El documento describe los componentes básicos del entorno de trabajo de Excel como la cinta de opciones, el nombre de las celdas, el cuadro de nombres y la barra de fórmulas. También explica cómo cambiar el nombre de las hojas de trabajo y cómo insertar, eliminar, y formatear celdas, filas y columnas.

1. Universidad Técnica de Machala
Facultad de Ciencias Químicas y de la Salud
Nombre: Michael Saltos
Fecha: 26/11/2013
Curso: 1er Semestre Enfermería “A”
Docente: Ing. Karina García
ENTORNO DE EXCEL
Partes del Entorno de Excel
Cinta de Opciones:
Se ha diseñado para ayudarle a encontrar rápidamente los comandos necesarios para
completar una tarea. Los comandos se organizan en grupos lógicos, que se reúnen en
fichas.
‘

2. ‘Para reducir la aglomeración en pantalla, algunas fichas sólo se muestran cuando son
necesarias. Por ejemplo, la ficha Herramientas de imagen solo se muestra cuando se
selecciona una imagen.
‘
Nombre de una celda:
Está compuesta por la letra de la columna y el número de la fila. Ejemplo A1
Cuadro de Nombres:
Lugar que muestra la posición actual del puntero de celda, o del nombre asignado a un
rango.
‘
‘
Barra de Fórmulas:
Muestra el contenido de una celda y permite la creación de formulas usando un
asistente el cual está ubicado en el lado izquierdo de la barra o mediante la escritura
de la fórmula en forma manual.
‘
INTRODUCCIÓN
Microsoft Excel es un programa que pertenece al grupo de las hojas de cálculo o
electrónicas que ha sido diseñado por la compañía Microsoft para trabajar baja
ambiente del sistema operativo Windows, por lo cual funciona con todas las
características y principios básicos de todas las aplicaciones que trabajan bajo este
mismo sistema operativo.
Todas las hojas electrónicas, en nuestro caso Excel, tienen como finalidad permitir
realizar operaciones matemáticas o cálculos en forma rápida pero precisa. Se utilizan
especialmente para llevar información de tipo contable, financiera o estadística. Todo
lo anterior es debido a que este tipo de programas facilitan el diseño y creación de
fórmulas matemáticas dentro de su hoja de trabajo para realizar los cálculos que
necesitemos así poder hallar los resultados correctos de nuestras operaciones.
Entre otras funciones, las hojas de cálculo se utilizan para:
*Calculas
números
a
través
de
fórmulas
matemáticas.
*Representar valores visualmente mediante la creación de gráficos Estadísticos.

3. *Imprimir informes a partir de los datos contenidos en las diferentes hojas de trabajo.
*Organizar datos mediante su clasificación ascendente o descendente.
*Realizar análisis de datos y crear resúmenes de datos por medio de tablas
consolidadas y auto filtros.
REQUISITOS PARA INSTALAR EXCEL

4. MODOS DE INGRESO A EXCEL
Modo 1.
Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la
pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el
botón Inicio se despliega un menú; al colocar
el cursor sobre Todos los programas , aparece
otra lista con los programas que hay instalados
en tu ordenador; coloca el puntero del ratón
sobre la carpeta con el nombre Microsoft
Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se
iniciará el programa.
Modo 2.
Desde el icono de Excel del escritorio.
Modo 3.
Busque
el
archivo Excel.exe en
el
Explorer y haga doble-clic en el mismo.
Modo 4.
En el menú Inicio, abrir Ejecutar, en
recuadro de "abrir" Excel , y haga clic
en Aceptar.
Modo 5.
Usar la barra de accesos directos de Office,
para abrir el nuevo documento en ese
programa.

5. Modo 6.
Use los íconos de Office en el menú Inicio.
ENTORNO DE TRABAJO DE EXCEL
La ventana de trabajo de Excel contiene los mismos elementos básicos de todas las
ventanas de Windows y su manejo es el mismo. El cambio está más bien en su área
de trabajo, o sea, en la estructura central de la hoja de cálculo, la cual está formada
por un arreglo de filas (horizontales) y columnas (verticales), donde las filas van
enumeradas (1, 2, 3, etc) y las columnas se identifican con las letras de alfabeto (A, B,
C, etc.).
El lugar donde se unen o se interceptan una fila con una columna se conoce con el
nombre de Celda y a su vez cada celda se identifica mediante una coordenada que
resulta de unir la letra de la columna con el número de la fila correspondiente, así por
ejemplo, la primera celda de toda la hoja de trabajo se identifica como A1 (Columna A,
Fila 1).
Los libros de trabajo de Excel, está formado básicamente por tres (3) hojas de trabajo,
aunque este número puede ser aumentado o disminuido de cuerdo a las necesidades
del usuario. En todas las hojas vamos a encontrar el mismo número de filas y de
columnas.
ASPECTO Y ELEMENTOS DE LA VENTANA DE EXCEL
CAMBIAR EL NOMBRE DE LA HOJA
Como ya sabes, en Excel 2010 creamos libros de trabajo formados por varias hojas.
Por defecto cada hoja se referencia como Hoja1, Hoja2.
Si trabajamos con varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre de
hoja para identificarla de forma más rápida, así si utilizamos una hoja para manejar los
ingresos y gastos de cada mes, la primera hoja se podría nombrar Enero, la segunda
Febrero,
La longitud máxima de los nombre de las hojas es de 31 caracteres.
No puede haber dos hojas de cálculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismo
nombre.

6. Si deseamos modificar el nombre de una hoja, podemos utilizar dos métodos:
RANGOS DE CELDAS
El seleccionar varias celdas con el mouse o por medio del teclado, se le denomina
rango de celdas, este rango lo estipula el usuario, y será según los requerimientos que
este tenga en el momento, ejemplo:
ENTRADA DE DATOS
En una hoja de trabajo de Excel, los datos son manejados generalmente de forma
individual dentro de cada celda, no se escriben grandes cantidades de texto o
números en forma continua como se hace con los procesadores de textos. En las
celdas se pueden introducir datos numéricos o alfanuméricos (letras y números), esto
se logra de forma simple, pues solo basta con escribir el tipo de dato y pulsar la tecla
Enter.
Se debe tener en cuenta que cada tipo de datos tiene un formato de alineación dentro
de las celdas ya preestablecido así:
* Los datos alfanuméricos se alinean al lado izquierdo de las celdas.
* Los datos numéricos se alinean del lado derecho.
Veamos el siguiente ejemplo:

7. OPERACIONES BÁSICAS CON LA HOJA DE TRABAJO
Borrar rango seleccionado
Para borrar un rango seleccionado lo realizamos por el Menú Edición comando Borrar,
y luego nos presenta las siguientes opciones de un submenú:
•Todo: Elimina el contenido, los formatos y comentarios aplicados sobre las celdas.
•Formato: Elimina únicamente los formatos aplicados mas no el contenido.
•Contenido: Elimina los contenidos mas no los formatos aplicados allí.
Se puede usar la tecla SUPR
•Comentarios:
Elimina
comentarios
aplicados
sobre
las
celdas
Eliminar celdas, filas y columnas
Según las necesidades que se tengan para eliminar un bloque que celdas, Excel nos
ofrece las siguientes opciones que encontramos a través del Menú Edición comando
Eliminar...:
•Desplazar celdas hacia la izquierda
•Desplazar celdas hacia arriba.
•Toda la fila.
•Toda la columna.
Estas operaciones también se puede realizar utilizando el clic derecho del mouse
sobre las celdas seleccionadas. En el caso de las filas o las columnas también se hace
clic derecho sobre sus cabeceras.

8. Insertar celdas, filas y columnas
Otra de las necesidades que se presentan frecuentemente es la de poder insertar un
bloque que celdas, en este caso Excel nos ofrece las siguientes opciones que
encontramos a través del Menú Insertar comando Celdas...:
•Desplazar celdas hacia la
derecha.
•Desplazar celdas hacia abajo
•Insertar toda una fila.
•Insertar toda una columna.
Estas operaciones también se
puede realizar utilizando el clic
derecho del mouse sobre las
celdas seleccionadas.
En el caso de las filas o las
columnas también se hace clic
derecho
sobre
sus
cabeceras.
VENTA DE FORMATO DE
CELDAS
Numero
Excel nos permite modificar la
visualización de los números en la celda. Para ello, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los números.
Seleccionar el menú Formato.
Elegir la opción Celdas...
Hacer clic sobre la pestaña Número.
Aparecerá la ficha de la derecha:
Elegir la opción deseada del recuadro Categoría:.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo
quedará nuestra selección en la celda.
A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro Categoría:,
se elegirá de la lista una categoría dependiendo del valor introducido en la celda. Las
categorías más utilizadas son:
General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que
utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, números en forma
exponencial si la cifra no coje por completo en la celda.
Número: Contiene una serie de opciones que permiten específicar el número de
decimales, también permite especificar el separador de millares y la forma de
visualizar los números negativos.

9. Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de
decimales, se puede escoger el símbolo monetario como podría ser € y la forma de
visualizar los números negativos.
Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las
comas decimales en una columna.
Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha.
Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha.
Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre
diferentes formatos de hora.
Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la
celda por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin
decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.
Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.
Cientifica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos
escoger el número de decimales.
Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto
se encuentre algún número en la celda.
Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal,
el número de teléfono, etc.
Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato, indicando el código de formato.
Alineación
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden
alineados u orientados de una forma determinada.
Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los
siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación. Seleccionar
el menú Formato.
Elegir la opción Celdas...
Hacer clic sobre la pestaña Alineación del cuadro de diálogo Formato de celdas.
Aparecerá la ficha de la derecha.
Elegir las opciones deseadas.
Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el botón Aceptar.
A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha.

10. ·
Alineación del texto Horizontal:
Alinea el contenido de las celdas seleccionadas horizontalmente, es decir respecto
de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir
entre una de las siguientes opciones:
1.- GENERAL
2.- IZQUIERDA (Sangría)
3.-CENTRAR
4.-DERECHA(sangría)
5.-LLENAR
6.-JUSTIFICAR
7.-CENTRAR EN LA SELECCIÓN
Alineación del texto Vertical:
Alinea el contenido de las celdas
seleccionadas verticalmente,
es
decir, respecto de la altura de las
celdas. Esta opción sólo tendrá
sentido si la altura de las filas se ha
ampliado respecto al tamaño inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha
podrás elegir entre una de las siguientes opciones:
1.-SUPERIOR
2.-CENTRAR
3.-INFERIOR
4.-JUSTIFICAR
Fuente:
Se elegirá de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra.
Si elegimos un tipo de letra con el identificativo del ante de su nombre, nos indica
que la fuente elegida es True Type, es decir, que se usará la misma fuente en la
pantalla que la impresora, y que además es una fuente escalable (podemos escribir
un tamaño de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaños disponibles).
Estilo:
Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con
cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita
Cursiva.
Tamaño:

11. Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se puede elegir
de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.
Subrayado:
Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la
derecha se abrirá una lista desplegable donde tendrás que elegir un tipo de
subrayado.
Color:
Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la
derecha podrás elegir un color para la letra.
Efectos:
Tenemos disponibles tres
efectos distintos: Tachado,
Superíndice y subíndice. Para
activar o desactivar uno de
ellos, hacer clic sobre la
casilla de verificación que se
encuentra a la izquierda.
Fuente normal:
Si esta opción se activa, se
devuelven todas las opciones
de fuente que Excel2003
tiene por defecto.
Bordes
Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo bordes,
seguir los siguientes pasos
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.
Desplegar el menú Formato.
Elegir la opción Celdas...
Hacer clic sobre la pestaña Bordes.
Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.
Elegir las opciones deseadas del recuadro.
Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.

12. Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo
quedará nuestra selección en la celda.
A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.
Preestablecidos: Se elegirá una de estas opciones:
Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.
Contorno: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas seleccionadas.
Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto
alrededor de la selección.
Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones
preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior,
izquierdo,...) hacer clic sobre los botones correspondientes. ¡CUIDADO! Al utilizar los
botones preestablecidos, el borde será del estilo y color seleccionados, en caso de
elegir otro aspecto para el borde, primero habrá que elegir Estilo y Color y a
continuación hacer clic sobre el borde a colocar.
Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea.
Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de
la derecha podrá elegir un color para los bordes.
Relleno
Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para
remarcarlas de las demás. Para esto, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.
Desplegar el menú Formato.

13. Elegir la opción Celdas...
Hacer clic
Tramas.
sobre
la
pestaña
Aparecerá la ficha de la derecha.
Elegir las opciones deseadas del
recuadro.
Una vez elegidos todos
aspectos deseados, hacer
sobre el botón Aceptar.
los
clic
Al elegir cualquier opción, aparecerá
en el recuadro Muestra un modelo
de cómo quedará nuestra selección
en la celda.
Proteger
Además de la protección mediante contraseñas para los libros de trabajo, Excel2003
ofrece varias órdenes para proteger las celdas del libro. Para ello tenemos que
realizar dos operaciones: la primera que consiste en proteger las celdas que no
queremos que sufran variaciones, y la segunda que consiste en proteger la hoja.
Cuando una celda está bloqueada no podrá sufrir variaciones. Realmente por defecto
todas las celdas están protegidas o bloqueadas para que no sufran cambios, pero no
nos damos cuenta ya que la hoja no está protegida, para que realmente se bloqueen
las celdas antes hay que proteger la hoja de cálculo.
Para desbloquear las celdas que queremos variar en algún momento sigue los
siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas que queremos desbloquear para poder realizar
variaciones.
Seleccionar el menú Formato.
Elegir la opción Celdas...

14. Hacer clic
Proteger.
sobre
la
pestaña
Aparecerá la ficha de la derecha:
Desactivar la casilla Bloqueada y
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Si se activa la casilla Oculta, lo que
se pretende es que la fórmula o el
valor de la celda no se pueda
visualizaren la barra de fórmulas