Este documento proporciona 7 pasos para preparar un inventario físico anual, incluyendo: 1) identificar las localizaciones del inventario, 2) clasificar los productos y estanterías, 3) asignar el personal necesario, 4) equipar los equipos de recuento, 5) seleccionar el software de inventario, 6) crear un manual de instrucciones detallado, y 7) generar un informe final. El objetivo es controlar y mejorar la gestión del inventario mediante un recuento físico planificado cuidadosamente.

1. Gestión de Inventarios
Inventario Físico
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7 pasos para preparar el
Inventario Físico Anual
La fiabilidad de stocks mejora el servicio a clientes

2. Gestión de Inventarios
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El inventario físico anual no debe contemplarse como una obligación
legal sino como la oportunidad de controlar, medir y mejorar la gestión
de inventarios.
La realización de un inventario anual conlleva la paralización de la
actividad normal de la empresa y costes extraordinarios.
Es importante que el recuento físico se planifique minuciosamente con
el fin de evitar imprevistos y conseguir que su resultado facilite a
dirección la toma de decisiones sobre la situación de sus activos.
Esta breve guía pretende identificar aquellos puntos que adquieren
especial relevancia en la preparación de un inventario físico anual y que
no deben obviarse.
Introducción

3. Gestión de Inventarios
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1. Localización Demográfica de los Centros
El primer paso consiste en listar las localizaciones (almacenes, puntos de
venta, etc.) donde se llevará a cabo el recuento físico.

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2. Tipología de Productos y Estanterías
A continuación clasificaremos el tipo de productos y estanterías para detallar
el número de ubicaciones que deberemos contar por estantería, tipo de
producto y centro.

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3. Recursos Humanos
Para conocer los Recursos Humanos de los que disponemos, prepararemos
un listado de todo el personal que participará en el recuento, por centro,
asignando las siguientes funciones:
• Responsable general del inventario
• Supervisores por centro
• Equipos de recuento
• Equipos de introducción de datos

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4. Equipos
En función de los productos y tipo de estanterías a contar, preveremos el
equipamiento necesario, que en muchos casos habrá que alquilar:
• Plataformas elevadoras
• Básculas para material a granel y/o productos pequeños
• Material básico por equipo de recuento: calculadoras, etc.
• Lectores de introducción de datos

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5. Software
La función del software para realizar un inventario físico es la generación
de listados recuento, introducción de recuentos, seguimiento y
comparación recuento final con inventario teórico.
Existen muchas aplicaciones en el mercado dedicadas a la ejecución de
inventarios físicos y su selección deberá basarse en las propias necesidades
de la empresa.

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6. Manual de Instrucciones
El Manual de Instrucciones es el documento mas importante en la
planificación del inventario físico.
En el se detallan todas las instrucciones que se deberán seguir para su
correcta ejecución: fechas, centros, horarios, equipos, operativa, etc. , y
resuelve cualquier duda que pueda surgir durante su realización.
Este manual debe distribuirse con la suficiente antelación a todo el
personal que intervenga directa ó indirectamente en el recuento y es
susceptible de mejora a través de posteriores revisiones como parte
integrante del manual de calidad de la empresa.

9. Gestión de Inventarios
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6. Manual Instrucciones
6.1 Hora de Corte
El manual de instrucciones informa de los días de inventarios y establece
la hora de corte operacional, previamente acordada con dirección general.
Salvo que la empresa no pueda detener su actividad, la hora de corte
indica el momento a partir del cual todos los productos almacenados han
sido procesados en el sistema y ya no se podrá realizar ningún otro
movimiento hasta que se recupere la actividad normal.

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6. Manual Instrucciones
6.2 Horario Recuento
El horario de recuento debe planificarse en función del número de
ubicaciones a contar, equipos disponibles y velocidad estimada de conteo
(ubicaciones por hora).
En este apartado se detallan los horarios de recuento, las pausas, el horario
de comidas y la hora de finalización prevista.
Es de suma importancia que todo el personal disponga de esta información
para evitar pausas no planificadas y conseguir una gestión adecuada del
tiempo disponible.

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Disponemos de dos equipos, el que realiza el recuento físico y el que
introduce los recuentos en el sistema.
Normalmente, el equipo de recuento lo componen 2 personas.
Es importante que la composición de cada equipo la realice una persona
que conozca el perfil de cada individuo, habilidades y funciones dentro de
la empresa para que estos estén compensados.
Cada equipo de recuento es codificado (A,B,C…) y el nombre de sus
componentes publicado en el manual de instrucciones.
6. Manual Instrucciones
6.3 Equipos

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Antes de iniciar el recuento físico es recomendable realizar copias de
seguridad de todas las bases de datos de stocks, sobre todo en el caso de
trabajar con aplicaciones que actualizan directamente el inventario teórico
con el inventario contado.
6. Manual Instrucciones
6.4 Copias de Seguridad

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Es necesario configurar listados de recuento por zonas y equipos.
En el listado aparecerá la información básica del producto a contar:
ubicación, código artículo, descripción, unidad de medida, etc., y el equipo
de recuento anotará la cantidad contada en la ubicación.
El número de ubicaciones por listado tiene que acotarse para combinar el
recuento físico con la entrada de datos. Por ejemplo, 100 ubicaciones por
listado.
Estos listados se imprimen después de la hora de corte.
6. Manual Instrucciones
6.5 Listados de Recuento

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6. Manual Instrucciones
6.6 Segundo Recuento
Existen 2 modos diferentes de configurar los segundos recuentos:
1. Todo el inventario es recontado dos veces. En estos casos el programa
de inventarios selecciona el recuento que ha sido mas favorable
respecto del inventario teórico.
2. El primer recuento es sometido a un filtro de diferencias por valor y/o
unidades y, en función de la desviación, se solicita un segundo
recuento. Normalmente en estos casos se mantiene el último recuento
realizado.

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Terminados los recuentos se genera un informe donde aparecen
ordenadas, de mayor a menor, las diferencias absolutas encontradas, tanto
por valor como por unidades.
Este listado es verificado por el supervisor de inventario, el cual
comprobará junto a los equipos de recuento que el conteo de las mayores
diferencias es correcto y dará el inventario por finalizado.
Los posibles motivos de estas diferencias se analizarán posteriormente
para reportarlo en el informe general de inventario.
6. Manual Instrucciones
6.7 Revisión Final y Cierre

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7. Informe Final
El informe final de inventario incluye los siguientes documentos:
1. Cuadro diferencias indicando inventario inicial, inventario final,
diferencias y %, por valor y por unidades
2. Listado de las 10 primeras diferencias absolutas encontradas,
indicando los posibles motivos que provocaron estas diferencias.
3. Comparativa con resultados inventario anual anterior
4. Medidas propuestas para mejorar la gestión de stocks
5. 5 últimas entradas/salidas antes y después de la hora de corte.

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Esta presentación ha sido realizada por
Javier Climent, consultor logístico - Barcelona.
E-mail de contacto: fcojaviercliment@gmail.com