El documento habla sobre el manejo de expedientes. Explica que un expediente contiene documentos importantes de una organización. Los clasifica como vitales, importantes, útiles o no esenciales. Describe el ciclo de vida de un expediente que incluye su creación, almacenamiento activo e inactivo y disposición. También cubre los formatos convencionales y no convencionales de los expedientes, así como los equipos para archivarlos de forma vertical, móvil u horizontal.

1. Manejo de los Expedientes Capítulo 1

2. Agenda 1. ¿Qué es un expediente? 2. Clasificación de los expedientes 3. Ciclo de vida de un expediente 4. Formatos de los expedientes 5. Equipos para Archivar

3. ¿Qué es un expediente? Documentos oficiales de una compañía u organización que son suficientemente importantes para retenerlos y guardarlos para futuras referencias.

4. Clasificación de los Expedientes Vitales Importantes Útiles No esenciales Esenciales para la operación de la oficina. Pueden ser duplicados y Reemplazados. Se usan en la operación de la oficina pero pueden ser reemplazados fácilmente. Pueden ser destruidos.

5. Ciclo de Vida de los Expedientes Crear Expediente Expediente Almacén Activos Almacén Inactivos Evaluar utilización Evaluar retención Transferencia Disposición

6. Formatos de los Expedientes Los expedientes pueden ser creados en formatos convencionales y formatos no convencionales

7. Formatos de los Expedientes Formatos Convencionales Correspondencia Informes de Negocio Tarjetas 3½ x 5 Otros Formas

8. Formatos de los Expedientes Formatos No Convencionales Medios Electrónicos Medios Audiovisuales Micrográficas

9. Equipos para Archivar

10. Verticales

11. Móviles

12. Horizontales

13. Giratorios

14. Medios Magnéticos

15. De Video

16. Manejo de los Expedientes Capítulo 2

17. Procedimientos para Archivar Establecer cómo será accedido el expediente Acceso Directo Acceso Indirecto Antes de archivar, se debe codificar Se puede asignar colores Cross Reference Charge-Out Card

18. ¿Por qué asegurar la información? Para la protección de la empresa Para la protección del cliente, paciente, consumidor Para protegerse contra una litigación potencial Por si hay una auditoría Para ayudar a la empresa a cumplir con las regulaciones gubernamentales

19. ¿Cómo manejar la confidencialidad? Deben estar pendiente de lo que decimos en público Nunca deben dejar documentos confidenciales expuestos Deben cuidar la posición en que está su computadora para que no puedan verla

20. Pasos para asegurar expedientes Implementar políticas y procedimientos de seguridad para los expedientes En cuanto al uso de password se pueden considerar las siguientes alternativas: Utilizar una firma digitalizada Encriptación Decriptación Biometric identification Utilizando una tarjeta magnética que se pasa por un sistema de lector de tarjeta y te permite el acceso

21. Pasos para asegurar expedientes

22. Pasos para asegurar expedientes Desarrollar un plan detallado o curso de acción en el caso de una emergencia Seleccionar una persona que desarrolle un plan de desastre Hacer un inventario de los expedientes que hay. Hacer un plan para proteger los expedientes vitales – Ej. Cuartos a prueba de fuego

23. Pasos para asegurar expedientes Desarrollar un manual de los expedientes vitales que contenga Procedimientos de recuperación Explicación de la lista de los expedientes vitales Dar instrucciones específicas para la recuperación de varios tipos de expedientes Desarrollar un plan de recuperación de desastre Periódicamente dar seguimiento al plan de acción para asegurarse de que todos los componentes estén funcionando y en su lugar