Marketing de eventos

Repaso clase anterior
Orden de Precedencia
Banderas

Aplicación al evento
Público – Lista de invitados – BD
Jerarquizar
Lay out o plano del evento
Definir un momento para OP

Ceremonial Escrito Lic. Maisa Jobani I Lic. Cecilia Capdevila
Ceremonial y marketing en la organización de eventos

• B. Villata
BN y luego por orden alfabético

BN B2

Alternancia (Asimilar a autoridades
en estrado – dobles cabeceras)

c
BV -
BN BE B2 BN B3

Lic. Maisa Jobani I Lic. Cecilia Capdevila

• Gotelli - Cuando no pueden ir en el centro
métrico (espacio), se colocará la BN a la
extrema derecha y luego las restantes por
orden alfabético. (lineal)

BN B2 B3 B4


Ceremonial Escrito
• Conjunto de normas y pautas que regulan las
comunicaciones escritas (oficial, ceremonias
eventos.
• De las normas del ámbito oficial se derivan las
del empresario.
• Herramientas o aportes:
– Fórmulas de redacción, cortesía y tratamiento en
función de jerarquías.


Ceremonial Escrito
• En Argentina: Decreto 333
• Tipos de comunicaciones que regula
– Tarjetas (personales, profesionales, de invitación,
de ubicación)
– Correspondencia
• Oficial / Comercial /Social – Amistosas


Ceremonial Escrito
• Redacción
• Partes. Frases Tratamiento, apertura, desarrollo,
cierre
• Correspondencia: elementos, tipos
• Confirmaciones - RSVP
• Uso de Mayúsculas


Ceremonial escrito


Ceremonial Escrito


Ceremonial Escrito
TARJETAS
• DE UBICACIÓN
– Para lugares

• DE INVITACIÓN
– Preimpresas
(consulados) –
Específicas. Datos. SRC


Programa del Evento
Evento Programa Interno
Fecha – hora Lugar
• Programa interno
07hs Ingreso psnal, chequeo sonido, estrado,
• Programa preliminar tarjetas de ubicación, banderas, etc

10 Acreditaciones – ingreso público
• Programa técnico
10.30 Apertura locutor – palabras:
• Programa social -D1 / D2 / D3

12 Coffee Break
• Programa para 12.40 Distribución de talleres
acompañantes 13/15 Almuerzo

15/18 Taller 1 – Aula 1
Taller 2 – Aula 2
18.30 Conclusiones – cierre
19 Vino de Honor
21 Desarmado


Cronograma del evento
Fecha Actividad Respons. Obs. • Visualización de la planificación
2/03 Reuniones Todos
organiz. • Gráfico donde se plasman tareas,
responsables y tiempos
2/4 Prensa y Juan
comunicacio
(deathlines)
nes
10/11 Distrib. Juan • También se incluyen
invitaciones observaciones-requisitos.

12/11 Servicios: Caro • Monitoreo y evaluación.
comidas- Flexibilidad y ajustes
espectáculos
10/12 EVENTO Todos

11/12 Evaluación María

Evaluación de un evento
• ¿Quiénes evalúan?
1. Público
2. Medios
3. Autoevaluación
4. Cliente


Evaluación
• Público: Invitados o asistentes
– Encuestas en el lugar. Muestra
– Ej.: Congresos
– Encuestas posteriores
– Premios – estímulos a la participación
– Informantes clave o personalidades relevantes
• Prestadores


Evaluación
• Medios
– Archivo y registro de todas las instancias
– Pre evento, durante y posterior
– Espacios pagos y notas – repercusión
– En todos los medios (internos-externos)
– Sinergia comunicativa


Autoevaluación
Item - Actividad Respons. MB-B-M Observac./ Perfectibles
Objetivos Todos
RR Juan
Marketing y publicidad Juan
Prensa y Comunicac. Andrea
Ceremonial Carolina
Personal – staff: sala, acred. Encargado
Servicios: comidas Caro
Servicios:espectáculos Todos
Serv.: iluminación/sonido María
Ambientación Contratado
Vestimenta empleados
Trato-atención
Timming Todos
Concurrencia
Imprevistos

Evaluación
Cliente
• Objetivos
• RR
• Costos- Beneficios - resultados
• Sensaciones
–Propias - Público
• Medios


COMIDAS
• Pertinencia
Debemos evaluar la importancia de la comida en
el evento o ceremonia.
Por ej.:

Evento social elemento
principal
Evento académico rol secundario


Tipos de comidas en un evento

•Desayuno • Recepciones:
• Recepción
•Coffee Break • Cocktail
• Vino de Honor
•Té- Merienda

•Brunch- High Tea • Buffet-Comida Americana

•Lunch –Almuerzo • Comida de Negocios - Cena


Desayuno de Trabajo

Para comenzar el día de trabajo con un efecto
motivador
Puede ser para público: interno, externo o mixto
Es una tendencia que viene de Estados Unidos

Temas:
•Específico entre las partes. Informar una novedad a
un grupo de personas a cargo. Evaluar un negocio.
Presentar propuestas. Una presentación a la prensa

Tipos:
continental, americano, vienés, brasileño…


Lugares:
•Dentro de la institución: en sala de reuniones
•Fuera de la institución: en sala de un hotel
NUNCA en bar o restaurante, para mantener la
privacidad

Horario:
•Inicio entre las 8 y las 10
•Duración: entre una a dos horas
•Si la invitación es a las 10 , la reunión debe ser
breve
RESPETAR EL HORARIO HABITUAL DEL
PERSONAL DE LA INSTITUCION
•Conviene servir el desayuno previamente y en
otra sala

Coffee Break
•Es un corte en el transcurso de una jornada de
trabajo
•Sirve para tener unos minutos libres para
distenderse, salir de la sala beber algo, ir al baño,
contestar llamadas
•Duración: depende de la cantidad de gente y del
objetivo de interrelación que tenga (nunca menos
de 15 minutos, ni más de 40 minutos)
•Lugar: realizarlo en un espacio con luz natural, en
especial cuando la jornada transcurre en sala con
iluminación artificial

Té - Merienda

•En Argentina el Té es una
reunión social o familiar propia de
los fines de semana.

•En días laborales se toma entre
mujeres

•Horario: 17 a 19

•No tiene la formalidad de las
comidas en cuanto a horarios,
puntualidad, vestimenta y
distribución de los comensales ( a
medida que llegan se van
ubicando)

Brunch
•Es de origen anglo-americano
•Es una combinación entre el desayuno y el almuerzo
(en el ámbito social, en las principales ciudades del
mundo se organizan los domingos , día en el que las
familias se levantan más tarde)
•En Argentina se usa como evento ejecutivo en días
laborables
•Horario: entre las 11 y las 15 y se presenta como un
buffet sofisticado
•Duración: más que el desayuno por la variedad de
comida, los invitados se sirven varias veces
•Se presentan grandes mesas con comidas, los
asistentes se sirven y luego pasan a una mesa aparte


Almuerzo de trabajo
•Se realizan los días hábiles para tratar temas
laborales

•Fuera del ámbito de la oficina

•Lugares: restaurantes exclusivos, hoteles o
salones privados, deben reservarse con
anterioridad a nombre del anfitrión

•En casos excepcionales se realizan en la oficina
en una sala privada, o en el comedor del
directorio, NUNCA en el comedor de la institución


Almuerzo de trabajo
•La puntualidad es rigurosa, porque el tiempo
es acotado
•Duración: dos horas
•Constará de: primer plato, plato principal, postre
y café. El menú será a elección de cada comensal
o establecido previamente por el anfitrión
•No incluye bebidas alcohólicas, ni comidas
recargadas
•No es necesario tomar una copa previa porque
alargaría los tiempos
•Corresponde retirarse después del café luego del
homenajeado (si lo hubiere)


Cocktail - Recepción
Los invitados están de pie (no hay precedencias
ni ubicaciones especiales)
Favorece la interrelación entre los asistentes
Debe contratarse bastante personal, ya que se
acercarán a los invitados con bandejas y bebida

Diferentes clasificaciones:
Cocktail ámbito privado
Se sirve antes de las comidas
Hora de inicio: entre las 19 y las 20 ,
Duración 2 horas
Recepción ámbito oficial
Algunos usan ese nombre para reunión antes del
almuerzo

Cocktail - Recepción

Se utiliza para lanzamiento de productos o
servicios, exposiciones, conferencias o
celebraciones de aniversario o fin de año.
Lugares: en la institución, hoteles u otra locación
menos habitual
Se realiza luego del horario laboral, si es
importante y formal, después de las 20


Vino de Honor- Vernissage
•Celebración más sencilla que un cocktail
•Es de menor presupuesto y duración más corta
(una hora)
•Luego de la presentación de un libro, una
conferencia o al inaugurar una exposición de arte
•Los invitados permanecen de pie
•Mesa central con mantel y arreglo floral
•Se ofrece vino o champagne, acompañado por
pocos bocaditos salados por persona


Buffet
•Comida sentados en la mesa, pero se presenta la
comida en fuentes distribuidas en mesa auxiliar
•Debemos calcular bien el espacio
•Las bebidas se presentan en jarras de vidrio o cristal
que también se colocan sobre una mesa
Horario: igual al de una comida pero por sus
características puede prolongarse
•Se invita a las 21 y si es con baile dura más de 4
horas
Tipos:
•Buffet Froid (sólo comida fría)
•Buffet Foid et Chaud (se le agregan platos calientes o
cazuelas)


Comida de negocios - cena
•Se realizan de noche y se • Plano – lay out
procede de la misma forma
que para los almuerzos
Horario: comienzan entre las
20.30 y las 22
Lugar: en restaurantes,
salones, o en la casa de
alguno de los directivos
•Se reúnen pares de la misma
o diferentes instituciones para
afianzar relaciones
•Al ser de noche , pueden
servirse bebidas con alcohol
•En algunas ocasiones
participan también los
cónyuges

TIPOS DE PLATOS


CÓMO COLOCAR LOS CUBIERTOS
Tenedores dientes hacia arriba a la izquierda del plato
Cucharas con la concavidad hacia arriba a la derecha del
plato
Cuchillo con el filo hacia adentro
Los cubiertos se colocan con criterio inverso al orden de
uso


Cómo usar los cubiertos

•Una vez que se comienzan a usar, reposan sobre el plato, como se ve
en el dibujo


•El plato de pan no se comparte, es uno por
comensal
•Se comienzan usando los cubiertos que están más lejos
del plato y por último, los que están más cerca.


CUBIERTOS DE POSTRE

Pueden colocarse antes o en el momento de servir el postre
No se usa cuchillo para este plato, a menos que sea fruta. En ese
caso, será el cubierto más cercano al plato colocado con el filo hacia
adentro


Uso de las copas
Se ubican en diagonal al extremo superior derecho al plato
La cantidad de copas dependerá de la variedad de bebidas que se servirán y
de su tipo
Las copas se ordenan de mayor a menor y de izquierda a derecha


Uso de la servilleta
•El comensal toma la servilleta y la coloca sobre la falda,
plegada por la mitad, con el borde hacia las rodillas
•Si durante la comida tuviera que levantarse, la servilleta
será apoyada sobre la silla
•Una vez finalizada la comida se deja a un costado del
plato –sin doblar- de esta manera se indica que el plato
puede ser levantado
•El tamaño de las servilletas varía según el tipo de
comida para un evento (la que se utiliza en Recepciones
o Cocktails es más pequeña que la de Almuerzos o
Cenas)


Presentación mesa para comida formal
.
Las botellas NO se colocan sobre la mesa, ya que habrá personal que
se encargue de servir
En una comida informal, el agua se sirve en jarras y el vino en
botellones de cristal


Al finalizar la comida
•Al terminar, se colocan todos los cubiertos sobre el plato,
independientemente de que hayan sido usados o no, en cualquiera de las
dos formas presentadas
•El tenedor con los dientes hacia arriba, el cuchillo con el filo hacia adentro
•El modo más utilizado es el de la figura de la derecha


Comidas


Eventos - comidas


Comidas
RECEPCIONES:
Plano del evento – lay out
• Recepción: A la misma hora que un cocktail, pero
dura mas tiempo (4 horas). generalmente se invita
a las 19hs. comida más importante que el cocktail
(debe contemplarse que dura más e incluir platos
como fiambres, etc.). Recordar que no es comida.
Priman los bocaditos. CASAMIENTOS.
• Cocktail
Forma más fácil y menos ceremoniosa para
recibir.
Duración preestablecida (2 horas), en general, se
estila
de 11 a 13hs. o de 19 a 21 – 18 a 20hs. Respeto
estricto del horario de llegada y partida.
Tipos:
– Con bandeja
– con plato
• Vino De Honor
• Se utiliza sobretodo para eventos internos de las
instituciones, después de una conferencia,
presentación de un libro, etc. Puede incluir
brindis.


Cabeceras
• Estilo Inglés • Estilo Francés


Tipos de Mesas


Tipos de Mesas
Mesa
en T


Tipos de Mesas
Mesa
en
peine


Ceremonial - Organización
Actividades posterior al evento

-Cartas de agradecimiento a personal, prestadores o
proveedores, equipo, invitados especiales,
disertantes, etc.

-Esquelas y presentes

-Registro y aprendizajes de la organización (sedes,
servicios)

-Aprendizajes sobre clientes/jefes, públicos,
intereses y preferencias, etc. Lic. Maisa Jobani I Lic. Cecilia Capdevila

Presentación del Trabajo Final
Carpeta con todos los puntos del brief

Módulo Prof. Jobani y Capdevila

CD con PPT con los puntos más relevantes (como si fuera presentación al
cliente) y word mas todos los anexos

Presentación oral de 5 a 10 minutos. Grupal.

-Aspectos principales del brief
-Cliente
-Evento (tipo) descripción
-Sede, fecha
-Públicos
-Objetivos
-Recursos
-Aspectos distintivos
-Lay out con OP – Comidas del evento
-Programa – Cronograma
-Aspectos de mkt y comunicación vinculados (indicaciones de Prof. Jobani)

Consultas
info@mas3consultora.com.ar
CLASE DEL 30

Sábado 30 de octubre
Invitados especiales
Consultas y correcciones antes de la presentación final

Sábado 6 de noviembre
Presentación. Carpeta. CD con PPT


Marketing de eventos

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

La actualidad más candente

La actualidad más candente (20)

Destacado

Destacado (20)

Similar a Marketing de eventos

Similar a Marketing de eventos (11)

Último

Último (9)

Marketing de eventos