El documento describe el expediente electrónico judicial, incluyendo su definición, ventajas sobre el formato papel como la transparencia, eficiencia y seguridad, y el formato FIEE utilizado en Uruguay que almacena de forma segura cada actuación y firma en un único documento PDF protegido.
Este decreto establece las normas para la gestión de documentos en todas las entidades públicas de Colombia. Define el ámbito de aplicación, los tipos de información cubiertos y las responsabilidades en materia de gestión documental. También establece los principios del proceso de gestión documental como la planeación, eficiencia y control, entre otros. Por último, indica los componentes que deben tener las políticas de gestión documental de cada entidad.
Este documento resume la legislación colombiana en materia de documentos electrónicos entre 1995 y 2013. Incluye leyes como la Ley 223 de 1995, la Ley 527 de 1999, la Ley 594 de 2000 y la Ley 1437 de 2011, las cuales reconocen la validez de documentos electrónicos y establecen requisitos para su uso en procesos legales y administrativos. El objetivo es dar a conocer el marco jurídico aplicable a documentos electrónicos en Colombia.
Este documento aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente Electrónico en España. Establece la estructura y formato del expediente electrónico, incluyendo documentos electrónicos, índice electrónico, firma y metadatos. También especifica los servicios de remisión y puesta a disposición de expedientes entre administraciones públicas.
Este documento presenta la guía docente de un curso de iniciación a la administración electrónica 2.0. El curso consta de 5 temas principales sobre conceptos básicos de la administración electrónica impartidos por 3 profesores a lo largo de 40 horas. Los alumnos deberán completar cuestionarios y actividades prácticas para su evaluación.
Gestion Documental por Procesos Enfoques MetodologicosSaginfo & Co
Este documento presenta una serie de preguntas y respuestas sobre la gestión documental enfocada a procesos, con el fin de aclarar conceptos y orientar su implementación en la administración pública distrital. Explica la diferencia entre la gestión documental tradicional y la enfocada a procesos, así como conceptos clave como sistema integrado de gestión y tablas de retención documental enfocadas a procesos. Finalmente, describe los pasos para realizar la valoración documental en el marco de esta nueva perspectiva.
Este documento establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Define conceptos clave como comunicaciones oficiales, correspondencia, documento electrónico de archivo y establece lineamientos sobre unidades de correspondencia, radicación de documentos, control de comunicaciones y conservación documental. El objetivo es normalizar los procedimientos de correspondencia como parte de la gestión documental en las entidades.
Segunda jornada del curso sobre Administración Electrónica en la OEPM. Dedicado a los elementos básicos de la Administración Electrónica: Documento electrónico, Sede electrónica, Registro Electrónico y Notificaciones Electrónicas.
Este decreto establece las normas para la gestión de documentos en todas las entidades públicas de Colombia. Define el ámbito de aplicación, los tipos de información cubiertos y las responsabilidades en materia de gestión documental. También establece los principios del proceso de gestión documental como la planeación, eficiencia y control, entre otros. Por último, indica los componentes que deben tener las políticas de gestión documental de cada entidad.
Este documento resume la legislación colombiana en materia de documentos electrónicos entre 1995 y 2013. Incluye leyes como la Ley 223 de 1995, la Ley 527 de 1999, la Ley 594 de 2000 y la Ley 1437 de 2011, las cuales reconocen la validez de documentos electrónicos y establecen requisitos para su uso en procesos legales y administrativos. El objetivo es dar a conocer el marco jurídico aplicable a documentos electrónicos en Colombia.
Este documento aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente Electrónico en España. Establece la estructura y formato del expediente electrónico, incluyendo documentos electrónicos, índice electrónico, firma y metadatos. También especifica los servicios de remisión y puesta a disposición de expedientes entre administraciones públicas.
Este documento presenta la guía docente de un curso de iniciación a la administración electrónica 2.0. El curso consta de 5 temas principales sobre conceptos básicos de la administración electrónica impartidos por 3 profesores a lo largo de 40 horas. Los alumnos deberán completar cuestionarios y actividades prácticas para su evaluación.
Gestion Documental por Procesos Enfoques MetodologicosSaginfo & Co
Este documento presenta una serie de preguntas y respuestas sobre la gestión documental enfocada a procesos, con el fin de aclarar conceptos y orientar su implementación en la administración pública distrital. Explica la diferencia entre la gestión documental tradicional y la enfocada a procesos, así como conceptos clave como sistema integrado de gestión y tablas de retención documental enfocadas a procesos. Finalmente, describe los pasos para realizar la valoración documental en el marco de esta nueva perspectiva.
Este documento establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Define conceptos clave como comunicaciones oficiales, correspondencia, documento electrónico de archivo y establece lineamientos sobre unidades de correspondencia, radicación de documentos, control de comunicaciones y conservación documental. El objetivo es normalizar los procedimientos de correspondencia como parte de la gestión documental en las entidades.
Segunda jornada del curso sobre Administración Electrónica en la OEPM. Dedicado a los elementos básicos de la Administración Electrónica: Documento electrónico, Sede electrónica, Registro Electrónico y Notificaciones Electrónicas.
Examen final Gestión de Documentos Electrónicos angiepaolasofia
Este documento presenta el examen final de la asignatura de Gestión de Documentos Electrónicos de Angie Paola Escalante R. y María Consuelo Zamora para la Universidad del Quindío. El examen contiene preguntas sobre conceptos clave como la definición de gestión electrónica de documentos, la importancia de estudiar esta asignatura, los principios de integridad y no repudio según la legislación colombiana, la definición de documento y sus partes, firma digital, certificado digital, digitalización, el sistema PKI y equipos para
La gestión documental es el conjunto de normas y prácticas para administrar documentos en una organización, permitir su recuperación, determinar su retención y eliminación, y asegurar la conservación de los más valiosos. Ha evolucionado de técnicas manuales a sistemas informáticos sofisticados que gestionan documentos físicos y electrónicos y controlan flujos de trabajo.
Este documento describe los pasos para el recibo y radicación de documentos en una oficina. Incluye verificar la competencia del documento, clasificarlo, asignarle un número de radicación, registrar datos como el remitente y destinatario, y distribuirlo a la dependencia correspondiente. También cubre temas como el archivo de documentos, la estructura organizacional, y las funciones de la oficina de correspondencia.
El documento presenta las instrucciones para una tarea sobre gestión documental que incluye explicar el ciclo vital de los documentos, la importancia de las unidades de correspondencia, los procesos de gestión documental, el decreto 2609 de 2012, la clasificación de archivos y los valores de los documentos. El objetivo es lograr que los estudiantes comprendan las herramientas de gestión documental y puedan aplicar los procesos de manera práctica.
Este documento describe la gestión de documentos digitales y su legislación en Colombia. Explica conceptos como la gestión documental digital, el gobierno electrónico y la política de cero papel. También cubre principios de la gestión documental digital, software para gestión documental, y la normatividad colombiana relacionada con documentos electrónicos.
GESTIÓN DE LA COMPRAVENTA - TEMA 8 SISTEMA DE GESTION Y TRATAMIENTO DE LA INF...Alex Lolol
GESTIÓN DE LA COMPRAVENTA - TEMA 8 SISTEMA DE GESTION Y TRATAMIENTO DE LA INFORMACION - FP A DISTANCIA ANDALUCIA - GRADO SUPERIOR GESTION COMERCIAL Y MARKETING
El documento habla sobre la organización documental en el entorno laboral. Explica que la gestión documental es importante para tener evidencia de las actividades de una empresa y requiere personal capacitado. También menciona que la Norma NTC 4095 busca que los archivos respondan a las necesidades actuales y sean accesibles pero también protegidos. Además, la norma ISAD(G) ayuda a ordenar y clasificar archivos teniendo en cuenta sus ciclos de vida.
Este documento describe los conceptos básicos de la gestión documental. Explica que la gestión documental se refiere al control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento y uso de documentos de una organización. También presenta la definición de documento según la Norma ISO 15489 e introduce la importancia de implementar sistemas de gestión documental para organizar y optimizar el almacenamiento y recuperación de información en las organizaciones.
El documento discute la oportunidad que brinda la administración electrónica para reducir la carga documental de los ciudadanos al facilitar el intercambio de datos entre agencias gubernamentales. Actualmente, la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y del Comercio Electrónico reconoce el derecho de los ciudadanos a no presentar documentos que ya obren en poder de las administraciones públicas. Sin embargo, para que este derecho sea efectivo, se requiere una mayor interoperabilidad entre sistemas y protecciones sólidas de datos person
Este documento discute la importancia de la informática en el ámbito jurídico. Explica que la informática jurídica es una ciencia que estudia el uso de la tecnología como ayuda para el desarrollo y aplicación del derecho. También introduce el derecho informático, que constituye el conjunto de normas y procesos jurídicos que surgen del desarrollo de la informática. Finalmente, concluye que la informática es muy importante en el campo legal ya que permite el tratamiento automatizado de fuentes jurídicas como legislación y jurisprudencia
El documento describe el expediente electrónico judicial, el cual permite a las personas acceder a sus expedientes de forma remota y segura. Ofrece tres ventajas: seguridad a través de nombres de usuario y contraseñas, comodidad al permitir descargar documentos fácilmente, y rapidez al poder revisar todos los expedientes de forma directa. Adicionalmente, el documento discute los beneficios a corto, mediano y largo plazo del expediente electrónico como la transparencia, eficiencia y eliminación del archivo físico.
Administración documental en el entorno laboral Laura Galindo
Este documento describe los conceptos clave de datos, información y documento en el contexto de la administración documental en el entorno laboral. Explica que los datos describen hechos empíricos y que la información está compuesta por datos ordenados que permiten resolver problemas y tomar decisiones. Define el documento como cualquier objeto que ofrece información, independientemente del soporte en el que se encuentre.
Este documento describe los principales componentes necesarios para implementar la administración electrónica de acuerdo con las Leyes 39/2015 y 40/2015 en España. Identifica 14 componentes clave como sistemas de tramitación de procedimientos, archivo electrónico, registro electrónico general, firma electrónica, interoperabilidad, entre otros. También analiza conceptos como expediente electrónico, documento electrónico, copias auténticas y notificación electrónica.
El documento habla sobre la gestión documental digital, incluyendo su definición, procesos, software, gobierno electrónico, iniciativa de cero papel y marco legal en Colombia. Explica que la gestión documental digital permite almacenar, organizar y recuperar documentos de manera eficiente a través de sistemas electrónicos para facilitar el acceso y uso de la información contenida en los documentos.
Este documento describe la administración documental en el entorno laboral. Explica la diferencia entre datos, información y documentos, señalando que los datos son representaciones simbólicas de información, la información son datos organizados, y los documentos son instrumentos que contienen información. También describe cuatro tipologías documentales importantes - correspondencia comercial, documentos contables, documentos especiales y documentos legales - y explica su importancia para la administración documental en las empresas.
El documento resume la información sobre el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural de Bogotá, incluyendo su dirección, contacto, las series y subseries que maneja (contratos, prestación de servicios, arrendamientos, suministros, apoyo e interadministrativos), las etapas del proceso contractual (precontractual, contractual, ejecución), y los tipos de documentos involucrados en cada etapa. También cubre aspectos como el momento en que los expedientes pasan al archivo de gestión, el tiempo de retención en este archivo, y las series adicional
Un expediente electrónico es un conjunto de documentos digitales que reemplaza al expediente físico tradicional de papel. Ofrece ventajas como rapidez, accesibilidad remota, seguridad y reducción de costos al eliminar el traslado físico de documentos. Requiere inversiones iniciales en tecnología, capacitación y mantenimiento de servidores, pero mejora la eficiencia y transparencia del sistema judicial.
Expediente Electrónico. PLATEA Herramienta para
la e-Administración
Ponente: Carlos Domínguez Padrón
Analista de Software. General de Software de Canarias
Examen final Gestión de Documentos Electrónicos angiepaolasofia
Este documento presenta el examen final de la asignatura de Gestión de Documentos Electrónicos de Angie Paola Escalante R. y María Consuelo Zamora para la Universidad del Quindío. El examen contiene preguntas sobre conceptos clave como la definición de gestión electrónica de documentos, la importancia de estudiar esta asignatura, los principios de integridad y no repudio según la legislación colombiana, la definición de documento y sus partes, firma digital, certificado digital, digitalización, el sistema PKI y equipos para
La gestión documental es el conjunto de normas y prácticas para administrar documentos en una organización, permitir su recuperación, determinar su retención y eliminación, y asegurar la conservación de los más valiosos. Ha evolucionado de técnicas manuales a sistemas informáticos sofisticados que gestionan documentos físicos y electrónicos y controlan flujos de trabajo.
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GESTIÓN DE LA COMPRAVENTA - TEMA 8 SISTEMA DE GESTION Y TRATAMIENTO DE LA INF...Alex Lolol
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El documento habla sobre la organización documental en el entorno laboral. Explica que la gestión documental es importante para tener evidencia de las actividades de una empresa y requiere personal capacitado. También menciona que la Norma NTC 4095 busca que los archivos respondan a las necesidades actuales y sean accesibles pero también protegidos. Además, la norma ISAD(G) ayuda a ordenar y clasificar archivos teniendo en cuenta sus ciclos de vida.
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El documento describe el expediente electrónico judicial, el cual permite a las personas acceder a sus expedientes de forma remota y segura. Ofrece tres ventajas: seguridad a través de nombres de usuario y contraseñas, comodidad al permitir descargar documentos fácilmente, y rapidez al poder revisar todos los expedientes de forma directa. Adicionalmente, el documento discute los beneficios a corto, mediano y largo plazo del expediente electrónico como la transparencia, eficiencia y eliminación del archivo físico.
Administración documental en el entorno laboral Laura Galindo
Este documento describe los conceptos clave de datos, información y documento en el contexto de la administración documental en el entorno laboral. Explica que los datos describen hechos empíricos y que la información está compuesta por datos ordenados que permiten resolver problemas y tomar decisiones. Define el documento como cualquier objeto que ofrece información, independientemente del soporte en el que se encuentre.
Este documento describe los principales componentes necesarios para implementar la administración electrónica de acuerdo con las Leyes 39/2015 y 40/2015 en España. Identifica 14 componentes clave como sistemas de tramitación de procedimientos, archivo electrónico, registro electrónico general, firma electrónica, interoperabilidad, entre otros. También analiza conceptos como expediente electrónico, documento electrónico, copias auténticas y notificación electrónica.
El documento habla sobre la gestión documental digital, incluyendo su definición, procesos, software, gobierno electrónico, iniciativa de cero papel y marco legal en Colombia. Explica que la gestión documental digital permite almacenar, organizar y recuperar documentos de manera eficiente a través de sistemas electrónicos para facilitar el acceso y uso de la información contenida en los documentos.
Este documento describe la administración documental en el entorno laboral. Explica la diferencia entre datos, información y documentos, señalando que los datos son representaciones simbólicas de información, la información son datos organizados, y los documentos son instrumentos que contienen información. También describe cuatro tipologías documentales importantes - correspondencia comercial, documentos contables, documentos especiales y documentos legales - y explica su importancia para la administración documental en las empresas.
El documento resume la información sobre el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural de Bogotá, incluyendo su dirección, contacto, las series y subseries que maneja (contratos, prestación de servicios, arrendamientos, suministros, apoyo e interadministrativos), las etapas del proceso contractual (precontractual, contractual, ejecución), y los tipos de documentos involucrados en cada etapa. También cubre aspectos como el momento en que los expedientes pasan al archivo de gestión, el tiempo de retención en este archivo, y las series adicional
Un expediente electrónico es un conjunto de documentos digitales que reemplaza al expediente físico tradicional de papel. Ofrece ventajas como rapidez, accesibilidad remota, seguridad y reducción de costos al eliminar el traslado físico de documentos. Requiere inversiones iniciales en tecnología, capacitación y mantenimiento de servidores, pero mejora la eficiencia y transparencia del sistema judicial.
Expediente Electrónico. PLATEA Herramienta para
la e-Administración
Ponente: Carlos Domínguez Padrón
Analista de Software. General de Software de Canarias
El documento define un expediente como un conjunto de documentos que documentan una actividad institucional o personal. Explica que un expediente electrónico judicial es un expediente totalmente en formato electrónico y que los expedientes electrónicos son necesarios para procesos administrativos eficientes en organismos públicos y privados. Además, destaca las principales características de los expedientes electrónicos como la rapidez, descentralización, validez legal, transparencia y seguridad.
El documento describe el expediente judicial electrónico, cómo funciona, sus ventajas y requisitos. Funciona permitiendo a abogados presentar demandas y escritos de forma digital, y notificando a las partes electrónicamente. Tiene ventajas como evitar extravíos, permitir consulta las 24 horas y comunicación digital. Requiere inversión, capacitación e implementación gradual. Su uso está siendo adoptado en varios países de América Latina como Perú y Paraguay para agilizar procesos y dar más seguridad y transparencia.
El expediente judicial electronico en el peru yAmones
El documento describe los expedientes judiciales electrónicos implementados en varios países de América Latina como Paraguay, Brasil, Argentina y Perú. Estos sistemas permiten presentar demandas, realizar trámites y consultas de casos de forma digital para agilizar los procesos judiciales y mejorar el acceso a la justicia.
El documento describe los beneficios de la implementación del expediente electrónico en el sistema judicial peruano. Entre los beneficios se encuentran la reducción del tiempo de espera, el incremento de la productividad, el ahorro de papel y la gestión automatizada de los documentos. Esto ha permitido evitar problemas como la pérdida de documentos y ha reducido los costos asociados con el manejo físico de los expedientes. La conclusión es que la implementación del expediente electrónico se basa en lograr celeridad, abaratar costos y brindar un mayor
El documento describe las características y beneficios del expediente electrónico. Un expediente electrónico permite la tramitación digital de documentos de forma rápida, descentralizada y legalmente válida. Proporciona transparencia, interoperabilidad, seguridad y firma electrónica. Esto conduce a mayor eficiencia, productividad y menores costos en comparación con los expedientes físicos. La legislación peruana promueve el uso del expediente electrónico y la identidad digital para simplificar los trámites entre ciudadanos y el Estado.
El documento describe el concepto de expediente electrónico y sus características. Un expediente electrónico es un caso particular de trámite electrónico que reúne documentos digitales de una actividad institucional o personal. Posee características como rapidez, descentralización, validez legal, transparencia, interoperabilidad e intercambio de documentos entre distintas entidades. La legislación peruana ha aprobado el uso de identidad digital y expediente electrónico para mejorar las interacciones entre ciudadanos y el Estado. El Reniec también ha implementado un
El expediente judicial electrónico permite que los procesos judiciales se realicen de forma digital, reemplazando los expedientes físicos de papel. Esto incluye la presentación electrónica de demandas y documentos, notificaciones electrónicas a las partes, y la posibilidad de que abogados y jueces consulten el expediente en línea. Los principales beneficios son evitar la pérdida o daño de documentos, permitir el acceso las 24 horas desde cualquier lugar, y eliminar la posibilidad de que terceros accedan al expediente. Pa
La clasificación documental implica identificar y agrupar documentos según la estructura orgánico-funcional de la entidad productora. Se establecen categorías como fondos, secciones, series y unidades que reflejan la jerarquía de la institución. El propósito es reflejar las funciones y actividades de cada dependencia para facilitar la recuperación y uso de la información.
El documento describe cómo los expedientes electrónicos constituyen una pieza fundamental para avanzar en la política de eficiencia administrativa y cero papel en el estado, ya que permiten mantener evidencia de las transacciones de manera electrónica, garantizando transparencia y confiabilidad del acceso a la información a largo plazo. Los expedientes electrónicos tienen la misma validez jurídica que los expedientes en papel y ofrecen beneficios como la reducción del tiempo de espera, aumento de la productividad y ahorro de papel.
El documento define un expediente electrónico judicial como el conjunto de información generada durante un proceso judicial, tanto por la oficina judicial como por las partes. Un expediente electrónico ofrece ventajas como la automatización, reducción de tiempo y costos, y mejor orden y conservación de la información. Además, permite una mayor transparencia, eficiencia y acceso a la información en el sistema judicial.
El documento describe los beneficios del expediente electrónico judicial, incluyendo una mayor eficiencia en los procesos judiciales, una mejor organización y ubicación de expedientes, y una mayor transparencia y acceso a la información para el público. El expediente electrónico también proporciona mayor seguridad al reducir el riesgo de extravío o adulteración de documentos y dar acceso solo a usuarios autorizados.
El documento define el expediente electrónico como un conjunto de documentos digitales que reemplazan al expediente tradicional en papel. Explica que el expediente electrónico ofrece ventajas como rapidez, descentralización, validez legal y seguridad. También resume los beneficios de implementar expedientes electrónicos en las organizaciones como mayor eficiencia, productividad y reducción de costos.
El expediente electrónico judicial es el conjunto de información generada durante un proceso judicial en formato electrónico. Ofrece ventajas como una mejor organización y conservación de los documentos, así como una ubicación más rápida. Para aprovechar estas ventajas, es necesario que todos los involucrados en los procesos judiciales presenten documentos electrónicos y que los procesos se tramiten de forma electrónica. Esto requiere fomentar métodos para una correcta actualización de los participantes del sistema judicial.
El expediente electrónico judicial es el conjunto de información generada durante un proceso judicial en formato electrónico. Ofrece ventajas como una mejor organización y conservación de los documentos, así como una ubicación más rápida. Para aprovechar estas ventajas, es necesario que todos los involucrados en los procesos judiciales presenten documentos electrónicos y que los procesos se tramiten de forma electrónica. Esto requiere fomentar métodos para una correcta actualización de los participantes del sistema judicial.
El documento describe el expediente electrónico judicial como un conjunto de documentos que sustentan un proceso administrativo o judicial de manera electrónica. Explica que el uso universal del expediente electrónico judicial podría agilizar los procesos, hacerlos más transparentes y accesibles para los ciudadanos, y mejorar la eficiencia en la administración de justicia.
El documento describe los beneficios del expediente electrónico sobre el expediente en papel. Un expediente electrónico permite una gestión más rápida, descentralizada y transparente de los documentos, así como su fácil almacenamiento y recuperación. Ofrece validez legal equivalente al papel y permite la colaboración entre organismos de forma más eficiente.
El documento describe los beneficios del expediente electrónico sobre el expediente en papel, incluyendo una mayor rapidez, descentralización, validez legal, transparencia, interoperabilidad, seguridad y eficiencia. Un expediente electrónico es un conjunto de documentos digitales que pueden ser accedidos y procesados de forma remota a través de una plataforma electrónica segura.
El documento define el expediente electrónico y sus principales características. Un expediente electrónico es un caso particular de un trámite electrónico que agrega características necesarias para cumplir con la normativa legal vigente. Proporciona rapidez, descentralización, transparencia, interoperabilidad, fácil almacenamiento y copias fieles. Ofrece mayor seguridad que los expedientes en papel a través del uso de firma electrónica.
El documento define el expediente electrónico y sus principales características. Un expediente electrónico es un caso particular de un trámite electrónico que agrega características necesarias para cumplir con la normativa legal vigente. Proporciona rapidez, descentralización, transparencia, interoperabilidad, fácil almacenamiento y copias fieles. Ofrece ventajas como mayor eficiencia, seguridad y productividad en comparación con los expedientes en papel.
Ensayo comparativo sobre la implementación del expediente electrónicojeapmor
El documento habla sobre la implementación del expediente digital en el Poder Judicial del Perú. Describe los beneficios del expediente digital como reemplazar documentos en papel por electrónicos, reemplazar procedimientos manuales por electrónicos, y mejorar la eficiencia reduciendo costos y tiempos. También compara experiencias de implementación del expediente digital en Argentina y Brasil.
1) Los documentos tratan sobre los avances tecnológicos en el derecho y cómo estos han cambiado la realidad jurídica. 2) La tecnología ha creado nuevas formas de relación como el correo electrónico e internet que deben ser reguladas jurídicamente. 3) Los documentos electrónicos, expedientes digitales y contratos electrónicos son algunos de los conceptos analizados en relación a los cambios tecnológicos en el derecho.
1) Los documentos tratan sobre los avances tecnológicos en el derecho y cómo estos han cambiado la realidad jurídica. 2) La tecnología ha creado nuevas formas de relación como el correo electrónico e internet que deben ser reguladas jurídicamente. 3) Los documentos electrónicos, expedientes digitales y contratos electrónicos son algunos de los conceptos analizados en relación a los cambios tecnológicos en el derecho.
El expediente electrónico es el conjunto de información generada durante un proceso judicial o administrativo en formato digital. Ofrece ventajas como una mejor organización y ubicación de documentos, así como trámites más rápidos. Algunas ventajas adicionales son menores costos, mayor transparencia y eficiencia administrativa. Medir cuantitativamente los beneficios es importante para justificar la implementación de expedientes electrónicos.
El documento discute los beneficios de implementar el expediente electrónico en el sistema judicial, incluyendo una mayor eficiencia, agilidad y flexibilidad en la gestión de casos, así como una administración más transparente y accesible para los ciudadanos. Se explica que el expediente electrónico permitiría la presentación digital de documentos y la tramitación completa de casos en formato electrónico, lo que agilizaría los procesos judiciales. Sin embargo, también señala que se debe fomentar la actualización de los actores judiciales y gestionar la resist
El documento explica los conceptos clave relacionados con la administración electrónica como los documentos electrónicos, la firma electrónica, los certificados electrónicos y los registros telemáticos. Estos permiten a las administraciones y ciudadanos realizar trámites de forma digital de manera segura, autenticada y con validez legal equivalente al papel.
El documento habla sobre el expediente electrónico en la administración pública. Establece que desde 1998 existe un decreto que regula el uso de mecanismos electrónicos para soportar expedientes administrativos y establece normas sobre el procedimiento administrativo electrónico. Además, destaca que el expediente electrónico tiene la misma validez jurídica que uno en papel.
Este documento define un expediente como un conjunto de documentos relacionados con un asunto particular. Explica que un expediente electrónico en el ámbito judicial contiene información generada durante un proceso legal, tanto de la corte como de las partes. Detalla algunas ventajas de los expedientes electrónicos como mejor orden, conservación y ubicación de documentos. Finalmente, señala que los expedientes electrónicos facilitan la transferencia de casos entre diferentes órganos judiciales.
1. EXPEDIENTE ELECTRONICO
JUDICIAL
Un expediente es una herramienta
administrativa utilizada en organismos de
gobiernos de varios países de habla hispana.
En cada país su definición difiere
ligeramente, aunque mantienen la misma
finalidad en todos los casos: reunir la
documentación necesaria para sustentar el
acto administrativo.
De las formas de documentación
Artículo 30. EXPEDIENTE O FORMULARIO. Los
procedimientos administrativos que se
sustancien por escrito, se harán a través de
expedientes o formularios según lo
establecido en los capítulos siguientes.
2. De los expedientes
Artículo 34. FORMACIÓN. Se formará expediente con
aquellos asuntos que se documentan por escrito siempre
que sea necesario mantener reunidas todas las
actuaciones para resolver. Se iniciarán a instancia de
personas interesada o por resolución administrativa, las
que formarán cabeza del mismo.
Artículo 35. ORDENAMIENTO. Los expedientes se formarán
siguiendo el ordenamiento regular de los documentos que
lo integra, en forma sucesiva y por orden de fechas.
Artículo 36. NO REALIZACIÓN. No se formará expediente
con aquellos documentos que por su naturaleza no
tengan relación directa con un acto administrativo ni lo
hagan necesario, ni sea de ellos menester para la
sustanciación de un trámite. Especialmente quedan
comprendidos en esta prohibición las cartas, las circulares
y los memorandos. Tampoco se formará expediente con
aquellos asuntos que se tramiten exclusivamente a través
de formularios. Lo dispuesto precedentemente es sin
perjuicio de la agregación de esos documentos a los
expedientes que se formen de acuerdo con lo establecido
en el artículo 34, cuando así corresponda
3. Artículo 37. IDENTIFICACIÓN. Los expedientes se
identificarán por su número correlativo anual
único para cada organismo, el que será asignado
por la unidad de administración documental.
Artículo 38. SECUENCIA HABITUAL. El jerarca de
cada dependencia o repartición fijará, dentro del
plazo de ciento ochenta días a partir de la
entrada en vigencia del presente decreto, la
secuencia de las unidades administrativas que
habitualmente deban participar en la
sustanciación de cada tipo o clase de
expediente por razón de materia, con la que se
elaborará la correspondiente hoja de tramitación.
Dicha hoja será puesta por la unidad de
administración documental como foja inicial del
expediente, a continuación de la carátula y antes
de toda actuación. La intervención de unidades
o de órganos de asesoramiento no previstos
originalmente en la mencionada hoja, será
debidamente justificada por la unidad que la
promueva.
4. De los formularios
Artículo 39. USO. Los procedimientos de trabajo
deberán ser diseñados y revisados con arreglo a
las reglas de racionalización administrativa. En los
procedimientos administrativos reiterativos se
procurará el uso de formularios.
Artículo 40. ENUNCIACIÓN. Especialmente se
emplearán formularios para... la formulación de
las documentaciones técnicas o administrativas
rutinarias...; las gestiones de los particulares
relativas a prestaciones de servicios, cumplimiento
de exigencias legales o reglamentarias
(certificaciones, inscripciones, etc.), permisos, aut
orizaciones y otros actos de trámite directo o
inmediato entre las dependencias competentes y
los administrados.
Artículo 42. TRÁMITE. Los formularios no requerirán
carta o memorando de presentación ni
expediente para su tramitación.
5. Expedientes, formularios, procesos de negocio y madurez
organizacional
El artículo 36 ordena no formar expediente toda vez que el trámite
deba realizarse mediante la forma documental formulario. Por lo
tanto, para que quede bien delimitado el expediente y su uso, es
necesario considerar los capítulos del Decreto 500 donde se
especifica lo que un expediente no es; en particular, el capítulo
donde se define el uso de formularios.
Los artículos 39 y 40 determinan que el formulario es la forma
documental indicada para los procedimientos administrativos
reiterativos y para la formulación de la documentación
administrativa rutinaria. Y lo que en 1991 se denominaba
procedimiento de trabajo reiterativo y rutinario no es otra cosa en
la jerga actual que un proceso de negocio.
Los expedientes se automatizan con las herramientas de tipo
Expediente Electrónico mientras que los formularios (procesos de
negocio) mediante las herramientas de tipo Workflow o BPM. Hay
casos en los que un mismo proceso requiere gestión mediante
formularios y mediante expediente. Para dichos casos se requiere
una herramienta de tipo Workflow o BPM que tenga embebida
como un tipo de proceso particular (con flujo libre) la
funcionalidad de expediente.
En general, cuanto más madura es una organización, mayor es la
proporción de procesos de gestión definidos respecto al conjunto
total de actos administrativos y menor es, por tanto, el uso de
expedientes.
6. Expediente electrónico
A partir de la definición del expediente sustentado en papel, surge en el año
1998 el Decreto Nº 65, referente al procedimiento administrativo electrónico.
Este regula la utilización de mecanismos electrónicos para dar soporte al
expediente, y sienta las normas sobre el procedimiento administrativo
electrónico, las disposiciones generales, firma electrónica y digital.
Básicamente este decreto establece que las actuaciones en la
administración pública, así como los actos administrativos que se dicten en
las mismas, podrán realizarse por medios telemáticos.
Destaca que "...el expediente electrónico tendrá la misma validez jurídica y
probatoria que el expediente tradicional. La documentación emergente de
la trasmisión a distancia, por medios electrónicos, entre dependencias
oficiales, constituirá, de por si, documentación auténtica y hará plena fe a
todos sus efectos en cuanto a la existencia del original trasmitido. Todo
documento electrónico autenticado mediante firma digital, se considerará
como de la autoría del usuario al que se haya asignado la clave privada
correspondiente."
El expediente electrónico provee varias ventajas frente al soporte papel.
Algunas de ellas se deducen directamente del reemplazo del
papel, mientras que otras derivan de la tramitación electrónica de la
documentación en las organizaciones públicas. Algunas de estas ventajas
descritas en detalle
7. «Expediente Electrónico». son:
- A corto plazo
Transparencia y acceso
Eficiencia
Fácil ubicación de expedientes
Seguridad
Mayor dificultad de adulteración
Calidad de la gestión
Disminución de costos
Mantenimiento de la información
- A mediano plazo:
La obtención de indicadores permite identificar los
problemas de la gestión y así definir procedimientos
para mejorar la misma.
Menor utilización de espacio físico a medida que la
cantidad de papel disminuye.
- A largo plazo:
Los expedientes serán tratados uniformemente sin
importar la dependencia a la que pertenecen.
8. Eliminación del archivo físico de expedientes una vez que
se tengan todos en forma electrónica.
Firma electrónica. En los expedientes electrónicos se suele
emplear la firma electrónica en procura de que: >> Quien
firma una actuación en alguna etapa del expediente, sea
quien dice ser (concepto de “no repudio”) >> Todo
aquello que sea firmado sea cifrado hasta que llega a su
destinatario, no pudiendo accederse a su contenido por
personas no autorizadas. >> En caso de interceptación no
autorizada del expediente, e intento de modificarlo, ello se
detecte automáticamente.
FIEE - Formato de Intercambio de Expedientes Electrónicos
En el año 2010 AGESIC (Agencia para el Gobierno
Electrónico, la Sociedad de la Información y el
Conocimiento) definió el un formato de almacenamiento
digital para el intercambio de expedientes en Uruguay. El
formato se basa fuertemente en estándares de amplia
adopción: PDF (Estándar ISO 32000-1), en particular en la
definición de PDF/A para el almacenamiento de
documentos electrónicos a largo plazo, plasmado
originalmente en el estándar ISO 19005-1:2005 y MIME con
su extensión segura S/MIME.
9. FIEE almacena la carátula del expediente y cada
actuación como un PDF firmado
electrónicamente y agrega a cada actuación
una firma electróncia de las firmas anteriores para
garantizar integridad. Toda esta información es
almacenada en un único documento utilizando el
estándar S/MIME.
Las principales fortalezas de FIEE son:
Los expedientes electrónicos en formato FIEE son
independientes del sistema que los creó.
Un expediente FIEE es 100% autocontenido, no
requiere información adicional para que un
visualizador FIEE pueda desplegarlo
Impide la modifcación de la información, no solo
al firmar, sino al visualizar, ya que elimina la
inclusión de adjuntos que contienen scripts y otros
objetos programables.
Garantiza el cumplimiento total de la legislación
uruguaya de expediente electrónico.