Este documento resume los 10 errores más comunes que cometen las pequeñas y medianas empresas. Estos incluyen la falta de una misión y visión claras, una estructura organizacional deficiente, falta de capacidad para delegar tareas, ausencia de políticas y procedimientos documentados, falta de controles e indicadores, comunicación deficiente, falta de métodos de evaluación, escasa planeación y análisis del entorno, y no definir programas de trabajo. Superar estos errores es clave para el éxito de una pyme.

1. “ LOS DIEZ ERRORES MAS COMUNES EN LAS PYMES”

3. Error 1: Falta de Misión y Visión “ Sin una estrategia, no existe ninguna dirección establecida que seguir, ningún mapa que consultar, ningún plan de acción coherente que produzca los resultados deseados”

4. Misión : La misión es un enunciado breve y sencillo que describe la razón de ser o el fin último de una organización dentro de su entorno y de la sociedad en general Elementos básicos que debe contener una Misión : Producto y/o Servicio Mercado al que va dirigido Ventaja Competitiva A través de que logro la ventaja competitiva

5. Ejemplos de Declaraciones de Misión : Honda: La misión de Honda es ofrecer productos, tecnologías y servicios que contribuyan a la sociedad, mejorando de manera sustanciosa la calidad de vida de la gente. Por eso, la empresa trabaja arduamente en la realización de productos cada vez más seguros, que preserven el medioambiente, y posean una calidad inigualable. Honda visualiza desafíos por delante y los afronta a diario con el objetivo de construir un futuro repleto de sueños alcanzados.

6. “ Una organización que busca la calidad total sin una visión y objetivos claros, es como un barco en el que todo funciona bien, pero que no se sabe a dónde va”

7. Visión : La visión a futuro es el destino o puerto mas próximo al cual se pretende llevar a la organización La visión es un sueño puesto en acción Las acciones sin visión carecen de sentido La visión sin acciones se vuelve ficción

8. Para definir la VISION DEL NEGOCIO es importante visualizar que tipo de empresa se quiere tener en un periodo de cinco años. Se debe tener en cuenta que las ideas que se tengan deben ser: Alcanzables Claras Bien definidas

9. Error 2 : Estructura Organizacional Deficiente

10. Empresas que carecen de: Organigrama Descripción de Funciones Definición de Perfiles Consecuencias: Una persona recibe ordenes de más de una persona Duplicidad de Funciones Retrabajo Se dejan de hacer acciones importantes en una organización Cargas de Trabajo Irregulares

11. Descripción de puestos Nombre del Puesto Objetivo del Puesto Reporta a Subordinados Perfil General Funciones Generales Funciones Específicas

12. Error 3: Falta Capacidad para Delegar: Centralización

13. El exceso de trabajo es un reclamo común de los propietarios de pequeñas empresas, quienes también se quejan de que nunca les alcanzan las horas del día para desahogar el trabajo. Sin embargo, este problema pudiera remediarse con una efectiva delegación. Delegar es el arte de obtener cosas a través de otra gente

14. Delegar se presta a malos entendidos ya que no se trata de librarse de tareas sencillas para las que no tienes tiempo. Delegar no sólo le permite conseguir más tiempo para hacer lo realmente importante, sino que ayuda a los miembros de su equipo a desarrollar su potencial, lo que aumenta la eficacia de dicho equipo y su crédito

15. Error 4: Falta de Políticas y Procedimientos

16. El empresario, generalmente es renuente a la planeación y actúa muchas veces por su intuición, toma decisiones sobre la marcha y se hace un EXPERTO EN RESOLVER PROBLEMAS. La operación de su negocio la establece de manera verbal e informal; no cuenta con sistemas de evaluación de desempeño, no lleva un registro cronológico y secuencial de las operaciones

17. Puntos a Considerar al Documentar Procesos: OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLES DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DIAGRAMA DE FLUJO DOCUMENTOS RELACIONADOS SISTEMA DE SEGUIMIENTO

18. Error 5 : Falta de Controles e Indicadores

19. El empresario desconoce en la mayoría de los casos la situación financiera de su empresa debido a que no lleva los controles ni registros necesarios para conocer sus ingresos, egresos, rotación de inventarios, porcentaje de ventas a crédito, material, equipo, etc.

20. Error 6 : Comunicación Deficiente

21. ¿Cómo mejorar la Comunicación? Juntas Periódicas Reportes Informativos Publicaciones Internas Mails

22. Error 7: Falta de Métodos de Evaluación

23. Evaluaciones Subjetivas: Empleados evaluados por el horario que pasan en la oficina y no por su productividad Falta de indicadores que permitan ver el avance de los Programas de Trabajo y las Estrategias

24. Error 8: Falta de Planeación y Análisis del Entrono

25. Objetivo : Los objetivos sirven como patrones para seguir la trayectoria del rendimiento y el avance de una organización. El propósito de establecer objetivos es transformar la declaración de la misión y visión de la organización en objetivos específicos de actuación.

26. ADMINISTRACION ESTRATEGICA Los objetivos deben fijarse por escrito Deben fijarse los objetivos en forma separada

27. Siempre debe fijarse la fecha en que los objetivos se deberán lograr Los objetivos deben ser específicos, claros y precisos para todos los que van a participar en su realización

28. Ejemplos de Objetivos : Objetivos de Mc Cormick & Company Lograr un ritmo de crecimiento anual neto de ventas del 10%. Lograr una rentabilidad del 20% sobre las acciones en un período de 6 meses.

29. Error 10: No se definen Programas de Trabajo

31. GRACIAS!!