Las cuentas por pagar son deudas que una empresa contrae por la compra de bienes y servicios a crédito. Surgen por las compras que realiza una empresa y se convierten en pasivos que debe pagar. Es importante llevar un registro y control de las cuentas por pagar para realizar pagos oportunos y analizar la situación financiera de la empresa.

1. Cuentas por pagar

2. ¿Qué son?
Consiste en una deuda contraída por la
empresa relacionada directamente con la
actividad económica de la empresa.
Una cuenta a pagar es una cuenta deudora
en una empresa e indica que ésta tiene que
pagar a sus proveedores (u otros
acreedores).

3. ¿Como se dan?
Las Cuentas por Pagar surgen por
operaciones de compra de bienes materiales
(Inventarios), servicios recibidos, gastos
incurridos y adquisición de activos fijos o
contratación de inversiones en proceso.
Por lo general, las compras realizadas por
una empresa son a crédito. Al efectuarse la
compra, el negocio adquiere una
responsabilidad por pagar, la cual debe
liquidarse en alguna fecha futura. Estas
partidas por pagar en las que se ha incurrido
como consecuencia de compra de materiales
o mercancías a crédito se convierten en
pasivos que deben pagarse con dinero,
mercancías o servicios.

4. Aspectos
importantes
para recordar:

6. Condiciones de
crédito
● Si su vencimiento es mayor a doce
meses, se registran como cuentas a
largo plazo.
● Al finalizar cada periodo económico,
deben reclasificarse a corto plazo
Cuentas por pagar a largo
plazo.

7. ● Si son pagaderas a menor de doce
meses se registran como Cuentas por
Pagar a Corto Plazo.
● Verificación de los documentos en los
expedientes de pago por acreedores
● Comprobar si existen partidas o saldo
deudor.
● Análisis por edades determinado los
adeudos vencidos
Cuentas por pagar a corto plazo.

8. Clases de
cuentas por
pagar
Cuentas por pagar a proveedores
● Representan la cantidad de dinero que
se debe a los proveedores, por
mercancías compradas con el
propósito de re-venderlas.
Sueldos por pagar
● Sueldos que se deben a los
trabajadores
Intereses por pagar
● Intereses acumulados sobre
documentos por pagar
Impuestos por pagar
● Importes que se deben por conceptos
de impuestos

9. Financiamiento
El nivel de las cuentas por pagar está
determinado principalmente por el nivel de
compras de inventarios pues son los que
fijan las erogaciones que deben hacerse y en
menor grado por los conceptos de gastos.
E l nivel de cuentas por pagar debe vigilarse
en razón de la solvencia de la empresa la
que tiene que tener una relación del monto
del pasivo al valor del capital contable de la
empresa.
Nivel de financiamiento.

10. ● Elevar al máximo el financiamiento
que no tiene costo para la empresa
de crédito con proveedores, se fija
con parámetros en términos de días
de crédito y se asigna según los
diferentes insumos que se adquieren.
● Aprovechamiento de los descuentos
de pronto pago o pago anticipado.
● Nivel de endeudamiento de la
empresa.
● Vigilar la exposición de las cuentas
por pagar ante la inflación y
devaluación de la moneda.
Políticas de financiamiento.

11. Control
En todas las transacciones va a haber
dos puntos de control.
Un principio básico es que exista un
registro por la compra de bienes o
servicios.
Las transacciones que se registran por
estos conceptos son muy numerosas e
importantes, por lo que debe de existir un
control interno que salvaguarde la
integridad de las operaciones y permita
un registro que deje información para
poder consultar sus movimientos y saldos
en cualquier fecha.
La administración de la empresa debe
asegurarse del control existente de las
cuentas por pagar dentro de las empresa.

12. El control operativo
de la empresa debe
incluir:
● Procedimientos de fondo que deban
seguirse en relación con los deberes
y obligaciones de cada uno de los
departamentos que integran la
organización.
● Las cualidades y conocimientos que
deberá reunir el personal de acuerdo
con sus atribuciones.
● Un plan de organización que
muestre una separación apropiada
de funciones y responsabilidades.
● Un sistema de autorización y
procedimiento de registro adecuado
que provea un control contable
exacto sobre el activo, pasivo,
ingresos y gastos.

13. Control interno
sobre las
cuentas por
pagar
Al pensar en el control internos sobre las
cuentas por pagar, es importante reconocer
que las cuentas por pagar de una compañía
son las cuentas por cobrar de otras, Por tanto,
hay poco peligro de que pasen errores
inadvertidos en forma permanente, puesto
que, generalmente, los acreedores del cliente
llevan un registro completo de sus cuentas.

14. Sistema de
cuentas por
pagar
Con base en los saldos actualizados,
se pueden emitir diversos reportes,
incluyendo:
1. Antiguedades de saldo.
2. Estados de cuenta.
3. Reporte de pagos futuros.
4. Reporte de plazos medios de pago.

15. Ciclo de las
cuentas por
pagar
1. Detección de necesidades
(planificación de la producción, compra
urgente).
2. Pedidos (requisición interna,
planificación de la compra, colocación
de la orden de compra).
3. Recepción (inspección y
aprobación).
4. Almacenamiento o uso (clasificación
y organización).
5. Registro(recepción de factura,
validación y registro).
6. Pago (disponibilidad, aprobación y
desembolso).

16. Cuentas por pagar es un instrumento
práctico para labores constantes, es un
manejo sencillo que le brinda mayor
productividad a su empresa por la
confiabilidad de su información,
reducción de errores y un auxiliar infalible
además de oportuno en la realización de
pagos o control de saldos de sus
proveedores por conceptos de compra u
otros diversos.
Posee además todas las actividades
para cubrir sus expectativas en la
planeación, realización y control de
pagos. Además sus efectivos reportes le
garantizan pleno conocimiento de sus
movimientos bancarios.

17. Fuentes de
financiamiento
a corto plazo
● Crédito comercial de proveedores
(días de crédito, descuento por
pronto pago).
● Crédito bancario o de entidades
financieras (costo y gastos
asociados).
● pasivos acumulados (postergación
de pago a empleados, estados,
etc)
En cuentas por pagar puede realizar los
movimientos a proveedores, programar
los pagos, imprimir sus cheques,
consultar pagos, efectuar movimientos a
sus chequeras, así como auxilio en su
conciliación bancaria, entre otras
actividades.

18. Las cuentas por pagar y los documentos
por pagar figuran en el balance de una
empresa como parte de sus pasivos.
El balance ofrece una instantánea de la
situación financiera de una empresa en
un momento dado.
Los gestores y los inversores utilizan el
balance para tomar decisiones
financieras importantes con respecto a
una empresa.
Las cuentas por pagar y los documentos
por pagar se utilizan en combinación con
otras cuentas en los estados financieros
para calcular importantes indicadores
financieros.

19. Caso práctico

28. Ejemplos de
asientos de las
cuentas por
pagar
● En contabilidad a la hora de
realizar las transacciones
contables, uno de los asientos
iniciales que determinan las
cuentas por pagar, es cuando
registramos una compra de
inventario a crédito.
● La empresa Yucatán compra
mercancías a crédito por la suma
de 430,000 mas iva del 16%, con
condiciones 10/15, 8/25, n/30,
CUENTA DEBE HABER
Inventario 430 000,00
iva 16% 68 800,00
cuenta por pagar (Proveedores) 498 800,00
registro de la compra a credito

29. Ejemplos de
asientos de las
cuentas por
pagar
● En el ejemplo anterior si la
empresa Yucatán desea pagar al
final del periodo de crédito
concedido, si aplicar ningún
descuento, el asiento seria:
CUENTA DEBE HABER
Cuenta por pagar (Proveedores) 498 800,00
Bancos 498 800,00
Cancelación de la cuenta por cobrar

30. Ejemplos de
asientos de las
cuentas por
pagar
● Cuando la empresa decide que le
apliquen los descuentos por
pronto pago que le pueden
aplicar, la metodología que se
puede utilizar es el siguiente:
● A- que le apliquen la condición
10/15
● En el asiento se demuestra como
registrar el descuento y cancelar
la cuenta por pagar.
MONTO DESCUENTO
MONTO DEL
DESCUENTO
MONTO A
PAGAR
498 800,00 10% 49 880,00 448 920,00
CUENTA DEBE HABER
Cuenta por pagar (Proveedores) 498 800,00
Descuento por pronto pago 49 880,00
Bancos 448 920,00
Cancelación de la cuenta por Pagar

31. Ejemplos de
asientos de las
cuentas por
pagar
● Cuando la empresa decide que le
apliquen los descuentos por
pronto pago que le pueden
aplicar, la metodología que se
puede utilizar es el siguiente:
● B- que le apliquen la condición
8/25
● En el asiento se demuestra como
registrar el descuento y cancelar
la cuenta por pagar.
MONTO DESCUENTO
MONTO DEL
DESCUENTO
MONTO A
PAGAR
498 800,00 8% 39 904,00 458 896,00
CUENTA DEBE HABER
Cuenta por pagar (Proveedores) 498 800,00
Descuento por pronto pago 39 904,00
Bancos 458 896,00
Cancelación de la cuenta por Pagar

32. Ejemplos de
asientos de las
cuentas por
pagar
● Cuando las empresas compran
mercancías, y estas salen
defectuosas se le pueden aplicar
devoluciones que también
permiten descontar del pago al
proveedor, y ser menor la
cantidad del pago.
● La empresa Yucatán de la
compra de mercancías a crédito
por la suma de 430 000, varias
piezas salieron defectuosas, se le
devuelven al proveedor por la
suma de 70 000 mas el IVA 16%
CUENTA DEBE HABER
Cuenta por pagar (Proveedores) 81 200,00
Devolucion sobre compra 70 000,00
iva 16% 11 200,00
Devolución de mercadería

33. Ejemplos de
asientos de las
cuentas por
pagar
● Las cuentas por pagar se activan
también cuando la empresa solicita un
préstamo, sea a corto plazo o largo, por
ejemplo en alguna institución financiera
o bancos utilizando algún documento.
Cantidad $´179´100,000.00
● Ejemplo.
CUENTA DEBE HABER
Bancos 179 100 000,00
Documentos por pagar 179 100 000,00
Registro del préstamo del banco.

34. Ejemplos de
asientos de las
cuentas por
pagar
● Cuando se debe de realizar el pago de
los prestamos bancarios se realiza el
pago respectivo del monto que amortiza
la cuenta y el pago de los intereses que
se toman como gastos, los cuales no
conforman el rebajo de la cuenta del
préstamo.
● Ejemplo. Se paga
CUENTA DEBE HABER
Documento por pagar 290 000
Gasto por intereses 28 900
Bancos 318 000
Pago del préstamo del banco.

35. Ejemplos de
asientos de las
cuentas por
pagar
● Cuando se debe de realizar el pago de
los prestamos bancarios se realiza el
pago respectivo del monto que amortiza
la cuenta y el pago de los intereses que
se toman como gastos, los cuales no
conforman el rebajo de la cuenta del
préstamo.
● Ejemplo. Se paga la suma de 318 000
pesos distribuidos en intereses y la
amortización de la cuenta.
CUENTA DEBE HABER
Documento por pagar 290 000
Gasto por intereses 28 900
Bancos 318 000
Pago del préstamo del banco.

36. Ejemplos de
asientos de las
cuentas por
pagar
● Las empresas también tienen
compromisos por pagar con instituciones
o con los empleados, por ejemplo el
registro del pago de la planilla
● Ejemplo. Se registra la planilla para pagar
el 15 del mes.
● Luego se registra cuando se paga la
planilla.
CUENTA DEBE HABER
Gastos de Ventas 5 000 000
Sueldos por pagar 5 000 000
Registro de la nomina de la quincena
CUENTA DEBE HABER
Sueldos por pagar 5 000 000
Bancos 5 000 000
Pago de la nomina quincenal