El documento describe el concepto y funciones del efectivo y valores negociables como parte del activo circulante de una empresa. Explica que el efectivo se utiliza para hacer frente a obligaciones inmediatas, e incluye dinero en efectivo, cuentas bancarias y cheques. Los valores negociables son instrumentos financieros de corto plazo que generan intereses. Juntos, el efectivo y valores negociables sirven como reserva de fondos para pagar cuentas a medida que vencen y cubrir desembolsos imprevistos. También define el concepto y func

1. EFECTIVO
El efectivo que posee una empresa forma parte del activo circulante y su función
es hacer frente a las posibles obligaciones a corto plazo que puedan aparecer
El efectivo es un elemento de Balance General o Estado de Situación Financiera y
forma parte del activo circulante (activo corriente) Es el elemento más líquido que
posee la empresa, es decir, es el dinero. La empresa utiliza este efectivo para
hacer frente a sus obligaciones inmediatas.
El efectivo está formado por:
 Dinero en curso legal
 Cuentas corrientes o de ahorro (siendo el titular la empresa)
 Cheques
El efectivo y los valores negociables constituyen los activos más líquidos de la
empresa.
VALORES NEGOCIABLES: Instrumentos del mercado de dinero a corto plazo,
que ganan intereses y que la empresa utiliza para obtener rendimientos sobre
fondos ociosos temporalmente.
Juntos, el efectivo y los valores negociables sirven como una reserva de fondos,
que se utiliza para pagar cuentas conforme éstas se van venciendo y además para
cubrir cualquier desembolso inesperado.
El área de Control de Efectivo tiene como actividad principal cuidar todo el dinero
que entra o entrará y programar todas las salidas de dinero, actuales o futuras, de
manera que jamás quede en la empresa dinero ocioso, que nunca se pague
demás y que nunca se tengan castigos o se paguen comisiones por falta de pago.
Esta área debe controlar o influir en todas las formas del dinero de la empresa, ya
sea en las cuentas por cobrar, como en las inversiones y cuentas por pagar,
además debe procurar la mayor visión hacia el futuro de por cobrar y pagar, de
manera que pueda vislumbrar la posibilidad de problemas de liquidez o de
tendencias de posibles pérdidas, por reducción del margen de utilidad. Y para esto
último debe ser participante activo en la definición de políticas de precios.

2. Las funciones que el área de control de efectivo realiza son en términos generales
las siguientes:
Funciones generales de Control de Efectivo
- Verificación de depósitos en bancos
- Autorización de los pagos a realizar.
- Negociación de pagos pendientes.
- Inversión de excedentes.
- Control de vencimiento de inversiones y reinversiones.
- Concilia cobrado contra depósitos
- Concilia pagos contra montos de cheques
-Participa en los comités de precios.
-Concilia cuentas de bancos
- Concilia presupuestos de gastos
- Concilia presupuestos de ventas.
Efectivo en Caja:
Monedas y billetes emitidos por el Banco Central. Monedas y billetes de otras
naciones (divisas).
Cheques emitidos por terceras personas que están pendientes de cobrar o
depositar.
Cheques de gerencia pendientes de cobrar o depositar.
Documentos de cobro inmediato o que pueden ser depositados en cuentas
corrientes bancarias tales como: giros bancarios, telegráficos o postales, facturas
de tarjetas de crédito por depositar, etc.
Efectivo en bancos:
Será considerado como efectivo en bancos los siguientes:
Cuentas bancarias de depósitos a la vista o corrientes en bancos nacionales.
Cuentas en moneda extranjera depositada en bancos del exterior, siempre que en
esos países no existan disposiciones que restrinjan su disponibilidad o controles
de cambio que impidan su libre convertibilidad.
De ser considerada esta partida como efectivo, deberá ser previamente traducida
a moneda nacional, al tipo de cambio que para ese momento exista.
Cheques emitidos por la propia empresa contra la cuenta corriente de algún banco
pero que, para una determinada fecha, aún no han sido entregados a sus
beneficiarios.
NO SERA EFECTIVO EN CAJA
Los vales de caja: Con frecuencia nos encontraremos con que, al hacer un arqueo
o conteo de caja, existen vales, autorizados o no, que representan o respaldan
extracciones de dinero. El monto de ellos debe segregarse y ser mostrados más
bien como cuentas por cobrar.

3. Cheques Post-fechados: se trata de cheques cuyo origen puede ser muy variado,
los casos más corrientes provienen de los siguientes hechos
Cheques devueltos: En algunas oportunidades, cheques emitidos por terceros y
recibidos por la empresa como pago de acreencias, son devueltos después de
haber sido depositados en un banco
Estampillas Fiscales y de Correos: Es obvio que tales estampillas no son
aceptadas como un sello común de pagos. Por ello, deben ser separadas del
efectivo y ser presentadas en el balance general como "existencia de estampillas"
en la sección de gastos prepagados del activo circulante.
NO SERÁ EFECTIVO EN BANCOS:
Depósitos bancarios a plazo fijo: Es obvio que cuando una empresa hace
cualquier depósito de dinero en una institución financiera a plazo fijo, significa que
no podrá disponer de esos recursos hasta tanto venza el plazo convenido. En
caso de que el plazo sea mayor de un año, será presentado fuera del activo
circulante, en el grupo de inversiones permanentes o a largo plazo.
Depósitos bancarios congelados: Se trata de los casos en que una empresa
mantienen depósitos de dinero en instituciones financieras que se hayan
declarado en suspensión de operaciones, o hayan sido intervenidas por las
autoridades competentes.
Depósitos bancarios para fondos especiales: En oportunidades, la empresas crean
fondos especiales a través de depósitos en bancos, con el objetivo de hacer frente
a cualquier obligación futura tal como adquisición de activos fijos, amortización o
reembolso de bonos u obligaciones, pago de pensiones y jubilaciones o para
cubrir los costos de un juicio que está pendiente de sentencia, en caso de que se
pierda. Estos depósitos especiales deberán ser presentados en el grupo de otros
activos del balance general, a menos que esos fondos vayan a ser utilizados antes
de un año en los fines previstos. En este caso, serán mostrados dentro del activo
circulante, pero siempre segregados del efectivo.
Depósitos en bancos extranjeros restringidos: Cuando se tiene depósitos en
bancos de otros países y por diferentes razones está restringida la disponibilidad
de esos fondos, deberá también segregarse del efectivo el monto que
corresponda, y ser presentado más bien como otros activos.

4. Caja:
Es la cuenta a través de la cual se controla el efectivo disponible que se encuentra
en poder de la empresa, dentro de las instalaciones de la misma.
Cualquier movimiento de efectivo que sea recibido por la empresa debe ser
registrado en esta cuenta.
Dada la naturaleza del bien que controla, la cuenta caja debe ser presentada en el
balance general encabezado el grupo de activo circulante.
Ascendiendo al objetivo que se persigue con los fondos que se movilizan, la
cuenta caja puede ser: Caja chica y Caja principal.
Caja Chica: Es un fondo o cantidad de dinero estipulada por la empresa para
solventar el pago de gastos menores, propios de las operaciones diarias que
conciernen a la compañía.
El fondo de caja chica es administrado y está en custodia de un representante de
la empresa. Una medida sana de control interno consiste en que todo pago se
haga por medio de cheques y nunca con el efectivo que se encuentre en caja.
Sin embargo, se producen en toda empresa una serie de erogaciones repetitivas y
de tan poco monto cada una de ellas, que haría poco práctico y en algunos casos
imposible, pagarlas con cheque. Nos estamos refiriendo a desembolsos por
concepto, por ejemplo, de compra de periódicos, café, taxis, gasolina para los
vehículos, et
Valores Negociables: Son activos intitulados, compromisos por escrito de pago de
un importe definidos en una fecha futura especificada pertenecientes a una
persona u organización y que pueden ser vendidos o transferidos a otra sin ningún
tipo de restricción, según la conveniencia que esta transacción tenga para la
organización.
Tipos de valores Negociables:
Pagarés: Son papeles de obligación por una cantidad que ha de pagarse a tiempo
determinado. El que es transferible por endoso, sin nuevo consentimiento del
deudor. Los balances generales de numerosas empresas con frecuencia incluyen
un activo intitulado documentos por cobrar (pagarés), que son compromisos por
escrito de pago de un importe definido en una fecha futura especifica.
Recomendaciones para manejo del fondo fijo de caja chica
1. Pon a cargo una persona de total confianza y que sea ordenada, pues
todos los desembolsos tienen que estar debidamente comprobados con la
documentación fiscal adecuada.

5. 2. Establece una política de gastos que garantice que solo se use para
imprevistos y planea las adquisiciones de insumos necesarios para las actividades
administrativas y productivas.
3. Lleva un control de la caja chica mediante métodos de pago que indiquen
quién solicitó el dinero y con qué motivo para que luego se justifique claramente el
gasto con un comprobante generado automáticamente por la solución.
4. Mantén un registro y reportes de los gastos realizados para mantener un
control de caja chica que te ayude a determinar si hay algún insumo recurrente
que deba ser considerado como parte de las adquisiciones al mayoreo o detectar
las compras que son inútiles y están representando un gasto innecesario.
5. Agrupa los comprobantes fiscales y realiza el trámite de deducción de los
gastos generales de la empresa.
6. Reintegra el dinero gastado para tenerlo disponible para los próximos
gastos.
7. Para un manejo eficiente de la caja chica, recuerda siempre que se debe
usar solo para hacer frente a pequeños gastos necesarios e indispensables en la
empresa y que su cuidadoso control evitará que se convierta en una fuga de
capital que puede perjudicar a la rentabilidad de la organización.

6. Ejercicio de caja chica. Contabilidad
La Empresa “Los que Copian” S.R.L, dedicada a la Distribución, Fotocopiado e Impresión de
Poster y Afiches Publicitarios, decide el 01/04/2008, crear un Fondo Fijo de Caja Chica por la
cantidad de 33.000,00 Bs. F., el cual se regirá por las siguientes normas:
 El fondo será de Bs. 33. 000,00
 Se cancelaran Gastos Menores que no excedan de 5.000,00 Bs.
 Se repondrá mensualmente elaborando un Cheque a nombre del Custodio Sr. Vicente
Acuña.
 Los Gastos que excedan el Límite serán únicamente los autorizados por la Gerencia de la
Empresa.
OPERACIONES MES ABRIL
FECHA DESCRIPCIÓN DE LA OPERACION MONTO
01/04/2008 · APERTURA FONDO FIJO CAJA CHICA 33.000,00
03/04/2008
· Cancela viáticos a los tres (3) Vendedores
1000,00c/u
3.000.00
05/04/2008
· Se pago al distribuidor de agua lo
correspondiente a una semana.
2.500,00
07/04/2008
· Se cancelaLuz y Aseopor el gasto
correspondiente al mes anterior. 1.500,00 cada
gasto.
3.000,00
09/04/2008
· Se cancelapor Artículos de Limpieza para todo
el Mes.
1.500,00
11/04/2008
· Se cancelaen el Kiosco “El Ratón Lector” por
facturas vencidas de Revistas Técnicas.
2.000,00
12/04/2008
· Se cancelanGastos de Alquiler vencido por dos
Meses (Enero y Febrero) (1.500,00 C/U)
3.000,00
16/04/2008
· Se anticipan los gastos de Alquiler de los Meses
Abril, Mayo y Junio,autorizados por la Gerencia de
la Compañía.
4.500,00
19/04/2008 · Se cancelangastos por concepto de Café 1.000,00
21/04/2008
· Se pagan Tarjetas Telefónicas para los
miembros de la Junta Directiva
1.500,00

7. 24/04/2008 · Se compra Refrigerios por la cantidad de Bs. 2.000,00
26/04/2008
· Se cancelandos Giros por compras a crédito
por la Cantidad de Bs.1.000,00c/u
2.000,00
28/04/2008
· Se cancelapor Artículos de Oficinapara el
Mes.
2.500,00
30/04/2008
· Se realizaReposicióndel Fondo segúnCheque
Nº 48578del Banco Central E.A.P
28.500,00
Se pide:
1. Elaborar el Asiento de Creación a la fecha indicada del Fondo Fijo de Caja Chica.
2. Realizar las operaciones correspondientes al Resumen o Relación de Gastos de Caja Chica del
Mes de Abril. (Mayor Auxiliar de Caja Chica)
3. Realizar la Clasificación de los Gastos y el Correspondiente Asiento de Reposición.
4. Al realizar el ARQUEO se determinó que existía un SOBRANTE DE 3.500,00 Bs.
ASIENTO DE APERTURA
FECHA DESCRIPCION REF DEBE HABER
01/05/08 -1-
Caja chica 33.000
Banco 33.000
Registro porla apertura de caja
chica bajo la responsabilidad delSr.
Vicente Acuña.

8. POR LA REPOSICIÓN DE CAJA CHICA:
En fecha 30 de abril de 2008 el responsable de caja chica presenta la siguiente relación para
su correspondiente reembolso, por el que se emite el cheque Nº 48678 del Banco Central
E.A.P.
RELACION DE GASTOS DE CAJA CHICA
REPOSICIÓN DE CAJA CHICA
FECHA
DESCRIPCION (CUENTA/
EXPLICACIÓN)
REF DEBE HABER
01/05/08 -2-
Viáticos a vendedores 3000
Servicios básicos 5500
Artículos de limpieza 1500
Cuentas porpagar 2000
Gastos de alquiler 3000
Alquileres pagados poranticipado 4500
Alimentos y bebidas 3000
Artículos de oficina 2500
Gastos varios 1500
Efectos porpagar 2000
Banco E.A.P 28.500
Sobrante de caja chica 3.500
P/R Reposición de Caja Chica
según relación de comprobantes con
Cheque Nº 48578 del Banco Central
E.A.P y sobrante de caja chica.

9. CAJA CHICA: 33.000 BS
DESEMBOLSO: 28.500 BS
SOBRANTE C: 3.500 BS