Este documento describe los diferentes niveles de documentación requeridos para un sistema de gestión medioambiental, incluidos los documentos de nivel I (declaraciones de política), nivel II (procedimientos operativos estándar) y nivel III (instrucciones de trabajo). También explica cómo utilizar diagramas de flujo para desarrollar la documentación y ofrece ejemplos de cómo redactar procedimientos y describir tareas.

1. Instituto Universitario Politécnico
“Santiago Mariño”
Extensión-Porlamar
Realizado por:
Valderrama Andrés.
C.I: 25.967.700
ELECTIVA I
Porlamar, Marzo de 2017

2. Documentación de un Sistema de
Gestión Medioambiental:
La organización debe establecer y mantener información, en papel o en
medios electrónicos para:
 Describir los elementos centrales de un Sistema de Gestión y su
interacción.
 Indicar el lugar en el que se encuentra la documentación relacionada.
La organización debe establecer y mantener procedimientos de control de
todos los documentos requeridos por la norma ISO 14000, para asegurar que:
 Puedan ser ubicados.
 Sean examinados periódicamente, revisados cuando sea necesario y
aprobados para constatar si son adecuados, por el personal autorizado.
 Se retiren sin demora los documentos obsoletos de todos los puntos de
emisión y de uso, o se emplee otra alternativa para asegurar que no se usen
de manera distinta a la prevista.
La documentación debe ser legible, fechada y fácilmente identificable,
conservada en forma ordenada y retenida durante un periodo especifico. Se
deben establecer y mantener procedimientos y responsabilidades para crear y
modificar los diversos tipos de documentos.

3. Niveles de Documentación:
 Documentos de Nivel I: son declaraciones políticas para cada elemento de la
sección 4 en la ISO 14001. Estas declaraciones políticas explican por qué una
compañía está conforme con un elemento en particular.
Cada declaración política debe nombrar una persona y un título responsable de la
implementación de la política. Todas las manifestaciones políticas, la política
medioambiental global de la compañía y un cuadro organizativo deben ser agrupados
dentro de un manual de política medioambiental.
 Documentos de Nivel II: son los procedimientos operativos estándar que se
utilizan dentro de la compañía. Los Documentos de Nivel II relacionados con la
norma de gestión medioambiental se agrupan en el manual de procedimiento
medioambiental, en algunos casos estos procedimientos pueden formar parte de un
manual de procedimientos mas extensos de la compañía. Los procedimientos de
operación describen un proceso en particular, generalmente llevado a cabo por una
serie de gente diferente.
 Documentos de Nivel III: son las instrucciones de trabajo escritas utilizadas por
un individuo para completar una de las tareas listadas en el procedimiento de
operación estándar. Una introducción de trabajo le dice exactamente a una persona lo
que tiene que hacer. Las ilustraciones, diagramas, tablas de referencia y otras ayudas,
se recomiendan para respaldar las instrucciones de trabajo.

4. Como utilizar los diagramas de flujo
para preparar su documentación:
Se empieza por la comprensión de como representar gráficamente el flujo de
un proceso. En toda actividad empresarial un proceso tiene un inicio definido
con sus correspondientes inputs y un final definido con sus correspondientes
outputs.
Un diagrama de flujo se puede utilizar para identificar las fases más
importantes del proceso o para mostrar el flujo de tareas requeridas para
complementar una fase de un proceso. El primer diagrama de flujo se utilizara
para elaborar procedimientos operativos estándar; el segundo, para redactar
instrucciones de trabajo.

5. Ejemplo de redacción de un
procedimiento:
Ejemplo: Proceso de respuesta de emergencia ante un vertido químico.
Cuando se produce un vertido químico, la primera fase del proceso consiste en
evaluar la situación. Las personas que se encuentren en el lugar deben determinar si
se ha producido un daño inmediato sobre sobre el personal, si es así, la siguiente
etapa del proceso cosiste en evacuar al personal del área y en notificarlo a la dirección
inmediatamente.
La siguiente fase consiste en controlar el vertido intentando minimizar el daño
causado al medio ambiente. Si fuera necesario, las autoridades deberían ser
notificadas y se debería solicitar ayuda adicional.
La ultima fase, seria limpiar el vertido, al mismo tiempo se complementan unos
uniformes con la dirección y posiblemente con las autoridades locales.
Posteriormente se realizarán evaluaciones para descubrir la raíz de la causa del
vertido y para intentar prevenir casos futuros.

6. Procedimiento de respuesta de emergencia
para los vertidos químicos:

7. Los principales temas a cubrir por un
procedimiento operativo estándar incluirían los
siguientes:
 Finalidad: esta sección del procedimiento, debe revisar la declaración de política
medioambiental (Documento nivel I), según la cual se desarrolla el procedimiento.
Generalmente solo suele ocupar un párrafo.
 Alcance y objetivos: esta sección explica lo que una compañía está intentando conseguir al
utilizar este procedimiento.
 Responsabilidades: esta nombra el título del trabajo de esa persona responsable última de
asegurar que se va a implementar y mantener el procedimiento.
 Procedimientos: es una descomposición de las fases del proceso objeto de estudio. Utilizando
la hoja de esquema de flujo de la discusión previa, puede redactar esta sección de su documento
fácilmente. En primer lugar, todas las fases identificadas reciben una secuencia numérica,
después se describen las tareas de cada fase. La información que se recogió se utiliza ahora para
complementar la descripción de actividades durante cada fase del procedimiento.
 Documentos relacionados: es laque recoge una lista de instrucciones de trabajo y de las
manifestaciones políticas relacionadas con el procedimiento.
 Cuestiones de auditoría: lista de comprobación para ser utilizada internamente a fin de
confirmar la utilización efectiva de este procedimiento.

8. Estilo en la redacción de los
procedimientos y las instrucciones de
trabajo:
Cuando se redacte un procedimiento operativo, se tiene que tener en cuenta
algunas cosas.
Para empezar, el procedimiento tiene que estar redactado de una forma clara,
concisa y utilizando un lenguaje sencillo. Se tiene que situar la narrativa al
nivel de inteligencia que posea la compañía. En otras palabras, se deben
redactar procedimientos que puedan ser comprendidos por todos los
empleados.
Los documentos o instrucciones de trabajos deben ser tipografiados o
impresos en una impresora que tengas un tamaño mínimo de 12 puntos y que
sea fácil de leer. El formato que se desee seleccionar debe dejar algunos
espacios en blanco en la pagina y tener un aspecto atractivo.
La idea es hacer que el manual de procedimientos sea fácil de usar para que
las personas se animen a seguir las instrucciones de trabajo. Un manual de
procedimientos no debe levantar una barrera para las operaciones.

9. Ejemplo de un formato de instrucción de trabajo:
1.0Tarea a completar
2.0Ámbito de aplicación
3.0Equipamiento a utilizar
4.0Pasos para completar la tarea
5.0Criterios del profesional experto
6.0Precauciones de seguridad
7.0Fuente de información adicional
Revisión _______ Autorizado por:_________ Nombre de la compañía______ Pagina XX
de X.
Instrucción de trabajo Fecha

10. Diagrama de flujo de una instrucción de trabajo:
Si se realiza un diagrama de flujo de la tarea de
recepción de una comunicación externa, se
puede ver todos los pasos implicados. También
se podrá advertir la información necesaria para
describir completamente lo que incluye cada
paso.
Al incluir los planes de redacción en la
instrucción de trabajo, se hace que el
documento sea mas efectivo.
Una instrucción de trabajo bien redactada
conseguirá varios beneficios.
En primer lugar, le permitirá preparar con
rapidez a un nuevo empleado o a un empleado
temporal.
En segundo lugar, hará que sus empleados sean mas eficientes entregándoles instrucciones por
escrito especificas que deberán seguir para completar una determinada tarea.
Y en tercer lugar, liberarían a los supervisores de alguna de sus cargas. Debido a la incorporación
de los planes de trabajo, un empleado no tendría que acudir al supervisor para cualquier
problema que surgiese.

11. Diagrama del flujo de los documentos del
análisis del trabajo y la tarea:
El análisis del trabajo y el análisis de tarea
son dos técnicas separadas que comparten
muchos rasgos similares.
El análisis de trabajo analiza los elementos
de un trabajo específico. El análisis de
tareas analiza un proceso en particular y
las tareas que lo componen. Se considera
como una actividad en el estudio. Tanto si
se realiza un análisis de un trabajo como
de una tarea, ambos descomponen el
proceso objeto de análisis en pequeños
componentes a fin de poderlos clasificar,
organizar y clarificar.

12. Niveles de complejidad para conseguir
conocimientos a través del análisis del
trabajo y de la tarea:
El análisis del trabajo y de la tarea es un método mucho más estructurado
para examinar situaciones como la del área de perforación. Ello se consigue
descomponiendo sistemáticamente una situación en sus componentes. Se
suelen utilizar los cuatros niveles siguientes de complejidad:
 Objetivo del trabajo: es la descripción global y general del trabajo de
los procesos. En un ejemplo, tendría el siguiente aspecto:
Titulo del trabajo: Operador de la perforadora.
Objetivo del trabajo: el operador de la perforadora es responsable de la
iniciación, operación y mantenimiento rutinaria de la misma. Además, el
operario deberá cumplir con el requisito de los clientes y con los requisitos
internos en la operación de piezas y hacerlo de una forma eficiente y
efectiva que esté conforme con el nivel de responsabilidad medioambiental
presente en la política medioambiental global del grupo.

13. Niveles de complejidad para conseguir
conocimientos a través del análisis del trabajo y
de la tarea:
 Responsabilidades del trabajo: es una descripción amplia de las obligaciones
relacionadas con él.
Estas responsabilidades se constituyen por:
• Preparación: Recepción de materiales, preparación de la perforadora y comprobación de
instrucciones.
• Procesamiento de materiales: Procesar los materiales y controlar el proceso.
• Inspección: Vigilar los defectos en el material, comprobar el flujo de aire y realizar
acciones correctivas cuando sea necesario.
• Mantenimiento: Controlar la presión, revisar los instrumentos, mantener el inventario y
reparar cuando sea necesario.
• Trámites administrativos: Formularlos de producción, tarjeta de tiempos, registro de
reacciones, informe de acciones correctivas e informe de respuesta medioambiental de
emergencia.
• Orden y limpieza: Mantener el área limpia, comprobar el extintor de incendios, guardar
adecuadamente el equipamiento y los aceites, reciclar el aceite lubricante, reducir el
ruido y prevenir el humo.

14. Niveles de complejidad para conseguir
conocimientos a través del análisis del
trabajo y de la tarea:
Obligaciones del trabajo: son un grupo de tareas que debe desempeñar el
operario.
 Tareas: son las unidades de trabajo más básicas y también son un conjunto
de pasos con resultados tangibles. Generalmente una tarea es independiente de
otros pasos del proceso.

15. Conclusiones y advertencias del análisis de
trabajo y la tarea.
La conclusión es demostrar que el análisis del trabajo y de la tarea pueden
ayudar a elaborar instrucciones de trabajos y procedimientos así como un flujo
de documentos para ayudarles a cumplir sus necesidades de formación,
descripción de puestos de trabajo, pruebas de aptitud, gestión de personas y
otras necesidades. No es la única manera de conseguirlo, pero es uno de los
caminos más eficientes para lograr un sistema de gestión medioambiental de
mejor calidad.
Como advertencia, se debe mantener el análisis al día, es decir, a medida que
cambian los procesos y los trabajos, también debe cambiar la información de la
base de datos. Se aconseja que las personas que trabajan en un área en
particular formen parte activa en la elaboración de la base de datos. Luego, a
medida que cambien los procesos o los trabajos, estas mismas personas pueden
ayudar a actualizar la información de la base de datos.
El resultado será in sistema de documentación activo, útil y actualizado en el
que los empleados se sentirán partícipes a través de sus trabajo.