Capitulos I-II-III.docx

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA
EDUCACIÓNUNIVERSITARIA CIENCIA Y
TECNOLOGÍA
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE
TECNOLOGÍAPARA LA INFORMÁTICA
SUB-DIRECCIÓN ACADÉMICA
INFORME DE PASANTÍA
EMPRESA: Goldenfrost, C.A
Ubicada en Avenida Américo Vespucio,
comuna Renca Santiago Chile
Tutor Académico: Autor: Leidy Franco
Lcda. Enza Azzarelli Código: 151404
Tutor Organizacional: Especialidad: Administración
Industrial Lic. Maria Pamela Rios
Valencia, septiembre 2021

INTRODUCCION
En la actualidad las empresas que se quieren mantener en
operaciones entienden que el desafío es mantener al capital humano
capacitado motivado y satisfecho a una fuerza de trabajo. La empresa por
ello debe garantizar la correcta difusión de los métodos de trabajo, contar
con un manual de normas y procedimientos sirve como una herramienta
guía durante la ejecución de sus funciones para orientarlos al cumplimiento
de sus objetivos, en este informe de pasantías se analiza el caso del
departamento de Gestión de Cuentas.
Para lograr el objetivo general de Proponer un manual de normas y
procedimiento para el control de la gestión en la empresa Goldenfrost, S.A la
investigación se estructuró en los siguientes capítulos:
Capitulo I. En este primer capítulo se hace una descripción de la
reseña histórica de la empresa Goldenfrost, S.A, la actividad económica
y se puntualiza misión, visión objetivos valores y políticas de calidad.
Capitulo II. En este capítulo se detalla el organigrama general de
la empresa de la empresa Goldenfrost, S.A organigrama del área en
donde se desempeñó las pasantías, descripción general del
departamento.
Capitulo III: Comprende en explicar los propósitos entre las
actividades de las prácticas, los objetivos de las pasantías, los fines en las
actividades propuestas por la empresa, las tareas asignadas, los
cronogramas de actividades, la descripción detallada de las actividades del
departamento donde se realizó la pasantía, los implementos utilizados y

comparación entre el perfil profesional y las funciones realizadas.
Capítulo IV: Este capítulo ara referencia al diagnóstico de la
situación observada en la empresa, para luego referirse a la propuesta, sus
objetivos, la base teórica que los sustenta, el análisis de los recursos
técnicos y económicos, y el diseño detallado de la propuesta y sus etapas
diferenciadas.
Al final se pueden encontrar descritos las conclusiones,
recomendaciones, glosario, referencia y anexos

CAPÍTULO I
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
Descripción General
Razón Social
GOLDENFROST, S.A
Registro de Información Fiscal (RIF)
RUT 96.605.880-3,
Dirección Fiscal
Avenida Américo Vespucio N.º 1955 Comuna Renca, Santiago Chile
.
.
Actividad Económica
Es una empresa que presta servicios como operador logístico Además
de servicios de almacenamiento, control de inventarios y distribución,
servicios de transporte de contenedores de importación y exportación

Reseña Histórica
GOLDENFROST nació en el año 1991 bajo el alero de un holding
alemán, con el fin de satisfacer las necesidades de almacenaje en frío, tanto
de empresas de ese grupo como de terceros, debido a la escasez existente
de este tipo de instalaciones y a niveles de servicio deficientes por parte de
los oferentes de la época.
A los pocos años de iniciar operaciones, decidieron expandir sus
servicios para todo tipo de productos: materias primas y productos
terminados, con o sin control de temperatura.
En el año 2000, incorporaron los servicios para carga seca o “dry”,
tanto para almacenaje, como para su distribución dentro del país, y para su
exportación vía marítima o terrestre.
La nueva década implicó grandes momentos de crecimiento para
GOLDENFROST, dentro de los cuales se encuentran:
2013 – Inauguración de CD OVA
2014 – Ingreso de GOLDENFROST en el rubro de medicamentos y
dispositivos farmacéuticos
2018 – Incorporación de logística para sustancias peligrosas
2019 – Inauguración de CD Buenaventura para la ampliación de
nuestros servicios a productos inflamables
Actualmente, en GOLDENFROST es una Organización visionaria con
amplia experiencia en el mercado. Para ellos, es muy importante ser socios

de todos sus clientes y potenciar el liderazgo en el rubro, generando
conexiones duraderas y trascendentales.
Dirección Estratégica
Misión
Estamos comprometidos con la eficiencia y la atención al
cliente, a la vanguardia en el desarrollo e implementación de
soluciones efectivas y garantizadas, creando valor en forma sostenida
y sustentable.
Visión
Contribuir de forma sostenida al desarrollo de nuestros negocios,
aportar soluciones de calidad a la industria y trascender a través del
crecimiento profesional y personal de nuestros colaboradores.
Valores
Honestidad: Asociados a la empatía y cultura interna de nuestro
equipo.
 Sinceridad y coherencia
 Cumplimiento de labores

 Empatía
 Discreción y seriedad
Ética: Cumplimos con las leyes que rigen a nuestra Organización.
 Valor agregado
 Respeto
Integridad: Mantenemos una conexión coherente entre lo que
pensamos, decimos y vivimos.
 Constancia
 Congruencia
Políticas de Calidad
Como organización dedicada a las operaciones logísticas,
estamos comprometidos con las siguientes directrices estratégicas
en virtud de garantizar la calidad de nuestros servicios:
Proporcionar servicios de calidad para cumplir con las necesidades de
nuestros clientes, para ello nos hemos propuesto:
 Contar con colaboradores competentes y con vocación de
servicio.
 Establecer relaciones con proveedores confiables y de largo
plazo.
 Actuar con altos estándares éticos y morales.
 Cuidar la seguridad y salud de su personal.
 Aplicar infraestructura y tecnología de alto nivel.
 Implementar y mantener un Sistema de Gestión de Calidad, el
cual ayude a la mejora del conjunto de actividades realizadas y

el funcionamiento de dicho sistema.
 Prevenir la ocurrencia de aquellos riesgos que puedan
presentarse en el desarrollo de las actividades diarias.
 Implementar y mantener un Sistema de Gestión de Calidad, el
cual ayude a la mejora del conjunto de actividades realizadas
y el funcionamiento de dicho sistema.
 Implementar y mantener un Sistema de Análisis de Peligros y
de Puntos Críticos de Control (HACCP) en las operaciones de
sus Centros de Distribución, aplicado a productos alimenticios
para consumo humano, manteniendo los más altos
estándares de Higiene y Sanitización.
 Aplicar las buenas prácticas de almacenaje y distribución de
productos farmacéuticos en las operaciones de nuestras
droguerías, de acuerdo con lo establecido en la Norma
Técnica 147.

CAPÍTULO II
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Organigrama General
Gráfico N° 1 Organigrama General de la Empresa Goldenfrost S.A
Fuente: RRHH, Año 2021

Organigrama del departamento donde se realizó la Pasantía
Gráfico N° 2 Departamento de Gestión de Cuentas.
Fuente: Departamento de Gestion de Cuentas, Año (2021)
Gerente Gestion de
Cuentas
Jefe Gestion
de Cuentas
Supervisor
Gestion de
Cuentas
Ejecutivos Fronts
Office
Subgerente
Gestion de
Cuentas
KAM
Vendedores

Descripción general del departamento donde se realizó la
pasantía.
El departamento de Gestión de Cuentas es el responsable del manejo
de todas las operaciones administrativas, elaboración de facturas de ventas,
notas de crédito, cargas de facturas a sistemas B2B (Business-to-Business).
Además, está encargado realizar consolidación de Inventarios, y
demás tareas administrativas requeridas por el cliente en pro de lograr una
adecuada administración y cumplir con los objetivos propuestos.

CAPÍTULO III
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE LA
PASANTÍA
Objetivo de la
Pasantía
Objetivo del
Pasante
Asumir con responsabilidad todas las actividades asignadas
durante el periodo de pasantía dentro del departamento de Gestión
de Cuenta, así contribuir con el crecimiento de la empresa y
aplicando los conocimientos adquiridos durando el tiempo de estudio
de la carrera de Administración Industrial.
.
Objetivo de la Empresa
Conceder la formación profesional que le permita al pasante
un aprendizaje y dándole la oportunidad de desarrollarse dentro de la
organización de acuerdo con su preparación profesional.
Funciones asignadas al pasante
 Elaboración de Factura.
 Elaboración de Nota de Créditos y Refacturación.
 Gestionar dudas y reclamos por parte de los clientes.
 Consolidación de Inventarios.
 Ingreso de Facturas a plataforma B2B de clientes

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES REALIZADAS
DURANTE LAPASANTIA
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE LA
PASANTIA
Cuadro N° 01. Cronograma de Actividades.
SEMANA DE PASANTIA
ACTIVIDADES 1 2 3 4 5 6 7 8
Elaboración de Factura
Elaboración de Nota de
Créditos y
Refacturación
Gestionar dudas y
reclamos por parte de
los clientes
Consolidación de
Inventarios
Ingreso de Facturas a
plataforma B2B de
clientes
Fuente: Leidy Franco., Año (2021)

Recursos Utilizados
Recursos UtilizadosCuadro Nº 02
Fuente: Leidy Franco., Año (2021)
Descripción Recursos Uso
Internet
Correo electrónico
Sistemas Administrativo
de la empresa SAP
Recursos
Tecnológicos
Manejo de paquete
Microsoft office (Word,
Excel)
Herramientas necesarias
para transcribir
documentos
y Registro de facturas,
Notas de créditos,
Archivos B2B
Artículo de Oficina
(lápices, bolígrafos,
marcadores,)
Para anotación de
información importantes
Equipos de Oficina
Computadora
Recursos
Materiales Teléfono
Impresora, fotocopiadora

Comparación entre el Perfil de la Especialidad y las
Actividades Realizadas
Cuadro Nº 03 Perfil de la Especialidad.
ASIGNATURAS FUNCIONES REALIZADAS
Contabilidad I y II
Elaboración de Facturas, Notas de Créditos
Archivo B2B
Ética Profesional
Resguardo de información confidencial
Computación
Sistemas de información computarizada
Higiene y Seguridad Cumplimiento con las normas de protección
laboral.
Fuente: Leidy Franco, Año (2021)
Nuevos conocimientos adquiridos y aportes realizados en
el proceso de pasantías
Conocimientos Adquiridos:
 Conocimiento en archivos adecuados para plataforma B2B de grandes
tiendas.
 Conocer y manejar el sistema SAP en el área de facturación notas de
créditos y refacturaciones.
 Trabajo bajo presión en tiempos informados de entregas.
 Trabajo en equipo y respeto a las normas de la empresa.

Aportes realizados:
 Mejoras para la fácil elaboración de archivos de facturas que suben al
sistema B2B.
 Organización de las actividades según tiempos de entregas para
mejor gestión y respuestas.
 Crear diferentes Instructivos sobre elaboración de Notas de créditos y
Refacturaciones e Instructivos de Facturacion.

CAPÍTULO IV DISEÑO DE LA
PROPUESTA
Proponer una planificación de control interno para la
organización en el departamento de Gestión de Cuentas en la
elaboración de Notas de créditos y Re facturación en la
empresa Goldenfrost, S.A ESTE ES EL TITULO QUE TE DIJE
QUE COLOCARAS DISEÑAR PLAN DE ACCION de control
interno en el departamento de Gestión de Cuentas PARA LA
elaboración de Notas de créditos y Refacturación en la empresa
Goldenfrost, S.A
.
Diagnóstico de la Situación
La administración del departamento Gestión de cuentas de la
empresa Goldenfrost, SA, además de ayudar a la gerencia a conocer
en cada momento las facturas que se deben aplicar Notas de
créditos y refacturar, saber cuáles son los montos de las facturas por
gestionar, es muy importante asegurar que se realice a tiempo el
cumplimiento de sus compromisos garantizando la continuidad de
las operaciones. Sin embargo, actualmente en la empresa
Goldenfrost, S.A. Existe una problemática, específicamente en el
departamento de Gestion de Cuentas, ya que por falta de
organización en los procedimientos y la carencia de normas que se
apliquen a esta área de trabajo genera que se cometan fallas cuando

se realizan los registro de facturas, esto provoca atrasos en la
elaboración de notas de créditos y refacturación ocasionando que los
clientes no realicen los pagos en tiempos estipulados y mala
organización de las actividades, por esta razón se demora la
actualización diaria de los trabajos realizados, y constantes procesos
de reversos de documentación. Debido a ello la empresa no cuenta
con una planificación en control interno que les permita saber paso a
paso la forma de cumplir con buenas prácticas de trabajo y mantener
el control en el área, Esto genera inseguridad para el trabajador que
está dentro del área creando duda de cómo se deben realizar los
procesos dando como consecuencias el retraso en el pago
correspondiente de dichas facturas por parte de clientes.
Objetivo de la Propuesta
Diseñar plan de acción de control interno en el
departamento de Gestión de Cuentas para la elaboración de
Notas de créditos y Refacturación en la empresa Goldenfrost,
S.A
.
Etapas del Diseño General
Etapa I: Estrategias a utilizar para el control de las cuentas en el área
de Gestion de Cuentas en la empresa Goldenfrost, S.A.

Etapa II: Políticas de cobranza en el control de la gestión de
elaboración de Notas de Créditos y Refacturación en la empresa Goldenfrost,
S.A.
Etapa III: Diseñar una plan ACCION de control interno para recuperar
técnicas de registros de facturas basados en la gestión de cuentas y así
facilitar los tiempos de elaboración de Notas de créditos y refacturaciones en
la empresa Goldenfrost, S.A.
Bases teóricas que sustentan la propuesta
La administración.
Es la ciencia social que tiene por objeto el estudio de las
organizaciones y la técnica encargada de la planificación, organización,
integración, dirección y control de los recursos (humanos, financieros,
materiales, tecnológicos.) de una organización, con el fin de obtener el
máximo beneficio posible; este beneficio puede ser social, económico,
dependiendo de los fines perseguidospor la organización.
Proceso Administrativo.
Según Pedro Sainz de Andino (2013), Proceso Administrativo es el
cauce formal de la serie de actos en que se concreta la actuación
administrativa, para la realización de un fin.
Proceso administrativo, es una serie o una secuencia de actos regido
por un conjunto de reglas, política y/o actividades establecidas en una

empresa, los procesos administrativos tienen la finalidad de potenciar la
eficiencia, consistencia y contabilidad de sus recursos humanos,
técnico y materiales.
El proceso administrativo radica en la previsión de los fenómenos
futuros y el control de los recursos en forma sistemática y ordenada, es
imprescindible que las políticas y actividades de cada proceso se aplique
de forma efectiva y simple, y en línea con los objetivos de la empresa.
Control Interno.
Un proceso no es más que el desarrollo en forma sistemática y
ordenada de un conjunto de operaciones en una determinada área o
departamento, se refiere a las actividades administrativas y contables de una
empresa, de esta manera se comprende el proceso de cuentas por pagar
como el flujo de las transacciones y registros contables en los que implica la
implementación de normas y procedimientos que controlen las actividades
del ciclo.
Resulta importante citar a Aguirre. J, y Escamilla. J, (1998), para
describir los objetivos del control del sistema de la siguiente manera:
Es imprescindible en los departamentos y en la organización como tal
tener sus actividades, normas, responsabilidades bien definidas por el cual
es importante informar y entrenar a los empleados al momento de ingresar a
alguno de estos puestos todos deben trabajar en equipo y estar siempre
comunicados ya que están estrechamente relacionados, respetando la
segregación de funciones y salvaguarda de documento como ha sido
expresado en el texto referido.

Notas de créditos.
La Nota de Crédito es un documento administrativo que sirve de
comprobante entre una empresa y un cliente, y, ofrecerá una serie de
ventajas a ambos.
En este documento se debe reflejar toda la información referente a
este saldo a favor que se le ha concedido al cliente.
Es muy usado por los proveedores y las empresas, ya que, sirve
para corregir errores cometidos en alguna factura. También ofrece ventajas
al cliente, ya que, dejará a los usuarios más conformes y asegurará futuras
ventas para la empresa.
Recursos Técnicos.
En el aspecto Técnico se consideran que el proyecto es factible ya
que la empresa Goldenfrost, S.A., posee todos los equipos necesarios que
faciliten el desarrollo del proceso.
Cuadro N° 04: Recursos Técnico.
Fuente: Leidy Franco. (2021)
EQUIPOS MOBILIARIO
S
ARTÍCULOS DE
OFICINA
COMPUTADO
R
Escritorios Lápices, Hojas
IMPRESORA Estantes Perforadora,
separadores
ESCANER Sillas Carpetas, grapadoras

Recursos Económicos.
Los gastos financieros son estimados y establecidos por la empresa,
por lo tanto, debe ser factible económicamente, ya que la empresa cuenta
con todos los recursos técnicos para hacer factible la Propuesta, no
necesitarealizar ninguna inversión.
Diseño detallado de la propuesta
Etapa I: Estrategias a utilizar para el control de las cuentas en el
área de Gestión de Cuentas en la empresa Goldenfrost, S.A.
En este sentido se trata de evaluar como el departamento maneja
las situaciones al momento generar notas de créditos y Facturación de
clientes, se realizó una investigación de campo para complementar la
recolección de datos, se utilizaron las siguientes técnicas a saber la
observación directa, la encuesta aplicada sobre una muestra seleccionada
de una población en área
 Observación directa: la presente investigación va
dirigida a Gestión de Cuentas área de Notas de créditos y
Facturacion, para esto se necesitó la colaboración y apoyo del
Ejecutivo Frost Office de área y del personal que labora en el
departamento de Gestión de Cuentas que se relaciona con el
puesto.
 Encuesta: se implementó como instrumento de medición,

dicho cuestionario se estructuró en una primera fase como un
formulario de preguntas de información, para conocer los datos del
encuestado (cargo del personal y ubicación dentro del departamento),
posteriormente se formuló una serie de preguntas cerradas de
respuestas “SI” Y “NO”, representando una cantidad de cinco (05).
 Para el diagnóstico situacional la población utilizada
fue de dos (2) personas que trabajan tanto el área, sujetos que
conforman la muestra, es decir, se prefiere trabajar con él (100%) de
la población.
Etapa II: Políticas de cobranza en el control de la gestión de
elaboración de Notas de Créditos y Re facturación en la empresa
Goldenfrost, S.A.
Tomando en cuenta los diferentes resultados encontrados al aplicar
la encuesta se podrá extraer información relevante que permitirá establecer
de forma ordenada y precisa a través de la planificación de control interno
indicando las funciones del departamento de cuentas por pagar para
corregir las debilidades existentes en este departamento.
A continuación, se presentan algunas debilidades encontradas:
 Deficiencia en la comunicación: en el departamento de
gestión de cuentas existe una comunicación deficiente esto es porque
no se ha aclarado algunos procesos, el personal encargado no
entrega las facturas a tiempo al ejecutivo que realizar procesos de
notas de créditos y refacturación esto trae como consecuencia que no
sean registradas cuando y como corresponden en sistema.

 Falta de control interno en la documentación: Se
evidencia la inexistencia de control interno, personal encargado de
informar dichas facturas que requieren ser procesadas no informa en
el tiempo correspondiente ocasionando que estas se acumulen en
cantidades la cual acarrea un atrasado al momento de cliente
cancelar dichas facturas. El proceso de notas de crédito y
facturacion se atrasa de tal manera que el ejecutivo encargado debe
realizar más de 100 notas de créditos en un día. la empresa debe
enfocarse en aquellos que dependen uno del otro para que exista
una fluidez de las operaciones en el desarrollo normal de las
actividades, esto va directamente relacionado por la falta de
lineamientos de las actividades que afectan al departamento.
Entre la fortaleza que se encontró en el área fue que el ejecutivo
encargado de la elaboración de notas de créditos y refacturación está
suficientemente motivado al aprendizaje y a mejorar su trabajo ya que la
gerencia de esta empresa siempre busca la manera de motivar a sus
empleados a través de la formación profesional cuando la persona se lo
solicita, con aportes para su formación.
Etapa III: Diseñar una plan de acción de control interno para recuperar
técnicas de registros de facturas basados en la gestión de cuentas y así
facilitar los tiempos de elaboración de Notas de créditos y refacturaciones en
la empresa Goldenfrost, S.A.
Para el cumplimiento de esta fase se tomó en cuenta los componentes

que deben conformar una planificación de control interno, este permitirá
describir las funciones que mejoraran el proceso de las notas de créditos y
refacturación en la empresa GOLDENFROST, S.A, en pro de fortalecer las
funciones que realizara el ejecutivo para lograr una mayor eficiencia a la hora
de realizar este proceso, así mismo se buscara mejorar con la aplicación de
este, el control interno de la documentación debido a la deficiencia que existe
al momento.
En relación con esto, se deben implementar ciertas normas para
contribuir al buen funcionamiento del departamento, para que así, este se
encuentre en actualización total de sus datos, estos serán:
 Se deberá verificar motivo por el cual cliente rechaza la factura
inicial y pide nota de crédito y refacturación así mismo se deberá observar si
dicha factura cumple con el tiempo correspondiente para realizar este
proceso.
 Semanalmente el encargado deberá revisar las solicitudes de
notas de créditos he informar al ejecutivo sobre estas y así evitar retraso de
los procesos.
 EL Ejecutivo encargado deberá realizar dichas notas de créditos
y refacturaciones en el plazo establecido.
 Las notas de créditos y refacturación serán realizadas cada
semana y deben ser entregada a cada cliente en el tiempo estipulado, luego
ser archivadas en su carpeta respectiva.

CONCLUSIONES
En el desarrollo de las pasantías en la empresa Goldenfrost, SA en el
Departamento de Gestion de Cuentas, fue bastante enriquecedor debido a
que me permitió como estudiante conocer todo el proceso que permite la
planificación del flujo de notas de créditos facturaciones, refacturaciones.
Se logró satisfactoriamente los objetivos planteados, lo que
permitió diseñar un manual para llevar un control en el departamento de
gestión de cuentas. Luego de utilizar los instrumentos recolectados de datos
se ha podido concluir que la forma de los métodos establecidos actualmente
que se maneja en el departamento existe fallas que hay que mejorar con la
aplicando del manual.
Todo este análisis permitió plantear todas las habilidades
necesarias para lograr cumplir la última fase de este informe de pasantías la
cual consiste en diseñar un manual de normas y procedimientos para llevar
un control en la elaboración de notas de créditos y refacturaciones en el
departamento de Gestion de cuentas.

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