Este documento describe los objetivos de un sistema archivístico como disminuir el volumen de documentos, racionalizar recursos, facilitar localización de documentos, reducir costos y aprovechar espacio. También cubre los tipos de documentos que pueden archivarse, como texto, iconográfico, sonoro, audiovisual y electrónico. Explica las tres etapas por las que pasan los documentos en una oficina empresarial y los tipos de archivos correspondientes a cada etapa.

2. Objetivos de un sistema archivístico:
 Disminuir el volumen de documentos.
 Racionalizar la utilización de recursos
humanos y materiales.
 Facilitar localización de documentos.
 Reducir costos.
 Aprovechar espacio.
 Incrementar la productividad.
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3. DOCUMENTOS
Pueden ser:
 Texto
 Iconográfico
 Sonoro
 Audiovisual
 electrónico

4. Elementos que forman un documento:

5. Tipos de documentos:
 Correspondencia
 Expedientes
 Dosieres
 Libros
 Catálogos
 Hemeroteca

6. En las oficinas de una empresa los
documentos pasan por tres etapas:
1.Primera Edad: cuando los documentos
se están tramitando y por lo tanto son de
uso frecuente
archivo del puesto

7. 2.Segunda Edad: es la fase en que los
documentos ya han sido tramitados, pero
se siguen utilizando, consultando, etc. De
forma frecuente.
Archivo Departamental

8. 3.Tercera Edad: llegan a esta fase aquellos
documentos que no han sido eliminados
en las dos anteriores, ya que por razones
fiscales, históricas, etc. Se estiman que
deben conservarse.
Archivo Corporativo

9. ARCHIVO DE UN DEPARTAMENTO I + D
Estos departamentos disponen de un gran
volumen de otros tipos documentales, por
lo que se aconseja la creación de
elementos para su rápida localización.

10. Soportes
 Material de archivos
 Elementos auxiliares
 Contenedores


12. La correcta conservación de los
documentos requiere adoptar una serie
de medidas para controlar diversos
factores de riesgo.