El Efectivo. Caja chica

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA
U.P.T.M. KLÉBER RAMÍREZ. NÚCLEO VALLE DEL MOCOTIES
P.N.F. CONTADURÍA. UC: CONTABILIDAD I
PROF. MARISOL CARRERO
EL EFECTIVO
El efectivo constituye el activo líquido de la empresa; le proporciona a ésta la liquidez necesaria para
satisfacer las obligaciones financieras a medida que se vencen. Lawrence (p. 289). El efectivo constituye
por tanto un activo corriente que “debe estar disponible de inmediato para el pago de las obligaciones
actuales y no estar restringido por limitaciones contractuales que limiten su uso en el pago de deudas”.
Tomando en cuenta las consideraciones anteriores se puede conceptuar al efectivo como el recurso
financiero más líquido del activo corriente, disponible para el cumplimiento de las obligaciones
inmediatas y en consecuencia, sin limitaciones para su aplicación o utilización.
CARACTERÍSTICAS DEL EFECTIVO
a. Disponibilidad inmediata para el cumplimiento de las obligaciones inmediatas representadas por
los pasivos corrientes.
b. Sin restricciones en cuanto a su utilización o sin limitaciones para ser aplicado a la liquidación
de las obligaciones del corto plazo.
Según las características anteriores se determina la composición del elemento contable llamado “efectivo
y equivalentes de efectivo”.
PARTIDAS QUE CONFORMAN EL EFECTIVO.
El efectivo incluye partidas liquidas que se relacionan con “dinero depositado en bancos y cualquier otro
concepto que el banco acepte para su depósito inmediato. Estas cantidades incluyen no solamente las
monedas y los billetes, sino también los cheques de gerencia”. Por consiguiente, “las existencias en
efectivo están constituidas por el total de moneda de curso legal y sus equivalentes, giros postales,
telegráficos, bancarios, depósitos a la vista, cuentas bancarias de cheques, siempre y cuando sean
propiedad de la empresa. De acuerdo con este criterio se consideran partidas propias del efectivo las
siguientes:
1. Dinero en moneda nacional, es decir, de curso legal o de obligatoria aceptación en el país, con las
limitaciones que las leyes establecen (Ley Orgánica del Sistema Financiero nacional, Ley del
banco Central y Ley de Instituciones del Sector bancario)
2. Divisa o moneda extranjera de libre cotización en la banca nacional, la cual debe ser medida al
tipo de cambio vigente establecido por el Banco Central de Venezuela.
3. Giros bancarios (transferencias).
4. Recibos de venta mediante tarjeta de crédito.
5. Depósitos en cuentas a la vista (cuentas corrientes) y en cuentas de ahorro; ambas sin restricciones
en cuanto a su utilización.
6. Cheques de gerencia.
7. Cheques de viajeros.

8. Cheques devueltos por errores de forma: falta de firma, error en firma, falta de endoso, error en
fecha, disparidad en cantidades.
9. Cheques corrientes pendientes por entregar a los beneficiarios.
10. Todos los cheques corrientes, sin restricción para su cobro.
PARTIDAS NO CONSIDERADAS EFECTIVO.
No se consideran efectivo todas aquellas partidas del activo que, aunque pudieran estar conformadas por
dinero de curso legal, no son de inmediata disponibilidad, entre los que se mencionan los depósitos dados
en garantía, los fondos de mercado monetario, los certificados de depósito y análogos, los fondos de
reserva legal, de prestaciones sociales y demás fondos especiales; los depósitos bancarios con
restricciones de disponibilidad como por ejemplo, la intervención de la institución financiera u otros
motivos; los cheques devueltos por falta de fondos, las estampillas postales o fiscales, los adelantos o
anticipos para viáticos u otros gastos, los vales provisionales de caja y los cheques con fecha posterior o
adelantada.
CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO.
El control interno del efectivo responde a un conjunto de medidas dirigidas a su salvaguarda o protección,
a asegurar registros contables confiables y a garantizar el cumplimiento de políticas encauzadas a su
eficiente manejo. En su sentido más amplio el control interno se refiere tanto al control administrativo
como al control contable.
El control administrativo es referido al plan de la organización (organigrama de cargos con la descripción
de funciones), así como a los distintos métodos y procedimientos de planificación y control
administrativo de las diversas operaciones. El control contable, es relativo a los distintos métodos y
procedimientos para: la autorización de las transacciones, la salvaguarda del activo el aseguramiento de
la exactitud de los registros financieros.
Concretamente, los controles contables se orientan al aseguramiento en cuanto a que:
I. Las transacciones se ejecuten según lo previsto por la administración
II. Se registren en cantidades, periodos y cuentas contables correctas
III. Se prevean restricciones y/o condiciones de acceso al efectivo
IV. Se comparen los registros contra las existencias físicas del efectivo y,
V. Se examinen periódicamente las cifras registradas en razón de su actualización y seguimiento.
De ahí que las garantías ofrecidas por un sistema de control interno del efectivo se resumen
fundamentalmente en tres:
1. Veracidad y exactitud contable con respecto a ingresos en efectivo, pagos en efectivo y saldos en
efectivo.
2. Adecuados niveles del efectivo, que permitan realizar los pagos necesarios y mantener un saldo
razonable para contingencias o para cubrir situaciones de incertidumbre, evitando a la vez
presentar dinero ocioso.
3. Protección ante riesgos de carácter financiero, mediante figuras financieras de cobertura para
alejar pérdidas por manejo inadecuado del efectivo.
Para la consecución de estos objetivos de control interno del efectivo resulta indispensable, según
Horngren y otros (1993), la observancia de las siguientes reglas:

1. Recurso humano competente y con responsabilidades claramente definidas, en este sentido a los
individuos se les debe delegar la autoridad y asignar responsabilidades que correspondan con sus
capacidades, experiencia y confiabilidad.
2. Separación de las obligaciones como limitante del fraude. Esta regla se refiere a la división de la
responsabilidad operativa y la del registro; a la separación de la custodia de los activos de la
contabilidad, a la separación de la autorización de las transacciones de la custodia de los activos
y a la división de las obligaciones dentro de la misma función contable.
3. Autorización (debida o apropiada) de las transacciones y de las actividades.
4. Documentos adecuados es decir foliados (prenumerados), validados (en caso de sistemas
contables computarizados) e inutilizados mediante el sello de “cancelado”.
5. Procedimientos apropiados plasmados en manuales de procedimientos en los cuales se especifica
el flujo de documentos y se ofrece la información e instrucciones para el registro adecuado.
6. Salvaguarda física para atenuar las perdidas del efectivo. algunos dispositivos de alarmas y
sistema de alumbrado y seguridad son mecanismos utilizados para la salvaguarda.
7. Afianzamiento (mediante pólizas de seguro), vacaciones y rotación de obligaciones.
8. Revisión independiente del sistema de control interno, la cual puede ser ejecutada por contadores
independientes y por auditores internos. Eso contribuye a la determinación de errores que no
hayan sido detectadas y, en consecuencia, a la verificación de debilidades de lis controles internos.
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO.
Arqueo de los fondos de caja chica y caja general.
La caja chica.
Es un fondo que se crea en la empresa para los pagos menores, de modo de no emitir cheques por
cantidades muy pequeñas. Se suele crear por un monto de acuerdo a la cantidad según los
requerimientos de cada empresa. Para establecer el fondo se retira mediante cheque la cantidad
convenida y se hace un asiento de diario donde quedaría fondo de caja chica contra el banco que esta
emitiendo el cheque.
La cuenta de caja chica no se movilizará mas, a menos que se decida aumentar o disminuir el fondo,
o se decida su eliminación, (aunque con las NIIF se ven tres estados o momentos). Con este fondo se
van cancelando los pagos menudos y se conservan los comprobantes, cuando hubiera reducido a
cierto limite, antes de que se agote, se repondrá a su monto fijo original, mediante cheque, el cual se
cargará a las cuentas de gastos o de costos, según lo indiquen los comprobantes pagados por dicha
caja chica.
El cheque de reposición suele hacerse a nombre de la persona encargada de la caja chica, y los
comprobantes que pague tal cajero han de estar aprobados previamente por otra persona autorizada.
En el caso de que el administrador del fondo de caja chica reciba algún ingreso en efectivo, ha de
depositarlo integro en la cuenta corriente bancaria de la empresa.
Para solicitar el reintegro de lo gastado del fondo de caja chica, su cajero o la persona encargada de
dicho fondo preparará una relación de los desembolsos que hizo y la acompañará de los respectivos
comprobantes así como de un resumen de los cargos a cada cuenta.
En ningún caso el fondo de caja chica se podrá crear, reponer o aumentar, con dinero proveniente de
los cobros u otros ingresos. Solo deberá hacerse mediante cheque, en la forma ya descrita.

Casi todas las empresas tienen la necesidad de hacer pequeños pagos de muchas cosas como son:
comida de los empleados, servicio de taxis, compra de artículos pequeños de oficina y gastos
menores.
PASOS PARA EL ESTABLECIMIENTO DEL FONDO DE CAJA CHICA.
1.- El contador o el encargado de la tesorería hace un estudio minucioso de los gastos menores
efectuados en un período normalmente de un mes, con base a este estudio, se determina una cantidad
razonable con la cual se establecerá el fondo. Para lo cual se expide un cheque que será entregado al
responsable del manejo del fondo, quien se encargará de cobrarlo, obteniendo del banco las monedas
y billetes de baja denominación.
2.- Al encargado del manejo del fondo, se le especificará la cantidad máxima de los pagos a realizar
con el fondo, tales pagos deberán estar debidamente autorizados por personal con facultades para tal
efecto. Por cada pago que efectúa el encargado del fondo, la persona que lo solicita firma un vale de
caja chica, estos vales son controlados en un registro auxiliar de caja chica.
3.- El encargado del fondo deberá mantener en su poder siempre un importe igual al del fondo
establecido, integrado por efectivo y comprobantes.
4.- Cuando el importe del fondo llegue a una cantidad que no permita cubrir otros gastos menores, el
responsable del fondo solicitará su reposición, entregando los comprobantes respectivos a los cuales
se les pondrá un sello de pagado, con la finalidad de que no vuelvan a ser empleados en futuras
reposiciones y solicitará un cheque por esa cantidad, con la cual, volverá a tener nuevamente en
efectivo el importe del fondo establecido.
EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA CAJA CHICA DEBE ATENDER A LAS PREMISAS
SIGUIENTES:
a. Establecer un límite máximo para los pagos. Los que excedan dicho límite se deberán pagar
mediante cheque.
b. La cuenta caja chica únicamente se moverá cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o
para su eliminación.
c. Debe existir una sola persona responsable del fondo.
d. La persona responsable de caja chica no debe tener acceso a la contabilidad, a cobranza ni a la
caja principal.
e. La reposición del fondo se hará mediante cheque a nombre de la persona responsable del fondo.
f. Los comprobantes impresos, numerados correlativamente deberán estar aprobados previamente
por otra persona autorizada y especificar en cifras y letras el monto pagado.
g. Una vez efectuado el pago pr caja chica, los comprobantes respectivos deben inutilizarse con un
sello de tinta indeleble, juntamente con sus facturas: todo lo cual irá en definitiva al departamento
de contabilidad, al recibirse el reintegro.
h. La caja chica no debe cambiar cheques, ni aceptar vales de nadie, ni recibir dinero alguno, por
ningún concepto.
i. La caja chica debe someterse a arqueos frecuentes e imprevistos, con testigos y dejando
constancia por escrito.

j. Luego de cada arqueo se hará la respectiva conciliación con el saldo de la cuenta control en el
mayor.
k. Sea cual fuere su nivel, el fondo de caja chica debe reponerse al cierre de los libros, para obtener
los estados financieros.
También podría ajustarse su nivel, con cargo a las cuentas que lo redujeron y abono a caja chica.
De esta forma aparecerá en el Estado de Situación Financiera con el saldo que realmente tiene al
momento de cierre de los libros.
1. Apertura del fondo fijo: se designa una persona como custodio de caja chica y se le entrega el
importe autorizado para su creación, extendiéndose un cheque por dicho importe. El registro será:
-x-
Caja chica …………………………………………… xxx
Banco Cta Ctte………………………………… xxx
2. Operatividad del fondo fijo de caja chica: implica la instalación de un sistema de comprobantes,
el establecimiento de adecuados limites de uso del efectivo por gastos, la invalidación de
comprobantes a través de sellos de “cancelado”, “contabilizado”, “aprobado” (para evitar la
duplicidad en su uso). En este sentido, “a medida que se hacen los desembolsos, el custodio de
caja chica obtiene recibos firmados por cada una de las personas a quienes paga. Siempre que
sea posible se anexará al recibo de caja chica un comprobante de desembolso. Es importante
aclarar que las transacciones del fondo de caja chica no se contabilizan hasta no efectuar el
respectivo reembolso.
3. Reposición del fondo fijo de caja chica: este evento se relaciona con el momento del arqueo, el
cual puede efectuarse en fecha stop, en fecha de cierre o fecha en la cual se informa, entre el final
del periodo sobre el que se informa y la fecha de autorización para la publicación de los estados
financieros. Esto se explica por cuanto, “generalmente, en el fondo de caja chica existen gastos,
excepto cuando se acaba de hacer el reembolso, por consiguiente, si se desea tener estados
financieros exactos se debe reembolsar los fondos al termino de cada periodo contable y también
cuando el fondo esté próximo a agotarse”.
Según la Norma Internacional de Contabilidad N° 10 y la sección 32 de las Normas Internacionales
de Información Financiera para las PYMES, los eventos, tanto favorables como desfavorables
ocurridos entre el final del periodo sobre el que se informa y la fecha de autorización de los estados
financieros para su publicación, constituyen hechos ocurridos después del periodo sobre el que se
informa (BA VEN-NIF 4, versión 1, párrafo 3). Ahora bien, “la fecha de autorización para la
publicación de los estados financieros es la fecha tope para determinar si se procede ajustar los
estados financieros o efectuar las revelaciones correspondientes por efecto de los eventos ocurridos
hasta dicha fecha” (Ibid., párrafo 10). El citado BA VEN-NIF 4 en su párrafo 13, deja sentado que la
fecha de autorización para la publicación de los estados financieros es la fecha posterior al cierre del
ejercicio y en tales estados estén disponibles para ser revisados o utilizados por cualquier unidad,
ente o persona distinta a la encargada de su preparación. Y el mismo BA VEN-NIF 4, en el párrafo
15, advierte que en caso que los accionistas en la asamblea ordinaria aprueben la modificación de los
estados financieros, este hecho no modifica la fecha de autorización para la publicación de tales

estados financieros a fin de considerar los efectos derivados de los hechos ocurridos después del
periodo sobre el que se informa.
Ahora bien, según lo dispuesto por el Código de Comercio venezolano, la fecha de autorización para
la publicación de los estados financieros puede ser:
a) la que esté determinada formalmente en los procedimientos internos de la entidad o en sus estatutos
o
b) la fecha en que los administradores u otro ente autorizado entreguen los estados financieros a una
unidad interna de control, supervisión o revisión: o a un ente externo o al comisario, lo que ocurra
primero. Al respecto, el BA VEN -NIF 4, Versión 1, párrafo 12, aclara que entre las situaciones
señaladas en las NIC 10 y la Sección 32 de la NIIF para PYMES a fin de determinar la fecha de
autorización de los estados financieros para su publicación, no está contenida alguna que se ajuste
exactamente al procedimiento de aprobación de los estados financieros regulado por el Código de
Comercio venezolano.
El registro correspondiente a la reposición por arqueo regular, es el siguiente:
-x-
Gastos misceláneos…………………………………………… xxx
Suministros de oficina………………………………………. ...xxx
Gastos de transporte………………………………………… ... xxx
Banco Cta ctte xxx
P/R Reposición de caja chica a la fecha
El registro precedente no considera la existencia de un sobrante de efectivo (saldo contable inferior
al importe físico de efectivo) ni el importe de un faltante de efectivo (saldo contable superior al
importe físico del efectivo, es decir, la suma de los comprobantes mas el efectivo resulta menor que
el saldo contable del fondo fijo). Los débitos resultantes de faltantes, asi como los créditos derivados
de sobrantes, deben reflejarse bajo una cuenta transitoria llamada “Faltantes y Sobrantes en Caja
Chica”. Es procedente que al cierre de cada ejercicio económico, la cuenta “Faltantes y Sobrantes en
Caja Chica” se someta a revisión para determinar con veracidad la responsabilidad del custodio por
los faltantes, o los ingresos originados por los sobrantes de efectivo.
El arqueo del fondo de caja chica puede hacerse con carácter ordinario o de manera sorpresiva. El
arqueo ordinario es ejecutado por el custodio para fines de reposición, mientras que el sorpresivo, el
cual se lleva a cabo con la finalidad de comprobar que dicho fondo se está llevando de forma
satisfactoria, puede ejecutarse por un superior del custodio, por el auditor interno de la empresa o por
el auditor externo autorizado para tal fin. Este ultimo tipo de arqueo cumple con la condición de ser
“sin Aviso” y corresponde a uno de los procedimientos adecuados de control interno del efectivo. Al
efectuarse el arqueo sorpresivo es fundamental observar los siguientes aspectos: (1) autorización para
su ejecución; (2) presencia del custodio responsable del fondo en el momento del conteo de valores;
(3) arqueo simultáneo con los demás fondos y las inversiones cuyo vencimiento sea en el corto
plazo(certificados, participaciones y análogas).
4. Modificación del importe original del fondo fijo de caja chica: el saldo contable del fondo puede
ser incrementado (cargo a la cuenta de “Caja Chica” y abono a la cuenta de “Banco Cta Ctte”),
o disminuido (Cargo a la cuenta de “Banco Cta ctte” y abono a la cuenta “Caja Chica”.Además
el importe en libros del fondo fijo pudiera ser ajustado para reflejar la incidencia de hechos
ocurridos después del periodo sobre el que se informa (Véase NIC 10, 2012, párrafo 8)

Caja general o fondos de trabajo: en la cuenta Caja se registra todo el efectivo que ingresa y egresa
de la empresa. Por lo tanto se carga o debita por concepto de los cheques o billetes y monedas que
recibe y se abona o acredita por concepto de depósitos en el banco de estos cheques, billetes y
monedas y por los pagos realizados.
La caja general en las empresas comerciales o manufactureras y los fondos de trabajo en las
instituciones financieras, al igual que la caja chica, pueden ser sujetos a arqueos ordinarios y
sorpresivos. El arqueo a la caja conduce al análisis determinado, con el propósito de comprobar o
verificar si se ha contabilizado todo el efectivo que ha ingresado y por tanto, si su saldo corresponde
con lo que se encuentra físicamente en dinero, cheques y demás elementos considerados efectivo.
Igualmente, el procedimiento de arqueo contribuye en la verificación del cumplimiento de controles
internos.
Tomado de:
Fundamentos Financieros Contables de los derechos empresariales. Peña G, Aura E
Cuaderno de Contabilidad II. ULA. Prof. Castellanos H, Profas: Luciani, L; Marcotrigiano, L
Observación: Encontraras una serie de ejercicios y al final de ellos, estarán
algunos ejercicios resueltos, para darte una mejor comprensión del tema
Ejercicios
Ejercicio N° 1
El día 11-05-07, la Empresa Habana decide establecer un fondo para ser manejado como Caja Chica
por Bs 200,00 solo para cancelar facturas de gastos menores a Bs 20
Se pide: Realizar el asiento de creación de la Caja Chica.
Ejercicio N° 2
El 15-12-07 la Empresa XY decide crear un fondo fijo por la cantidad de Bs 600,00 el cual se realiza
mediante cheque N° 7598 del Banco Venezuela.
Para el 31-12-07 fecha de cierre, existen comprobantes de desembolsos efectuados por pago de agua del
dpto. de ventas (Bs 150,00), artículos de oficina (Bs 90,00)
Se pide: Hacer los asientos necesarios para registrar la creación del fondo fijo y el reembolso.
Ejercicio N° 3
La Empresa “Carora” tiene establecido un fondo fijo por la cantidad de Bs 156,00, el cual fue creado el
día 01-04-07 mediante un cheque del Banco El Caribe.
Durante el mes de abril, se realizaron pagos por caja chica por los siguientes conceptos: en Gastos
Generales Bs 18,20 pago de Luz del dpto. de ventas Bs 52,00, compra de una caja de grapas en Bs 30,80
en timbres fiscales Bs 18,20 Pasajes y Viáticos al cobrador Bs 91,50.
Se pide: Elaborar los asientos para registrar la creación de Caja Chica, formulario de reembolso y
asiento para el reintegro de la Caja Chica.
Ejercicio N° 4.
La Empresa “Waleska dispone de un fondo fijo o Caja Chica de Bs 1.450,00 con motivo del cierre del
ejercicio, efectuado en fecha 31-12-07, se realizó un arqueo de Caja, cuyo resultado fue el siguiente
Efectivo (billetes y monedas)……………………………………… Bs 841,00
Comprobantes de pago por:

Fletes en compras……………………………………… Bs 551,00
Pago de Luz, Agua, Teléfono…………………. Bs 29,00 580,00
TOTAL Bs 1.421,00
Es norma de la Empresa que, de producirse sobrante o faltante por encima de Bs 1.450,00 el importe
será depositado o sacado del banco, bien sea como un sobrante o faltante en caja. Elaborar todos los
asientos necesarios.
Ejercicio N° 5
La Empresa TRANSERCA crea el 03-07-06 una caja chica por Bs 70,00 para realizar pagos de Bs
10,00 o menos.
El día 04-07-06, cancela Luz por Bs 9,90.
El día 07-07-06 se cancela el recibo de CANTV por Bs 9, 00
El día 09-07-06 se cancela Artículos de Oficina por Bs 9,50.
El día 10-07-06 cancela facturas de gasolina por Bs 9,70
El día 11-07-06 cancela recibo por Bs 8,90 de Artículos de Aseo.
El día 21-07-06 se le expide un vale a la secretaria por Bs 10,00
El día 25-07-06 se paga una factura por arreglo de la máquina de escribir por Bs 9,50
Hay en efectivo Bs 2,50 desglosados así: 2 monedas de 1,00 y una moneda de 0,50 cts.
Se pide: Realizar el arqueo y los asientos necesarios.
Ejercicio N° 6
Distribuidora EL VALLE C.A presenta un fondo de caja chica por Bs 1.820. La fecha de cierre de la empresa es
el 30-09-2011. La caja chica es sometida a arqueo el día 30-09-2011. Los gastos y efectivo reportado en el arqueo
son:
Descripción Bs
Monedas y billetes de curso legal 830,00
Cheque de reposición de fecha 03-09-2011 320,00
Cheque devuelto de fecha 23-09-2011, canjeado por el jefe de mantenimiento(devuelto
por disparidad de cantidades)
204,00
Taxis a mensajero 98,00
Sobre con dinero (celebración día de la secretaria) 75,00
Vales a empleados (no autorizados) 142,00
Además se determinó la existencia de otras facturas con fecha 25-09-2011 por los siguientes conceptos: suministros
para limpieza Bs 55,00 y gastos de personal Bs 153,00. Las dos facturas reportan firmas de autorizado. El límite por
gasto es de 120,00. El arqueo es realizado por el auditor interno.
La fecha de autorización de los estados financieros es el 31 de octubre de 2011.
Se requiere: presentar la estructura del arqueo, hacer los asientos necesarios y, enunciar las observaciones de control
interno correspondientes.
Ejercicio N° 7

COCHE C.A presenta un fondo de caja chica por Bs 1.050. La fecha de cierre de la empresa es el 31-12-2011. La
caja chica es sometida a arqueo el día 03-01-2012, ya que se obvió a la fecha de cierre. Los gastos y el efectivo
reportado en el arqueo son:
Descripción Bs
Moneda y billetes de curso legal 292,30
Sobre con dinero para fiestas navideñas 81,90
Cheque de reposición (de fecha 20-12-2011) 137,30
Cheque devuelto, canjeado por la asistente de compras (devuelto por cuenta cancelada)
94,50
Vales de empleados (no autorizados) 125,60
Cheque devuelto por un cliente (disparidad de cantidades) 120,00
Cheque canjeado por un empleado de fecha 10-01-2012 170,40
Todas las facturas anteriores reportan fecha hasta el 31-12-2011.
Se determinó la existencia de factura con fecha 02-01-2012 por concepto de gastos de oficina por Bs 80,00. La
factura reporta firma de autorizado. El límite por gasto es de Bs 50,00. El arqueo es efectuado por el auditor externo.
La fecha de autorización de los estados financieros es el 31 de enero de 2012, en consecuencia, al 03-01-2012, las
cuentas de gasto no han sido sujetas a cierre.
Se requiere: Presentar la estructura de arqueo, hacer los asientos necesarios (incluyendo los que impliquen ajuste a
los importes reconocidos en los estados financieros al 31-12-2011) y enunciar las observaciones de control interno
pertinentes.
Ejercicio N° 8
TERRA NOSTRA C.A presenta un fondo de caja chica por Bs 2.500. La fecha de cierre de la entidad es el 30-04-
2012. la caja chica es sometida a arqueo el día 31-05-2012, ya que se obvió a la fecha de cierre. Para ese momento
las cuentas nominales del ejercicio se encontraban cerradas. En el arqueo se encontraron los valores y comprobantes
siguientes:
Descripción Bs
Taxis a empleados 150,00
Préstamo a secretaria (autorizado) 180,00
Artículos de limpieza (autorizado) 260,00
Sobre con dinero y rotulado “día de la madre” 360,00
Cheque canjeado al supervisor de ventas de fecha 14-04-2012 devuelto por“disparidad de
cantidades”
80,00
Cheque canjeado al gerente de administración el 29-04-12 de fecha 31-05-2012 100,00
Cheque de un cliente de fecha 29-04-2012, devuelto por “gira sobre fondos no disponible 1.500,00

Refrigerios al personal el 26-04-12 (no autorizado) 310,00
Todas las facturas anteriores reportan fecha hasta el 30-04-2012. Adicionalmente se encontraron las facturas
siguientes de fecha 20 de mayo de 2012: Artículos de oficina por Bs 150,00; vales a empleados Bs 300,00 y compra
de café y vasos Bs 90,00. Todas estas facturas reportan firma de autorizado. Para registrar los prepagados la empresa
tiene como política utilizar una cuenta de gasto.
El límite por gasto es de Bs 250,00. El arqueo es efectuado de manera sorpresiva por el supervisor inmediato del
custodio. Los estados financieros ya habían sido autorizados para su publicación y la asamblea de accionistas ya
había aprobado la distribución de los resultados.
Se requiere: presentar la estructura del arqueo, hacer los asientos necesarios a la fecha del arqueo y, presentar las
observaciones de control interno, todos los cuales debería considerar el supervisor del custodio en canto al manejo
del fondo.
Ejercicio N° 9
CATATUMBO C.A presenta un fondo de caja chica por Bs 1.200. La fecha de cierre (fecha en la que se informa)
es el 30-06-2011. La caja chica es sometida al arqueo el mismo 30-06-2011. Los gastos y efectivo reportados en el
arqueo son:
Descripción Bs
Cheque canjeado por la secretaria (fecha 27-06-2011) 138,00
Sobre con dinero para fiestas infantiles 150,00
Cheque devuelto, canjeado por la asistente de compras (devuelto por cuenta cancelada) 146,00
Cheque canjeado por el chofer devuelto (por disparidad de cantidades) 180,00
Vales de empleados no autorizados) 256,00
Cheque devuelto de un cliente (fondos no disponibles) 110,00
Todas las facturas anteriores reportan fecha hasta el 30-06-2011. El límite por gasto es de Bs 250. El arqueo es
efectuado por el gerente de la oficina.
Considerar que la moneda extranjera se cotiza según lo establecido por el Banco Central de Venezuela.
Se requiere: Presentar el arqueo de caja chica, hacer los asientos necesarios y presentar las observaciones en
cuanto al control interno.
Ejercicio N° 10
SABANETA C.A presenta un fondo de caja chica por Bs 600. La fecha de cierre de la empresa es el 31-07-2011.
La caja chica es sometida a arqueo el día 24-08-2011, ya que se obvió a la fecha de cierre. Los gastos y efectivo
Descripción Bs

Gastos misceláneos 75,00
Cheque devuelto, canjeado por la asistente de Almacén (devuelto por cuenta cancelada
Con fecha 21-07-2011) 183,00
Vales de empleados (no autorizados con fecha 30-07-2011) 225,60
Cheque devuelto de un cliente (error en fecha con fecha 28-07-2011) 120,00
Todos los comprobantes reportan movimiento hasta el 31-07-2011. El límite por gasto es de Bs 80,00. El arqueo es
efectuado por el auditor interno. La fecha de autorización de los estados financieros es el 15 de agosto de 2011.
Se requiere: Presentar la estructura del arqueo, hacer los asientos necesarios y enunciar las observaciones de
control interno correspondientes.
Ejercicio N° 11
Tamanaco C.A presenta un fondo de caja chica en el departamento de ventas por Bs 165,00. La fecha de cierre de
la empresa es el 31-12-2012. La caja chica es sometida a arqueo el día 18-01-2013, ya que se obvió a la fecha de
cierre. Los gastos y efectivos reportados en el arqueo son:
Descripción Bs
Cheque devuelto, canjeado por la asistente de compras (devuelto por gira sobre
fondos no disponibles) 26,40
Cheque canjeado por el jefe de crédito 21,88
Taxis a mensajero (autorizado) 15,50
Se determinó la existencia de facturas con fecha 08-01-2013 por los conceptos: fotocopias Bs 7,08 y gastos de
papelería por Bs 11,20. Ambas facturas reportan firma de autorizado. El límite por gasto es de Bs 10,00. El arqueo
es efectuado por el gerente de ventas. La fecha de autorización de los estados financieros es el 12 de enero de
2013.
Se requiere: presentar la estructura del arqueo y realizar los asientos necesarios.
Ejercicio N° 12
Colina C.A presenta un fondo de caja chica por Bs 1000,00. La fecha de cierre de la empresa es el 30-06-12. La
caja chica es sometida a arqueo el día 31-07-12, ya que se obvio a la fecha de cierre. Los gastos y efectivo son:
Descripción Bs

Sobre con dinero (celebración día del niño) 250,00
Cheque devuelto “cuenta cancelada” de cliente (20-07-12) 1.200,00
Estampillas 20,00
Almuerzo a trabajadores (autorizados) 100,00
Fotocopias 50,00
Cheque corriente canjeado por el jefe de almacén (22-06-12) 100,00
Recarga de cartuchos 16-06-12 (no autorizados) 65,00
Todas las facturas anteriores reportan fecha hasta el 30-06-12. Adicionalmente se determinó la existencia de facturas
con fecha 18-07-12 por los siguientes conceptos: artículos de oficina Bs 75,00 y suministros de limpieza Bs 90,00.
Las dos facturas reportan firma de autorizado. El arqueo es efectuado por el jefe inmediato del custodio. Los estados
financieros ya habían sido autorizados para su publicación y la asamblea de accionistas ya había aprobado la
distribución de los resultados. Se requiere: presentar la estructura del arqueo, hacer los asientos necesarios a la fecha
del arqueo y presentar las observaciones de control interno, todos los cuales debería considerar el supervisor del
custodio en cuanto al manejo del fondo.
RE RESOLUCION DE EJERCICIOS
Ejercicio N° 1
El día 11-05-07, la Empresa Habana decide establecer un fondo para ser manejado como Caja Chica
por Bs 200,00 solo para cancelar facturas de gastos menores a Bs 20
Se pide: Realizar el asiento de creación de la Caja Chica.
Para realizar el asiento de creación de caja chica debemos cargarle a esa cuenta y debitarle a la
cuenta de Banco
11/05/2007 -x-
Caja Chica 200,00
Banco Cta Ctte 200,00
P/R creación de Caja Chica
Ejercicio N° 3
La Empresa “Carora” tiene establecido un fondo fijo por la cantidad de Bs 156,00, el cual fue creado el
día 01-04-07 mediante un cheque del Banco El Caribe.
Durante el presente mes se realizaron pagos por caja chica por los siguientes conceptos: en Gastos
Generales Bs 18,20 pago de Luz del dpto. de ventas Bs 52,00, compra de una caja de grapas en Bs 30,80
en timbres fiscales Bs 18,20 Pasajes y Viáticos al cobrador Bs 91,50.
Se pide: Elaborar los asientos para registrar la creación de Caja Chica, formulario de reembolso y
asiento para el reintegro de la Caja Chica.
Resolución:
Realizamos el asiento de creación de Caja Chica
01/04/2007 -x-
Caja Chica 156,00

Efectivo en Banco 156,00
P/R creación de Caja Chica
Después realizamos el reembolso llenando el formulario.
Formulario de Reembolso de Caja Chica
En este formulario colocamos la fecha de los comprobantes ( si la tienen), la descripción del gasto
(agua, luz, etc) y el monto de cada uno de los gastos.
Fecha Relación de Comprobantes Monto Bs
30/04/2007 Gastos Generales 18,20
Luz, agua y teléfono 52,00
Caja de grapas 30,80
Timbres fiscales 18,20
Pasajes y viáticos al cobrador 31,20
Total 150,40
Al enviar esta relación al Dpto de Contabilidad, allí realizaran el siguiente asiento:
30/04/2007 -x-
Gastos Generales 18,20
Gastos de agua, luz y teléfono 52,00
Artículos de escritorio 30,80
Timbres Fiscales 18,20
Viáticos a empleado 31,20
P/R Reembolso de Caja Chica
Nótese que la cuenta de Banco tiene un monto de Bs 150,40 en el asiento, es por este monto que se
hará un cheque y se le dará al custodio de la caja chica para que lo cobre en el banco y restituya con ese
dinero la caja chica, que sumando el efectivo que tiene en caja ( que debe ser Bs 5,60 ) y este dinero
que pondrá en ella, debe darle el monto total del fondo de caja chica (156,00).
Nota: Como esto es un reembolso no nos dice cuanto es el efectivo que quedó en caja, nos lo dice sólo
cuando es un arqueo)
Ejercicio N° 4.
La Empresa “Waleska dispone de un fondo fijo o Caja Chica de Bs 1.450,00 con motivo del cierre del
ejercicio, efectuado en fecha 31-12-07, se realizó un arqueo de Caja, cuyo resultado fue el siguiente :
Empresa Waleska
Arqueo de Caja chica
al 31/12/2007
Efectivo (billetes y monedas)……………………………………… Bs 841,00
Comprobantes de pago por:
Fletes en compras……………………………………… Bs 551,00
Pago de Luz, Agua, Teléfono…………………. Bs 29,00 580,00
TOTAL VALORES ARQUEADOS Bs 1.421,00
TOTAL FONDO FIJO 1.450,00

FALTANTE Y SOBRANTE EN CAJA CHICA 29,00
Es norma de la Empresa que, de producirse sobrante (por encima del monto del fondo) o faltante ( por
debajo del monto del fondo) en este caso de Bs 1.450,00 el importe será depositado o sacado del
banco, bien sea como un sobrante o faltante en caja.
Se pide: Elaborar todos los asientos necesarios.
Resolución:
No se realiza el asiento de creación pues ya la caja chica existe, y no lo piden.
Si observamos en el arqueo, el total de efectivo y comprobantes dió Bs 1.421,00 y el fondo de caja
chica es de Bs 1.450,00, lo que quiere decir que hay una diferencia por debajo del fondo, nos da un
faltante, de: 1.450,00 – 1.421,00 = 29 y se haría el siguiente asiento:
30/04/2007 -x-
Fletes en compras 551,00
Gastos de Agua, luz y teléfono 29,00
Faltante y Sobrante en Caja Chica 29,00
P/R Regularización saldo fondo fijo y gastos a la fecha
Para fines de comprobación sumamos el total efectivo que nos da en el arqueo + el efectivo en bancos
del asiento y nos debe dar el saldo que tiene el fondo, o sea el saldo contable:
841,00 + 609,00 = 1.450,00
En el arqueo de caja chica según las NIIF, existen tres momentos:
Primer momento: Cuando la fecha de cierre es igual a la fecha del arqueo, y la fecha de autorización de
los estados financieros es un mes después. Aquí se realiza un asiento normal.
Segundo Momento: Cuando la fecha de cierre es a una fecha (31/12/2018) y la fecha del arqueo de caja
es a unos días posterior (03/01/19) y la fecha de autorización de los estados financieros es después de la
fecha del arqueo. Aquí se realiza un asiento de ajuste con abono a Caja Chica y un asiento de reposición
con cargo a Caja Chica.
Tercer momento: Cuando la fecha de cierre es a una fecha (por ejemplo 30/09/2019) y la fecha del
arqueo es un mes después (31/10/2019), y los estados financieros ya han sido autorizados para su
publicación. Aquí el asiento lleva una cuenta de Ganancias Acumuladas.
1) RESOLUCION DEL PRIMER MOMENTO
Distribuidora El Valle C.A presenta un fondo de caja chica por Bs 1.820,00. La fecha de cierre de la
empresa es el 30-09-2011. La caja chica es sometida a arqueo el día 30-09-2011. Los gastos y efectivo
Descripción Bs
Cheque devuelto de fecha 23-09-2011, canjeado por el jefe de mantenimiento (devuelto
por disparidad de cantidades)
204,00
Sobre con dinero (celebración día de la secretaria) 75,00
Además se determinó la existencias de otras facturas con fecha 25-09-2011 por los siguientes

conceptos: suministros para limpieza Bs 55,00 y gastos de personal Bs 153,00. las dos facturas reportan
firma de autorizado.
El limite por gasto es de 120,00.el arqueo es realizado por el auditor interno.
La fecha de autorización de los estados financieros es el 31 de octubre del 2011.
Se requiere: presentar la estructura del arqueo, hacer los asientos necesarios y, enunciar las
observaciones de control interno correspondientes.
Estructura del Arqueo:
Distribuidora El Valle C.A
Arqueo de “Caja Chica”
Al 30-09-2011
I) EFECTIVO
Cheque de reposición (03-09-2011 320,00
Cheque devuelto ( disparidad de cantidades) 204,00
TOTAL EFECTIVO 1.429,00
II) COMPROBANTES DE GASTOS
Suministros de limpieza 55,00
Gastos de personal 153,00
TOTAL COMPROBANTES GASTOS 306,00
III) OTROS COMPROBANTES DE GASTOS
TOTAL OTROS COMPROBANTES DE GASTOS 142,00
TOTAL VALORES ARQUEADOS 1.877,00
FONDO FIJO DE CAJA CHICA 1.820,00
FALTANTES Y SOBRANTES EN CAJA CHICA 57,00
Una vez preparada la estructura del arqueo de la caja chica se determina como resultado “un sobrante”,
el cual se muestra contablemente mediante la cuenta “Faltantes y Sobrantes en caja Chica” con saldo de
naturaleza acreedora.
Se observa que el arqueo lo ejecutó un auditor interno, el cual debería recomendar el registro siguiente:
30-09-2011 -x-
Cuentas por cobrar empleados 142,00
Faltantes y sobrantes en caja chica 57,00
Efectivo en Bancos 391,00
P/R Reposición a la fecha
Para fines de comprobación sumamos el total efectivo que nos dá en el arqueo + el efectivo en bancos
del asiento y nos debe dar el saldo que tiene el fondo, o sea el saldo contable: 1.429,00 + 391,00 =
1.820,00
Observaciones del Control interno:

 Incumplimiento de la norma “deposito integro”
 Desvío del objetivo de caja chica (se cubren gastos no menores)
 Extralimite por gasto. Revisar “límite establecido por gasto”
 Incumplimiento de la norma “firma autorizada”
 Se evidencia sobre con dinero, con rótulo Celebración Día de la secretaria.
2) RESOLUCION DEL SEGUNDO MOMENTO
COCHE C.A presenta un fondo de caja chica por Bs 1.050. La fecha de cierre de la empresa es el 31-12-2011.
La caja chica es sometida a arqueo el día 03-01-2012, ya que se obvió a la fecha de cierre. Los gastos y el
efectivo reportado en el arqueo son:
Descripción Bs
Moneda y billetes de curso legal 292,30
Cheque devuelto, canjeado por la asistente de compras (devuelto por cuenta cancelada) 94,50
Cheque devuelto por un cliente (disparidad de cantidades) 120,00
Se determinó la existencia de factura con fecha 02-01-2012 por concepto de gastos de oficina por Bs 80,00. La
factura reporta firma de autorizado. El límite por gasto es de Bs 50,00. El arqueo es efectuado por el auditor externo.
La fecha de autorización de los estados financieros es el 31 de enero de 2012, en consecuencia, al 03-01-2012, las
cuentas de gasto no han sido sujetas a cierre.
Se requiere: Presentar la estructura de arqueo, hacer los asientos necesarios (incluyendo los que impliquen ajuste a
los importes reconocidos en los estados financieros al 31-12-2011) y enunciar las observaciones de control interno
pertinentes.
Estructura del Arqueo:
Distribuidora Coche C.A
Al 31-01-2012
I) EFECTIVO
Cheque de reposición (20-12-2011) 137,30
TOTAL EFECTIVO 511,50
Gastos de artículos de oficina 80,00

TOTAL COMPROBANTES DE GASTOS 125,00
Cheque devuelto (cuenta cancelada) 94,50
Cheque canjeado por empleado (10-01-2012) 170,40
FALTANTES Y SOBRANTES EN CAJA CHICA (23,00)
Una vez terminada la estructura del arqueo de la caja chica se determina como resultado “un faltante”
el cual se muestra contablemente mediante la cuenta “Faltantes y Sobrantes en Caja Chica” con saldo
de naturaleza deudora. Se observa que el arqueo lo ejecutó un auditor externo, el cual recomendaría los
registros siguientes:
a) Por ajuste, afectando el importe en libros de caja chica al 31-12-2011 (fecha en la que se informa), y
considerando que la autorización de los estados financieros es el 31-01-2012 se hace este primer
asiento:
31-12-2011 -x-
Caja Chica 435,50
P/R Regularización gastos a la fecha
b) En el libro diario por reposición a la fecha del arqueo al 03-01-2012:
03-01-2012 -x-
Gastos artículos de oficina 80,00
Caja Chica 435,50
Faltantes y Sobrantes en caja chica 23,00
Efectivo en bancos 538,50
P/R Regularización saldo fondo fijo y gastos a la fecha
Para fines de comprobación sumamos el total efectivo que nos dá en el arqueo + el efectivo en bancos
del asiento y nos debe dar el saldo que tiene el fondo, o sea el saldo contable: 511,00 + 538,50 =
1.050,00
 Se evidencia sobre con dinero, con rótulo “Fiestas navideñas
 Se evidencia cheque devuelto de un cliente “disparidad de cantidades”. Se recomienda enviar a
cobranzas para su recuperación.
3) RESOLUCION DEL TERCER MOMENTO

TERRA NOSTRA C.A presenta un fondo de caja chica por Bs 2.500. La fecha de cierre de la entidad es el 30-04-
2012. la caja chica es sometida a arqueo el día 31-05-2012, ya que se obvió a la fecha de cierre. Para ese momento
las cuentas nominales del ejercicio se encontraban cerradas. En el arqueo se encontraron los valores y comprobantes
siguientes:
Descripción Bs
Taxis a empleados 150,00
Préstamo a secretaria (autorizado) 180,00
Artículos de limpieza (autorizado) 260,00
Sobre con dinero y rotulado “día de la madre” 360,00
Cheque canjeado al supervisor de ventas de fecha 14-04-2012 devuelto por“disparidad de de
cantidades” 80,00
Cheque canjeado al gerente de administración el 29-04-12 de fecha 31-05-2012 100,00
Cheque de un cliente de fecha 29-04-2012, devuelto por “gira sobre fondos no disponibles” 1.500,00
Refrigerios al personal el 26-04-12 (no autorizado) 310,00
Todas las facturas anteriores reportan fecha hasta el 30-04-2012. Adicionalmente se encontraron las facturas
siguientes de fecha 20 de mayo de 2012: Artículos de oficina por Bs 150,00; vales a empleados Bs 300,00 y compra
de café y vasos Bs 90,00. Todas estas facturas reportan firma de autorizado. Para registrar los prepagados la empresa
tiene como política utilizar una cuenta de gasto.
El límite por gasto es de Bs 250,00. El arqueo es efectuado de manera sorpresiva por el supervisor inmediato del
custodio. Los estados financieros ya habían sido autorizados para su publicación y la asamblea de accionistas ya
había aprobado la distribución de los resultados.
Se requiere: presentar la estructura del arqueo, hacer los asientos necesarios a la fecha del arqueo y, presentar las
observaciones de control interno, todos los cuales debería considerar el supervisor del custodio en cuanto al manejo
del fondo.
Estructura del Arqueo
Distribuidora Terra Nostra C.A
Al 31-05-2012
I) EFECTIVO
Cheque devuelto por “disparidad de cantidades” 80,00
Cheque de reposición (20-04-2012) 210,00
TOTAL EFECTIVO 840,00
Préstamo a secretaria 180,00
Artículos de limpieza 260,00

Artículos de Oficina 150,00
Vales de empleados (autorizados) 300,00
Café y vasos 90,00
TOTAL COMPROBANTES DE GASTOS 1.130,00
Cheque con fecha adelantada (31-05-1012) 100,00
Refrigerios al personal 310,00
FALTANTES Y SOBRANTES EN CAJA CHICA (120,00)
Una vez preparada la estructura del arqueo de la Caja Chica se determina como resultado “un faltante”,
el cual se muestra contablemente mediante la cuenta “Faltantes y Sobrantes en Caja chica” con saldo de
naturaleza deudora. Además se informa que los estados financieros ya fueron autorizados para su
publicación, que las cuentas nominales están cerradas y que se ha distribuido el resultado del ejercicio,
razón por la cual a la fecha del arqueo se afectará la cuenta “Ganancias Acumuladas” por concepto de
aquellos gastos correspondientes al ejercicio anterior.
El registro para mostrar en el diario el resultado del arqueo y, por tanto, la reposición del fondo al
31-05-2012, es el siguiente:
31-05-2012 -x-
Ganancias Acumuladas 410,00
Préstamos a empleados 180,00
Artículos de Oficina 150,00
Faltantes y Sobrantes en Caja Chica 120,00
Efectivo en Bancos 1.660,00
P/R Reposición a la fecha
Para fines de comprobación: 840,00 + 1.660,00 = 2.500,00 (Saldo contable del fondo fijo)
 Gastos sobre el límite. Revisar “limite establecido por gasto”
 Se evidencia cheque de un cliente devuelto por “ gira sobre fondos no disponibles”.
Se debe recomendar además el registro por devolución de cheque de cliente (devuelto por girar sobre
fondos no disponibles). Se aclara que este evento no forma parte de las transacciones propias de la caja
chica. El registro recomendable es el siguiente:

31-05-2012 -x-
Cuentas por cobrar 1.500,00
Efectivo en bancos 1.500,00
P/R Reversión saldo de cliente por cheque devuelto

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