1. Jose vigahil mejia sierra

3. Las cuentas y documentos por cobrar se constituyen en una de las
alternativas más viables para el crecimiento de las entidades, puesto
que al otorgar créditos, incrementan sus utilidades, lo que les permite
desarrollarse, sin embargo, también implican un riesgo inherente a
ellas por la morosidad de los clientes lo que afecta la liquidez.
Ninguna entidad puede tener certeza del pago de sus
clientes, dado que por diversos motivos, ajenos o no a su
control, estos no pueden cancelar sus deudas y por consiguiente una
alta inversión en cuenta por cobrar puede volver insolvente la
organización.

4. Cuentas por cobrar:
Representan los créditos a favor de la empresa. Esta cuenta representa
únicamente los créditos otorgados a los clientes provenientes de ventas
a crédito y operaciones conexas.
En esta cuenta se suelen incluir no siempre de buena fe otros diversos
créditos a favor de la empresa.
Documentos por cobrar
Representan los créditos a favor de la empresa. Los documentos
negociables más importantes que se controlan por intermedio de esta
cuenta son la letra de cambio o giros y los pagarés, para que sean
registrados en esta cuenta deben ser aceptados por sus deudores.

5. Estos documentos se extienden a días plazo y se amparan en:
Pagaré
Letras de cambio
Contratos
Todo documento debe contener:
Fecha de emisión: día en que se pacta la negociación, en la cual se
formaliza el documento.
Beneficiario, tenedor o librador: persona natural o jurídica poseedora
de los derechos que otorga el documento.
Deudor, girador o librado: persona natural o jurídica responsable de
las obligaciones que genera el documento.
Monto de la negociación o acuerdo: valor por el cual se ha pactado
la negociación, que representa el financiamiento hecho por el
beneficiario al deudor, a este monto se le denomina también capital
o principal.
Intereses: es el cargo financiero que debe pagar el librado al librador
por
el uso del monto de la negociación.

7. Clasificación Cuentas y Documentos Por Cobrar
Las cuentas por cobrar pueden clasificarse como de exigencia
inmediata: CORTO PLAZO y A LARGO PLAZO.
Corto plazo: Aquellas cuya disponibilidad es inmediata dentro
de un plazo no mayor de un año.
Largo plazo: Su disponibilidad es a más de un año.
Las cuentas por cobrar a corto plazo, deben presentarse en el
Estado de Situación Financiera como activo corriente y las cuentas
por cobrar a largo plazo deben presentarse fuera del activo no
corriente.
Pueden subclasificarse de acuerdo a su origen en dos grupos que son:
a) A cargo de clientes y b) A cargo de otros deudores

8. SUBCLASIFICACION DE ACUERDO AL ORIGEN
 Cuentas por cobrar al cliente: está compuesto de los montos que
acuerdan los clientes con la empresa, debido al crédito tomado
por la venta de mercancías ó prestación de servicios que
representan la actividad normal de la misma.
 Cuentas por cobrar funcionarios y empleados: son los acuerdos que
los funcionarios y empleados hacen con la empresa por concepto
de ventas a créditos, anticipo a sueldo, entre otros, lo que se le
descuenta después de su salario.
 Otras cuentas por cobrar: estas surgen por una variedad de
transacciones tales como, ventas o compras de algo, alquileres por
cobrar, comisiones por cobrar, intereses por cobrar, daños o
perdidas entre otros.

9. Procedimientos de control interno.
 Algunos procedimientos de control interno aplicable a las cuentas y
documentos por cobrar son los siguientes:
 Los funcionarios independientes responsables de la cobranza no
deben estar relacionados con los encargados de las cuentas y
documentos por cobrar, pues el funcionario actúa como elemento de
control de trabajo del encargado del registro auxiliar y del cajero.
 Si hay más de un funcionario o empleado encargado del auxiliar de
Cuentas por cobrar, habrá que cambiarlo de sección o de
responsabilidad ocasionalmente, ciertamente la rotación de personal
permite la Rotación de responsabilidad, lo cual permite la verificación
de un encargado a otro.

10.  El funcionario responsable de aprobar y otorgar créditos debe de estar
separado de las secciones y personas encargadas del departamento
de crédito, del encargado del registro auxiliar y de todas las personas
relacionadas con las cuentas y documentos por cobrar.
 Deberán establecerse políticas para la autorización de líneas de
crédito por funcionarios debidamente autorizados y facultados por
escrito.
 Las cuentas canceladas por incobrables deberán ser autorizadas por
un funcionario facultado para ello.
 Elaborar periódicamente reportes de antigüedad de saldos, por
personal diferente e independiente de las funciones de cuentas y
documentos por cobrar, para obtener información sobre pagos no
registrados equivocadamente.

11. Aplicación de aspectos legales.
Aspectos mercantiles:
Art. 443, 444 y 454 del Código de Comercio.
 Letra de cambio (Art. 702 al 787 del Código de Comercio):
título valor empleado para hacer valer el derecho proveniente de
Una transacción de crédito, que puede ser aceptación negociable,
letra negociable, aceptación comercial o aceptación bancaria.
 Pagaré (Art. 788 al 792 del Código de Comercio): título valor a la orden
empleado para hacer valer el derecho proveniente de transacciones
crediticias.
Aspectos tributarios:
Art. 31 numeral 2) de la ley de impuesto sobre la renta.
Art. 37 y 38 del reglamento de la ley de impuesto sobre la renta.

12.  Según la NIC 39 Préstamos y partidas a cobrar son activos financieros no
derivados cuyos cobros son fijos o determinables, que no se negocian en
un mercado activo y que son distintos de:
Los que la entidad tenga la intención de vender inmediatamente o en
un futuro próximo, que serán clasificados como mantenidos para
negociar y los que la entidad, en el momento del reconocimiento
inicial, haya designado para su contabilización al valor razonable
con cambios en resultados;
Los que la entidad designe en el momento de reconocimiento inicial
como disponibles para la venta; o
Los que no permitan al tenedor la recuperación sustancial de toda la
inversión inicial, por circunstancias diferentes a sus deterioro crediticio,
que serán clasificados como mantenidos para la venta.

13.  Los clientes son la principal subcuenta de cuentas por cobrar. En
ella se detallan todos los clientes de la cartera de la empresa.
Para cada cliente debe existir un expediente en el cual se
consigne toda la información concerniente en ellos y un registro
detallado de los pagos con su saldo correspondiente.
 La subcuenta de clientes refleja el total que éstos deben a la
entidad, para ello se registra el movimiento de los clientes de
manera particular en los mayores auxiliares. Existe un mayor
auxiliar para cada individuo que conforma la totalidad de la
cartera de clientes. Y posteriormente, se suman los saldos de los
mayores auxiliares y se anotan en el mayor general de clientes, de
donde se toma el saldo que se registrará en el balance general.
Manejo físico de cuentas y documentos por cobrar

14.  La administración debe tener además un expediente en el cual
se disponga de información sobre el cliente, como nombre,
dirección, teléfono, referencias personales, lugar de trabajo,
investigación crediticia en red y documentación que se
presentó al momento de solicitar el crédito.
Se cargará con las ventas al crédito a los clientes, préstamos
otorgados a funcionarios y empleados, y cualquier otra cuenta
por cobrar que pudiera surgir de las operaciones de la empresa.
Se abonará cuando se reciban abonos o se cancelen
totalmente, su saldo será deudor.

15. Aplicación de Los documentos por cobrar.
Ejemplo:
El 16 de abril de 2006 JM SA de CV vende mercadería por valor bruto
de $113,000.00 (en términos de IVA valor bruto significa que ya lleva el
impuesto y valor neto significa que no lo lleva) por los cuales le firman
un documento a 180 días al 12% de interés.
Elaborar el asiento correspondiente para registrar la operación.
Solución:
Fecha Concepto Parcial Debe Haber
Partida x
Cuenta y Documentos por Cobrar $ 113.000,00
Documentos $ 113.000,00
Ventas $ 100.000,00
IVA Débito
Fiscal $ 13.000,00
V/ Venta de mercadería mediante
Documento $ 113.000,00 $ 113.000,00

16. Cuentas incobrables.
Siempre que se venden bienes o servicios a crédito existen algunos clientes
que no pagan. Las cuentas de estos clientes se denominan cuentas malas,
cuentas incobrables o cuentas dudosas y constituyen una pérdida o un
gasto para la empresa.
Las entidades disponen de dos métodos para determinar las cuentas
incobrables, en uno de ellos se hacen pronósticos del monto probable
de las cuentas que no se cobrarán y se constituye una estimación; en el
otro caso, se espera hasta que una cuenta se declare como incobrable
para cancelarla

17. El primer método a estudiar se denomina método de estimación, bajo
este método existen las siguientes formas de estimar una cuenta como
incobrable:
 Se aplica un porcentaje a las ventas: las cuentas incobrables se
calculan aplicando un porcentaje al saldo de ventas netas.
 Para determinar la tasa estimada es necesario examinar y analizar
el porcentaje de pérdidas experimentadas sobre el total de las ventas
netas de periodos anteriores. Luego se aplica el porcentaje estimado
al total de ventas netas al crédito.
 El proceso para encontrar el porcentaje a aplicar es el siguiente:
 Establecer el promedio de ventas y de cuentas incobrables en un
periodo dado
Determinara la relación porcentual promedio de las cuentas
incobrables respecto de las cuentas por cobrar (Promedio de
cuentas incobrables / Promedio de ventas al crédito * 100).
Multiplicar las ventas al crédito por el porcentaje encontrado.
Elaborar los registros contables correspondientes.

18. Ejemplo:
Año Ventas Cuentas incobrables
2001 $ 1.358.000,00 $ 47.530,00
2002 $ 2.845.600,00 $ 42.684,00
2003 $ 3.125.240,00 $ 65.257,00
2004 $ 2.900.050,00 $ 43.500,00
2005 $ 3.828.740,00 $ 72.746,00
Totales $ 14.057.630,00 $ 271.717,00
Promedio anual $ 2.811.526,00 $ 54.343,40

19. Si durante el 2006 las ventas ascendieron a $ 3, 554,687, se pide
que se encuentre el porcentaje de las ventas que se considera
incobrable y contabilizar la operación.
Solución:
Como se puede observar ya se encontraron los promedios de las
ventas y de las cuentas incobrables de los últimos 5 años, por lo
que el siguiente paso es encontrar el porcentaje de las ventas que
se consideren incobrables para el año 2006.
Para encontrar el porcentaje que se considera incobrable se debe
aplicar la siguiente fórmula:
Porcentaje de cuenta incobrable = Promedio de cuenta
incobrable/Promedio de ventas* 100
Porcentaje de cuenta incobrable = $54, 343.40 / $2, 811,526 * 100 = 1.93%
Para determinar las cuentas incobrables del año 2006 se tiene:
Cuenta incobrable = Ventas del año 2006 * Porcentaje de cuenta incobrable.
Cuenta incobrable = $3, 554,687 x 1.93% = $ 68,605.45
El registro contable de esta operación es el siguiente:

20. Fecha Concepto Parcial Debe Haber
Partida x
Gastos de venta $ 68.605,45
Cuentas incobrables
$
68.605,45
Estimación
para cuentas
incobrables $ 68.605,45
V/ Para registrar la estimación
para
cuenta incobrable del año 2006 $ 68.605,45 $ 68.605,45
Solución

21. N° 2 Se aplica un porcentaje a las cuentas por cobrar según antigüedad de
saldos: en este método las cuentas por cobrar individuales se clasifican
según la antigüedad de sus saldos vencidos.
Para determinar la antigüedad de los saldos en mora la empresa deberá
elaborar un listado en el cual se irán clasificando a los clientes mala paga
en distintas categorías que representan niveles de antigüedad,
por ejemplo 1-30, 31-60, 61-90, más de 90 y el saldo total, denominado
partida de antigüedad de saldos

22. Ejemplo:
La sociedad J M SA de CV tiene en su contabilidad un saldo por estimación
de cuenta incobrable por valor de $220.00 al 31 de agosto de 2006.
Dicha sociedad para el mes de septiembre del año 2006 presenta la
siguiente partida de antigüedad de saldos con su respectivo porcentaje
de estimación de incobrabilidad
JOYRO SA de CV
PARTIDA DE ANTIGÜEDAD DE SALDOS AL 30/09/06
Antigüedad Saldo % de estimación Estimado
Menos de 30 días $ 7.050,00 3% $ 211,50
De 60 días $ 2.650,00 7% $ 185,50
De 90 días $ 900,00 12% $ 108,00
De 120 días $ 670,00 35% $ 234,50
Más de 120 días $ 400,00 50% $ 200,00
Total $ 11.670,00 $ 939,50

23. Como muestra la cédula de antigüedad de saldos, el saldo de la
estimación de cuentas incobrables al 30 de septiembre de 2006 debe
ser $ 939.50, como ya se tiene un saldo de $220.00 entonces se debe
correr el registro contable por la diferencia:
Cálculo: $939.50 - $220.00 = $719.50
El registro contable es el siguiente:
Fecha Concepto Parcial Debe Haber
Partida x
Gastos de venta $ 719.50
Cuentas incobrables $ 719.50
Estimación para
cuentas
incobrables $ 719.50
V/ Para registrar la estimación para
cuenta incobrable $ 719.50 $ 719.50

24. El segundo método a estudiar es el método directo, bajo este
método el cálculo de las cuentas incobrables se determina según el
criterio de un comité, quienes dictaminan si una cuenta es
incobrable, luego de verificar que se han efectuado las gestiones de
cobro pertinentes, este método se utiliza cuando es evidente que
una cuenta ya no podrá recuperarse.
Para cancelar una cuenta se carga gastos por cuentas incobrables
con un abono a la cuenta por cobrar específica y de esa forma
queda cancelado dicho cliente.
Nota:
Aunque las cuentas se cancelan, el cliente siempre tiene la
obligación de pagar. En este caso, todo pago posterior a la
liquidación da la cuenta implicará reabrir la cuenta por cobrar del
cliente que está cancelando.

25. La sociedad J M declara el 30 de septiembre de 2006 como incobrables las
siguientes cuentas por cobrar:
Margarita Funes $2,500.00
Dolores Andrade $3,700.00
La sociedad aplica el método directo para cancelar dichas cuentas.
Solución:
Cuando se declara incobrable una cuenta por cobrar por el método
directo se debe realizar el siguiente registro contable:
Fecha Concepto Parcial Debe Haber
Partida x
Gastos de venta $ 6.200,00
Cuentas incobrables $ 6.200,00
Cuentas y
Documentos por
cobrar $ 6.200,00
Margarita Funes $ 2.500,00
Dolores Andrade $ 3.700,00
V/ Para registrar las cuentas incobrables
declaradas en septiembre $ 6.200,00 $ 6.200,00

26. Suponiendo que la señora Dolores Andrade, inesperadamente el 01 de
diciembre del mismo año se presenta a liquidar su deuda que ha sido
cancelada por la empresa por considerarla incobrable, entonces los
registros contables a realizar son los siguientes:
Fecha Concepto Parcial Debe Haber
Partida x
Cuentas y Documentos por Cobrar $ 3.700,00
Dolores Andrade $ 3.700,00
Gastos de venta $ 3.700,00
Cuentas
incobrables $ 3.700,00
V/ Para registrar la recuperación de la
cuenta de la señora Andrade $ 3.700,00 $ 3.700,00
Se debe abonar la cuenta de gastos de ventas y cargar cuentas y
documentos por cobra porque se recupera el saldo de la cuenta
en el mismo año en que se declaró incobrable.

27. Fecha Concepto Parcial Debe Haber
Partida x
Efectivo y Equivalentes $ 3.700,00
Bancos $ 3.700,00
Cuentas y
Documentos por
Cobrar $ 3.700,00
Dolores Andrade $ 3.700,00
V/ Para registrar la recuperación de la
cuenta de la señora Andrade $ 3.700,00 $ 3.700,00

28. Ahora bien, si suponemos que la señora Margarita Funes se presenta el
30 de mayo de 2007 y cancela la deuda que se ha declarado incobrable,
entonces los registros contables a realizar son los siguientes:
Fecha Concepto Parcial Debe Haber
Partida x
Cuentas y Documentos por Cobrar $ 2.500,00
Margarita Funes $ 2.500,00
Otros ingresos $ 2.500,00
Recuperación de
cuenta incobrable $ 2.500,00
V/ Para registrar la recuperación de la
cuenta de la señora Funes $ 2.500,00 $ 2.500,00

29. Fecha Concepto Parcial Debe Haber
Partida x
Efectivo y Equivalentes $ 2.500,00
Bancos $ 2.500,00
Cuentas y
Documentos por
Cobrar $ 2.500,00
Margarita Funes $ 2.500,00
V/ Para registrar la recuperación de la
cuenta de la señora Funes $ 2.500,00 $ 2.500,00
En este caso siempre se hace un cargo a cuentas y documentos por
cobrar pero no se abona gasto de venta sino que otros ingresos, debido
a que se está en otro ejercicio distinto al que se declararon incobrables
las cuentas y ya se realizó el cierre contable respectivo.