Este documento describe las características y funciones clave de las ferias y exposiciones desde la perspectiva de los organizadores y expositores. Explica que las ferias y exposiciones reúnen vendedores y compradores para mostrar productos y servicios, y que las ferias también incluyen entretenimiento. Además, detalla las funciones principales de los organizadores como definir el presupuesto, seleccionar ubicaciones y materiales, e implementar estrategias de mercadeo. Finalmente, explica que el éxito para los expositores se mide

1. Capitulo 3
Ferias y exposiciones

2. Características de las ferias y
exposiciones.
 Las ferias y exposiciones nacionales o internacionales,
son centros donde se reúnen vendedores y compradores,
para difundir, exhibir artículos y servicios.

3. Las exposiciones se pueden dividir en:
Independientes.
Complementarias.

4. Las ferias a diferencia de las exposiciones se caracterizan porque
también tienen otros atractivos como son:
 Actuación de artistas, conjuntos musicales, grupos de bandas.
 Bailes.
 Charreadas.
 Conciertos.
 Estudiantinas.
 Jaripeos.
 Juegos de azar.

5. Juegos mecánicos y pirotécnicos.
Rifas.
Rodeos.
Verbenas.

6. Funciones principales
Las funciones se deben adaptar dependiendo si es una
exposición complementaria o independiente. Dentro de las
funciones principales del coordinador de exposiciones se
pueden destacar las siguientes:
 Lugar sede.
 Programa de trabajo.
 Personal.

7. Presupuesto
Características de los módulos.
Pabellones y módulos.
Inventarios.
Mobiliario.

8. Pabellones y módulos
No existen reglas para la ubicación de pabellones, pero se considera
preferible colocarlos cerca del frente y al centro del salón o bien en una
entrada o salida del lugar.
Los pabellones se pueden dividir por:
Temas
Especialidad
Rama
En cada exposición en particular hay que adaptar los pabellones
dependiendo de la temática y el objetivo, prioridad por orden de
inscripción, importe de donativos o patrocinios, funcionalidad y estética
de la exposición, etc.

9. Inventarios
Es necesario elaborar un inventario de los objetos y productos que entrarán a la
exposición.
Se debe solicitar a los expositores que el inventarío lo elaboren antes de
mandar los elementos y productos que conformen el modulo al lugar de la
exposición para facilitar el control.
La coordinación de recepción
se encargará de que todos los
productos de las diferentes
empresas sean expuestos y
presentados en la feria.

10. Mobiliario
Contar con el mobiliario necesario para rentarlo a los expositores:
Banco para mostrador
Botes de basura y ceniceros
Cómodas
Escritorios
Exhibidores
Floreros
Juegos de postes
Lámparas
Libreros
Macetas
Mesa para banquetes
Mostradores
Percheros
Refrigerador minibar
Sillas plegables
Sillones

11. Software
Existen diferentes tipos de software para facilitar la organización y realización
de eventos y apoyar el proceso de generación de posibles negocios.
Los nuevos adelantos y tendencias en las computadoras, las presentaciones
audiovisuales, las técnicas de venta y los avances en las comunicaciones, hacen
que los eventos de esta naturaleza sean cada vez más eficientes, eficaces y
cobren mayor importancia para los empresarios.

12. Políticas
Una política representa el marco de referencia para la realización de las
acciones que se deben emprender en un periodo de tiempo.
Una política debe cumplir los siguientes puntos:
Debe de estar basada en un análisis de las condiciones reales.
Debe presentarse en un lenguaje claro y simple.
Debe especificar objetivos concretos y definir claramente las metas
esperadas.
Debe especificar las prioridades y problemas.
Definir la metodología a emplear.
Debe ser concreta y específica.
Debe tener límites definidos en el tiempo, objetivos y campos de aplicación
claramente definidos.

13. Recomendaciones
Para entrar en un proceso de mejora
continua es necesario que los
organizadores escuchen las
recomendaciones personales de los
expositores y de los asistentes a la
exposición.
Si su asistencia a este tipo de
exposiciones es repetitiva, hay que
verificar que sus datos generales
hayan sido registrados para invitarlos
a próximas ferias y exposiciones.

14. Cierre de la exposición
Se deben coordinar las actividades posteriores a la exposición; los organizadores
y/o responsables de los módulos tienen que:
Coordinar el empaque, embalaje, traslado y expedición de los equipos y
productos expuestos.
Desmontar los módulos.
Pagar los honorarios y salarios al personal contratado.
Recoger la documentación correspondiente.
Entregar y cumplir con las obligaciones con los responsables del lugar sede de
la feria o exposición.

15. Resultados esperados por los
organizadores
Para los organizadores:
 Los resultados que obtengan los expositores son muy
importantes, porque de su éxito depende la realización de
futuras exposiciones.
 La medida del éxito también es cuantos metros cuadrados de
espacio se vendieron; mientras más espacio se vende, más éxito
se tiene.
 Comercializar una exposición, es estar al frente de una empresa
en donde el producto es la misma exposición. Los expositores
deben de tener objetivos muy concretos y claros cuando deciden
participar en una exposición.

16. Objetivos de los expositores
 Dar a conocer avances, desarrollos, ventajas e
información general sobre sus productos y servicios.
 Fomentar las relaciones públicas con los clientes y los
competidores para buscar oportunidades de hacer
nuevos negocios.
 Ser una oportunidad para reforzar los vínculos entre la
organización y los clientes o sus distribuidores o
agentes.
 Conocer la competencia para ponerse al día en cuanto a
estrategias, innovaciones, modelos, estilos, tecnología y
el movimiento comercial del mercado.

17. Ventajas de asistir a una
exposición
 El expositor decide y genera el tipo de ambiente mas propicio
para cerrar las ventas.
 Los compradores van a la exposición, no hay que buscarlos o ir a
visitarlos, y están mas tranquilos para conversar y concentrarse
en conocer las características y bondades de los productos.
 El comprador tiene todo el tiempo disponible para escuchar y no
es interrumpido como podría ser en sus oficinas.
 Se puede contratar o disponer de los espacios necesarios para
hacer las demostraciones de los equipos y productos.
 Se pueden hacer demostraciones con equipos múltiples.

18. Funciones principales
Las funciones principales de los expositores son las siguientes:
Función: planificar la participación en la exposición.
Cuando se decide participar en una exposición, el expositor debe incluir en
su plan:
-Los objetivos de su participación
-El presupuesto necesario
-El análisis e identificación del mercado potencial
-Los productos que va a promover
-Las estrategias de promoción y publicidad
-El personal que va a participar (gerencia corporativa, mercadotecnia y
ventas, diseño y publicidad, apoyo, oficinas)

19. Participación en exposiciones
Función: decidir cuándo participar en exposiciones
 Las exhibiciones son un asunto controvertido para
muchas empresas, ya que sus ejecutivos
argumentan que la mayor parte se exceden en su
duración; generalmente se tiene poca asistencia.
 Normalmente las empresas participan en ferias o
exposiciones, en función de un plan general de
comercialización más amplio que la participación
misma.

20. Exposición adecuada
Función: definir la exposición apropiada
 Las empresas para seleccionar en que exposición van a
participar se auxilian de catálogos anteriores y
publicaciones especializadas. Estas fuentes pueden dar
mucha información sobre las características de la
exposición.
 Son varios los puntos fundamentales que se toman en
cuenta para elegir la exposición para un determinado
producto o servicio:

21. Determinar el mercado en el cual se pretende que participe la
empresa.
-Tiene que ser una exposición adecuada para la magnitud y giro de
la empresa, así como para el tipo de producto que se desea
exhibir.
-Debe de ser apropiada para poder comercializar los productos de
la empresa.
-Debe conocer los objetivos que busca cumplir asistiendo a la
exposición.

22. Presupuesto
Función: definir el presupuesto necesario para la realización
Algunos de los conceptos que hay que considerar son:
-Alquiler del espacio, del modulo y exhibidores.
-Escenografía del modulo, publicidad y promoción, limpieza.
-Honorarios y sueldos del personal.
-Embarque y almacenamiento.
-Seguros de transporte y mercancía, gastos de representación.

23. Espacios
Función: seleccionar los espacios más adecuados para los módulos
Algunos elementos que se deben considerar para escoger los mejores
módulos son:
-Entradas, salidas y pasillos con mayor afluencia de publico.
-Considerar la cercanía con conexiones de agua, gas y electricidad, así
como teléfonos y servicios sanitarios.
-Si se tienen ventajas competitivas con relación a la competencia, es
conveniente ubicarse cerca de ellos.
-Evitar las áreas donde se venden alimentos y evitar extremos cerrados.

24. Productos y materiales
 Función: Coordinar los productos y materiales para armar módulos.
- La escenografía destinada para el módulo
- Los materiales destinados a la presentación de productos o
servicios.
- Los productos que se quieran promover .
- Los impresos que se pretenda distribuir (prospectos, catálogos,
folletos técnicos, boletines y revistas especializadas).
- Material de animación ( videos, películas, diapositivas, maquetas,
esquemas didácticos, fotografías, acetatos, gráficos, mamparas
informativas, etc).

25. Exhibidores
 Función: Seleccionar los exhibidores adecuados.
- De mesa: Diseñados para colocarse encima de una mesa y tienen la
ventaja de que son fáciles de transportar, instalar y desmontar.
Dependiendo del material de que se fabriquen, su espacio puede ser
accesible.
- Portátil: Se transportan con facilidad, muy útil y en algunos casos es
lo más adecuado. Hay que considerar que la mayoría tiene poca
capacidad.
- Modular: La característica principal es que las estructuras son
intercambiables, es flexible y puede adaptarse a cualquier espacio.
- A la medida: Están fabricados especialmente y diseñados con las
características y materiales necesarios para su mejor
funcionamiento en el lugar designado.

26. Transportación e instalación
• Función: Transportar e • Documentación general del área
instalar los de ventas (listas de precios,
módulos, exhibidores, equipo manuales técnicos, tarjetas de
y productos en el lugar de presentación.
sede.
• Muestras de los productos.
• Equipos y material de
• Mobiliario.
oficina.
• Equipos para la presentación.
• Folletos promocionales y
técnicos. • Permisos y licencias.
• Carteles.
• Fotos.
• Publicaciones.

27. Estrategia de Mercadotecnia
 Función: Definir la estrategia de mercadotecnia.
1. ¿Quiénes son los clientes potenciales que pueden asistir?
2. ¿Dónde se encuentran?
3. ¿Cuáles son sus problemas y necesidades?
4. ¿Qué están esperando de nosotros?
5. ¿Qué beneficios puede proyectar nuestra empresa a estos prospectos?
6. ¿Qué competidores participaran?
7. Ventajas y desventajas comparativas de nuestros productos con respecto a los de los competidores.
8. ¿Cuáles son las fortalezas y debilidades como empresa en relación a la competencia?
9. ¿Por qué se desea participar en la participación?
10. ¿De qué presupuesto se dispone?
11. ¿Qué se debe hacer para formar parte de la exposición?

28. Estrategias del módulo.
• Función: Definir estrategias de atención en el módulo.
• Categorías de visitantes.
• Clientes invitados por el expositor.
• Los prospectos o clientes potenciales.
• Los vendedores de otros productos.
• El público en general.
• Los representantes de los medios de comunicación.
• Personalidades e invitados especiales.
• Personal de la competencia.

29.  Elementos que influyen en la decisión de los
clientes potenciales para visitar el módulo.
- Ubicación del modulo
- Demostraciones interesante de los equipos y
productos.
- El tipo de módulo y exhibidores.
- Recomendaciones de los vendedores de la
empresa u otros clientes.
- Innovaciones.

30. Capacitación
Es capacitar al personal que intervenga en la realización del evento
y/o exposición.
La capacitación debe comprender lo siguiente:
 Comprender el objetivo por el expositor
 Conocer las características principales de los productos (fichas
técnicas)
 Las técnicas fundamentales de la venta
 Las funciones, actividades, deberes y responsabilidades de cada
uno durante la exposición

31.  Las características principales del país y de la ciudad en
que tendrá lugar la feria.
 La mentalidad y las costumbres comerciales de sus
habitantes
 Los posibles problemas técnicos que plantea la
exposición
 El comportamiento adecuado en el modulo

32.  Además, la capacitación también debe incluir
 Argumento de venta:
 El vendedor debe dominar la siguiente información:
 El personal también debe de tener capacidad de:

33. Reuniones de calidad
 Es coordinar reuniones para mejorar la calidad
del servicio en los módulos.

34. RESULTADOS ESPERADOS
 El éxito de una exposición es un logro particular de cada
empresa y puede basarse en muchos factores: ventas
técnicas, introducción de nuevos productos y de la
forma de desarrollar las relaciones con los clientes.
 Los expositores no miden el éxito de una exposición o
feria comercial, con relación a la cantidad de relaciones
comerciales que hayan sido registrados, sino de la
calidad de estos contactos de las ventas logradas.