El documento describe diferentes sistemas de catalogación y archivo de documentos. Explica los conceptos de catálogos, expedientes electrónicos, sistemas numéricos, temáticos, alfabéticos y geográficos. Cada sistema se define brevemente y se describen sus usos, objetivos, componentes y métodos de organización.

1. Catálogos
Concepto
Es un subconjunto
de un campo
mucho mayor que,
en ocasiones, es
llamado control
bibliográfico; por lo
que resulta de
ayuda verla a través
de este contexto. El
control bibliográfico
ha sido definido por
Svenonius como ¨la
herramienta o el
arte... de organizar
el conocimiento
(información)
Usos
Cualquiera que hay intentado
mantener un archivo de referencias de
artículos, libros o cualquier otro tipo de
material conteniendo información
sobre un tema en particular, o de obras
de algún artista o autor, a practicado el
control bibliográfico sobre una
pequeña parte del universo relativo a la
información/conocimiento. Para que
tales proyectos tengan éxito es
necesario decidir qué piezas de
información (datos) es necesario
registrar acerca de cada artículo, libro
o cualquier tipo de formato que
contenga información/conocimiento.
Objetivos
Según
Cutter
los
objetivos del catálogo
son:
El posibilitar que una persona
encuentre un libro cuando
algunos
de
los
siguientes
elementos es conocido el autor,
el título o el tema.
El mostrar lo que la biblioteca
tiene escrito sobre un autor
dado, sobre un tema dado o en
tipo específico de literatura.
El asistir en la elección de un libro
bibliográficamente (como lo
relativo
a
su
edición)
o
literaria/temáticamente (como
lo relativo a su carácter).

2. Formación de
expedientes
Expediente
Electrónico
Concepto
Cualquiera que
éste sea, es una
manifestación del
deber de
documentación
que tiene su origen
en la necesidad de
acreditar
fehacientemente
actos, hechos o
actuaciones,
siguiendo un orden
lógico, de acuerdo
a cuándo se
produjeron los
hechos.
Es ordenar
los
expedientes
o
documentos
de acuerdo
a la fecha
de
elaboración
o recepción
(eso
depende de
ti)
colocar
separadores
por ej.
- A corto plazo
- A mediano plazo:
- A largo plazo:
Transparencia y
Los expedientes serán
tratados
uniformemente sin
importar la
dependencia a la
que pertenecen.
Eliminación del
archivo físico de
expedientes una vez
que se tengan todos
en forma electrónica.
La obtención de
acceso
indicadores permite
Eficiencia
identificar los
Fácil ubicación de
problemas de la
expedientes
gestión y así definir
Seguridad
procedimientos para
Mayor dificultad de
mejorar la misma.
adulteración
Menor utilización de
Calidad de la gestión
espacio físico a
Disminución de costos
Mantenimiento de la
información
medida que la
cantidad de papel
disminuye.

3. Sistema numérico
Usos
El sistema de
archivo numérico
es uno de los
métodos más
recomendables a
la hora de archivar
los documentos, si
los corresponsales
son numéricos y es
semejante la forma
de archivar, en
este caso es más
difícil mantener el
orden numérico.
Ventajas
El sistema numérico posee
varias ventajas como lo
son
La confidencialidad,
rápida identificación de la
secuencia, expansión
limitada, usos múltiples
del tarjetero índice del
sistema, las referencias no
recargan el archivo
principal, números que
identifican a los
corresponsales, los
patrones numéricos
facilitan la identificación
de datos.
Organización
del archivo
numérico.
Para archivos de
correspondencia y
tarjetas se utiliza el
sistema numérico y
es muy utilizado por
las diferentes
entidades por su
alto grado de
confidencialidad y
fácil expansión.
Componentes
* Al archivo principal
* El archivo misceláneo
alfanumérico
* El tarjetero índice
* El registro de números
asignados
El en archivo principal
solo se mantiene las
carpetas individuales de
los corresponsales de los
archivos.

4. Sistema temático
Concepto
Este método
consiste en
agrupar los
documentos
adecuados de
acuerdo al tema
o asunto tratando
en cada pieza de
correspondencia.
Características
 El titulo de la
correspondencia se
denomina por la materia
tratada en el
documento,
 Este método es útil
cuando existe la
necesidad de relacionar
el expediente con
alguna actividad en
particular, con algún
departamento o con un
producto especifico.
 Los asuntos pueden
archivarse bajos arreglos
alfabéticos o arreglos
numéricos.
Arreglos
Alfabéticos
 De diccionario,
se sigue
rigurosamente el
orden de las reglas
del alfabeto.
 De
enciclopedia, se
agrupan de
acuerdo a la
relación que
tengan entre sí.
Numéricos
 Decimal, consiste en
agrupar los asuntos o
temas aplicando el
sistema Dewey.
 Dúplex, los asuntos se
agrupan lógicamente,
asignándole a los títulos
principales numeración
secuencial y a las
divisiones y subdivisiones
se le asignan números
auxiliares, letras o ambas
cosas.

5. Sistema alfabético
Inspeccionar
Se revisan los
documentos
o papeles
para
comprobar si
ha sido
autorizado el
archivo.
Clasificación
Se determina el título
bajo el cual será
archivarán los
documentos, esto
dependerá de la
frecuencia que se le
conceda, bien al
nombre del remitente
de la
correspondencia, al
asunto de que se trata,
al nombre del
destinatario y nombre
de la localidad donde
provienen o hacia
donde se envía.
Marcar
Se procederá a
señalar el título
bajo el cual se
habrá que
archivar la
correspondencia,
este paso se
realiza
subrayando el
titulo
seleccionado.
Distribuir
Consiste en
separar
alfabéticame
nte los títulos
marcados.
Archivar
Se procede a
coloca los
papeles o
documentos en
sus respectivas
carpetas, para
luego proceder a
archivarlos en su
estricto orden
alfabético.

6. Sistema Geográfico
Concepto
Es el sistema de
archivar los
documentos por el
nombre de la
localidad en que
residen los
interesados en los
asuntos; es decir
los documentos de
un solo asunto,
para formar un
expediente, se
agrupan o ligan
por el lugar.
Usos
En tales
condiciones el
sistema es
puramente
geográfico, o una
combinación del
geográfico con el
alfabético de
nombres de
personas físicas o
morales, o
asuntos.
Organización
Para el ordenamiento de los
expedientes dentro de los
muebles archivadores, se
usan guías divisionarias a
cinco cortes en cuyas
pestañas se anotan los
nombres geográficos en el
orden de su división política:
nación, estado, ciudad,
pueblo, etc.; ordenadas
alfabéticamente, o bien,
por los apellidos y nombres
de los interesados.