BS-P30-PR01 Procedimiento Planeación, toma y ajuste de inventario Tienda Javeriana.pdf

MACROPROCESO GESTIÓN DE BIENES
Y SERVICIOS
PROCESO INVENTARIOS
CÓDIGO: BS-P30-PR01
VERSIÓN: 4
FECHA: Diciembre de 2013
PROCEDIMIENTO
PLANEACIÓN, TOMA Y AJUSTE DE INVENTARIO -
TIENDA JAVERIANA
REVISADO POR APROBADO POR
Coordinador Tienda Javeriana
Jefe Oficina de Servicios Generales
Director de Servicios Universitarios
Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad
Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter
confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa
de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.

PROCEDIMIENTO
PLANEACIÓN , TOMA Y AJUSTE DE
INVENTARIO TIENDA JAVERIANA
VERSIÓN: 4
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Elaborado por Oficina de Organización y Métodos
1. OBJETIVO
Realizar la planeación, toma y ajuste del inventario anual y del inventario aleatorio de
los productos que se encuentran en la Tienda Javeriana, de manera que se garantice
la verificación periódica de las existencias y se compruebe la eficacia de los sistemas
de control.
2. ALCANCE
Inicia con la elaboración del plan de trabajo a ejecutar antes del inicio de la toma de
inventario hasta la elaboración del informe de resultados del inventario.
3. DEFINICIONES
 Ajustes de inventario: conciliaciones que se realizan en el sistema ICG por
presentarse sobrantes o faltantes al efectuarse la comparación entre la cantidad
física encontrada y la cantidad en el sistema.
 Conteo físico: actividad que consiste en verificar físicamente la existencia de los
productos que se encuentran en el inventario.
 Corte de documentos: actividad previa a la toma de inventarios, donde se toma
como referencia los últimos 10 números consecutivos de los documentos que
afectan el inventario (facturas, albaranes, entradas en consignación y firme,
devoluciones y traslados).
 Grupos de conteo: grupos de trabajo conformados para la realización del conteo
físico de los productos que se encuentran en la Tienda Javeriana.
 Inventario: conjunto de bienes aptos para la venta existentes en la Tienda
Javeriana, propiedad de la Universidad o de terceros que los han dejado en
consignación.
 Mesa de control de inventarios: grupo de trabajo que tiene a su cargo la
responsabilidad de verificar que la toma de inventarios se realice de acuerdo con
las normas y procedimientos establecidos.
 Sistema ICG: software de gestión empresarial que integra los módulos de ventas,
compras e inventarios proporcionando información para la toma decisiones
gerenciales.

PROCEDIMIENTO
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 Productos dañados o deteriorados: aquellos que se encuentran en mal estado y
no podrán ser vendidos.
 Productos en consignación: Son aquellos productos de propiedad de terceros
que han sido entregados para la venta a través de la Tienda Javeriana. La
propiedad de los artículos es del proveedor hasta tanto no se efectué le venta; la
tenencia y custodia del inventario es responsabilidad de la Tienda Javeriana.
4. CONDICIONES GENERALES
Generalidades
 La Tienda Javeriana llevará a cabo la toma física del inventario en el mes de
diciembre de cada año.
 La Tienda Javeriana cuenta con una bodega donde se encuentra exhibida la
mercancía para ser vendida y dos bodegas auxiliares donde se almacena la
mercancía antes de ser exhibida para la venta.
 La Tienda Javeriana realizará inventarios aleatorios de manera permanente por
líneas de inventario.
 La Coordinación de la Tienda deberá garantizar que el personal participante cuente
con la capacitación para la toma física general, llevando un registro de las personas
capacitadas con la respectiva evaluación.
INVENTARIO FÍSICO ANUAL.
Planeación del Inventario
 El plan de trabajo, en el cual se discriminan cada una de las tareas puntuales a
realizar antes de la toma de inventario, deberá elaborarse y enviarse con quince
(15) días de anticipación a la toma física del inventario, con el fin de informar a las
Oficinas de Contabilidad, Auditoría Interna, Revisoría Fiscal o cualquier otra
Unidad, acerca de las actividades que tienen relación o involucran estas áreas.
 Antes de iniciar el conteo físico del inventario se deberá realizar el corte de
documentos (Ver definición en el numeral 3 de este documento).
 Es responsabilidad del Coordinador de la Tienda Javeriana garantizar que el lugar
donde se va a realizar el conteo, se encuentre organizado y los productos se
encuentren ubicados en espacios adecuados y de fácil acceso antes de dar inicio al
conteo.

PROCEDIMIENTO
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 Es responsabilidad del Profesional II- Librero de la Tienda devolver al proveedor los
libros en consignación con baja rotación, previo a la toma física del inventario.
 Los libros deberán organizarse de forma alfabética por el primer apellido del autor
dentro de cada categoría.
 Los productos que se encuentren deteriorados o en mal estado, deben estar
identificados y separados de los productos que se encuentran en buen estado.
 Se colocarán rótulos para identificar que ya se realizó el conteo y se emplearán de
otro color cuando se realice auditoría sobre el 10% de la muestra o cuando sea
necesario un segundo conteo.
 Las secciones de novedades y colecciones se agruparan por títulos incluyendo los
que están en otras secciones.
 Es responsabilidad del Coordinador de la Tienda Javeriana asegurar que los
funcionarios participantes en el proceso de inventarios cuentan con los implementos
necesarios de seguridad industrial (tapabocas y guantes).
 El conteo será realizado por los funcionarios de la Tienda Javeriana o el personal de
apoyo, indicándoles el área de conteo o captura de información. Adicionalmente los
funcionarios que realizan el conteo aleatorio son administrativos, en caso de un
segundo conteo el personal que contará la línea será el mismo del conteo número
uno.
 Es responsabilidad del Coordinador de la Tienda Javeriana, informar a la Comunidad
Educativa Javeriana las fechas (desde–hasta) en las que no habrá servicio al
público por motivos de inventario.
Toma Física de Inventario
 Para la toma de inventario de la Tienda Javeriana se deberá realizar un primer
conteo obligatorio en todos los productos o referencias, al finalizar el conteo de
cada línea se irá realizando por parte del personal administrativo de la Tienda una
auditoria al 10% de las referencias, si esta auditoria es completamente
satisfactoria, es decir dicho conteo coincide con el conteo número uno, la línea se
da por contada y no irá a segundo conteo, en caso contrario se contará
completamente la línea y se comparara contra el primer conteo, las referencias con
diferencias irán a un tercer conteo.
 Para la realización del inventario se deberá conformar la mesa de control y
determinar los funcionarios que harán parte de ésta. Estos funcionarios tendrán a
cargo las siguientes responsabilidades:
- Revisar la planeación del inventario y garantizar la disposición del punto
de venta y bodegas, antes del inicio del conteo.

PROCEDIMIENTO
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- Supervisar el primer conteo general y los conteos que ejercen como
auditorias de los primeros conteos.
- Elaborar el acta de inicio y finalización de la toma física del inventario.
- Orientar a los grupos de conteo.
- Participar en el segundo conteo junto con un integrante del grupo que
realizó el primer conteo, en caso de ser necesario.
- Efectuar en compañía de los grupos de conteo el tercer conteo si es
necesario.
- Realizar muestreos de los productos capturados en el sistema ICG.
- Definir las existencias finales de inventario para determinar su
valorización.
- La mesa de control estará integrada por representantes de Contabilidad,
Auditoria Interna, Revisoría Fiscal y la Oficina de Servicios Generales.
Ajustes de Inventario
 La solicitud para efectuar ajustes de inventario debe estar debidamente justificada
y deberá presentarse por escrito explicando cada una de las diferencias y los
motivos que la originan. Este informe deberá ir firmado tanto por el Coordinador de
la Tienda Javeriana como por el Director de Servicios Universitarios.
 Los ajustes de inventario deberán ser realizados por el Coordinador de la Tienda
Javeriana, previa aprobación del Director de Servicios Universitarios.
INVENTARIOS ALEATORIOS
Planeación del Inventario Aleatorio
 El Coordinador de la Tienda enviará al Jefe de la Oficina de Servicios Generales,
Director de Servicios Universitarios, Oficina de Contabilidad, Auditoría Interna,
Revisoría Fiscal o cualquier otra Unidad interesada la programación de los
inventarios aleatorios por línea que se realizará en cada semestre, con 15 días
hábiles de anticipación.
 El inventario de la Tienda Javeriana está clasificado por líneas:
- Librería firme.
- Librería en consignación.
- Uniformes.

PROCEDIMIENTO
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- Comestibles.
- Productos institucionales.
- Papelería.
- Marroquinería.
- Joyas y accesorios.
- Cuidado personal.
- Medicamentos.
- Música.
- Ropa.
- Tecnología.
- Bonos.
 Es responsabilidad del Coordinador de la Tienda Javeriana asegurar que los
funcionarios participantes en el proceso de inventarios cuentan con los implementos
necesarios de seguridad industrial (tapabocas y guantes).
 En los días establecidos para el conteo de los productos de cada línea no se
realizará movimiento de inventario de los mismos.
 Para realizar el conteo se solicitará la presencia de las Oficinas de Revisoría Fiscal,
Auditoría Interna y de Contabilidad.
 La Tienda Javeriana enviará a Auditoría Interna, Revisoría Fiscal y Contabilidad la
siguiente información:
1. Reporte de los saldos de inventario de la Tienda Javeriana a la fecha de inicio de
los conteos.
2. Informe con los artículos a contar de acuerdo al plan de trabajo.
3. Informe con las diferencias presentadas en el conteo de acuerdo al plan de
trabajo.
4. Informe con los ajustes contables establecidos para cada conteo, si se presentan
diferencias de conteo.

PROCEDIMIENTO
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Toma del Inventario Aleatorio.
 Para la toma del inventario aleatorio se realizará un conteo obligatorio de los
productos determinados en el Plan de Trabajo; si se presentan diferencias entre las
cantidades físicas y las registradas en el sistema será necesario un segundo conteo.
 Las personas encargadas del conteo y que participarán en el proceso serán los
empleados de la Tienda Javeriana cruzados por áreas de responsabilidad y son:
- Auxiliar II ventas – cajero
- Auxiliar I-Administrativo.
- Auxiliar I-Financiero
- Profesional II- Librero.
- Auditor Operativo.
- Auxiliar de Ingresos.
 Para determinar los productos a contar de cada línea de inventario se tendrán en
cuenta los siguientes parámetros:
- Para librería en firme: Se realizará conteo a aquellos artículos que
presenten mayor cantidad de inventario y mayor valor de costo.
- Para librería en consignación: Se realizará conteo a los libros de las
Editoriales que tengan en la Tienda Javeriana un stock cuyo valor sea
superior a quince millones de pesos ($15.000.000) y los que presenten
mayor cantidad de inventario y mayor costo.
- Para artículos en firme de almacén: se realizará conteo de los artículos
que tengan mayor valor de costo y mayor cantidad de stock.
- Para artículos en consignación de almacén: Se realizará conteo a los
proveedores que tengan en la Tienda Javeriana un stock cuyo valor sea
superior a tres millones de pesos ($3.000.000) y los que presenten
mayor cantidad de inventario y mayor costo.
- Para los bonos de la Dirección de Servicios Universitarios y almacenes de
cadena: se realizará el conteo en su totalidad.
Ajustes del inventario Aleatorio.
 El proceso de ajustes del inventario se realizará únicamente con el informe del
inventario anual y las diferencias de los inventarios aleatorios se llevarán a una
bodega en el sistema ICG, independiente para cada uno.

PROCEDIMIENTO
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Muestreos a Conteos (aplica para Toma física general y aleatoria)
 La mesa de control deberá realizar los muestreos que considere pertinente a las
referencias de los productos ingresados al sistema ICG, para cada una de la
secciones inventariadas así: Librería, papelería, música, ropa, institucional,
marroquinería, perfumería, joyas y accesorios, medicamentos, hogar, cuidado
personal, tecnología, uniformes, comestibles, bonos y demás, de acuerdo a la
siguiente tabla:
Muestreo a conteo Reconteo
Tamaño del
Lote
(Referencias)
Tamaño de la
muestra
(Referencias)
No. De
Aceptación
(Referencias)
No. De
Rechazo
(Referencias)
Muestra para
reconteo
(Referencias)
No. De
Aceptación
Reconteo
(Referencias)
No. De
Rechazo
Reconteo
(Referencias)
2-8 2 0 1 1 0 1
9-15 3 0 1 2 0 1
16-25 5 0 1 3 0 1
26-50 8 1 2 4 0 1
51-90 13 1 2 7 0 1
91-150 20 2 3 10 1 2
151-280 32 3 4 16 1 2
Ejemplo: Si la mesa de control decide elaborar un muestreo al conteo para la sección
de comestibles, solicitará la generación del informe de unidades inventariadas
(Informe GRIP), si se encuentra que fueron inventariadas 34 referencias, deberá
proceder así:
a. Ubica en la columna “Tamaño del lote” el rango de las referencias
contadas (para el ejemplo 34) y en la columna “Tamaño de la
muestra” identifica el número a verificar (para el ejemplo 8
referencias).
b. El responsable de la mesa de control escogerá de acuerdo a los
criterios de mayor costo y cantidad grabada, los elementos a
muestrear (para el ejemplo 8 referencias).

PROCEDIMIENTO
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c. Una persona diferente a la que grabo el inventario de esta sección,
deberá realizar el conteo físico de la muestra de productos elegidos
(para el ejemplo 8 referencias).
d. La mesa de control verifica las diferencias encontradas y compara
contra el campo N° de Rechazos, si la cantidad de referencias que
presentan diferencias es igual o superior al número de rechazos del
lote (columna N° de Rechazos, para el ejemplo 2) deberá hacer el
reconteo del lote de acuerdo a la columna “Muestra para reconteo”,
para el ejemplo 4.
e. Una persona diferente a la que realizó el muestreo al conteo de esta
sección, deberá realizar el reconteo físico de la muestra de productos
elegidos (para el ejemplo 4 referencias).
f. La mesa de control verifica las diferencias encontradas y compara
contra el campo N° de Rechazos de reconteo, si la cantidad de
referencias que presentan diferencias es igual o superior al número de
rechazos de reconteo (columna N° de Rechazos reconteo, para el
ejemplo 1) se deberá grabar nuevamente las referencias
inventariadas en el informe.
 Los muestreos a los conteos se realizarán durante los dos conteos y la mesa de
control definirá los criterios para realizarlos de acuerdo con la tabla anterior.
 De acuerdo a los resultados del muestreo se determinará las secciones críticas que
requieren un mayor control por parte de la mesa de control.

PROCEDIMIENTO
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5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
5.1 PLANEACIÓN DE INVENTARIO FÍSICO ANUAL
No. DESCRIPCIÓN
RESPONSABLES
UNIDAD CARGO
1
Elabora el plan de trabajo antes de llevar
a cabo la toma de inventario, mediante
el diligenciamiento del Formato Plan de
trabajo inventario – Tienda
Javeriana (BS-P30-F03).
Tienda Javeriana
Coordinador
2
Expone y explica al personal de la
Tienda Javeriana que participará en la
realización del inventario el plan de
trabajo, la metodología a utilizar, los
horarios de trabajo y las
responsabilidades. Se requiere la
presencia de los integrantes de la Mesa
de Control.
Nota: Esta actividad deberá realizarse
con 2 ó 3 días hábiles de anticipación a la
realización del inventario.
Tienda Javeriana
Coordinador
3
Realiza los trámites para devolver los
productos que tienen baja rotación
(almacén y librería).
Tienda Javeriana
Coordinador / Auxiliar
I Administrativo /
Profesional II - Librero
4
Organiza los productos que se
encuentran en la Tienda Javeriana por
códigos o referencias para el caso de
almacén y papelería, para el caso de la
librería se organizan por temas y por
orden alfabético por el primer apellido
del autor.
Tienda Javeriana
Auxiliar I
Administrativo /
Profesional II –
Librero/Auxiliar II
Ventas - Cajero
5
Realiza pre-conteos de los productos de
papelería en grandes cantidades con el
fin de facilitar el conteo al momento de
realizar el inventario.
Tienda Javeriana
Auxiliar II- Ventas -
Cajero
6
Identifica y separa los productos que se
encuentran deteriorados o en mal
estado.
Tienda Javeriana
Auxiliar de Ingresos
Auxiliar II Ventas -
Cajero

PROCEDIMIENTO
VERSIÓN: 4
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No. DESCRIPCIÓN
RESPONSABLES
UNIDAD CARGO
7
Lleva a cabo el cierre de la Tienda
Javeriana en la fecha y hora definida de
acuerdo con la comunicación enviada a la
Comunidad Educativa Javeriana.
Tienda Javeriana Coordinador
8
Genera el corte de documentos en el
sistema ICG.
Tienda Javeriana
I-Financiero
9
Verifica que se haya ejecutado cada una
de las tareas previstas en el plan de
trabajo elaborado.
10
Se reúne con el personal de la Tienda
Javeriana que participará en la
realización del inventario y con los
integrantes de la mesa de control para
recordar el plan de trabajo a seguir, la
metodología a utilizar e informar acerca
de los horarios de trabajo.
Nota: Esta actividad deberá ser realizada
el día de inicio del inventario.
11 Elabora el acta de inicio del inventario. Tienda Javeriana Coordinador
5.2 TOMA DE INVENTARIO FÍSICO ANUAL (LIBROS, DISCOS Y PRODUCTOS
DE ALMACEN).
No. DESCRIPCIÓN
RESPONSABLES
UNIDAD CARGO
1
Realiza el primer conteo físico de cada
uno de los productos mediante la captura
de código de barras o código ICG.
Tienda Javeriana
Personal asignado-
grupo de conteo
2
Realiza auditoria al 10% de las
referencias por cada una de las líneas
contadas para validar la calidad del
mismo. mediante la captura de código de
barras o código ICG.
Tienda Javeriana
Personal asignado-
grupo de conteo y
personal
administrativo

PROCEDIMIENTO
VERSIÓN: 4
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No. DESCRIPCIÓN
RESPONSABLES
UNIDAD CARGO
3
 Si no existen diferencias entre el
primer conteo y el correspondiente a
la auditoria del 10%
Remítase a la actividad 4.
 Si existen diferencias entre el primer
conteo y el correspondiente a la
auditoria del 10%:
Realiza un segundo conteo físico de cada
uno de los productos que corresponden a
la línea y posteriormente se hace
nuevamente auditoria del 10% de la
línea.
Nota: Si persisten las diferencias se
deberá continuar con un tercer conteo.
Tienda Javeriana
Coordinador y personal
asignado – grupo de
conteo y personal
administrativo
4
Exporta a Excel el conteo. y la línea se
da por contada y cerrada.
5
Genera el informe de ajustes de
inventario y lo envía a la Oficina de
Servicios Generales y al Director de
Servicios Universitarios para aprobación
y de forma informativa a los integrantes
de la mesa de control.
6
Se realizan los ajustes de inventario en
el sistema, una vez se cuente con la
aprobación del Director de Servicios
Universitarios.
7
Elabora el acta de finalización del
inventario y lo hace firmar de todos los
miembros de la mesa de control.
Universidad
Javeriana
Mesa de control
asignada para el
inventario

PROCEDIMIENTO
VERSIÓN: 4
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5.3 TOMA DE INVENTARIO FÍSICO ANUAL (PAPELERÍA).
No. DESCRIPCIÓN
RESPONSABLES
UNIDAD CARGO
1
uno de los productos de acuerdo con la
referencia y registra el dato en el
Formato Control de conteos de
inventario (BS-P30-F02).
Tienda Javeriana
Personal asignado-
grupos de conteo
2
Verifica y firma el Formato para el
control de conteos de inventario (BS-
P30-F02) y realiza entrega del mismo a
la persona encargada del ingreso de los
datos en el sistema ICG.
Tienda Javeriana
Personal asignado-
grupos de conteo
3
Ingresa en ICG los datos de las
cantidades físicas encontradas durante el
primer conteo.
Tienda Javeriana Responsable asignado
4
Realiza la verificación del 10% de las
referencias de la línea para validar la
calidad del conteo de acuerdo con la
referencia y registra el dato en el
inventario (BS-P30-F02).
Tienda Javeriana
Personal asignado-
grupos de conteo y
personal
administrativo
5
Verifica y firma el Formato Control de
conteos de inventario (BS-P30-F02)
y realiza la entrega del mismo a la
persona encargada del ingreso de los
datos en el sistema ICG.
Tienda Javeriana
Personal asignado-
grupos de conteo y
personal
administrativo
6
Ingresa al sistema ICG los datos de las
cantidades físicas encontradas durante el
conteo aleatorio.
Tienda Javeriana Responsable asignado

PROCEDIMIENTO
VERSIÓN: 4
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No. DESCRIPCIÓN
RESPONSABLES
UNIDAD CARGO
7
 Si no existen diferencias entre el
primer conteo y la auditoria realizada:
Remítase a la actividad 8.
 Si existen diferencias entre el primer
conteo y el aleatorio:
Realiza un segundo conteo físico de cada
uno de los productos que presentan
diferencias con el uso del Formato
Control de conteos de inventario
(BS-P30-F02)
Nota: Si persisten las diferencias como
resultado del segundo conteo se deberá
realizar un tercer conteo con el uso del
inventario (BS-P30-F02)
8 Exporta a Excel el conteo Tienda Javeriana Coordinador
9
Genera el informe de ajustes de
inventario y se envía a la Oficina de
Servicios Generales, Director de Servicios
Universitarios para aprobación e
informativo para los integrantes de la
mesa de control
10
Se realizan los ajustes de inventario en
el sistema, una vez se cuente con la
aprobación del Director de Servicios
Universitarios
Coordinador
11
Elabora el acta de finalización del
inventario y lo hace firmar de todos los
miembros de la mesa de control.
Universidad
Javeriana
Mesa de control
asignada para el
inventario

PROCEDIMIENTO
VERSIÓN: 4
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5.4 PLANEACIÓN DE INVENTARIO ALEATORIO
No. DESCRIPCIÓN
RESPONSABLES
UNIDAD CARGO
1
Elabora el plan de trabajo, mediante el
diligenciamiento del formato Plan de
trabajo inventario – Tienda
Javeriana (BS-P30-F03) y realiza envío
a Auditoría Interna, Revisoría Fiscal,
Oficina de Contabilidad, Jefe de la Oficina
de Servicios Generales y Director de
Servicios Universitarios.
Tienda Javeriana
Coordinador
2
Informa al personal de la Tienda
Javeriana que participará en la
realización del inventario el plan de
trabajo, la metodología a utilizar y las
responsabilidades.
Tienda Javeriana
Coordinador
3
Genera el catálogo completo de los
productos de la Tienda Javeriana que se
van a contar de acuerdo a las líneas de
inventario.
Tienda Javeriana
Coordinador
4
Envía el catálogo de productos de la
Tienda Javeriana que se van a contar a
Auditoría Interna, Revisoría Fiscal,
Oficina de Contabilidad, Jefe de la Oficina
de Servicios Generales y Director de
5
Diligencia el formato Control conteos
de inventario aleatorio (BS-P30-F01)
con los productos que se van a contar de
la línea de inventario correspondiente y
realiza entrega al responsable del
conteo.
Tienda Javeriana
Coordinador

PROCEDIMIENTO
VERSIÓN: 4
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5.5 TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO ALEATORIO
No. DESCRIPCIÓN
RESPONSABLES
UNIDAD CARGO
1
Nota: Cuando el producto por sus
características no tenga código de barras
se deberá utilizar el formato Control
conteos de inventario aleatorio (BS-
P30-F01) y se deberá ingresar
manualmente en el sistema por el
responsable asignado.
Tienda Javeriana
Personal asignado-
grupo de conteo
2
Verifica las cantidades registradas en el
sistema contra las existencias físicas:
 Si no existen diferencias :
En este momento finaliza el
procedimiento.
 Si existen diferencias:
Informa a la persona responsable de
realizar el conteo que se requiere realizar
un segundo conteo.
Tienda Javeriana
I- Administrativo
3
Realiza el segundo conteo físico de cada
características no tenga código de barras
se deberá utilizar el formato Control
conteos de inventario aleatorio (BS-
P30-F01) y se deberá ingresar
manualmente en el sistema por el
Tienda Javeriana Personal Asignado
4
Registra en el sistema el conteo y genera
el informe de diferencias para ser
trasladadas a la bodega de mermas.

PROCEDIMIENTO
VERSIÓN: 4
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6. DIAGRAMA DE FLUJO
A continuación se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el
procedimiento “Planeación, toma y ajuste de inventario”. Las convenciones
utilizadas en este diagrama son las siguientes:

PROCEDIMIENTO
VERSIÓN: 4
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INICIO
Coordinador
Tienda Javeriana
Elabora el plan de trabajo antes de llevar a
cabo la toma de inventario, mediante el
diligenciamiento del formato Plan de trabajo
inventario – Tienda Javeriana (BS-P30-F03).
5.1 PLANEACIÓN DE INVENTARIO FÍSICO ANUAL.
Auxiliar I Administrativo / Profesional II –
Librero/Auxiliar II Ventas - Cajero
Tienda Javeriana
Organiza los productos que se encuentran en
la Tienda Javeriana por códigos o referencias
para el caso de almacén y papelería, para el
caso de la librería se organizan por temas y
por orden alfabético por el primer apellido del
autor.
Auxiliar II- Ventas - Cajero
Tienda Javeriana
Realiza pre-conteos de los productos de
papelería en grandes cantidades con el fin de
facilitar el conteo al momento de realizar el
inventario.
Auxiliar de Ingresos
Auxiliar II Ventas - Cajero
Tienda Javeriana
Identifica y separa los productos que se
encuentran deteriorados o en mal estado.
Plan de trabajo inventario –
Tienda Javeriana (BS-P30-F03).
Coordinador
Tienda Javeriana
Expone y explica al personal de la Tienda
Javeriana que participará en la realización del
inventario el plan de trabajo, la metodología a
utilizar, los horarios de trabajo y las
responsabilidades. Se requiere la presencia
de los integrantes de la Mesa de Control.
Nota: Esta actividad deberá realizarse con 2 ó
3 días hábiles de anticipación a la realización
del inventario.
Coordinador / Auxiliar I Administrativo /
Profesional II - Librero
Tienda Javeriana
Realiza los trámites para devolver los
productos que tienen baja rotación (almacén y
librería).
A

PROCEDIMIENTO
VERSIÓN: 4
Página 19 de 25
FIN
Coordinador / Auxiliar I-Financiero
Tienda Javeriana
Genera el corte de documentos en el sistema
ICG.
A
Coordinador
Tienda Javeriana
Verifica que se haya ejecutado cada una de
las tareas previstas en el plan de trabajo
elaborado.
Coordinador
Tienda Javeriana
Se reúne con el personal de la Tienda
Javeriana que participará en la realización del
inventario y con los integrantes de la mesa de
control para recordar el plan de trabajo a
seguir, la metodología a utilizar e informar
acerca de los horarios de trabajo.
Nota: Esta actividad deberá ser realizada el
día de inicio del inventario.
Coordinador
Tienda Javeriana
Elabora el acta de inicio del inventario.
Coordinador
Tienda Javeriana
Lleva a cabo el cierre de la Tienda Javeriana
en la fecha y hora definida de acuerdo con la
comunicación enviada a la Comunidad
Educativa Javeriana.

PROCEDIMIENTO
VERSIÓN: 4
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INICIO
Personal asignado- grupo de conteo
Tienda Javeriana
Realiza el primer conteo físico de cada uno de
los productos mediante la captura de código
de barras o código ICG.
5.2 TOMA DE INVENTARIO FÍSICO ANUAL (LIBROS, DISCOS Y PRODUCTOS DEL
ALMACÉN).
SI
Coordinador-Personal asignado- grupo de
conteo – personal administrativo
Tienda Javeriana
Realiza un segundo conteo físico de cada uno
de los productos que corresponden a la línea
y posteriormente se hace nuevamente
auditoria del 10% de la línea.
Personal asignado- grupo de conteo –
personal administrativo
Tienda Javeriana
Realiza auditoria al 10% de las referencias por
cada una de las líneas contadas para validar
la calidad del mismo. mediante la captura de
código de barras o código ICG.
¿Existen diferencias entre el primer
conteo y el correspondiente a la auditoria
del 10%?
NO
Coordinador
Tienda Javeriana
Exporta a Excel el conteo. y la línea se da por
contada y cerrada.
Coordinador
Tienda Javeriana
Genera el informe de ajustes de inventario y lo
envía a la Oficina de Servicios Generales y al
Director de Servicios Universitarios para
aprobación y de forma informativa a los
integrantes de la mesa de control.
Coordinador
Tienda Javeriana
Se realizan los ajustes de inventario en el
sistema, una vez se cuente con la aprobación
del Director de Servicios Universitarios.
Mesa de control asignada para el inventario
Universidad Javeriana
Elabora el acta de finalización del inventario y
lo hace firmar de todos los miembros de la
mesa de control.
FIN
Nota: Si persisten
las diferencias se
deberá continuar con
un tercer conteo.

PROCEDIMIENTO
VERSIÓN: 4
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INICIO
Tienda Javeriana
los productos de acuerdo con la referencia y
registra el dato en el formato Control de
conteos de inventario (BS-P30-F02).
5.3 TOMA DE INVENTARIO FÍSICO ANUAL (PAPELERÍA).
Tienda Javeriana
Verifica y firma el formato para el control de
conteos de inventario (BS-P30-F02) y realiza
entrega del mismo a la persona encargada del
ingreso de los datos en el sistema ICG.
Responsable asignado
Tienda Javeriana
Ingresa en ICG los datos de las cantidades
físicas encontradas durante el primer conteo.
Personal asignado- grupo de conteo y
Tienda Javeriana
Realiza la verificación del 10% de las
referencias de la línea para validar la calidad
del conteode acuerdo con la referencia y
registra el dato en el formato Control de
conteos de inventario (BS-P30-F02).
Personal asignado- grupo de conteo y
Tienda Javeriana
Verifica y firma el formato Control de conteos
de inventario (BS-P30-F02) y realiza la
entrega del mismo a la persona encargada del
ingreso de los datos en el sistema ICG.
Responsable asignado
Tienda Javeriana
Ingresa en ICG los datos de las cantidades
físicas encontradas durante el conteo
aleatorio.
A

PROCEDIMIENTO
VERSIÓN: 4
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SI
Coordinador
Tienda Javeriana
Realiza un segundo conteo físico de cada uno
de los productos que presentan diferencias
con el uso del formato Control de conteos de
inventario (BS-P30-F02)
Nota: Si persisten las diferencias como
resultado del segundo conteo se deberá
realizar un tercer conteo con el uso del
formato Control de conteos de inventario (BS-
P30-F02)
conteo y la auditoria realizada?
NO
Coordinador
Tienda Javeriana
Exporta a Excel El conteo..
Coordinador
Tienda Javeriana
Genera el informe de ajustes de inventario y
se envía a la Oficina de Servicios Generales,
Director de Servicios Universitarios para
aprobación e informativo para los integrantes
de la mesa de control
Coordinador
Tienda Javeriana
Se realizan los ajustes de inventario en el
sistema, una vez se cuente con la aprobación
del Director de Servicios Universitarios
Mesa de control asignada para el inventario
Universidad Javeriana
Elabora el acta de finalización del inventario y
lo hace firmar de todos los miembros de la
mesa de control.
FIN
A

PROCEDIMIENTO
VERSIÓN: 4
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INICIO
Coordinador
Tienda Javeriana
Elabora el plan de trabajo, mediante el
diligenciamiento del formato Plan de trabajo
inventario – Tienda Javeriana (BS-P30-F03) y
realiza envío a Auditoría Interna, Revisoría
Fiscal, Oficina de Contabilidad, Jefe de la
Oficina de Servicios Generales y Director de
5.4 PLANEACIÓN DE INVENTARIO ALEATORIO.
Coordinador
Tienda Javeriana
Informa al personal de la Tienda Javeriana
que participará en la realización del inventario
el plan de trabajo, la metodología a utilizar y
las responsabilidades.
Coordinador
Tienda Javeriana
Genera el catálogo completo de los productos
de la Tienda Javeriana que se van a contar de
acuerdo a las líneas de inventario.
Coordinador
Tienda Javeriana
Envía el catálogo de productos de la Tienda
Javeriana que se van a contar a Auditoría
Interna, Revisoría Fiscal, Oficina de
Contabilidad, Jefe de la Oficina de Servicios
Generales y Director de Servicios
Universitarios.
Coordinador
Tienda Javeriana
Diligencia el formato Control conteos de
inventario aleatorio (BS-P30-F01) con los
productos que se van a contar de la línea de
inventario correspondiente y realiza entrega al
responsable del conteo.
FIN

PROCEDIMIENTO
VERSIÓN: 4
Página 24 de 25
INICIO
Tienda Javeriana
los productos mediante la captura de código
de barras o código ICG.
características no tenga código de barras se
deberá utilizar el formato Control conteos de
inventario aleatorio (BS-P30-F01) y se deberá
ingresar manualmente en el sistema por el
5.5 TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO ALEATORIO.
Control conteos de inventario
aleatorio (BS-P30-F01)
Coordinador / Auxiliar I- Administrativo
Tienda Javeriana
Verifica las cantidades registradas en el
sistema contra las existencias físicas:
Personal Asignado
Tienda Javeriana
Realiza el segundo conteo físico de cada uno
de los productos mediante la captura de
código de barras o código ICG.
características no tenga código de barras se
deberá utilizar el formato Control conteos de
inventario aleatorio (BS-P30-F01) y se deberá
ingresar manualmente en el sistema por el
Control conteos de inventario
aleatorio (BS-P30-F01)
FIN
y segundo conteo físico?
SI NO
Tienda Javeriana
Informa a la persona responsable de realizar
el conteo que se requiere realizar un segundo
conteo.
Tienda Javeriana
En este momento finaliza el procedimiento.
Coordinador
Tienda Javeriana
Registra en el sistema el conteo y genera el
informe de diferencias para ser trasladadas a
la bodega de mermas.

PROCEDIMIENTO
VERSIÓN: 4
Página 25 de 25
7. RELACIÓN DE REGISTROS
NOMBRE CÓDIGO
Formato para el control de conteos de
inventario
BS-P30-F02
Plan de trabajo
BS-P30-F03
Formato control de conteos de inventario
aleatorio
BS-P30-F01
Acta de inicio de inventario Sin código asignado
Acta de finalización de inventario Sin código asignado

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