Este documento describe la evolución de los espacios de trabajo desde los años 1980 hasta la actualidad, pasando de enfocarse solo en procesos a incorporar también la tecnología y las personas. Explica los conceptos de "flexible working" y "flexible office", donde los trabajadores pueden elegir diferentes espacios según su actividad y no tienen un espacio asignado de forma permanente. Finalmente, detalla los objetivos que buscan las empresas con este enfoque, como retener talento, aumentar la productividad y ser más sostenibles.

1. 14 de Junio de 2011
Diseño de los espacios de trabajo
Valencia

2. La evolución de los espacios de trabajo
1980’s 1990’s Hoy Today
Procesos +
Procesos +
Procesos Tecnología +
Tecnología
Personas
Diseño de los espacios de trabajo 2

3. El modelo de oficina
La elección de un modelo determinado de diseño de los espacios para la
nueva sede tiene una influencia muy grande sobre muchos aspectos
importantes, que son precisamente aquellos en los que los modelos
actuales de oficina se están basando para su diseño:
• Optimización de costes de explotación. Eficiencia y eficacia.
Flexibilidad
• Calidad del espacio (retener talento e incremento de productividad)
• Potenciar los valores corporativos (especialmente importante
cuando la procedencia de los empleados es diversa).
• Responsabilidad social corporativa (incluyendo sostenibilidad).
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4. ¿Que demandan los trabajadores?
q Mas espacio para el creciente incremento del trabajo en equipo, en
el año 2000 el trabajo en equipo representaba el 20%, hoy representa
un 60% frente al trabajo individual. (fuente McKinsey 2009).
q Espacios para realizar actividades como el trabajo concentrado o
trabajo confidencial que el diseño actual tradicional en espacios
abiertos no lo cubre.
q Espacios de trabajo mas informales, como punto de reunión y de
comunicación. El 80% de las reuniones dentro de una organización no
son confidenciales y de ellas el 60% de ellas son de menos de cuatro
personas. (fuente 3Goffice 2010)
q Espacios de calidad, espacios mas alegres, mas cálidos,…. Calidad
del espacio de trabajo.
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5. ¿Que demandan los trabajadores?
Estas nuevas demandas han generado nuevos espacios de trabajo en el
que las zonas de trabajo colaborativo se han incrementado
considerablemente frente a los espacios de trabajo individual (Workstation
y despachos) en una proporción de casi 50-50.
El puesto de trabajo tradicionalmente asignado se ha reducido en
tamaño considerablemente, tanto los puestos en espacios abiertos como
despachos. Tendencia también incluso a la eliminación de despachos.
Han aparecido los llamados espacios de valor acrecentado que
complementan las necesidades de los trabajadores, dando una mayor
riqueza funcional al espacio.
Se genera una mayor movilidad del trabajador dentro de la sede
corporativa y fuera, gracias a las tecnologías.
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6. Y sobretodo los trabajadores quieren…
q Acceso facil a la tecnología que les facilite su trabajo en
movilidad y flexibilidad: PDA,s, 3G, ADSL, Portátil,….. Para las
nuevas generaciones estas tecnologías y las que puedan ir
apareciendo son un MUST, dejan de ser un articulo de lujo solo para
“jefes” para ser una herramienta básica de trabajo.
q Conciliación de vida laboral y personal. Flexibilidad de
horarios es algo que ya existe en la mayor parte de las
organizaciones, en algunas de ellas también cada vez mas esta
desarrollándose la posibilidad de tele trabajar desde casa. La
demanda actual va mas allá busca la posibilidad de elegir trabajar
desde cualquier lugar y en cualquier momento.
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7. ¿Que es el flexible working?
Significa trabajar con total flexibilidad en una combinación de diferentes
localizaciones: en casa, remoto “on the move” (aeropuertos, coche, cliente...) y en
las oficinas centrales.
Es una realidad en la mayor parte de las organizaciones aunque
no esta “oficialmente reconocido”.
§ Mejora la conciliación de la vida privada y laboral.
§ Reduce los tiempos de desplazamiento al trabajo.
§ Genera una mayor calidad de vida para el trabajador.
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8. ¿Que es el flexible office?
Es la respuesta espacial al concepto de “flexible working” en las sedes
corporativas. La principal actividad que el diseño del “flexible office” debe
potenciar, es la comunicación y el corporativismo.
Un lugar corporativo para la reunión y la comunicación
El concepto de flexible working genera un uso menos intensivo del
puesto de trabajo tradicionalmente asignado y unas nuevas
necesidades no cubiertas por los espacios de trabajo tradicionales: trabajo en
equipo, trabajo concentrado, trabajo confidencial, reuniones informales,..
Flexibilidad y no asignación de espacios
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9. ¿Que es el flexible office? cont.
v Se utilizan distintos espacios según la actividad que se realiza. Se
escoge el espacio del menú de tipologías.
v No es sinónimo de trabajo en casa. Se huye de este concepto es más
trabaja donde y cuando quieras
v El modelo es capaz de adaptarse a diferentes niveles de flexibilidad.
Cada empresa y cada área tiene un nivel distinto en función de sus
necesidades.
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10. Ejemplo de menú de tipologías
Espacios de valor añadido
Son espacios complementarios a los puestos de trabajo tradicionales y que
confieren una mayor calidad al espacio, además de poder ser los lugares idóneos
para fomentar determinados aspectos de la cultura de la empresa.
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11. Área de comunicación informal
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12. Otras tipologías
q Áreas de relax y descanso
q Salas de Creatividad
q Salas multifunción
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13. Cuales son los objetivos de las empresas?
q Retención del talento. El concepto de flexible working supone todavía un
elemento diferenciador, ya que dentro de unos años será un MUST.
q Incrementar la productividad. Aunque existen métricas de productividad, de
una manera intuitiva se puede concluir que un incremento de la calidad del
espacio, de las herramientas tecnológicas y de la flexibilidad de poder elegir el
espacio que mejor se adapte en todo momento a sus necesidades generara una
mayor productividad.
q Flexibilidad en un mundo de incertidumbres. Fomentar la flexibilidad y
movilidad genera mayor flexibilidad para la organización, permite fáciles
reorganizaciones internas y crecimientos de entorno al 30%. Contribuye al
concepto de Disaster Recovery Plan
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14. Cuales son los objetivos de las empresas?
q Optimizar los costes de explotación para ganar en competitividad. Una
media de entre un 30-40% de los puestos de trabajo tradicionalmente asignados
están permanentemente vacíos.
q Responsabilidad social corporativa. La flexibilidad en el trabajo facilita la
integración de personal con minusvalías, padres o madres con hijos, personal
que tenga a su cargo alguna persona mayor o con minusvalía,…
q Sostenibilidad. El concepto de flexible working reduce los traslados diarios al
trabajo y la dimensión global de las sedes corporativas en un 30% lo que
genera, además de otras ventajas una reducción considerable de las emisiones
a la atmosfera.
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15. Puesta en marcha. Metodología
Exige un programa integral para su implantación, ya que están
involucradas muchas áreas de la empresa: Departamentos operativos que
serán objeto del programa, RRHH, Sistemas, Comunicación, Facility
Management y por supuesto el impulso y apoyo del Comité de Direccion y de
las mas altas jerarquías de la empresa.
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16. Próximos pasos. Análisis “Health Check”
1. Crear un equipo de trabajo con representación de RRHH, Facilities,
Sistemas y comunicación.
2. Medición de el grado de ocupación de sus espacios de trabajo. Puestos de
trabajo, salas de reunión y despachos. Entrevistas.
3. Análisis económico, funcional, cultural y oportunidad del proyecto.
4. Preparación y presentación de la propuesta al Comité de Dirección.
Importante que sea liderado y comprado el proyecto por el más alto nivel
de la compañía.
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17. Para cualquier duda sobre esta oferta pueden dirigirse a:
Francisco Vázquez
Presidente de 3G office S.L.
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Móvil:+34 630 96 40 11
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