Este documento describe las diferentes fases de la planificación y ejecución de un evento. Explica que la primera fase incluye establecer los objetivos, mensaje y expectativas del evento, así como crear un calendario y lista de recursos. La segunda fase implica la contratación de proveedores y coordinación de servicios necesarios. La tercera fase es disponer los recursos técnicos y humanos en la locación. La cuarta fase es cuando ocurre el evento y los participantes comparten las actividades planeadas. La quinta fase es retirar los

1. UNIVERSIDAD FERMÍN TORO
VICERECTORADO ACADÉMICO
ESCUELA DE COMUNICACIÓN SOCIAL
Autora: Mariana Trujillo Saba.
C.I. 21.725.844.
Asuntos y relaciones públicas I.
Tutora: Alejandra Peralta.
Barquisimeto – Edo. Lara
Junio – 2015

3. En esta fase se establecen los objetivos del evento, el mensaje que se
quiere comunicar al público participante y las expectativas que el
organizador o los organizadores del evento tienen, con relación a la
realización del mismo. En esta etapa también se realiza un calendario y se
hace un listado de los recursos con que se cuentan para el montaje dicho
evento.
Por ejemplo:
Junta para hacer participar al personal de una empresa en la toma de decisiones.
• Objetivos: aumentar el sentido de pertenencia
del personal por la empresa y motivarlos para
obtener un mejor desempeño laboral.
• ¿Qué se quiere comunicar?: debate para
evaluar la solución de problemas gerenciales.
• Expectativas de los organizadores:
receptividad, buena comunicación, clima
organizacional de paz.
• ¿Con qué recursos se cuenta?: sala de
juntas, papelería, video beam.

4. Conjunto de gestiones previas al
evento, es decir, tienen por objeto la
preparación de todos los recursos
que van a componer el evento.
Se trata de la contratación de
proveedores y la coordinación
de servicios necesarios para la
elaboración del evento.
Por ejemplo:
Congreso de periodistas venezolanos en Barquisimeto, Edo. Lara.
Actividades que se deben realizar en
esta fase, atendiendo al caso:
• Convocatoria formal.
• Reservación de transporte.
• Contratación de refrigerio.
• Alquiler de local apto para la ocasión.
• Alquiler de sonido.
• Festejo y decoración (mesas, sillas,
mantelería).
• Papelería mercantil.
• Hotel para las personas que vienen de
otra ciudad.

5. Disposición de los recursos técnicos y humanos en el lugar
donde se llevará a cabo el evento.
Por ejemplo:
Carrera / caminata Gatorade.
Para este caso, se deben realizar
en esta etapa las siguientes
actividades:
• Señalización del recorrido.
• Instalación de sonidos.
• Delimitación de la zona para
evitar el paso, de carros,
motos, etc.
• Identificación de la salida y de
la meta.
• Instalación de puestos con
refrigerios e hidratación.

6. Fase en la que, estando los participantes o invitados del evento
reunidos en la locación y al mismo tiempo, comparten las
actividades planificadas para el desarrollo del evento.
Por ejemplo:
Desayuno de trabajo, para cerrar un negocio.
Una vez que están todos los
participantes congregados en
el lugar, proceden a compartir
un grato desayuno, mientras
terminan de pautar los últimos
detalles para cerrar un
negocio, bajo un ambiente y
un clima laboral diferente.

7. Retiro de los materiales y elementos utilizados en el evento.
Por ejemplo:
Volvemos al ejemplo de una carrera / caminata.
Una vez que
culmine el evento,
se procede a
desmontar todos
los recursos
utilizados, asimismo
se debe limpiar la
zona y dejarla
habilitada y en total
circulación.

8. Es la fase posterior a la celebración o al evento, en ella se verifica el
grado de cumplimiento y eficiencia de los objetivos establecidos.
Por ejemplo:
Lanzamiento de una crema para peinar Pantene
En esta etapa se evalúa
la receptividad del
producto que se estaba
introduciendo al
mercado. En este caso
pudiese ser mediante
técnicas de recolección
de datos, como
encuestas y entrevistas.