CapíTulo 1
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Este documento presenta una introducción a la administración de documentos. Define términos clave como comunicación, información, sistema y tecnología. Explica los conceptos de archivar y administración de documentos. Luego describe diferentes tipos de documentos y medios para almacenarlos a través de la historia, incluyendo papiro, pergamino, papel, cinta magnética y discos. Finalmente, discute métodos para conservar información y criterios para clasificar documentos.
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![Vocabulario ,[object Object],[object Object],[object Object],05/27/09](data:image/gif;base64,R0lGODlhAQABAIAAAAAAAP///yH5BAEAAAAALAAAAAABAAEAAAIBRAA7)
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ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
Este documento presenta los objetivos y conceptos básicos de los sistemas de archivo. Explica los diferentes sistemas para clasificar documentos como el alfabético, numérico y por asunto. Describe los componentes de un sistema de archivo manual y electrónico, incluyendo expedientes, archivos, rótulos y bases de datos. También cubre dispositivos de computadora, sistemas operativos, programas de aplicación y el ciclo de vida de los documentos.
Diapositivas de transferencias de archivo
El documento describe los pasos y requisitos para realizar transferencias documentales, que incluyen el traslado de documentos del archivo de gestión al central y del central al histórico de acuerdo a las tablas de retención. Las transferencias permiten garantizar el acceso a la información pública y asegurar el control ordenado de la documentación. Las entidades deben realizar transferencias internas siguiendo el ciclo vital de los documentos y con periodicidad establecida en las tablas de retención de cada entidad.
Gestion documental t y c
Este documento trata sobre la gestión documental. Explica que la gestión documental surgió como disciplina a mediados del siglo XX, especialmente en Estados Unidos en los años 1950, cuando se reconoció la necesidad de las organizaciones de gestionar su documentación de manera sistemática. Una figura clave en el desarrollo de la gestión documental fue Theodore Roosevelt Schellenberg, quien aplicó nuevos métodos teóricos y prácticos para la evaluación de archivos. También resalta la importancia de la normatividad colombiana en materia de gest
Unidad 6 Archivo
Este documento describe los conceptos básicos de archivo y su organización. Explica que un archivo es un conjunto de documentos organizados de una empresa o institución. Los archivos pueden ser públicos o privados y se clasifican principalmente por grado de utilización y autonomía. También detalla los diferentes sistemas y materiales de archivo, como carpetas, guías y rótulos, así como los principios y métodos de clasificación como el alfabético, numérico y cronológico.
Trabajo de transferencias documentales
Este documento describe la importancia de las transferencias documentales y los requisitos para efectuarlas. Explica que las transferencias permiten un fácil acceso a la información, evitan la acumulación irracional de documentos y mantienen el orden de la documentación. También describe los pasos para preparar físicamente los documentos antes de transferirlos y los diferentes tipos de archivos como el histórico, de gestión y central.
Clasificación de los archivos
El documento describe los diferentes tipos de archivos como el archivo activo, semiactivo e inactivo. Explica que los documentos se organizan y almacenan en estas secciones dependiendo de su grado de actualidad. También menciona que existen procesos importantes como la transferencia de documentos a archivos perpetuos y la eliminación de documentos.
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
El documento proporciona instrucciones sobre la transferencia de documentos de oficinas a archivos centrales. Esto incluye transferir documentos que hayan cumplido su tiempo de retención designado, ordenarlos según su producción, y prepararlos físicamente para su almacenamiento a través de la limpieza, identificación, foliación y empacado en unidades de conservación como carpetas y cajas.
El archivo y la gestión de documentos
Este documento describe diferentes técnicas básicas de archivo, incluyendo el concepto de archivo, sus finalidades y clases. Explica la importancia del archivo en las empresas y los diferentes sistemas de clasificación documental como alfabético, geográfico, numérico, cronológico y decimal. Además, detalla los tipos de archivo como activo, semiactivo e inactivo y los sistemas de archivo como centralizado, descentralizado, horizontal, vertical y lateral.
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TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
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Transferencias documentales
Este documento describe el proceso de transferencia de documentos entre archivos de gestión, centrales e históricos de acuerdo a las Tablas de Retención Documental. Explica que los documentos se transfieren de los archivos de gestión a los centrales y luego a los históricos según el tiempo de retención establecido, asegurando la organización y acceso a la información.
Actividad no 02 Organización documental SENA
1. Arnulfo debe comenzar a organizar el archivo aplicando los principios básicos de organización del archivo de oficina y el ciclo vital del documento.
2. La falta de organización y los grandes fondos acumulados en diversos lugares de la empresa causaron esta situación.
3. Arnulfo debe aplicar el ciclo vital del documento gestionando los documentos a través del archivo de gestión, central e histórico y realizando las transferencias primarias y secundarias correspondientes.
Ciclo vital de los documentos
El documento trata sobre el ciclo vital de los documentos. Presenta tres oraciones:
1) El ciclo vital de los documentos incluye tres fases (archivos de gestión, archivos intermedios e históricos) y varias etapas como planeación, producción, organización y eliminación.
2) Una unidad de correspondencia centraliza la recepción, radicación y distribución de comunicaciones de una entidad siguiendo el Acuerdo 60 de 2001.
3) El Decreto 2609 de 2012 reglamenta parcialmente la Ley 594 de
Técnicas de archivo y clasificación de documentos
Este documento describe las técnicas de archivo y clasificación de documentos. Explica que un archivo es un conjunto de documentos clasificados y ordenados que se guardan en un espacio físico y son administrados por personal. Los archivos tienen la finalidad de clasificar y guardar los documentos que una empresa necesita conservar para su funcionamiento, como correspondencia, informes, facturas y contratos. Los documentos pasan por distintas etapas de un ciclo vital que incluye archivos de gestión, centrales e históricos. Para organizar los archivos se debe
Transferencias documentales
Este documento explica el proceso de transferencia de documentos entre archivos. La transferencia implica el traslado de documentos de un archivo a otro una vez que han cumplido su plazo de retención. El proceso incluye preparar los documentos, completar un inventario, embalar los documentos en cajas normalizadas y formalizar la transferencia mediante un acta firmada.
Archivo
El documento define los archivos como conjuntos de documentos producidos y recibidos por personas u organizaciones en el curso de sus actividades y conservados para fines administrativos, de investigación o culturales. Incluye varias definiciones de archivos a lo largo de la historia y señala los principios de procedencia y orden original como fundamentales para la organización de los documentos.
Instructivo n 1
Este documento describe los tipos y manejo de la correspondencia en el CONSORCIO DOCUMENT EXPRESS. Explica que la correspondencia puede ser externa o interna y que se utilizan cartas, memorandos y circulares. Detalla los procesos de recepción, clasificación, registro y distribución de la correspondencia a cargo del receptor de documentos y el mensajero interno. Además, especifica que el Centro de Administración e Información Documental se encarga del despacho de la correspondencia externa en dos horarios fijos mediante mensajeros o servicios de cor
Diapositivas archivo
El archivo es el resultado de un proceso sistemático para guardar y organizar diversos objetos y documentos con el fin de preservar la memoria de una organización y facilitar la búsqueda de información. Los archivos pueden ser físicos, como carpetas, estantes y cajas, o electrónicos como discos magnéticos y computadoras. El procedimiento de archivo incluye inspeccionar, clasificar, codificar, distribuir y almacenar los documentos de manera ordenada según su contenido.
Metodos Basicos Para Archivar Y Mantenr Los Documentos
Este documento presenta los métodos básicos para archivar y mantener documentos, incluyendo métodos manuales y computarizados. Define términos clave como sistema de archivo, expediente y rótulo. Describe las categorías de documentos y las fases del ciclo de vida de los documentos, como creación, archivo, protección y disposición.
Descripción archivística
El documento describe los diferentes instrumentos de descripción archivística según la norma ISAD, incluyendo guías, inventarios y catálogos. Explica que las guías proveen información general sobre fondos de uno o más archivos, los inventarios describen unidades a nivel intermedio, y los catálogos describen exhaustivamente piezas individuales. También define tipos específicos como guías de fuentes, guías orgánicas, guías de archivo e inventarios someros o analíticos. Finalmente, señala que la indización es un proceso adicional
Organización documental en el entorno laboral
El documento habla sobre la organización documental en el entorno laboral. Explica que la gestión documental es importante para tener evidencia de las actividades de una empresa y requiere personal capacitado. También menciona que la Norma NTC 4095 busca que los archivos respondan a las necesidades actuales y sean accesibles pero también protegidos. Además, la norma ISAD(G) ayuda a ordenar y clasificar archivos teniendo en cuenta sus ciclos de vida.
Sistema ordenacion
El documento describe varios sistemas de ordenación de archivos como numéricos (ordinales y cronológicos), alfabéticos (onomásticos, toponímicos y temáticos) y mixtos. También discute técnicas para la conservación de documentos como la microfilmación, digitalización y el uso de sistemas híbridos.
Tema 4 sistema de gestion documental
Este documento presenta una introducción a los sistemas de gestión documental. Define qué es un sistema de gestión documental y explica algunos de sus beneficios y requisitos clave, como la organización de documentos a través de cuadros de clasificación y el establecimiento de plazos de conservación. También resume las generalidades de los sistemas de gestión documental según el decreto 1080 de 2015, incluyendo aspectos como la organización de documentos, la conservación basada en tablas de retención y valoración, y garantizar el acceso a los documentos
Gestion de Documentos
Concepto de Gestión de Información, Gestión del conocimiento, Gestión Documental, Sociedad del conocimiento y sus características con especial énfasis en la Gestión Documental en Archivo
Presentac Une Iso 23081
El documento presenta un caso práctico de aplicación de la norma UNE-ISO 23081 sobre metadatos para la gestión de documentos en un despacho profesional. Se describe el contexto inicial del despacho y la necesidad de implementar un sistema de gestión de documentos electrónicos que permita una mejor recuperación y localización de documentos a través del uso de metadatos. El documento explica el diseño e implantación de un esquema de metadatos basado en la norma UNE-ISO 23081 para la gestión de documentos del despacho.
Diapositivas gestión documental.
La gestión documental implica un conjunto de actividades administrativas y técnicas para planificar, procesar, manejar y organizar la documentación de una entidad desde su creación hasta su disposición final, facilitando su uso y conservación. Incluye procesos como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición de documentos. Los instrumentos archivísticos clave son el Cuadro de Clasificación Documental, la Tabla de Retención Documental y el Programa de Gestión Documental.
Transferencias documentales
Este documento describe el proceso de transferencia de documentos entre los diferentes tipos de archivos como el archivo de gestión, archivo central e histórico. Explica que la transferencia permite garantizar el acceso a la información, evitar la acumulación irracional de documentos y asegurar el control ordenado de la documentación. También describe los requisitos para efectuar las transferencias como la existencia de un comité de archivo y tablas de retención documental aprobadas.
Microfilmacion
Este documento describe la historia y proceso de la microfilmación. Comienza con los orígenes de la microfotografía en el siglo XIX y explica cómo la técnica se desarrolló y aplicó a archivos, bibliotecas y otros usos. También detalla los equipos necesarios para la microfilmación y el proceso completo de capturar, procesar y almacenar documentos en microfilm.
ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
Este documento presenta una introducción a la administración de documentos. Explica conceptos clave como comunicación, información y documentos, y define la administración de documentos como el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar actividades relacionadas con documentos. También cubre temas como la importancia de los documentos, métodos de archivo, clasificación de documentos y especialidades en el campo de la administración de documentos.
Etapas de un Programa de Gestión Documental
Este documento presenta las etapas de un programa de gestión documental. Describe las etapas de planeación, producción, trámite, organización, transferencia y disposición final de los documentos de una entidad. Explica que la planeación incluye aspectos administrativos, económicos y archivísticos, y que la producción comprende la creación y diseño de documentos.
El uso de documentos, censos y registros
Este documento discute el uso de documentos, registros e índices en la investigación de las ciencias sociales. Explica que estos materiales proporcionan datos que el investigador no controla directamente y que deben analizarse críticamente considerando su representatividad, confiabilidad y validez. También describe diferentes tipos de documentos expresivos como cartas, diarios y biografías que pueden usarse para generar hipótesis aunque requieren ser complementados con otros métodos.
El uso de documentos, registros, materiales (1)
Este documento describe el uso de documentos, registros, materiales censales e índices en la investigación científica social. Estos proporcionan datos sobre los que el investigador tiene poco control y permiten someter a análisis situaciones de tiempo y lugares remotos. Los documentos expresivos no solo pueden identificar variables significativas sino también sugerir hipótesis. Los registros y censos permiten comparar frecuencias de datos para personas con características específicas y en diferentes condiciones temporales y lugares.
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La gestión documental implica un conjunto de actividades administrativas y técnicas para planificar, procesar, manejar y organizar la documentación de una entidad desde su creación hasta su disposición final, facilitando su uso y conservación. Incluye procesos como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición de documentos. Los instrumentos archivísticos clave son el Cuadro de Clasificación Documental, la Tabla de Retención Documental y el Programa de Gestión Documental.
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El documento describe los principios y procesos fundamentales para llevar un archivo en una empresa de manera ordenada y eficiente. Explica que el archivo es fundamental para almacenar y localizar con rapidez la información generada por la empresa, como facturas y pedidos. Luego detalla los tipos de archivos, sistemas de clasificación, materiales de archivo y las operaciones básicas como clasificar y ordenar los documentos.
Las fases del archivo I: el archivo de oficina y el archivo central. Funcione...
Presentación elaborada para los alumnos del programa Iberex 2013: Escuela de Archivos para Iberoamérica, que tuvo lugar el 18 de septiembre de 2013 en el Archivo Histórico Nacional. En esta clase se explicó, brevemente, la fase de archivo de oficina, con algunos ejemplos, detallando claramente las funciones y actividades de esta etapa, pasando a continuación a la siguiente fase, la de archivo central, su definición y algunos ejemplos del sistema archivístico estatal.
Tecnicas de archivo
Este documento describe las técnicas de archivo, incluyendo conceptos clave como clasificación, conservación y tipos de archivo. Explica los sistemas de archivo alfabético, numérico y geográfico, así como los procedimientos para archivar documentos de manera ordenada como inspeccionar, clasificar, codificar y distribuir documentos antes de archivarlos propiamente. También detalla los equipos y materiales comunes de archivo como archivadores verticales, carpetas y guías.
Tecnicas de archivo
Este documento describe los conceptos y procedimientos básicos de archivo. Explica que el archivo implica ordenar, clasificar y conservar documentos para facilitar su localización. Luego detalla los tipos de archivo (activo, semi-activo, pasivo), sistemas de archivo (alfabético, numérico, geográfico), equipos de archivo y el procedimiento para archivar documentos de manera ordenada.
Tecnicas de archivo
Este documento describe los conceptos y procedimientos básicos de archivo. Explica que el archivo implica ordenar, clasificar y conservar documentos para facilitar su localización. Luego detalla los tipos de archivo (activo, semi-activo, pasivo), sistemas de archivo (alfabético, numérico, geográfico), equipos de archivo y el procedimiento para archivar documentos de manera ordenada.
Tecnicas de archivo
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Datos y Documentos
Este documento habla sobre la gestión de datos y documentos. Explica que la gestión documental permite administrar el flujo de documentos en una organización para recuperar información, determinar cuánto tiempo guardarlos y eliminar los que ya no son útiles. También describe diferentes tipos de archivos como alfabético, numérico, geográfico y decimal. Finalmente, destaca la importancia de conservar la documentación por el interés de la organización y por exigencias legales.
Clase 4
El documento proporciona información sobre una clase de tercer año sobre administración de archivos. La clase incluyó tres actividades: 1) una recapitulación sobre conceptos básicos de archivos como tipos de documentos y métodos de almacenamiento, 2) un repaso de sistemas de clasificación de archivos, y 3) una discusión sobre características éticas y responsabilidades en el manejo de información confidencial.
Gestión de datos y documentos
El documento habla sobre la gestión documental y los sistemas de archivo. Explica que la gestión documental permite administrar el flujo de documentos en una organización y asegurar la recuperación y conservación de la información. También describe diferentes sistemas de archivo como el alfabético, numérico y decimal para clasificar los documentos. Finalmente, resalta la importancia de clasificar, ordenar y almacenar adecuadamente los documentos de una empresa.
Formas de catalogar
Este documento describe varias formas antiguas y modernas de catalogar y archivar documentos. Entre las formas antiguas se encuentran el uso de ganchos, casilleros, tablas y cajas. Las formas modernas incluyen el archivo vertical con carpetas colgantes, archivos Kardex y de bandeja visible, archivos laterales y de microfilme. El documento explica que a medida que ha evolucionado la necesidad de organización de documentos, se han ido adoptando sistemas más eficientes y de ahorro de espacio.
Ejerc. completo clasificacion alfabetica
Este documento contiene varios ejercicios sobre organización y archivo en una empresa. Se presentan diferentes ejemplos de cómo algunas empresas organizan sus documentos de manera ordenada o desordenada, y las ventajas e inconvenientes de cada sistema. También incluye instrucciones para clasificar documentos, nombres y empresas de forma alfabética, así como los periodos legales para conservar diferentes tipos de documentación empresarial.
Tarea 3 en slideshare
Este documento presenta el informe de la tarea 3 realizada por dos estudiantes de la Universidad del Quindío sobre la visita a dos archivos, uno público y otro privado. En el informe se describe la entidad visitada, su organización documental, y se identifican conceptos archivísticos. Adicionalmente, se presentan preguntas realizadas en cada archivo, ejemplos de series documentales, y el proceso de valoración y ciclo vital de los documentos.
Tarea 3 Visita Archivo
Este documento presenta la tarea 3 realizada por dos estudiantes de la Universidad del Quindío para su curso de Gestión Documental. La tarea incluye la visita a dos archivos (público y privado) donde se identifican conceptos archivísticos y se realizan preguntas. También se explican procesos de gestión documental y se dan ejemplos de series documentales.
Tarea 3_Visita a un Archivo
Este documento presenta los resultados de la visita realizada por dos estudiantes a los archivos del Departamento Administrativo de Seguridad (DAS) y de una empresa privada como parte de un trabajo académico sobre gestión documental. Incluye la descripción de la organización de la documentación, preguntas realizadas a cada archivo, y conceptos archivísticos identificados en las visitas como ciclo vital de documentos, principios de procedencia y orden original, y series documentales.
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CapíTulo 1
- 1. Visión general e introducción a la administración de documentos Capítulo 1 Profa. Carmen M. Maldonado-Oliveras
- 26. Criterios para Clasificar los Documentos 05/27/09 Aspectos que considerar Naturaleza Ejemplo Procedencia Interna Externa Memorandos, informes, Cartas, cotizaciones, subastas Contenido De transacciones De referencias Facturas, cheques, órdenes de compra, Actas de reuniones o informes anuales Tiempo por el que se deben conservar Permantentes Temporales Escrituras y testamentos Invitaciones y propagandas Nivel de consulta Activos Semiactivos Inactivos Correspondencia del año en curso Correspondencia del año anterior Nóminas de más de dos años Valor de contenido Vitales Importantes Útiles No esenciales Contratos vigentes, títulos de propiedades Patentes, facturas Correspondencia general Material publicitario
- 27. Clasificación de acuerdo al valor 05/27/09 Documentos Vitales Son trascendentales para las instituciones y los individuos. Su pérdida conlleva consecuencias que afectan la estabilidad de la institución y hasta su existencia. Incluye fórmulas secretas, contratos, actas, pasaportes. Requiere protección especial. No deben destruirse mientras estén vigentes Documentos Importantes Son necesarios para el funcionamiento normal de las operaciones y para la continuidad de las instituciones. Incluyen ciertos permisos, patentes, etc. Se pueden reemplazar, pero ocasionan mucho contratiemplo, pérdida de tiempo, demoras y otros problemas. Documentos útiles Su utilidad es temporal, pero son necesario para las operaciones diarias. Incluyen correspondencia general, memorandos y estados de cueta bancarios. Se pueden reeplazar a un costo bajo. Documentos no esenciales Su varlor es efímero, pues contiene información rutinaria. Incluyen anuncios, intivaciones, hojas de trámite, etc. Se pueden destruir tan pronto se tramitan.