El time tracking o, en español, gestión de los tiempos de trabajo, es una metología de gestión que permite conocer cuántas horas se han invertido en la realización de los trabajos por los que facturamos nuestros servicios. Este conocimiento permite al gestor una mayor información a la hora de tomar decisiones. Este método es imprescindible en empresas de servicios y, especialmente en el sector de la auditoría, ya que permite a la firma auditora cumplir con ciertos requerimientos de la norma de control de calidad (ISQC1 NICC1) o de determinadas normas internacionales de auditoría (NIAs ISAs).

1. Cómo gestionar y presupuestar los
tiempos de trabajo
Deja que tu tiempo cuente

2. Contenido
¿Por qué una gestión y control del tiempo trabajado?
Pasos para la implantación
Recomendaciones
El centro de coste y los presupuestos
Las actividades o tareas
Informes: Explotación de la información
Diferentes roles y responsabilidades

3. ¿Por qué una gestión y control del tiempo trabajado?
Productividad
Motivacional
Legales
NICC
NIAs
Departamento de defensa (USA)

4. Norma de control de calidad, req 26
1. El requerimiento 26 relativo a la aceptación y continuidad
de clientes establece que “….únicamente iniciará o continuará
relaciones y encargos en los que la firma de auditoría: (a)
Tenga la competencia para realizar el encargo y la capacidad,
incluidos el tiempo y los recursos, para hacerlo”. Lo cual se
debe de acreditar mediante la estimación (presupuesto) de las
horas necesarias para su ejecución y si existe disponibilidad
para dichas horas dentro de la planificación global del resto
de trabajos.

5. Norma de control de calidad, RRHH
2. En el apartado A24 de material complementario, al
relacionar otras cuestiones de personal relacionadas con las
políticas y los procedimientos de la firma, menciona la
necesidad de incluir la capacidad del personal y el tiempo
necesario para realizar el trabajo asignado. Es más, el
requerimiento 31 establece que se ha de asignar a los
encargos el personal apropiado con la competencia y capacidad
necesarias, capacidad medida en términos de conocimientos,
experiencia y disponibilidad suficientes y necesarias.

6. Norma de control de calidad, RRHH
3. Apartado A24, se hace referencia a los procesos de
evaluación del desempeño a incorporar dentro de las políticas
y procedimientos a llevar a cabo con el personal. Para dicha
evaluación es importante conocer el grado de dedicación del
profesional evaluado, así como el nivel de cumplimiento de
los tiempos asignados a los trabajos, lo cual solamente se
puede lograr mediante la información aportada por los partes
de tiempos.

7. Norma de control de calidad, Socios
4. La norma hace una especial mención al control de los
tiempos de los socios cuando en el apartado A30 del material
complementario relativo también a la asignación de los
equipos a los encargos indica: “Las políticas y los
procedimientos pueden contemplar sistemas para el seguimiento
de la carga de trabajo y de la disponibilidad de los socios
de los encargos, con el fin de permitirles disponer del
tiempo suficiente para cumplir adecuadamente sus
responsabilidades”. Seguimiento de la carga de trabajo que no
puede realizarse sin un control adecuado de tiempos.

8. Norma de control de calidad, Socios
5. Por último, en la sección relativa a la supervisión de los
encargos, en el apartado A34, se comenta de nuevo la
necesidad de evaluar la suficiencia del tiempo disponible
para ejecutar su trabajo.

9. Normas Internacionales de Auditoría
NIA 300 sobre Planificación, apartado A8 al tratar el Plan
Global señala que el establecimiento de la estrategia global
de auditoría facilita al auditor la determinación de
cuestiones tales como “la cantidad de recursos a asignar a
áreas de auditoría específicas, tal como el número de
miembros del equipo asignados a la observación del recuento
de existencias en centros de trabajo que resulten materiales,
la extensión de la revisión del trabajo de otros auditores en
el caso de auditorías de grupos o las horas del presupuesto
de auditoría que se asignan a las áreas de riesgo elevado”.

10. Normas Internacionales de Auditoría
NIA-ES 300 sobre Planificación, al comentar en su Anexo la
información a incorporar en el Plan Global sobre la
Naturaleza, momento de intervención y extensión de los
recursos, señala como uno de los elementos: “el presupuesto
del encargo, incluida la valoración del tiempo que debe
destinarse a las áreas en las que pueden existir mayores
riesgos de incorrección material”.

11. Pasos para implantar el control de tiempos
1.¿Por qué queremos controlar los tiempos?
Saber en qué trabaja cada uno
Identificar los trabajos rentables de los no rentables
Saber cuánto tardamos en terminar los trabajos
Saber dónde están los cuellos de botella
Para acertar en los presupuestos

13. Pasos para implantar el control de tiempos
2. Explicar a todo el mundo por qué queremos controlar los
tiempos y por qué es importante
Aunque los empleados sepan que ‘deben’ rellenar el parte
de horas, es mucho mejor si ‘piensan’ que es algo
positivo y que la información va a ser analizada por
alguien y tenida en cuenta.

14. Pasos para implantar el control de tiempos
3. El sistema debe ser fácil
Esta tarea es algo añadido para el empleado con lo que
deben de estar convencidos de que ahorrará costes en el
largo plazo.
Mejor cuanto mas simple - Mejor MENOS datos pero MAS
precisos.
Se puede complicar más adelante

15. Pasos para implantar el control de tiempos
4. Ejemplo desde arriba
No significa forzosamente que el Director rellene el parte
de tiempos.
El Director/Gerente debe de usar y solicitar los informes
de partes de tiempos.
Si se sabe que los va a leer, el empleado los rellenará y
lo hará correctamente.

16. Recomendaciones
Interfaz sencilla
Multiplataforma (oficina, casa, metro,..)
Partes diarios (se tarda más en recordar lo de ayer que en
apuntarlo hoy,...y hay menos errores)
Pocas tareas/actividades
Solo veo mis centros de costes / actividades
Recordatorios
Sistemática en el nombre de los trabajos

17. Presupuestos - general
Un centro de coste puede tener uno o más presupuestos
Se definen por fechas
Se pueden copiar (clonar) de otros presupuestos
Se puede bloquear para solo meter horas en esas fechas
Aviso automático de consumo de horas
Recargo por horas extras
Si se bloquea no se pueden meter horas

18. Presupuestos - detalles
Detalles de horas
Sin detalle
Por persona
Por actividad
Por persona y actividad
Tipo de tarifa
Sin cálculo de costes
Tarifa persona
Tarifa perfil
Tarifa actividad

19. Horas presupuestadas
Costes presupuestados
Horas y costes
presupuestados
Nuevo -Desviación
presupuesto (detalle)
Informes

20. Seguridad
Servidor virtual
privado (MAD/MIA)
Con un Proveedor de
hosting services
Protegidos por un
Firewall
Certificado de
seguridad
Protocolo de
comunicación cifrado
(SSL)
Backups cada hora,
diarios, semanales y
mensuales.

21. Diferentes roles y responsabilidades
Superadministrador
Administrador (local vs. global)
Responsable (gerente, jefe de
equipo, etc..)
Usuario

22. Otros
Bloqueo de partes
Conexión con Gesia
Programación de partes
Alarma de partes
Autologin
Exportar partes a Excel
Informes personalizados