El documento resume las características que definen los documentos analógicos frente a los documentos digitales. Explica que los documentos digitales contienen información codificada en bits que requiere de un dispositivo electrónico para su lectura y acceso. También describe los desafíos en la gestión de la información digital como la obsolescencia, variedad, complejidad y volumen de datos digitales.

1. EJE TEMATICO No. 2 Integrantes María Fernanda Arteaga Emma Lucia Carmona Magda Milena Moreno Magnolia Hernández Londoño Roberto Cervantes Polo

2. Archivos digitales “ Sociedad sin Memoria” “ Considerando que el patrimonio archivístico digital se encuentra en peligro de desaparición y de la falta de confiabilidad, y que su preservación en beneficio de las generaciones actuales y futuras es una preocupación urgente en el mundo entero.” Carta para la Preservación del Patrimonio Del Archivo Digital Preservar para garantizar el acceso CONARQ/CTDE (2004)

3. DOCUMENTO DE ARCHIVO Documento, de acuerdo con el Diccionario de la lengua española , procede del latín documentum , y es “Diploma, carta, relación u otro escrito que ilustra acerca de algún hecho, principalmente de los históricos”; y en otra acepción, “Escrito en el que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo”. La definición que antecede apunta a los tres elementos que forman parte de los documentos archivísticos: soporte, medio e información. De manera general y muy amplia podría decirse que documento es la manifestación de una actividad humana fijada a un soporte que asiste para informar acerca de esa actividad y está constituido por varios elementos: • Soporte que es la parte física o material del mismo, que ha ido cambiando a través del tiempo. Los más antiguos conocidos son las placas de arcilla, el papiro, el pergamino, la vitela, el papel, las cintas y, los más modernos, hoy día, discos ópticos y otros soportes electrónicos. • Información , el mensaje o noticia que el documento contiene que puede estar dispuesta de manera similar o no según la tipología documental. • Medio o forma en que se registra la información en el soporte. A estos elementos deberá sumársele la razón de la creación o generación del documento para que adquiera la condición de archivístico .

4. Documento electrónico de archivo Un documento electrónico es aquel contenido en un soporte electrónico que, para su visualización requiere una pantalla textual, una pantalla gráfica, y/o unos dispositivos de emisión de audio, vídeo, etc., según el tipo de información que contenga. En algunos casos también se precisa la mediación de un ordenador (cuando la información está digitalizada), en otros no (si se trata de información analógica).

5. DOCUMENTO DIGITAL Todo documento digital es un documento electrónico pero no ocurre lo mismo al revés, no todo documento electrónico es un documento digital. Un documento electrónico puede ser bien analógico, bien digital. Documentos electrónicos son, por ejemplo, una cinta de casete o una cinta de vídeo, que precisan de un dispositivo electrónico para su lectura, pero no son digitales . Lo que distingue un medio electrónico de un medio digita l es, por una parte, la forma en que está codificada la información y, por otra, la necesaria mediación de un ordenador para decodificar esta información

6. En el caso de un documento digital , la información está codificada en bits , y para leer, visualizar o grabar la información se precisa de un dispositivo que transmita o grabe información codificada en bits. Al representarse digitalmente, los datos de entrada son convertidos en dígitos (0,1) inteligibles para la máquina y no para los sentidos humanos; y a la salida, otro dispositivo los convertirá en Señales analógicas, inteligibles para los sentidos humanos. Un documento digital es, pues, aquél que contiene la información codificada en bits . DOCUMENTO DIGITAL

7. DIAGRAMA DE BLOQUES DEL DOCUMENTO

8. Gestión del documento digital Reunión basada en identificación, valoración y autentificación de la identidad documental Conservación preventiva de los soportes y la legalidad para garantizar la permanencia Representación y organización basada en la procedencia ye l modo de producción documental Acceso y difusión por medios electrónicos

9. CARACTERISTICAS QUE DEFINEN A LOS DOCUMENTOS ANALOGICOS VERSUS DOCUMENTOS DIGITALES

10. CARACTERISTICAS QUE DEFINEN A LOS DOCUMENTOS ANALOGICOS VERSUS DOCUMENTOS DIGITALES

11. Áreas de gestión Reunión autentificación Preservación Organización Acceso

12. Reunión de los documentos Transferencia, captura y recepción. Selección y expurgo: Basada en identificación y valoración de series. Autenticación. Registro del documento. Toma de datos: -Habituales: título, procedencia, contenido datos físicos.

13. Nuevos: Propiedades informáticas (aplicación creadora, formato, extensión), estructura lógica y diccionario de datos (cuando se trata de base de datos). Almacenamiento e instalación. Nueva área de gestión. Propia de lo electrónico. Finalidad: identificar los elementos de los documentos necesarios para mantener su autenticidad a lo largo del tiempo. Reunión de los documentos

14. Verificar la integridad física y lógica de los documentos. Tareas: Método en fase de investigación. Análisis del estado del soporte. - Identificación de los datos necesarios para su lectura. Eliminación de virus informáticos. Instalación y testeo del funcionamiento. Comprobación de la integridad del documento. Reunión de los documentos

15. Identificación de límites y componentes del documento. Modelos de documentos: Unitario: coincide fichero y documento. Ejemplos: fichero de texto, imagen, sonido y video. La integridad se puede preservar mediante contraseñas, filigranas (watermark), contraseñas. Complejo: Un documento esta compuesto por diversos ficheros y a su vez puede dar origen a múltiples documentos unitarios. Reunión de los documentos

16. Caracteres: -compuesto de diferentes documentos o parte de ellos. - Distribuido entre redes y maquinas. - Dinámico o de fácil actualización sin huella. Ejemplo: bases de datos, workflow, correo electrónico, paginas web, intranets, sistema de info geográfica. Reunión de los documentos

17. Modos de conservación. Orientada al proceso: identificar y preservar en ficheros separados pero relacionados: los datos, la estructura, las interfaces de usuarios, ficheros de datos adjuntos, metadatos, etc. Orientada al objeto: Identificar, seleccionar y preservar en ficheros separados documentos unitarios Reunión de los documentos

18. LA PRESERVACION DIGITAL La perdida de los acervos digitales puede dejar una gran brecha histórica, pues muchas investigaciones dejarán de existir por no haber material suficiente para consulta, eso es reflejado directamente en las bibliotecas digitales, las cuales no están preparadas para recibir el acervo digital y consecuentemente preservarlo.

19. DESAFIOS DE LA GESTION DE LA INFORMACION DIGITAL Obsolescencia. El acceso a los expedientes electrónicos exige el procesar los bits almacenados Los tipos de datos dependen del software de uso específico o aplicaciones. Las aplicaciones dependen del sistema operativo. Los sistemas operativos hacen asunciones sobre el hardware El software, los sistemas operativos y el hardware se convierten en medios obsoletos La esperanza de vida de los medios de almacenamiento es finita Rápida desarrollo de nuevos medios y de hardware relacionado

20. Variedad Documentos de aplicaciones de automatización de oficina. Documentos de procesadores de texto. Hojas de Cálculo Presentaciones Correo Electrónico + “ attachments ”. Documentos escaneados. Fotografías Digitales. Imágenes Satelitales. Archivos de Audio Digital. Páginas Web. Bases de Datos Sistemas de Información Geográfica. DESAFIOS DE LA GESTION DE LA INFORMACION DIGITAL

21. Complejidad Documentos con objetos vinculados. Bases de Datos con múltiples tablas, formularios, reportes, etc. Documento XML. Páginas web interactivas. Modelos de Realidad Virtual DESAFIOS DE LA GESTION DE LA INFORMACION DIGITAL

22. Volumen Administración Clinton se recibieron 40’000,000 de mensajes correo electrónico Departamento de Defensa 54’000.000 imágenes digitales del personal militar, anualmente. El Universo digital se duplica cada 18 meses. DESAFIOS DE LA GESTION DE LA INFORMACION DIGITAL

23. Autenticidad. Requerimiento: Un documento debe seguir siendo tan confiable como cuando fue creado. Premisa: La mayoría de los formatos digitales llegarán a ser obsoletos hasta el punto de lleguen a ser o totalmente inaccesibles. Preservar accesibilidad requerirá transformar la codificación digital de los expedientes electrónicos obsoletos. DESAFIOS DE LA GESTION DE LA INFORMACION DIGITAL

24. Accesibilidad. Requerimiento: Los ciudadanos tienen derecho a acceder a los documentos oficiales, tal y como fueron creados. Premisa: Los ciudadanos utilizarán la mejor tecnología disponible para acceder a esos documentos. Los expedientes en formatos digitales obsoletos no estarán fácilmente disponibles en tecnología actual. DESAFIOS DE LA GESTION DE LA INFORMACION DIGITAL

25. CONCLUSION Dado el enorme uso y reconocida aceptación de los documentos electrónicos en el comercio mundial, y en vista que no es un asunto que sólo atañe a países con desarrollos tecnológicos elevados, las pruebas en medios electrónicos cobran vital importancia en las etapas probatorias de los procesos judiciales y administrativos. Los niveles de seguridad de éstos nuevos instrumentos contribuyen a su aceptación y han demostrado que son superiores a los relacionados con los Documentos tradicionales, aunque todavía hay mucho por hacer desde el punto de vista tecnológico y organizacional. Así mismo, el desarrollo legislativo en Colombia y jurisprudencial en países como Estados Unidos, dan vía libre a la eficacia probatoria de los mensajes de datos, incluso para aquellos que no cuentan con sistemas sofisticados de autenticación como la firma digital. Esta situación crea nuevos retos para los departamentos legales de las compañías y para sus asesores externos, quienes deben estar preparados para la búsqueda electrónica de pruebas que es en la actualidad una realidad inminente y que de continuar la tendencia actual reemplazarán en gran parte la búsqueda tradicional De pruebas basada en documentos en soporte físico.