El documento proporciona recomendaciones para que los administradores de proyectos de TI eviten el colapso de los proyectos. Sugiere contar con un plan claro y definir requisitos y entregables para minimizar el impacto de los cambios, los cuales son inevitables. También recomienda documentar todos los cambios en el alcance para justificar las acciones tomadas y aprender de experiencias pasadas en caso de que el colapso sea inevitable.

1. ALGUNAS RECOMENDACIONES PARA EVITAR
EL COLAPSO DE LOS PROYECTOS DE TI1
Alejandro Domínguez Torres
jadoming@mail.unitec.mx, www.unitec.mx
Director Académico
Maestría en Dirección de Tecnología de Información
División de Estudios de Posgrado
Universidad Tecnológica de México, UNITEC
El colapso de un proyecto es, en varios de los casos, un evento que los
departamentos de tecnología de información (TI) y los consultores tratan de evitar
a cualquier costo. El colapso ocurre una vez que los parámetros de costo y tiempo
del alcance del proyecto rebasan a los que un departamento u organización puede
permitir. Claramente, estos parámetros son los mismos que se estipulan en el
enunciado del alcance del proyecto.
Los cambios en un proyecto siempre existen, ya sea en menor o mayor grado, por
lo que el reto fundamental de un administrador de proyectos de TI no es, como se
pensaría de primera instancia, evitar el colapso del proyecto a cualquier costo,
sino tratar de minimizar el impacto de los cambios en él. Esto no es una tarea fácil,
puesto que los cambios pueden provenir de entidades internas al proyecto (p. ej.,
definición de requerimientos inicial pobre), entidades externas (p. ej., cambios en
la legislación y normas de operación) o ambas entidades (p. ej., desestimación de
la complejidad del problema debido a un desconocimiento del entorno)
1
El Economista, julio de 2004.

2. Ante tales situaciones, ¿Qué puede hacer un administrador del proyectos de TI
para evitar el colapso? Las recomendaciones son diversas. La experiencia
muestra que las más funcionales en la vida real son:
 Contar con un plan del proyecto claro y preciso;
 Definir y priorizar los requerimientos y los entregables, junto con los riesgos
asociados;
 Mantener la mente abierta, no se trata de decir “no” o estar a la defensiva y
evitar los cambios a cualquier precio (no es una cuestión personal);
 Hacer preguntas sobre la justificación de los cambios;
 Tomar en cuenta el tipo de personas involucradas en la petición de los
cambios;
 Contar con un proceso aprobado (por la organización) de cambio de
alcance;
 Calendarizar los cambios aprobados;
 Hacer revisiones constantes del desarrollo del proyecto, así se estará
seguro que el proyecto está dentro del alcance estipulado;
 Elaborar un presupuesto final con un incremento del 10% al 20% del
presupuesto inicial estimado;
 Hacer un listado de las nuevas características del proyecto y/o producto en
desarrollo con el fin de resaltar los cambios provocados con respecto al
alcance inicial.
Quizá la recomendación más importante es documentar todos los cambios en el
alcance del proyecto así como las acciones tomadas al respecto; ya que si al final
el colapso es inevitable, el administrador del proyecto puede mostrar la razón del
porqué y aprender de lo sucedido. La documentación del proyecto es tema de una
columna futura.