El documento describe el expediente electrónico judicial, incluyendo su definición, ventajas sobre el formato papel como la transparencia, eficiencia y seguridad, y el formato FIEE utilizado en Uruguay que almacena de forma segura cada actuación y firma en un único documento PDF protegido.

1. EXPEDIENTE ELECTRONICO
JUDICIAL
 Un expediente es una herramienta
administrativa utilizada en organismos de
gobiernos de varios países de habla hispana.
En cada país su definición difiere
ligeramente, aunque mantienen la misma
finalidad en todos los casos: reunir la
documentación necesaria para sustentar el
acto administrativo.
 De las formas de documentación
 Artículo 30. EXPEDIENTE O FORMULARIO. Los
procedimientos administrativos que se
sustancien por escrito, se harán a través de
expedientes o formularios según lo
establecido en los capítulos siguientes.

2.  De los expedientes
 Artículo 34. FORMACIÓN. Se formará expediente con
aquellos asuntos que se documentan por escrito siempre
que sea necesario mantener reunidas todas las
actuaciones para resolver. Se iniciarán a instancia de
personas interesada o por resolución administrativa, las
que formarán cabeza del mismo.
 Artículo 35. ORDENAMIENTO. Los expedientes se formarán
siguiendo el ordenamiento regular de los documentos que
lo integra, en forma sucesiva y por orden de fechas.
 Artículo 36. NO REALIZACIÓN. No se formará expediente
con aquellos documentos que por su naturaleza no
tengan relación directa con un acto administrativo ni lo
hagan necesario, ni sea de ellos menester para la
sustanciación de un trámite. Especialmente quedan
comprendidos en esta prohibición las cartas, las circulares
y los memorandos. Tampoco se formará expediente con
aquellos asuntos que se tramiten exclusivamente a través
de formularios. Lo dispuesto precedentemente es sin
perjuicio de la agregación de esos documentos a los
expedientes que se formen de acuerdo con lo establecido
en el artículo 34, cuando así corresponda

3.  Artículo 37. IDENTIFICACIÓN. Los expedientes se
identificarán por su número correlativo anual
único para cada organismo, el que será asignado
por la unidad de administración documental.
 Artículo 38. SECUENCIA HABITUAL. El jerarca de
cada dependencia o repartición fijará, dentro del
plazo de ciento ochenta días a partir de la
entrada en vigencia del presente decreto, la
secuencia de las unidades administrativas que
habitualmente deban participar en la
sustanciación de cada tipo o clase de
expediente por razón de materia, con la que se
elaborará la correspondiente hoja de tramitación.
Dicha hoja será puesta por la unidad de
administración documental como foja inicial del
expediente, a continuación de la carátula y antes
de toda actuación. La intervención de unidades
o de órganos de asesoramiento no previstos
originalmente en la mencionada hoja, será
debidamente justificada por la unidad que la
promueva.

4.  De los formularios
 Artículo 39. USO. Los procedimientos de trabajo
deberán ser diseñados y revisados con arreglo a
las reglas de racionalización administrativa. En los
procedimientos administrativos reiterativos se
procurará el uso de formularios.
 Artículo 40. ENUNCIACIÓN. Especialmente se
emplearán formularios para... la formulación de
las documentaciones técnicas o administrativas
rutinarias...; las gestiones de los particulares
relativas a prestaciones de servicios, cumplimiento
de exigencias legales o reglamentarias
(certificaciones, inscripciones, etc.), permisos, aut
orizaciones y otros actos de trámite directo o
inmediato entre las dependencias competentes y
los administrados.
 Artículo 42. TRÁMITE. Los formularios no requerirán
carta o memorando de presentación ni
expediente para su tramitación.

5.  Expedientes, formularios, procesos de negocio y madurez
organizacional
 El artículo 36 ordena no formar expediente toda vez que el trámite
deba realizarse mediante la forma documental formulario. Por lo
tanto, para que quede bien delimitado el expediente y su uso, es
necesario considerar los capítulos del Decreto 500 donde se
especifica lo que un expediente no es; en particular, el capítulo
donde se define el uso de formularios.
 Los artículos 39 y 40 determinan que el formulario es la forma
documental indicada para los procedimientos administrativos
reiterativos y para la formulación de la documentación
administrativa rutinaria. Y lo que en 1991 se denominaba
procedimiento de trabajo reiterativo y rutinario no es otra cosa en
la jerga actual que un proceso de negocio.
 Los expedientes se automatizan con las herramientas de tipo
Expediente Electrónico mientras que los formularios (procesos de
negocio) mediante las herramientas de tipo Workflow o BPM. Hay
casos en los que un mismo proceso requiere gestión mediante
formularios y mediante expediente. Para dichos casos se requiere
una herramienta de tipo Workflow o BPM que tenga embebida
como un tipo de proceso particular (con flujo libre) la
funcionalidad de expediente.
 En general, cuanto más madura es una organización, mayor es la
proporción de procesos de gestión definidos respecto al conjunto
total de actos administrativos y menor es, por tanto, el uso de
expedientes.

6. Expediente electrónico
 A partir de la definición del expediente sustentado en papel, surge en el año
1998 el Decreto Nº 65, referente al procedimiento administrativo electrónico.
Este regula la utilización de mecanismos electrónicos para dar soporte al
expediente, y sienta las normas sobre el procedimiento administrativo
electrónico, las disposiciones generales, firma electrónica y digital.
 Básicamente este decreto establece que las actuaciones en la
administración pública, así como los actos administrativos que se dicten en
las mismas, podrán realizarse por medios telemáticos.
 Destaca que "...el expediente electrónico tendrá la misma validez jurídica y
probatoria que el expediente tradicional. La documentación emergente de
la trasmisión a distancia, por medios electrónicos, entre dependencias
oficiales, constituirá, de por si, documentación auténtica y hará plena fe a
todos sus efectos en cuanto a la existencia del original trasmitido. Todo
documento electrónico autenticado mediante firma digital, se considerará
como de la autoría del usuario al que se haya asignado la clave privada
correspondiente."
 El expediente electrónico provee varias ventajas frente al soporte papel.
Algunas de ellas se deducen directamente del reemplazo del
papel, mientras que otras derivan de la tramitación electrónica de la
documentación en las organizaciones públicas. Algunas de estas ventajas
descritas en detalle

7.  «Expediente Electrónico». son:
- A corto plazo
 Transparencia y acceso
 Eficiencia
 Fácil ubicación de expedientes
 Seguridad
 Mayor dificultad de adulteración
 Calidad de la gestión
 Disminución de costos
 Mantenimiento de la información
 - A mediano plazo:
 La obtención de indicadores permite identificar los
problemas de la gestión y así definir procedimientos
para mejorar la misma.
 Menor utilización de espacio físico a medida que la
cantidad de papel disminuye.
 - A largo plazo:
 Los expedientes serán tratados uniformemente sin
importar la dependencia a la que pertenecen.

8.  Eliminación del archivo físico de expedientes una vez que
se tengan todos en forma electrónica.

Firma electrónica. En los expedientes electrónicos se suele
emplear la firma electrónica en procura de que: >> Quien
firma una actuación en alguna etapa del expediente, sea
quien dice ser (concepto de “no repudio”) >> Todo
aquello que sea firmado sea cifrado hasta que llega a su
destinatario, no pudiendo accederse a su contenido por
personas no autorizadas. >> En caso de interceptación no
autorizada del expediente, e intento de modificarlo, ello se
detecte automáticamente.
 FIEE - Formato de Intercambio de Expedientes Electrónicos
 En el año 2010 AGESIC (Agencia para el Gobierno
Electrónico, la Sociedad de la Información y el
Conocimiento) definió el un formato de almacenamiento
digital para el intercambio de expedientes en Uruguay. El
formato se basa fuertemente en estándares de amplia
adopción: PDF (Estándar ISO 32000-1), en particular en la
definición de PDF/A para el almacenamiento de
documentos electrónicos a largo plazo, plasmado
originalmente en el estándar ISO 19005-1:2005 y MIME con
su extensión segura S/MIME.

9.  FIEE almacena la carátula del expediente y cada
actuación como un PDF firmado
electrónicamente y agrega a cada actuación
una firma electróncia de las firmas anteriores para
garantizar integridad. Toda esta información es
almacenada en un único documento utilizando el
estándar S/MIME.
 Las principales fortalezas de FIEE son:
 Los expedientes electrónicos en formato FIEE son
independientes del sistema que los creó.
 Un expediente FIEE es 100% autocontenido, no
requiere información adicional para que un
visualizador FIEE pueda desplegarlo
 Impide la modifcación de la información, no solo
al firmar, sino al visualizar, ya que elimina la
inclusión de adjuntos que contienen scripts y otros
objetos programables.
 Garantiza el cumplimiento total de la legislación
uruguaya de expediente electrónico.