El documento proporciona orientación sobre cómo los voceros de una empresa pueden comunicarse efectivamente con los medios de comunicación. Explica la importancia de definir claramente el mensaje y la imagen que se desea transmitir, y proporciona consejos sobre cómo prepararse y responder a diferentes tipos de entrevistas con los medios. También cubre temas como la comunicación en momentos de crisis y cómo los medios pueden influir en la percepción pública de una organización.

1. TALLER DE VOCEROS
“Media Training”

2.  Información y comunicación no son lo mismo.
Comunicarse de verdad es más complejo y delicado que poner en
marchas sistemas de información.
La comunicación no debe confundirse con los medios que utiliza.
Querer comunicar, tener voluntad de comunicar, no es suficiente.
Además hay que ser “capaz” y disponer de los medios indispensables.
Para que exista auténtica comunicación no es suficiente con que
haya información recíproca; deben existir intercambios reales
(sentimientos) y modificación del conocimiento mutuo que pueda
afectar las pautas del comportamiento del otro.
CUESTIONES PREVIAS

3. Cualquier contacto con terceras partes relacionado al desempeño
financiero o comercial de la empresa, sus estrategias, adquisiciones,
escisiones, litigios o cualquier tipo de información, está restringido al
Gerente General y a las personas que él autorice.
Sin embargo, las principales gerencias/áreas deben ser proactivas
para comunicar y promover sus logros, así como para difundir
aspectos que sean relevantes para la empresa.
El Gerente de Asuntos Corporativos será responsable de la
coordinación y gestión de las comunicaciones internas y externas.
 El Comité de Crisis de Comunicación (Gtes. de RRHH, Legal y
Asuntos Corporativos) es la instancia formal par discutir/definir los
temas de comunicación críticos.
ROLES DE LAS PARTES

4.  El objetivo de un taller de voceros es
capacitar a altos directivos de la empresa
para transmitir una imagen positiva y
coherente de la organización en los medios
de comunicación.
 La exposición en medios es una
oportunidad que no debemos desaprovechar
para transmitir nuestros mensajes; pero hay
que estar preparados.
 Las organizaciones no son “islas” y tarde o
temprano los medios de comunicación
tocarán la puerta (o nosotros tocaremos la
suya). Si somos proactivos, podremos
capitalizar estos encuentros.
 Para enfrentar las crisis hay que estar
preparados.
¿POR QUÉ REALIZAR UN TALLER DE VOCEROS?

5.  Antes de dar declaraciones a los
medios de comunicación es vital saber
qué IMAGEN vamos a transmitir.
Las intervenciones en los medios deben
estar de acuerdo con el posicionamiento
de la empresa/el Grupo.
El no contar con un posicionamiento
previamente definido para llegar a los
medios de comunicación distorsiona la
imagen de la organización. En lugar de
convertirse en un medio de apoyo puede
llevar a confusiones.
Las declaraciones a la prensa se
constituyen en uno de los elementos
claves para transmitir a diferentes
públicos un posicionamiento de éxito y
coherencia.
¿QUÉ IMAGEN DESEAMOS TRANSMITIR?

6. ¿QUÉ IMPORTANCIA TIENEN LOS
MEDIOS DE COMUNICACIÓN EN LA
IMAGEN DE SU ORGANIZACIÓN?

7. Un principio básico:
Dos niveles:
1. HACERLO BIEN = Un nivel ético
2. COMUNICARLO BIEN = Un nivel de información

8.  Los medios de comunicación son canales que
colocan a su organización "en vitrina".
Los medios de comunicación son una
herramienta clave para llamar la atención y
conseguir una buena imagen pública.
Los mensajes que son difundidos a través de
los medios de comunicación influyen en el
público en general y las audiencias objetivo.
Los medios, al prestar atención a algunos
temas e ignorar otros, ejercen un efecto sobre
la opinión. La gente conoce los temas que
ocupan los medios y tiende a adoptar su orden
de prioridades.
LOS MEDIOS COMO CANAL DE INFORMACIÓN

9. TIPOS DE ENCUENTROS
CON LOS PERIODISTAS

10. •La NDP es el medio por el cual se comunica
una empresa con la prensa.
•La NDP debe contener información de interés
social.
•La NDP debe ser clara y precisa.
NOTA DE PRENSA
•Esta clase de entrevista permite una mayor
relación entre el periodista y el vocero. Pero no
se confíe esta puede ser un arma de doble filo.
•Debe tener en cuenta que el periodista esta
trabajando y no de visita.
•Sus respuestas deben ser lo más claras posibles.
Nunca pida ver la información antes de que está
se publique.
ENTREVISTAS EN MEDIOS ESCRITOS
•No dé declaraciones sin tener bien definido lo
que quiere comunicar.
•Confirme los temas que el periodista quiere
tratar.
•No se extienda en un solo punto. Debe tener
en cuenta que debe exponer todos los mensajes
que se ha planteado.
ENTREVISTASTELEFONICAS
•Asegúrese si el programa es grabado o en vivo,
puede tener la oportunidad de rectificar.
•Utilice notas de apoyo.
•Tenga una buena postura y buena dicción.
ENTREVISTAS PARA RADIO
TIPOS DE ENCUENTROS CON LOS PERIODISTAS

11. •Sea puntual.
•Vista apropiadamente.
•Relájese y mire siempre al entrevistador, nunca
a la cámara.
•Responda directa y brevemente.
•Sea siempre positivo en sus respuestas.
•Tenga una buena postura, trate de controlar sus
muecas y ademanes.
ENTREVISTAS ENTELEVISIÓN
En una conferencia de prensa o rueda de prensa,
el vocero se somete a preguntas de los
periodistas, normalmente, tras una breve
declaración inicial.
•Asegúrese de tener claro lo que va a
comunicar.
•No olvide las preguntas difíciles.
•Sea puntual.
•No hable previamente con los periodistas.
•Su exposición no debe sobrepasar los 20
minutos
•Facilite documentación escrita.
CONFERENCIAS DE PRENSA
•Sirve para iniciar o mantener una relación más
estrecha con los periodistas.
•Se convocan en forma de desayunos, almuerzos,
etc. con periodistas especializados.
•La información debe ser selectiva y exclusiva o
debe tener una relación directa con el
periodista.
REUNIONES DE TRABAJO
TIPOS DE ENCUENTROS CON LOS PERIODISTAS

12. TÉCNICAS PARA SER
UN BUEN ENTREVISTADO

13.  Ninguna entrevista es una conversación casual, nunca improvise.
Empiece poco a poco, con grupos pequeños.
Mantenga el control de la entrevista.
Regrese a los puntos básicos tantas veces como pueda
(argumentario).
Minimice las distracciones.
Haga contacto visual con el periodista y, eventualmente con la
cámara.
Nunca repita un comentario en negativo. Todo debe ser fraseado
en positivo.
No use jerga, ni lenguaje técnico complicado, hable como lo hace
normalmente.
Nunca especule, si hay algo que usted no sabe sobre su empresa o
tiene dudas de su impacto, siempre es posible comprometerse a
obtener esa información en un plazo breve.
Responda, pero recuerde que su misión es transmitir los mensajes
claves.
LOS DIEZ “MANDAMIENTOS”

14. El mensaje que queremos comunicar debe ser una
noticia (una historia) y por lo tanto debe tener las
siguientes características:
1. Novedosa y actual.
2. Comprensible.
3. Debe ser de interés general para el público.
El mensaje debe ser articulado:
1. Primero lo más importante.
2. Usar ejemplos puntuales y explicativos.
3. Al final agregarle información general o del sector.
El vocero debe ser capaz de manejar diferentes lenguajes,
en función de la audiencia a la que se dirige.
¿CÓMO DEFINIR NUESTRO MENSAJE?

15. PRIORIDADES EN EL MENSAJE
Es esencial que todas las declaraciones – orales o
por escrito – por parte de Camposol reflejen las
siguientes prioridades:
1. La Gente: siempre tiene el primer lugar
2. El Medio Ambiente: la segunda prioridad
3. La empresa y sus activos: subordinados a la
gente y al medio ambiente

16. Siempre trate a los periodistas de manera
profesional y cortés, independientemente de
la posición que ocupen en el medio en el que
trabajen. Antes de acordar llevar a cabo una
entrevista recuerde:
¿A qué medio representa el periodista? Es
apropiado preguntarlo directamente.
¿Cuál es la audiencia? De manera que Usted
pueda enfocar el mensaje con ese público en
mente.
¿Qué ángulo le están dando a la historia? y
¿Con quién más han hablando al respecto? Así
Usted se puede preparar ante preguntas
eventuales.
¿Cuáles son los objetivos y mensajes que se
quieren comunicar?
ANTES DE UNA ENTREVISTA

17. Una entrevista no es una
conversación, es una oportunidad
focalizada y concreta para
presentar información positiva
sobre sus actividades, planes y
proyectos, productos y sobre la
empresa/el Grupo en general.
Presente sus ideas al principio de
la entrevista.
Manténgase en control usando el
método ABC (Acklnowlege, Bridge
& Communicate), que consiste en
referirse a la pregunta, usar una
frase puente y luego reforzar el
mensaje positivo.
DURANTE LA ENTREVISTA

18. Nunca diga “sin comentarios”, explique por qué usted no es la persona
apropiada para dar esa información (use una frase puente y vuelva a un
mensaje positivo).
Si usted no tiene o no está seguro de la información es apropiada, dígalo
abiertamente y comprométase a obtener la respuesta en un plazo
razonable.
Mantenga el contacto visual, use lenguaje no verbal positivo, sonría y
vístase apropiadamente.
Durante la entrevista, muéstrese interesado todo el tiempo, acepte sólo
agua y respire profundo para relajarse.
RECUERDE

19. RECOMENDACIONES PARA
VOCEROS EFECTIVOS

20. El mensaje tiene que ser claro,
conciso y sencillo.
No se dirija al periodista, sino al
público del medio de comunicación.
Un entrevistado nervioso y poco
seguro le quita credibilidad a los
mensajes.
No tome nada como algo personal,
USTED ES LA EMPRESA.
Si lo critican o cuestionan tómelo
como que están hablando de otro.
El MOMENTO y el CONTEXTO son
importantes para aclarar las dudas.
ELEMENTOS CLAVE PARA EL MOMENTO
DE LA ENTREVISTA

21. 1. Prepárese: es la clave del éxito
2. Sea usted mismo
3. Hay que mostrarse abierto y
honrado
4. Sea breve
5. Sea sencillo
6. Vístase para la ocasión
7. El entrevistador no es su
enemigo
8. Repetir su smensaje sclave
9. No permita que el entrevistador
domine.
10. Nunca diga “sin comentarios”.
DECÁLOGO DEL BUEN ENTREVISTADO

22. LA COMUNICACIÓN EN
MOMENTOS DE CRISIS

23. Las crisis surgen en dos situaciones:
o Porque hemos subestimado o ignorado un tema difícil.
o Porque ocurre un desastre (de fuente externa).
En casos de crisis, sus objetivos de comunicación deben ser:
o Minimizar publicidad/apariciones negativas.
o Eliminar la cobertura en el mediano y largo plazo.
o Preservar la confianza pública.
o Identificar aspectos positivos.
o Asegurar un balance en la presencia en medios.
LA COMUNICACIÓN EN MOMENTOS DE CRISIS

24.  Cuando enfrente una crisis refiérase
siempre a las personas, exprese
preocupación y compromiso con aquellos que
hayan podido ser afectados y muestre
resultados concretos de las acciones que se
están tomando al respecto.
Mantener la calma, no entrar en pánico.
 Conocer los hechos.
 Organizar el equipo de crisis.
 Abrir los canales de comunicación entre
todos.
 Convocar al Comité responsable del tema.
¿QUÉ HACER DURANTE UNA CRISIS?

25.  No especule, culpe o
admita la culpa hasta que
se conozcan todos los
hechos en profundidad.
 Esperar a que la crisis se
vaya sola y no hacer nada.
 Tratar de manejar la crisis
solo.
 Dar respuestas inmediatas
a los periodistas sin tener
conocimiento del tema.
¿QUÉ NO HACER DURANTE UNA CRISIS?

26.  Ganar tiempo, para estar seguro de los
hechos.
 Ser amigable, no confrontacional.
 Obtener información de los periodistas que
llamen. (¿De que medio son, nombre,
teléfonos y hora límite que tienen para
responder?)
 Si es abordado de manera inesperada por
cámaras o micrófonos, pida de manera
cortés apagar por unos segundos los
equipos para que usted pueda entender la
naturaleza de la entrevista y asegurarse de
que es la persona apropiada para dar
declaraciones sobre el tema.
¿QUÉ HACER ANTE LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN?

27. 1. Prometer algo a los medios de
comunicación y no cumplir.
2. Tratar de especular o responder
preguntas de los periodistas sin
conocer plenamente los hechos.
3. Asumir que la información que
tienen los medios es correcta
sin verificarla.
4. Ofrecer opiniones personales.
5. Brindar los teléfonos de los
directivos principales.
¿QUÉ OTRAS COSAS NO HACER ANTE LOS MEDIOS
DE COMUNICACIÓN?

28. 1. Analice bien si está realmente ante una crisis o un problema de
“mala prensa”.
2. Tenga un Comité de Crisis siempre preparado y profesionales
capaces de hablar con los medios.
3. Acepte su responsabilidad aunque crea fervientemente ser
victima.
4. Asegúrese de estar siempre al tanto de qué pasa en su empresa
antes de que se enteren los medios.
5. Asegúrese de que sus empleados conozcan su visión antes de que
salga en los medios. De lo contrario puede agravar el clima
interno.
6. No trate a los medios como enemigos. La información que no les
dé, la buscarán en otra fuente.
7. No se vuelva ahorrativo a la hora de decidir una costosa
recuperación de producto o compensación de "damnificados".
8. Busque aliados que, en medio de la crisis, puedan hablar a favor
de la empresa. Serán más creíbles.
9. Recuerde que las primeras 24 horas harán la gran diferencia en el
manejo de crisis.
10. Usted representa a la empresa, siéntase seguro del discurso que
dará. No lo olvide, es importante prepararse.
DECÁLOGO DE LA CRISIS