos

22. Estilo Enciclopedia Estos archivos se organizan de esta forma , cuando los asuntos están agrupados por relaciones lógicas, al mismo tiempo que en orden alfabético. Clasificación de los Archivos

23. Clasificación de los Archivos

24. SISTEMA GEOGRAFICO Se ordena de acuerdo con los lugares geográficos asociados a la misma: domicilio, lugar de emisión, destino, etc. Implica varias clasificaciones sucesivas: región o zona geográfica, comunidad autónoma, provincia, localidad, incluso calle. Clasificación de los Archivos

25. Como su nombre lo indica, es la organización de los documentos o las tarjetas de los clientes, teniendo en cuenta su localización, es decir, agrupa a todos los corresponsales de un mismo lugar, por orden alfabético. Archivo Alfabético Geográfico Clasificación de los Archivos

26. ORGANIZACION DE ARCHIVOS GEOGRÁFICOS Un Archivo Principal Se ordena alfabéticamente por países, estados o territorios, zonas, direcciones, etc., y puede organizarse de la siguiente forma: a) Con guías alfabéticas y con guías de divisiones geográficas o políticas. b) Con solo guías de divisiones geográficas o políticas. Clasificación de los Archivos

27. 2) Un tarjetero o fichero puede ser: a) Auxiliar: Se ordena alfabéticamente con los nombres de los corresponsales. b) Principal: También encontramos el archivo geográfico de tarjetas, Por ejemplo, una editorial internacional puede mantener el registro de sus clientes organizado por territorio; en este caso sería conveniente tener una lista, alfabética, separada o un tarjetero de los nombres que se han organizado geográficamente. Clasificación de los Archivos

28. 3)Un mapa, una guía, un viso control, etc. Sirven para indicar la localización de la clientela, ya sea geográficamente o por zonas o direcciones. Clasificación de los Archivos

29. PROCEDIMIENTO Si al archivar los documentos, la división geográfica se realiza a partir de país y con auxilio de la sucesión alfanumérica, la disposición de las guías es: a) Guía alfabética. b) sub. guía del estado con mayúscula compacta. c) Expediente, el nombre de la ciudad, la abreviatura del estado, antecedido de una coma y la denominación de la persona o de la organización. Clasificación de los Archivos