Evaluación de la productividad y mejoras en presupuestos de SOMOR

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA
“ANTONIO JOSÉ DE SUCRE”
VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ
DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO
COORDINACIÓN DE POSTGRADO
MAESTRÍA INGENIERÍA INDUSTRIAL
U
N
E
X
P
O
EVALUACIÓN DE LA PRODUCTIVIDAD Y DISEÑO DE UN PLAN DE
MEJORAS EN EL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO DE LA EMPRESA
SOCIEDAD DE CONSTRUCCIONES SOMOR, C.A.
Autora:
Ing. Alexandra Pérez Aguilar
PUERTO ORDAZ, 09 DE MAYO
DE 2011
TRABAJO DE GRADO
TUTOR ACADÉMICO:
ING. JORGE CRISTANCHO M.Sc

CONTENIDOCONTENIDO
IntroducciónIntroducción
Planteamiento del ProblemaPlanteamiento del Problema
Marco TeóricoMarco Teórico
Diseño MetodológicoDiseño Metodológico
RecomendacionesRecomendaciones
ConclusionesConclusiones
ResultadosResultados
Propuestas de MejorasPropuestas de Mejoras

INTRODUCCIÓNINTRODUCCIÓN
La Empresa Sociedad de Construcciones SOMOR, C.A. es una organización
perteneciente al Grupo de Empresas Morgado, nace con la necesidad de contribuir a
la construcción de Ciudad Guayana, de incursionar en el Sector Económico e
Industrial y gran parte del sur oriente de Venezuela.
En lo que respecta a Productividad, sabemos que hoy día no es competitivo quien no
cumple con calidad, producción, bajos costos, tiempos estándares, eficiencia,
innovación, nuevos métodos de trabajo, tecnología y muchos otros conceptos que
hacen que cada día la productividad sea un punto de cuidado en los planes a largo y
mediano plazo..
En el presente trabajo de grado se propuso la evaluación de la productividad que
permitió el diseño de un plan de mejora en el Departamento de Presupuestos de la
empresa Sociedad de Construcciones SOMOR, C.A.
La realización de este trabajo fue de mucha importancia ya que a través de un
diagnóstico más objetivo de la situación actual del departamento se obtuvo una
correcta evaluación de la productividad y se llevaron a cabo mejoras, no solo para la
unidad funcional, sino también para la organización.

CONTEXTUALIZACIÓN DEL PROBLEMACONTEXTUALIZACIÓN DEL PROBLEMA
DEPARTAMENT
O DE
PRESUPUESTO
S
METODOLOGÍA
SEGUIMIENTO
EVALUACIÓN
CONTROL
MEJORA
MEDICIÓN
EVALUACIÓN
PRODUCTIVIDAD
CALIDAD
RENDIMIENTO
Satisfacción de los clientes
internos y externos, mediante el
cumplimiento de los requisitos y
los tiempos de entrega.
Garantizó la ejecución de los
procesos de una manera más
organizada y controlada, lo cual
repercutió en la motivación del
personal involucrado.
PRODUCTIVIDAD

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
OBJETIVOS DEL PROYECTOOBJETIVOS DEL PROYECTO
OBJETIVO GENERAL:OBJETIVO GENERAL:
1. Evaluar la Productividad en el Departamento de Presupuestos de la Empresa SOCIEDAD
DE CONSTRUCCIONES SOMOR, C.A.
2. Diseñar un plan para el mejoramiento de la Productividad en el Departamento de
Presupuestos de la Empresa SOCIEDAD DE CONSTRUCCIONES SOMOR, C.A.
1. Analizar las referencias bibliográficas y documentación teórica y técnica referida a
productividad, índices de gestión, Modelo de Productividad, etc.
2. Diagnosticar los procesos de la unidad funcional, con el fin de conocer a profundidad
como se ejecutan.
3. Analizar los resultados del diagnóstico para identificar los procesos estratégicos,
medulares y de apoyo.
4. Crear el Diagrama de Flujo de Procesos (D.F.P.) de la Unidad Funcional.
5. Crear Diagrama de Caracterización para la Unidad Funcional .
6. Elaborar indicadores e índices para medir la productividad de la Unidad Funcional.
7. Analizar los resultados del ciclo de proceso de medición de la productividad .
8. Establecer una metodología para la elaboración de presupuestos de la Unidad Funcional.
9. Proponer un plan de mejoras para aumentar la productividad en el Departamento de
Presupuestos

Modelo del Proceso de Productividad
Planificación
estratégica
Variables Entrada
(Recursos)
•Humanos
•Energía
•Capital
•Material
•Tecnología
•Información
Variables Salida
(Resultados)
•Humanos
•Energía
•Capital
•Materiales
•Bienes
•Servicios
Salida Global
•Precios
•Ventas
•Rentabilidad
Especificar atributos o unidades de medida
Fisicos (Kg, Lts, mt2
, mt3
, etc) Económicos (Bs) Temporales (tiempo), Perceptible ( Valor, cantidad, edad,
color, etc)
Medición de la Productividad
Física, económica, mixta
Proceso de
transformación
Se añade valor
agregado a las
entradas
Indicadores Índices
Medición de
entradas y salidas
Factor
Medición entre
Periodos
Factor
Total Parcial Total Parcial
Estándares temporales Estándares temporales
Gerencia de la Productividad
Evaluación y acciones correctivas
MEJORAMIENTO DE LA PRODUCTIVIDAD
BASES TEÓRICASBASES TEÓRICAS
MODELO DEL PROCESO DE PRODUCTIVIDADMODELO DEL PROCESO DE PRODUCTIVIDAD

Productividad Empresarial
CICLO DE PRODUCTIVIDADCICLO DE PRODUCTIVIDAD
Productividad
Empresarial
Medición
Evaluación
Mejoramiento

Indicador de gestión se define como una relación entre variables que permite observar
aspectos de una situación y compararlos con las metas y los objetivos propuestos.
Los Indicadores de Gestión en cualquier organización deben cumplir con los siguientes
requisitos:
– Permanecer apoyado en los objetivos de tal forma que permitan la proyección de la
organización hacia el futuro.
– Comparar constantemente los resultados planeados con los obtenidos.
– Mantenerse lo suficientemente actualizado y flexible para cambiar el rumbo de la empresa
cuando se considere necesario.
INDICADORES E ÍNDICES DE GESTIÓNINDICADORES E ÍNDICES DE GESTIÓN

• La Efectividad es la relación entre los resultados logrados y los resultados
que nos habríamos propuesto, y da cuenta del grado de cumplimiento de
los objetivos que hemos planificado: cantidades a producir, clientes a tener,
órdenes de compra a colocar, etc.
EFICIENCIA, EFECTIVIDAD Y EFICACIAEFICIENCIA, EFECTIVIDAD Y EFICACIA

• La Eficiencia es utilizada para dar cuenta del uso de los recursos o
cumplimiento de actividades con dos acepciones: la primera con relación
entre la cantidad de recursos utilizados y la cantidad de recursos que se ha
estimado o programado utilizar, la segunda, como el grado en que se
aprovechan los recursos utilizados transformándolos en productos.

• La Eficacia valora el impacto de lo que hacemos, del producto o servicio
que prestamos. Las organizaciones dependen mucho más para su
supervivencia y éxito a largo plazo de las mejoras en su eficacia que de las
mejoras de su eficiencia.

• Es difícil decidir qué proporción de los recursos de una organización
deberían dedicarse aumentar su eficacia y que proporción a incrementar su
eficiencia, a causa de que las más importantes mutaciones del entorno que
determinan la eficacia generalmente comienzan y se desarrollan
lentamente.

TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS DE DIAGNÓSTICOTÉCNICAS Y HERRAMIENTAS DE DIAGNÓSTICO
Diagrama Causa Efecto Diagrama de Pareto
Histogramas

TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS DE DIAGNÓSTICOTÉCNICAS Y HERRAMIENTAS DE DIAGNÓSTICO
Diagrama de Gantt
Hojas de Verificación
Tormenta de Ideas

• Descripción de la Empresa: SOMOR, C.A., nace con la necesidad de
contribuir a la construcción de Ciudad Guayana y gran parte del sur oriente
de Venezuela.
• Misión: Ser una organización moderna tecnológicamente avanzada,
competitiva y con equipos altamente capacitados
• Visión: Ser la empresa líder en calidad productiva y competitiva a nivel de
construcción en toda Venezuela, impulsando el desarrollo y generando así
empleos.
MARCO REFERENCIALMARCO REFERENCIAL

ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA SOMOR, C.AORGANIGRAMA DE LA EMPRESA SOMOR, C.A

ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DEORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE
PRESUPUESTOSPRESUPUESTOS

DISEÑO METODOLÓGICODISEÑO METODOLÓGICO
El estudio propuesto desarrollado en el
Departamento de Presupuestos de la
Empresa está conformado por cinco (5)
personas y dado que es un número de
sujetos manejable el autor decidió trabajar
con toda la población por lo que la
población y muestra de este trabajo serán
idénticas.
POBLACIÓN Y
MUESTRA
INVESTIGACIÓN NO EXPERIMENTAL
DE DOS FASES: 1) EVALUATIVA Y 2)
TIPO APLICADA O TECNOLÒGICA
TIPO DE ESTUDIO
INSTRUMENTOS RECOLECCIÓN
DE DATOS
PROCEDIMIENTOS

DISEÑO METODOLÓGICODISEÑO METODOLÓGICO
INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOSINSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS
ENCUESTAS Y
ENTREVISTAS
RED DE INTERNET, BIBLIOTECAS
Y OTRAS FUENTES

RESULTADOSRESULTADOS
SITUACIÓN ACTUALSITUACIÓN ACTUAL
Actualmente no existen mediciones que permitan conocer la productividad del
departamento, y por ende se desconoce el valor que indicaría cómo mejorar la
productividad, tampoco existe una medición del rendimiento de las actividades productivas
de los factores de producción relacionadas con el factor trabajo, factor trabajador y factor
capital.
Debido a lo antes expuesto fue necesario elaborar una metodología para la elaboración de
un presupuesto ya que un presupuesto mal elaborado puede llevar al cierre de la empresa
a través de una de las siguientes alternativas:
Si el precio Ofertado es muy bajo, la obra presentará pérdidas al final.
Si el precio es muy elevado los trabajos serán otorgados a otra empresa.
Cuanto mayor sea la apertura de la economía del mercado y cuanto mayor sea la
competencia, mayor importancia tendrá la presentación de presupuestos bien elaborados.
Seguidamente podrá verse el mapa de procesos elaborado durante el desarrollo de este
trabajo y el Diagrama de Flujo de Procesos del Departamento de Presupuestos SOMOR,
C.A elaborado con la finalidad de conocer cada actividad relacionada en la elaboración de
las Licitaciones.

Planificación
Estrategica
Presupuesto Organización
Representante de
La Dirección SGC
Control de Gestión
Junta Directiva
Entorno, Leyes
y Reglamentos
Recursos
Humanos
Compras
Coordinacion de
Calidad
Sistemas
Servicios
Generales
CLIENTES
Proveedores
Ofertas
Mercadeo
CLIENTES
Apertura de
Expediente
Tramitacion
De la Buena Pro
Estudio de la
Obra y
Construccion
Transporte y
Movilizacion
De equipos
Expectativas y
Requerimientos
Expectativas y
RequerimientosOferta
Satisfaccion de Clientes
Contrato
Documentos de
Embarque
Culminacion de la
Obra
Despacho de
Materiales para la
Obra
Cuentas por
Cobrar
AdministraciónCuientas por Pagar
Bienes y Servicios
Bs
Bs Bs
Bs
Bs
Factura
Expediente
Abierto
Navieras y
ADUANAS
Documentos,
Mercancia y
Autorizacion
Lineamientos
de Gestion
Estrategias
Politicas
Objetivos
Planes
Recursos
Responsabilidades
Procesos
Interrelaciones
Revision SGC
Seguimiento
Auditorias Int.
Informacion
Indicadores
Estadisticas
Acciones C y P
Tramite
Aprobado
Mercancia y
Documentos
Mercancia
Documentos
Factura
Mercancia
Documentos
Factura
Documentos
Factura
Bienes y
Servicios
Adiestramiento
Personal
Calificado
Procedimientos
Control de
Documentos
Computadoras
Sistemas
Programas
Equipos y
Ambiente
Oficina
Limpieza
PROCESOS DE GESTION
PROCESOS PRESTACION DE SERVICIOS
PROCESOS DE APOYO
SOCIEDAD DE CONSTRUCCIONESSOMOR, C.A.
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
MAPA DE PROCESOS
MAPA DE PROCESOSMAPA DE PROCESOS

GG: Gerente General
GTC: Gerente Técnico-
Comercial
GAd: Gerente de
Administración
GC: Gerente Comercial
GRI: Gerente Relaciones
Industriales
JP: Jefe de Presupuesto
JO: Jefe de Operaciones
JI: Jefe de Ingeniería
Jcto: Jefe de Contratos
JC: Jefe de Compras
E: Estimador
SP: Secretaria de
Presupuesto
Carpeta Nº 1: Documentos entregados por el
cliente
Carpeta Nº 2: Determinación de Costos Directos,
Indirectos y Sub-Contratos
Carpeta Nº3: Oferta de SOMOR
JP: Será el responsable de todo el
proceso SI
SI
NO
NO
Ingreso de carpeta Nº 1
JP/E
Elaborar y presentar estimado
Resumen y Cronograma de entrega a
JP/E
Elaborar carpeta
Nº 2 y 3
Oferta de
mucho interés
GG
Firmar p/aprobación
SP
Elaborar Carta Excusa
para la firma del GG
GG
Tomar
Decisión
GG
Firmar carta excusa Entregar al
cliente
GTC/JP
Instruir y Coordinar Proceso de Elaboración de Oferta
E/SP
Asignar Nº Oferta
Elaborar Carpetas
Nº 2 y 3
Jcto
Estudiar términos
contractuales
GAd
Determinar costos
asociados (Fianzas,
Seguros, Impuestos,
etc.)
Jcto/GC
Estudiar, analizar y
definir sub-contratos
JC
Procura de precios de
insumos
JI
Elaborar y/o revisar
cómputos y memoria
descriptiva, revisar
especificac. técnicas
GRI
Estudiar y revisar las
cargas sociales y
términos seguridad
industrial
JO
Elaborar cronograma de
trabajo, equipos y mano
obra directos e indirectos,
definir inst. provisionales
A
FLUJOGRAMA DE PROCESOSFLUJOGRAMA DE PROCESOS –– DEL DPTO. PRESUPUESTOSDEL DPTO. PRESUPUESTOS

A
NO
NO
B
JP
Presentar carpeta Nº 2 a GTC
GTC/JP
Revisar y
aprobar
carpeta Nº
2
JP/E
Corregir carpeta Nº
2
GTC/JP
Presentar carpeta Nº 2 a GG
GG
Revisar y
aprobar
Carpeta Nº
2
SI
SI
FLUJOGRAMA DE PROCESOS – DPTO. PRESUPUESTOSFLUJOGRAMA DE PROCESOS – DPTO. PRESUPUESTOS
GG: Gerente General
Comercial
GAd: Gerente de
Administración
Industriales
JC: Jefe de Compras
E: Estimador
SP: Secretaria de
Presupuesto
cliente
proceso

NO
NO
GG
Firma carpeta Nº 3
SI
SI
B
GG: Gerente General
Comercial
GAd: Gerente de
Administración
Industriales
JC: Jefe de Compras
E: Estimador
SP: Secretaria de
Presupuesto
cliente
proceso
FLUJOGRAMA DE PROCESOS – DPTO. PRESUPUESTOSFLUJOGRAMA DE PROCESOS – DPTO. PRESUPUESTOS

Objetivo Funcional: Estudio y Preparación de Ofertas,
Analisis de Precios Unitarios, Estudio de Mercadeo y
Elaboración de carpetas para la Licitación.
CLIENTES EXTERNOS
CLIENTES INTERNOS
PROCESOS SERVICIOS O
PRODUCTOS
DIAGRAMA DE CARACTERIZACION
N
E
C
E
S
I
D
A
D
E
S
INSUMOS
UNIDAD: Departamento de Presupuestos de Sociedad de Constucciones Somor, C.A.
PROVEEDORES EXTERNOS
PROVEEDORES INTERNOS
Marco Legal y Normativo: Ley de
Licitaciones, Normas COVENINde la construcción
PDVSA
CVG
CORPOELEC
CVG BAUXILUM
CVG VENALUM
GERENCIA GEN.
YOTROS DPTOS.
ADMINISTRACION
COMPRAS
GER. TEC. COM.
GERENCIAGEN.
ADMINISTRACION
GER. TEC. COM.
COMPRAS
GESTION DE CAL.
Inf. de Ofertas
Solicitud de Ofertas
Reclamos de los
Clientes externos
Cotización
Ofertas
Visitas Técnicas
Licitaciones
Ofertas
Licitaciones
Cotizaciones
Análisis de Precios
Oportunidad
ATRIBUTOS ATRIBUTOS
Veracidad
Calidad
Asertividad
Satisfacción al Cliente
Calidad
Oportunidad
DIAGRAMA DE CARACTERIZACIÓNDIAGRAMA DE CARACTERIZACIÓN

INDICADORES DE GESTIÓN - DPTO. PRESUPUESTOSINDICADORES DE GESTIÓN - DPTO. PRESUPUESTOS
IEEP
NOMBRE DEL
INDICADOR
Efectividad Elaboración de
Licitaciones
DEFINICION
Mide la oportunidad de entrega de
licitaciones nuevas y actualizadas.
OBJETIVO
ESPECIFICO
Cumplimiento de la fecha de
compromiso para la elaboración de
licitaciones.
PERIODICIDAD Mensual
RESPONSABLE Jefe de Presupuestos
UNIDAD DE MEDIDA %
FUENTE DE
INFORMACION
-
EXPRESIÓN
MATEMATICA
META Mayor o igual al 100%
∑
∑=
r
e
T
T
IEL
IAL
NOMBRE DEL
INDICADOR
Actualización de licitaciones.
DEFINICION
Mide la cantidad de licitaciones
creadas o actualizados en el mes.
OBJETIVO
ESPECIFICO
Cumplimiento de la oficialización y
distribución de las licitaciones
pendientes.
UNIDAD DE MEDIDA %
FUENTE DE
INFORMACION
-
EXPRESIÓN
MATEMATICA
PENDIENTES
ASACTUALIZAD
TO
TO
IAL
/
/
=

INDICADORES DE GESTIÓN - DPTO. PRESUPUESTOSINDICADORES DE GESTIÓN - DPTO. PRESUPUESTOS
IECL
NOMBRE DEL
INDICADOR
Efectividad carpetas de licitación
DEFINICION
Mide la oportunidad de entrega de
Carpetas de Licitación.
OBJETIVO
ESPECIFICO
Cumplimiento de la fecha de
compromiso para la elaboración de
Carpetas de Licitación.
UNIDAD DE MEDIDA %
FUENTE DE
INFORMACION
-
EXPRESIÓN
MATEMATICA
∑
∑=
r
e
T
T
IECL
ITCL
NOMBRE DEL
INDICADOR
Trabajo de Carpetas de Licitación.
DEFINICION Evalúa la eficacia del cumplimiento
de la orden de trabajo.
OBJETIVO
ESPECIFICO
Cumplimiento de elaboración de
órdenes de trabajo.
UNIDAD DE MEDIDA %
FUENTE DE
INFORMACION
-
EXPRESIÓN
MATEMATICA
META Igual al 100%
EMITIDAS
REALIZADAS
TO
TO
ITCL
/
/
=

PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS DE LA MEDICIÒN DEPRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS DE LA MEDICIÒN DE
LA PRODUCTIVIDADLA PRODUCTIVIDAD
Para el estudio de la productividad del Departamento de Presupuestos de la
empresa SOMOR, se empleo el Ciclo del proceso de medición, evaluación y
mejoramiento de la productividad empresarial, según Porras.
ETAPA 1:
MEDICIÓN ENTRE PERIODOSMEDICIÓN ENTRE PERIODOS
Para poder realizar la medición entre periodos, primeramente se generó el
modelo de productividad del Departamento de Presupuestos SOMOR, C.A.,
según se muestra en la figura siguiente :

MODELO DE PRODUCTIVIDADMODELO DE PRODUCTIVIDAD

CÁLCULO DE INDICADORES E ÍNDICESCÁLCULO DE INDICADORES E ÍNDICES
Una vez obtenidos los resultados de los indicadores propuestos por cada mes
correspondiente, se realizo el cálculo de índices de las relaciones de productividad que
se presentan a continuación:
proy.O/TProgramadoTiempo
proy.O/TrealEntregaTiempo
=ITE
recibidasdesConformidaNONro.
resueltasdesConformidaNONro.
=INC
asplanificadCarpetasNro.
elaboradaslic.CarpetasNro.
=IECL
cl.O/TProgramadoTiempo
cl.O/TrealEntregaTiempo
=ITE
Emitidasproy.O/TNro.
cerradasproy.O/TNro.
=IOT
directaMOHH
cumplidastotalesO/T
=IOT

Relaciones de
Productividad
Sep-
09
Oct-
09
Índice
(oct-
09/Sep-09)
%
Var
m
pa
Nov-
09
Índice
(Nov-
09/mpa)
%
Var
m
pa
Dic-
09
Índice
(Dic-
09/mpa)
%
Var
Tiempo de Entregas OT 1,00 1,00 1,00
100
%
1,
00 1,00 1,00
100
%
1,
00 1,00 1,00
100
%
No conformidades - - - 0%
0,
00 0,00 0%
0,
00 0,00 0%
Elaboración de Carpetas de
Licitación 1,00 1,00 1,00
100
%
1,
00 0,92 0,92 92%
1,
00 1,00 1,00
100
%
Entrega de carpetas de
100
%
1,
00 1,00 1,00
100
%
1,
00 1,00 1,00
100
%
OT Cerradas 0,28 0,15 0,56 56%
0,
28 1,94 7,00
700
%
1,
94 1,31 0,68
68
%
OT Cerradas / HH 0,13 0,06 0,46 46%
0,
13 0,27 2,04
204
%
0,
27 0,11 0,41
41
%
Relaciones de
Productividad mpa
Ene-
10
Índice
(Ene-
10/mpa)
%
Var
m
pa
Feb-
10
Índice
(Feb-
10/mpa)
%
Var
m
pa
Mar-
10
Índice
(Mar-
10/mpa)
%
Var
Tiempo de Entregas OT 1,00 0,66 0,66 66%
1,
00 7,77 7,77
777
%
7,
77 0,67 0,09
0,0
9
No conformidades 0,00 0,76 0,76 76%
0,
00 0,77 0,77 77%
0,
00 0,77 0,77
0,7
7
100
%
1,
00 1,00 1,00
100
%
1,
00 1,00 1,00
1,0
0
100
%
1,
00 1,00 1,00
100
%
1,
00 1,00 1,00
1,0
0
OT Cerradas 1,94 1,73 0,89 89%
1,
94 7,77 4,01
401
%
7,
77 2,22 0,29
0,2
9
OT Cerradas / HH 0,27 0,20 0,75 75%
0,
27 0,19 0,71 71%
0,
27 0,31 1,14
1,1
4
Relaciones de
Productividad mpa
Abr-
10
Índice
(Abr-
10/mpa)
%
Var
m
pa
May
-10
Índice
(May-
10/mpa)
%
Var
m
pa
Tiempo de Entregas OT 7,77 1,00 0,13 13%
7,
77 1,49 0,19 19%
7,
77
No conformidades 0,00 0,93 0,93 93%
0,
00 0,86 0,86 86%
0,
00
100
%
1,
00 1,00 1,00
100
%
1,
00
100
%
1,
00 1,00 1,00
100
%
1,
00
OT Cerradas 7,77 5,58 0,72 72%
7,
77 5,94 0,77 77%
7,
77
OT Cerradas / HH 0,31 0,29 0,95 95%
0,
31 0,25 0,82 82%
0,
31
Cálculo de Índices (Relaciones de
Productividad)
map = mejor periodo anterior.
Relaciones de
Productividad
Sep-
09
Oct-
09
Índice
(oct-
07/Sep-09)
%
Var
mp
a
Nov-
09
Índice
(Nov-
09/mpa)
%
Var
mp
a
Dic-
09
Índice
(Dic-
09/mpa)
%
Var
Proyecto AUMENTO DE LA
CAPACIDAD 1 0,00 0%
1,0
0 1,00 1,00
100
%
1,0
0 0,00 0%
Proyecto CONST. DEL
CONJ. RES. - 0%
0,0
0 0,00 0%
0,0
0 0,00 0%
Proyecto CONST. DE
COMANDO VIP - 0%
0,0
0 0,00 0%
0,0
0 0,00 0%
Proyecto CONST. DE
REFUGIOS 1,00 1,00
100
%
0,0
0 0,00 0%
0,0
0 0,00 0%
MEJORAS DE PROCESO 1 1,00 1,00
100
%
1,0
0 1,00 1,00
100
%
1,0
0 1,00 1,00
100
%
TOTAL 1 1,00 1,00
100
%
1,0
0 1,00 1,00
100
%
1,0
0 1,00 1,00
100
%
Relaciones de
Productividad mpa
Ene-
10
Índice
(Ene-
10/mpa)
%
Var
mp
a
Feb-
10
Índice
(Feb-
10/mpa)
%
Var
mp
a
Mar-
10
Índice
(Mar-
10/mpa)
%
Var
CAPACIDAD 1,00 0,67 0,67
67
%
1,0
0
12,0
0 12,00
120
0%
12,
00 0,61 0,05 5%
Proyecto CONST. DEL
CONJ. RES. 0,00 0,00 0%
0,0
0 0,50 0,50 50%
0,0
0 0,74 0,74
74
%
Proyecto CONST. DE
COMANDO VIP 0,00 0,00 0%
0,0
0 1,00 1,00
100
%
0,0
0 0,58 0,58
58
%
Proyecto CONST. DE
REFUGIOS 0,00 0,67 0,67
67
%
0,0
0 0,00 0%
0,0
0 0,59 0,59
59
%
MEJORAS DE PROCESO 1,00 0,63 0,63
63
%
1,0
0
12,1
7 12,17
121
7%
12,
17 1,00 0,08 8%
TOTAL 1,00 0,66 0,66
66
%
1,0
0 7,77 7,77
777
%
7,7
7 0,67 0,09 9%
Relaciones de
Productividad mpa
Abr-
10
Índice
(Abr-
10/mpa)
%
Var
mp
a
May
-10
Índice
(May-
10/mpa)
%
Var
mp
a
CAPACIDAD 12,00 0,00 0%
12,
00 0,00 0%
12,
00
Proyecto CONST. DEL
CONJ. RES. 0,00 1,00 1,00
100
%
0,0
0 1,37 1,37
137
%
1,3
7
Proyecto CONST. DE
COMANDO VIP 0,00 0,83 0,83
83
%
0,0
0 0,00 0%
0,0
0
Proyecto CONST. DE
REFUGIOS 0,00 0,00 0%
0,0
0 1,75 1,75
175
%
1,7
5
MEJORAS DE PROCESO 12,17 1,01 0,08 8%
12,
17 1,51 0,12 12%
12,
17
TOTAL 7,77 1,00 0,13
13
%
7,7
7 1,49 0,19 19%
7,7
7
Cálculo de Índices (Relaciones de
Productividad por Proyecto del
Indicador Tiempo de Entregas OT)
Relaciones de Productividad
Sep
-09
Oct-
09
Índice
(oct-09/Sep-
09)
%
Var
m
pa
Nov-
09
Índic
e
(Nov
-
09/m
pa)
%
Var
m
pa
Dic-
09
Índic
e
(Dic-
09/m
pa)
%
Var
Proyecto AUMENTO DE LA CAPACIDAD 0 0 - 0%
0,
00 0,23 0,23
23
%
0,
00 0,25 0,25
25
%
Proyecto CONST. DEL CONJ. RES. 0 0 - 0%
0,
00 - 0,00 0%
0,
00 0,00 0,00 0%
Proyecto CONST. DE COMANDO VIP 0 0 - 0%
0,
00 0,00 0,00 0%
0,
00 0,00 0,00 0%
Proyecto CONST. DE REFUGIOS 0 0 - 0%
0,
00 1,00 1,00
100
%
0,
00 1,00 1,00
100
%
56
%
0,
28 0,71 2,56
256
%
0,
71 0,06 0,09 9%
TOTAL 0,28 0,15 0,56
56
%
0,
28 1,94 7,00
700
%
1,
94 1,31 0,68
68
%
Relaciones de Productividad mpa
Ene
-10
Índice
(Ene-10/mpa)
%
Var
m
pa
Feb-
10
Índic
e
(Feb-
10/m
pa)
%
Var
m
pa
Mar
-10
Índic
e
(Mar-
10/m
pa)
%
Var
Proyecto AUMENTO DE LA CAPACIDAD 0,00 0,40 0,40
40
%
0,
00 0,24 0,24
24
%
0,
00 0,14 0,14
14
%
Proyecto CONST. DEL CONJ. RES. 0,00 0,00 0,00 0%
0,
00 0,00 0,00 0%
0,
00 0,43 0,43
43
%
Proyecto CONST. DE COMANDO VIP 0,00 0,00 0,00 0%
0,
00 0,20 0,20
20
%
0,
00 0,11 0,11
11
%
Proyecto CONST. DE REFUGIOS 0,00 1,00 1,00
100
%
0,
00 0,00 0,00 0%
0,
00 1,00 1,00
100
%
47
%
0,
71 7,33
10,3
5
103
5%
7,
33 0,55 0,07 7%
TOTAL 1,94 1,73 0,89
89
%
1,
94 7,77 4,01
401
%
7,
77 2,22 0,29
29
%
Relaciones de Productividad mpa
Abr-
10
Índice
(Abr-/mpa)
%
Var
m
pa
May-
10
Índic
e
(May
-
10 /
mpa)
%
Var
m
pa
Proyecto AUMENTO DE LA CAPACIDAD 0,00 0,01 0,01 1%
0,
00 0,01 0,01 1%
0,
00
Proyecto CONST. DEL CONJ. RES. 0,00 0,36 0,36
36
%
0,
00 0,03 0,03 3%
0,
00
Proyecto CONST. DE COMANDO VIP 0,00 0,21 0,21
21
%
0,
00 0,04 0,04 4%
0,
00
Proyecto CONST. DE REFUGIOS 0,00 0,00 0,00 0%
0,
00 0,00 0,00 0%
0,
00
68
%
7,
33 5,86 0,80
80
%
7,
33
TOTAL 7,77 5,58 0,72
72
%
7,
77 5,94 0,77
77
%
7,
77
Cálculo de Índices
(Relaciones de Productividad
por Proyecto del Indicador
OT Cerradas)
CÁLCULO DE ÍNDICESCÁLCULO DE ÍNDICES

ANÁLISIS DE LOS TIEMPOS DE ENTREGAANÁLISIS DE LOS TIEMPOS DE ENTREGA
Tiempos de entrega del total de O/T
entregadas en el mes.
entregadas en el mes del proyecto Aumento de
la Capacidad de la Laguna de Almacenamiento.

entregadas en el mes del proyecto
Construcción del Conjunto Residencial
Agua Linda.
Construcción del Comando VIP

Construcción de los Refugios
entregadas en el mes para mejoras
de proceso

Tiempos de entrega del total de O/T entregadas en el mes.
Tiempos de entrega por cada proyecto y mejoras de proceso.

ANÁLISIS DE ÓRDENES DE TRABAJO CERRADASANÁLISIS DE ÓRDENES DE TRABAJO CERRADAS
O/T cerradas en el mes para
Proyecto Aumento de la
Laguna de Almacenamiento
O/T cerradas en el mes para Proyecto
Construcción del conjunto residencial
Agua Linda.

O/T cerradas en el mes para el proyecto
Construcción del comando VIP.
O/T cerradas en el mes para las
mejoras de proceso

O/T cerradas en el mes para Proyecto
Construcción de los refugios.
O/T cerradas en el mes para cada
proyecto, las mejoras de diseño
y total.

No conformidades resueltas en el mes
O/T cerradas con respecto a las HH
empleadas en el mes.
ANÁLISIS DE NO
CONFORMIDADES RESUELTAS
ANÁLISIS HH EN MANO DE OBRA

Entrega de carpetas de licitación
ANÁLISIS DE TIEMPOS DE ENTREGA
DE CARPETAS DE LICITACIÓN
ANÁLISIS DE CARPETAS DE LICITACIÓN
Elaboración de carpetas de licitación

ETAPA 2:
GERENCIA DE LA PRODUCTIVIDAD ORGANIZACIONAL
EVALUACIÓN DE LOS CAMBIOS
Una vez evaluado el comportamiento cuantitativo de índices e indicadores, se
procede a la etapa 2 del modelo de Porras.
En la elaboración de los índices de productividad se pudo evidenciar que, la
problemática existente en la unidad principalmente consiste en el retraso de
las órdenes de trabajo: Retraso en el tiempo de entrega de licitaciones y
Retraso en la elaboración de mejora de procesos.
Partiendo de esas premisas y del resultado de la Encuesta se procedió a
elaborar un diagrama de causa-efecto, con el fin de precisar cuáles son las
causas que están generando los problemas planteados.

RETRASOS EN LA
ENTREGA DE
LICITACIONES DE
PRESUPUESTOS
DESMOTIVACIÓNCARGAS DE TRABAJO
TIEMPOS DE ENTREGA
MUY CORTOS
PLANIFICACIÓNRETRABAJO
SEGUIMIENTO Y CONTROL RECURSO HUMANO
Bajos Sueldos y SalariosCarencia de Metodología
De Programación
Incentivos
Problemas SindicalesProgramación
Múltiples cargas de
trabajo y tiempos de
compromiso cortos.
Dispersión
Comunicación
Reprogramación de
Actividades por retraso
Documentación
Avances, informes
Personal
Para cumplir tiempos
de compromiso
Cambios en las
prioridades
Disposición de
La alta dirección
Problemas financieros
Problemas Financieros
Control de proyecto
por medio de indicadores
Entrenamiento
Desmotivación
RETRASOS EN LA
ELABORACION DE
MEJORAS DE
PROCESO
COMUNICACIONRETRABAJO
CAMBIO DE
PRIORIDADES
RECARGA DE TRABAJO
MOTIVACION
Reconocimiento
Descontento salarial
Expansión vertical
Relación con el líder del proyecto
Factores higiénicos
Documentación
Iniciativa por parte de los lideres
Carencia de canales
preestablecidos
Desmotivación
Omisión
Falta de organización
Mala planificación
Solicitud del cliente
Conocimiento de técnicas
Deficiencia de proyectistas
Deficiencia de personal profesional
Exceso de aceptación solicitudes por parte
de los clientes
Falta de interés y amor
Dispersión
Desidia
Comunicación
Interés por parte de RRHH
Capital de la
empresa
Retroalimentación
CAPACITACION
Ignorancia
DIAGRAMAS CAUSA EFECTODIAGRAMAS CAUSA EFECTO

FACTORES QUE IMPACTAN RETRASOS
EN LA ENTREGA DE LICITACIONES
P
1
P
2
P
3
P
4
P
5
Tota
l
Retrabajo 9 8 7 6 5 35
Deficiencia en la comunicación 8 9 8 1 8 34
Dispersiòn por multiples actividades 7 6 9 5 7 34
Mal distribucion de las cargas de trabajo 5 7 6 9 6 33
Falta de recurso humano 6 4 4 4 4 22
Falta de supervision 3 5 5 7 5 25
Tiempos de entregas muy cortos 4 3 1 7 1 16
Motivación 1 2 2 6 3 14
Falta seguimiento y control al proyecto 2 1 3 8 2 16
229
Resultados de la encuesta sobre los factores
que impactan el retraso en la entrega de
licitaciones.
Histograma de los factores que afectan el
retraso en la entrega de procesos de licitación
en el Departamento de Presupuestos.

FACTORES QUE IMPACTAN EN EL RETRASO
DE LAS MEJORAS DE PROCESO
P
1
P
2
P
3
P
4
P
5
Total
Múltiples asignaciones 7 6 7 5 1 26
Cambio continuo de prioridades 5 7 5 3 7 27
Recarga de trabajo 6 2 4 7 3 22
Retrabajo 2 1 9 4 2 18
Comunicación 4 4 3 3 6 20
Motivación 3 5 4 5 5 22
Capacitación 1 3 6 3 4 17
152
Resultados de la encuesta sobre los factores
que impactan el retraso en la entrega de las
Mejoras de Proceso.
Diagrama de Pareto de factores que afectan
el retraso en las mejoras de procesos en el
Departamento de Presupuestos

Al aplicar la ley de Pareto, con la relación 80-20 se debería obtener el 20% de las
causas que se deberían mejorar para resolver los problemas planteados en un 80%. Sin
embargo en los gráficos obtenidos podemos observar que la ponderación obtenida
para cada una de las causas, representa entre el 11%-18% del total.

Sin embargo, se observó que la mayoría de las causas planteadas son producto de la
falta de una metodología de programación, ejecución y seguimiento de los proyectos y
actividades que se realizan en la Unidad. Por tal motivo se procedió a elaborar un plan
de mejora enfocado a la planificación y programación de proyectos que permita:
Distribuir correctamente la carga de trabajo.
Establecer prioridades en los proyectos.
Establecer metodologías y canales claros de comunicación.
Establecer responsables de supervisión y ejecución de actividades.
Estudiar y proponer tiempos de entrega en función de la capacidad del equipo de
trabajo.
Establecer indicadores que permitan medir el desempeño del proyecto.

PROCEDIMIENTO
Titulo: METOLOGIA PARA LA ELABORACIÓN DE UN PRESUPUESTO Código SOMOR: PR-XX-XXX
Cliente: SOCIEDAD DE
CONSTRUCCIONES SOMOR, C.A.
Contrato: Revisión Nº: 00
Proyecto: Página: 1 de 39
N° del Cliente: No Aplica
Conforme a:
Resp. por el Documento (Área)Cargo/Iniciales:
GC/XX
Revisión/Aprobación (Área) Cargo/Iniciales:
GC/XX
□Aprobado
□Aprobado con
□No
Aprobado
Observaciones
Resp. por la Distribución (Área) función/Iníciales:
GC/XX
Aprobación del Cliente:
□Enviado para Aprobación
Rev. Fecha Cambios Observación
00 03/10/2010 No Aplica Emisión Inicial
DESCRIPCIÓN DE LAS REVISIONES
ATENCIÓN: EL USUARIO ES RESPONSABLE POR LA ELIMINACIÓN
DE LAS REVISIONES ANTERIORES DE ESTE DOCUMENTO
ATENCIÓN: EL USUARIO ES RESPONSABLE POR LA ELIMINACIÓN
DE LAS REVISIONES ANTERIORES DE ESTE DOCUMENTO
METODOLOGIA PARA LA ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOSMETODOLOGIA PARA LA ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS
DE LA EMPRESA SOMOR, S.A.DE LA EMPRESA SOMOR, S.A.

PROPUESTAS DE MEJORASPROPUESTAS DE MEJORAS
PLAN DE MEJORAMIENTOPLAN DE MEJORAMIENTO
Dentro de las situaciones a mejorar en la entrega de licitaciones se tienen:
retrabajo, deficiencia en la comunicación y dispersión por múltiples actividades.
De los puntos a mejorar en la entrega de mejoras de procesos se tienen:
múltiples asignaciones, cambio continuo de prioridades y recarga de trabajo

03 Efectuar cronogramas de
capacitación para los integrantes
del equipo de trabajo
Gerente y Jefe de
Presupuestos
Integrantes de la unidad
PLAN
CONTINUO
Garantizará que todos los integrantes del equipo
de trabajo poseen un mismo nivel técnico, y
manejen las mismas técnicas y herramientas
para la organización y programación de
proyectos.
REAL
02 Implementar técnicas y
herramientas para mejorar la
administración de la comunicación
en el desarrollo de proyecto,
realizar reuniones y minutas de
trabajo planteando posibles
mejoras.
Redistribuir las cargas de trabajo
de tal manera que se equilibre la
cantidad de trabajo para cada
persona.
Gerente y jefe de Presupuestos
Ingenieros
Jefes de las otras Gerencias
involucradas
PLAN
23/07/2010 23/08/2010 X Incluyen los procesos requeridos para asegurar
la generación, colección, almacenaje y última
disposición de la información del proyecto de
manera oportuna y apropiada.
Proveerá las relaciones críticas entre personas,
ideas, e información que son necesarias para el
éxito.
Todas las personas involucradas en el proyecto
deben estar preparadas para transmitir y recibir
comunicaciones en el “lenguaje” del proyecto y
deben de comprender como las comunicaciones
en las que están involucradas como individuos
afectan el proyecto
REAL
04 Efectuar talleres de motivación Gerente de Técnico Comercial
Gerencia de Recursos
Humanos
PLAN
1 anual
Permitirá que los integrantes del equipo de
trabajo reconozcan sus propias metas y deseos,
distingan entre necesidad de poder, de afiliación
y de logro.
REAL
01 Implementar plan para la ejecución
del proyecto, presentado en este
Trabajo de Grado.
Gerente Técnico Comercial
PLAN 23/06/2010 23/08/2010 X X
Permitirá llevar un control y seguimiento mas
detallado de las actividades programadas para la
ejecución del proyecto, así como el control de los
cambios en general
REAL
No. DE LA NOMBRE DE LA RESPONSABLE FECHA FECHA MESES
ACTIVIDAD ACTIVIDAD INICIO TERMINACION 1 2 3 4 5 6 7 observaciones
OBJETIVO: Reducir tiempos de entrega en el desarrollo de nuevas Licitaciones
AUTOR: FECHA:
PLAN DE ACCION
RETRASOS EN LA ENTREGA DE NUEVAS LICITACIONES
INDICADORES:
pendientesemitidasTON
cerradasTON
proy
proy
_/º
/º
proy
proy
TOprogramadoTiempo
TOrealentregaTiempo
/__
/___

OBJETIVO: Reducir tiempos de entrega de mejora de procesos
AUTOR: FECHA:
No. DE LA NOMBRE DE LA RESPONSABLE FECHA FECHA MESES
ACTIVIDAD ACTIVIDAD INICIO TERMINACION 1 2 3 4 5 6 7 observaciones
01 Implementar plan para la
ejecución de las modificaciones
o mejoras de los productos,
presentado en este Trabajo de
Grado.
Gerente Técnico Comercial PLAN 23/06/2010 23/08/2010 X X Permitirá llevar un control y seguimiento mas
detallado de las actividades programadas para la
ejecución de las mejoras de los productos.
Cabe destacar que tanto el plan para el desarrollo de
nuevos productos como este deben estar
estrechamente vinculados.REAL
02 Implementar técnicas y
herramientas para mejorar la
administración de la
comunicación en la modificación
de productos, realizar reuniones
y minutas de trabajo planteando
posibles mejoras.
Redistribuir las cargas de trabajo
de tal manera que se equilibre la
cantidad de trabajo para cada
persona.
Gerente y jefe de
Presupuestos
Ingenieros
Jefes de las otras Gerencias
involucradas
PLAN 23/07/2010 23/08/2010 X Incluyen los procesos requeridos para asegurar la
generación, colección, almacenaje y última
disposición de la información del producto de manera
oportuna y apropiada.
Proveerá las relaciones críticas entre personas y
gerencias involucradas, ideas, e información que son
necesarias.
Todas las personas involucradas en el proyecto
deben estar preparadas para transmitir y recibir
comunicaciones en el “lenguaje” del proyecto y deben
de comprender como las comunicaciones en las que
están involucradas como individuos afectan el
proyecto
REAL
03 Efectuar cronogramas de
capacitación para los integrantes
del equipo de trabajo
Gerente y Jefe de
Presupuestos
Integrantes de la unidad
PLAN CONTINUO Garantizará que todos los integrantes del equipo de
trabajo poseen un mismo nivel técnico, y manejen las
mismas técnicas y herramientas para la organización
y programación de proyectos.
REAL
04 Efectuar talleres de motivación Gerente de Técnico
Comercial
Gerencia de Recursos
Humanos
PLAN 1 anual Permitirá que los integrantes del equipo de trabajo
reconozcan sus propias metas y deseos, distingan
entre necesidad de poder, de afiliación y de logro.
REAL
PLAN DE ACCION
RETRASOS EN LA ENTREGA DE MEJORAS DE PROCESOS
INDICADORES:
recibidasTON
cumplidasTON
planos
planos
mod_
mod_
/º
/º
mod_
mod_
/__
/__
plan
plan
TOprogramadoTiempo
TrealOentregaTiempo

CONCLUSIONESCONCLUSIONES
Considerando los resultados obtenidos en este trabajo de grado se concluyen los siguientes
aspectos:
1. El Departamento de Presupuestos requiere la implementación de indicadores de control
para la medición de los objetivos de proyectos.
2. Se deben establecer canales y estrategias de comunicación regulares entre el
Departamentos de Presupuestos, sus clientes y sus proveedores.
3. Se deben implementar los mecanismos de divulgación de las normas ISO para
propiciar la toma de conciencia de los trabajadores y dar a conocer la importancia de estas.
4. Es necesario identificar, establecer y documentar mecanismos o metodologías para la
planificación de las actividades de los objetivos del proyecto.
5. La ejecución de proyecto de Licitación a tiempo dará solución al problema de acomodo
laboral del personal tanto administrativo como operacional de la empresa SOMOR. C.A., lo
que a su vez brindará motivación a los trabajadores permitiendo así un mayor rendimiento y
apresto operativo por parte de SOMOR. C.A, en la Región Guayana.

RECOMENDACIONESRECOMENDACIONES
Considerando los resultados obtenidos en este trabajo de grado se recomiendan los siguientes aspectos:
 Entrenar al personal del Departamento de Presupuestos en el manejo de algún software de control
de Obras.
 Garantizar que los líderes y los integrantes del equipo de proyecto conozcan los objetivos, las
funciones y el alcance del Departamento.
 Estudiar factores que pueden afectar el desempeño del personal de la unidad de Presupuestos, tales
como: tiempos de dedicación a varios proyectos simultáneamente, prioridades de trabajo.
 Propiciar el feedback o retroalimentación entre las salidas de los proyectos de Licitación y los
usuarios.
Mantener la retroalimentación o el feedback de la planificación entre el líder del proyecto y el equipo de
trabajo.
Establecer los tiempos de entrega con el cliente, en función de un análisis de la planificación y el ciclo de
vida del proyecto.
Capacitar al personal en técnicas de comunicación tales como: Redacción de informes técnicos, técnicas
de presentación, técnicas de reuniones administrativas, habilidad comunicacional.

El ejercicio más noble de la mente y la mejor
forma de mejorar es mediante el estudio.
Sir William Mitchell Ramsay
(Arqueólogo Escocés)

Evaluación de la productividad y mejoras en presupuestos de SOMOR

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

La actualidad más candente

La actualidad más candente (20)

Destacado

Destacado (15)

Similar a Evaluación de la productividad y mejoras en presupuestos de SOMOR

Similar a Evaluación de la productividad y mejoras en presupuestos de SOMOR (20)

Evaluación de la productividad y mejoras en presupuestos de SOMOR